Guide pour transformer vos processus financiers à l’aide d’un logiciel de budgétisation et de prévision

Chaque avancée technologique, de la charrue au superordinateur, a contribué à réduire le temps passé à effectuer des tâches que vous devez faire au profit de tâches que vous voulez faire. Il s’agit de vous débarrasser du travail physique et mental afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail gratifiant, épanouissant et utile que seuls les êtres humains peuvent accomplir. Les logiciels de budgétisation et de prévision ne sont pas différents.

Dans trop d’organisations, le Bureau du directeur financier est coincé avec trop de tâches à accomplir. Les Consolidationde données, la compilation de rapports et une douzaine d’autres processus répétitifs sont effectués manuellement afin de budgétiser et de prévoir correctement. Ces obligations créent sans aucun doute de la valeur pour l’entreprise, mais le travail manuel impliqué est rarement la meilleure utilisation du temps de quiconque.

La transformation de vos processus de budgétisation et de prévision implique d’utiliser la technologie pour les réinventer, les optimiser et les automatiser, ce qui permet à votre équipe de se consacrer à des tâches plus importantes.

Budgétisation et prévisions (et où le logiciel entre en jeu)

Pour quiconque n’est pas au bureau du directeur financier, la budgétisation et les prévisions peuvent sembler être des termes interchangeables. Avant de nous plonger dans les raisons pour lesquelles un logiciel de budgétisation et de prévision est essentiel pour votre organisation, assurons-nous d’avoir défini ces termes.

Qu'entend-on par « budgétisation » ?

La budgétisation est un processus utilisé par les organisations pour quantifier les revenus et les dépenses prévus. De ce processus découlent les budgets, qui sont envoyés aux différents services pour communiquer exactement combien ils sont autorisés à dépenser sur une période définie, généralement un exercice financier ou un trimestre. Alors que certaines organisations utilisent les données des années précédentes pour planifier leurs budgets, la budgétisation base zéro peut souvent être plus efficace. Avec cette méthode, on s’attend à ce que les ministères établissent leurs besoins sans se contenter d’ajuster le budget de l’année précédente de quelques points de pourcentage.

Qu'entend-on par « prévision » ?

Alors que la budgétisation traite des revenus et des dépenses prévus, les prévisions consistent à projeter l’avenir potentiel de votre organisation. Le Bureau du DPF utilisera les données des périodes précédentes pour établir ses prévisions. Parfois, ces prévisions avancent dans le futur au fil du temps, c’est ce qu’on appelle les prévisions glissantes.

Quelle est la différence entre la budgétisation et les prévisions ?

La principale différence entre la budgétisation et les prévisions repose sur deux mots : « attente » et « projection ». Bien que ces mots puissent sembler similaires, les attentes qui accompagnent la budgétisation sont généralement plus prudentes que les projections des prévisions, ce qui signifie que vous aurez généralement plus confiance dans les budgets.

Les budgets consistent à tirer le meilleur parti de chaque dollar que votre organisation rapporte, tandis que les prévisions servent à cartographier des scénarios potentiels et à ajuster votre stratégie commerciale. Si l’équipe des finances remarque que les ministères risquent de dépasser le budget, il y a généralement une conversation sérieuse sur le respect des budgets ou leur réévaluation. Si les prévisions ne sont plus aussi précises qu’elles l’étaient auparavant, la direction de votre organisation modifiera la stratégie globale de l’organisation ou s’adaptera à des prévisions différentes.

Les avantages de la budgétisation et des prévisions

Les avantages de la budgétisation

Une budgétisation précise offre aux entreprises de sérieux avantages:

• Savoir exactement combien d’argent entre dans l’organisation.
• Savoir exactement comment (et où) les revenus se transforment en dépenses.
• S’assurer que chaque ministère tire le meilleur parti de l’argent qui lui est alloué.
• Ajuster les dépenses pour répondre adéquatement à l’évolution des conditions du marché.
• Identifier à l’avance les problèmes financiers potentiels.

La conclusion? L’établissement d’un budget est essentiel pour augmenter vos résultats.

Les avantages de la prévision

Des prévisions appropriées en valent la peine, car elles présentent les avantages suivants :

• La planification de plusieurs scénarios potentiels peut vous aider à élaborer un plan d’action pour l’un d’entre eux, améliorant ainsi la capacité d’adaptation de votre organisation.
• Se demander des hypothèses avec les prévisions peut révéler des problèmes dans l’ensemble de l’organisation qui seraient autrement passés inaperçus.
• Les prévisions deviennent plus faciles à créer (et plus précises) au fur et à mesure que vous avez de données.
• Des prévisions appropriées peuvent conduire à une efficacité accrue dans l’ensemble de l’organisation, car vous trouvez des moyens de vous adapter aux augmentations et aux baisses de revenus.

