Bottom-up budgétisation : tout ce que vous devez savoir 

Que vous soyez un professionnel chevronné de la finance ou un débutant en matière de budgétisation, ce blogue démystifiera le concept de Bottom-up budgétisation.

Nous explorerons son fonctionnement, ses avantages et ses inconvénients, des exemples pratiques et son rôle dans les équipes FP&A modernes. 

Plongeons dans le monde de la budgétisation Bottom-up et libérons son potentiel pour une planification financière efficace.

Qu’est-ce que Bottom-up budgétisation ? 

Bottom-up budgétisation consiste à demander à chaque service de soumettre ses objectifs et le budget demandé pour l’année, qui sont ensuite examinés par l’équipe des finances pour s’assurer qu’ils sont alignés sur les objectifs de l’entreprise. Cette méthode de budgétisation adopte une approche granulaire qui commence au « bas » de l’organisation, c’est-à-dire les ministères. 

Bottom-up budget vs. budget Top-down 

Contrairement à la budgétisation Bottom-up , la budgétisation Top-down exige que l’équipe financière établisse des objectifs et alloue des fonds à chaque département. Top-down budgets sont généralement examinés et approuvés par la direction avant d’être communiqués aux équipes individuelles.

Au lieu de commencer par le « bas » de l’organisation, Top-down budgétisation commence par le « sommet » ou la direction, et les ressources sont allouées en fonction des initiatives stratégiques de l’entreprise pour l’année suivante, ainsi que des Performance passées de chaque département et des conditions du marché. Une fois que le plan a été distribué à l’ensemble de l’équipe, les ministères peuvent commencer à établir un budget en fonction des fonds qui leur ont été alloués.  

Bottom-up budget vs budget de fonctionnement 

Un budget de fonctionnement permet d’estimer les revenus et les dépenses d’une entreprise sur une période donnée. Les budgets d’exploitation fournissent une vue d’ensemble de haut niveau des Performance de l’entreprise et un moyen de surveiller les revenus, les coûts variables, les coûts fixes, les dépenses hors trésorerie et les dépenses hors exploitation.

Les budgets de fonctionnement sont généralement mis à jour mensuellement ou trimestriellement. Bien que ces budgets puissent être élaborés à l’aide d’une approche Bottom-up , ils se concentrent principalement sur les revenus et les dépenses et sont souvent compilés à l’aide d’une méthode Top-down qui sollicite l’avis de la direction.

Notez que, comme tout budget, même ceux créés selon une approche Bottom-up peuvent être mis à jour périodiquement au besoin et ne reflètent pas nécessairement un seul moment dans le temps (par exemple, le début de l’année).  

Bottom-up budget vs. Budget d’immobilisations 

Les entreprises utilisent les budgets d’immobilisations pour évaluer la faisabilité de nouveaux projets et investissements. Ce processus consiste généralement à examiner le flux de trésorerie d’un projet au fil du temps afin de déterminer si le projet répondrait aux critères de référence de l’entreprise et offrirait un retour sur investissement.

À l’instar des budgets de fonctionnement, les budgets d’immobilisations sont un type de budget, et non une méthode de budgétisation. Les budgets d’investissement et d’exploitation peuvent être établis selon une approche Top-down ou Bottom-up , selon le style et la structure de gestion de l’entreprise. Alors que certaines entreprises peuvent préférer une approche Top-down qui utilise les commentaires de la direction pour évaluer les projets ou les investissements, d’autres peuvent utiliser une approche Bottom-up qui valorise les contributions des employés plus près des opérations quotidiennes.

Comment fonctionne Bottom-up budgétisation ? 

Examinons les trois grandes étapes de l’élaboration d’un budget Bottom-up .

Analyse des coûts ministériels 

La première étape de Bottom-up établissement d’un budget consiste à demander à chaque ministère d’établir une projection de ses coûts et dépenses prévus pour l’année. Cela devrait inclure les dépenses des employés, les projets planifiés et les coûts d’équipement et d’administration.  

Création du budget du département 

Après avoir évalué ses besoins prévus pour l’année, chaque ministère additionne ses coûts pour établir son budget. Ces