Sans prévisions, une organisation peut encore atteindre ses objectifs au cours d’une bonne année, mais elle ne captera probablement pas toute la croissance qu’elle aurait pu avoir autrement. Au cours d’une mauvaise année, un manque de prévisions peut le paralyser.

Les défis de la budgétisation et de la prévision

Les défis de la budgétisation

Bien que l’établissement d’un budget soit un processus financier essentiel, il comporte des défis importants:

• Des budgets rigides peuvent faire en sorte qu’il soit difficile pour les ministères de réagir correctement aux problèmes et aux possibilités.
• Il peut être difficile de trouver des ressources pour créer des budgets flexibles et précis sans logiciel de budgétisation.
• Des budgets inexacts peuvent entraver une organisation, l’empêchant de tirer pleinement parti des opportunités.
• Une transparence excessive dans la budgétisation peut créer une concurrence entre les ministères, qui ont l’impression qu’ils doivent se faire concurrence pour chaque dollar.

La budgétisation peut être un facteur de stress important pour certaines organisations, mais les avantages l’emportent largement sur les défis potentiels. Et si vous utilisez un logiciel de budgétisation et de prévision, vous pouvez éliminer bon nombre de ces défis.

Les défis de la prévision

Voici quelques exemples de défis que les processus de prévision peuvent représenter pour votre organisation :

• Il est facile d’être trop prudent avec les prévisions, ce qui peut limiter leur efficacité. De même, les prévisions trop farfelues seront d’une valeur douteuse. Il peut être difficile de trouver le bon équilibre.
• Tout comme la budgétisation, les prévisions peuvent être gourmandes en temps et en ressources, surtout sans logiciel de budgétisation et de prévision.
• Faire des prévisions précises peut être un défi, et les prévisions doivent être au moins assez précises pour être utiles.
• Accorder trop de confiance à une seule prévision peut conduire à des décisions qui sont finalement préjudiciables à l’organisation.

Pour éviter ces défis, traitez les prévisions comme ce qu’elles sont, c’est-à-dire comme un aperçu d’un avenir potentiel, plutôt que comme une feuille de route stricte pour planifier votre exercice financier.

Transformer votre budgétisation et vos prévisions

Cela nécessite une combinaison du bon logiciel de budgétisation et de prévision, des bons processus et de la bonne attitude. Une équipe avec un excellent logiciel mais des processus obsolètes prendra du retard, tout comme une équipe qui est entièrement équipée avec des processus modernes, mais qui n’est pas convaincue de changer de logiciel. Avant de commencer, il est important d’examiner ce qui pourrait freiner votre équipe.

Qu’est-ce qui retient le Bureau du directeur financier ?

Les recherches de Prophix sur la budgétisation et les prévisions ont permis d’identifier des problèmes communs qui empêchent le Bureau du directeur financier de transformer complètement ses processus.

Données cloisonnées

Les données sont l’un des actifs les plus précieux d’une entreprise. Mais il n’a de valeur que si vous pouvez l’affiner, l’analyser et l’utiliser pour éclairer vos décisions. Le regroupement des données sur une seule plateforme permet au bureau du directeur financier d’en faire un bon usage plus facilement.

Manque de Collaboration

Les données, ce n’est pas tout ce qu’il y a de plus nul dans les silos. Si chaque service suit son propre chemin, sans communiquer avec le reste de l’organisation, vous risquez de trouver des goulots d’étranglement. Ces ralentissements peuvent freiner même les processus les plus rationalisés.

Manque d’outils appropriés

Votre organisation absorbe plus de données que n’importe quel être humain, ou même des équipes complètes d’êtres humains, ne peut en traiter. Sans les bons outils pour donner un sens à ces données, vous êtes coincé à essayer de boire dans un tuyau d’incendie. Disposer du bon logiciel de budgétisation et de prévision peut aider à automatiser et à optimiser ces processus.

Processus manuels

Le plus grand obstacle à la transformation est le manque de temps et de ressources pour la réaliser. Il est difficile d’assumer un nouveau rôle si vous êtes coincé à manipuler manuellement les données dans des feuilles de calcul. L’automatisation est un élément crucial d’une transformation réussie.

Transformer les processus de prévision : glissants ou trimestriels

Une fois que vous avez résolu les obstacles qui bloquent la transformation globale, votre équipe est prête à se pencher sur des processus spécifiques. Le passage aux prévisions glissantes est un élément important pour assurer le succès de l’avenir. Les équipes qui utilisent des prévisions glissantes peuvent prédire le chiffre d’affaires et les bénéfices avec plus de précision que les équipes qui font des prévisions trimestrielles. Selon Anders Liu-Lindberg, associé et cofondateur du Business Partnering Institute, l’agilité et la flexibilité sont les deux principaux avantages des prévisions glissantes :

« Pour adapter les processus à l’avenir de la finance, les responsables financiers doivent créer des processus flexibles et agiles. La seule chose dont nous pouvons être certains, c’est que le monde change plus vite que nous ne pouvons prévoir un nombre précis ou prédire ce qui se passera ensuite. Il est essentiel que nous comprenions les hypothèses qui sous-tendent les choix stratégiques et tactiques que nous avons faits. Nous pouvons suivre la réalité par rapport à ces hypothèses et savoir quand nous devons agir parce que nos hypothèses ne tiennent plus. C’est le type de processus que les responsables financiers doivent mettre en place pour poursuivre leur transformation.

Les prévisions glissantes peuvent être complexes, laborieuses et chronophages. Pour réussir la transition vers ce processus, vous avez besoin des éléments suivants :

• Une solution intégrée unique pour les logiciels de budgétisation et de prévision. Une plateforme comme Prophix peut importer des données automatiquement, en s’intégrant de manière transparente à vos autres solutions d’affaires.
• Outils collaboratifs. Prophix propose des flux de travail qui optimisent les prévisions en suivant les entrées, en enregistrant les modifications et en enregistrant les approbations, le tout avec un contrôle de version et sans chaînes d’e-mails de type « répondre à tous ».
• Des outils agiles. Il existe des dizaines de facteurs qui peuvent modifier l’ensemble d’une prévision : les taux d’intérêt, les taux de change, les niveaux de production, etc.Prophix permet d’ajuster facilement ces valeurs lorsqu’elles changent.

Transformer les processus de budgétisation : la budgétisation base zéro

Le passage à la budgétisation base zéro (ZBB) peut entraîner des changements importants pour le Bureau du directeur financier. Il permet aux organisations de prévoir les revenus et les bénéfices avec plus de précision et de modifier efficacement les modèles budgétaires en fonction des besoins.

Bien que vous ayez besoin d’un investissement initial en ressources, comme la formation d’un comité interdisciplinaire ou l’investissement dans le bon logiciel de budgétisation et de prévision, pour effectuer ce changement, les avantages en valent largement la peine.

Premiers pas avec ZBB

Le processus ZBB commence par les personnes. Il est essentiel d’avoir un soutien jusqu’au niveau de la direction. Il s’agit d’un changement de paradigme important par rapport au processus budgétaire habituel et cela nécessite plus de contribution et d’implication de la part des autres ministères. Les responsables financiers peuvent être les champions de ce processus, en présentant l’analyse de rentabilisation à la haute direction.

Une fois que vous avez obtenu l’adhésion des dirigeants, le succès dépend du processus et de la formation. Le Bureau du DPF, ainsi que d’autres participants au processus, devront apprendre à utiliser les outils nécessaires. Les responsables financiers doivent avoir une connaissance pratique de l’organisation, y compris du fonctionnement des différents services et de leurs exigences budgétaires. Il s’agit d’une bonne occasion pour votre équipe de devenir plus connectée à l’organisation et plus à l’aise avec les données.

Enfin, la composante technologique est également essentielle à la réussite. Bien qu’il soit possible de faire du ZBB manuellement sur des feuilles de calcul, il s’agit d’un processus complexe et chronophage. Une plateforme comme Prophix peut aider à automatiser ce qui peut l’être tout en facilitant la communication et la Collaboration pour le reste.

Commencez votre transformation avec le bon logiciel de budgétisation et de prévision

La transformation numérique est essentielle pour tout bureau du directeur financier qui cherche à assumer un rôle plus significatif et plus précieux au sein de son organisation. L’agilité et l’efficacité qu’apporte cette transformation peuvent conduire à davantage de pratiques prospectives, ce qui permet au Bureau du directeur financier de mieux conseiller le reste de l’organisation. De plus, la transformation des processus financiers augmente la qualité et la quantité des informations dérivées des données, ce qui permet à chacun de prendre de meilleures décisions.

Prêt à vous lancer ? Regardez la démo de Prophix pour voir un logiciel de budgétisation et de prévision transformateur en action.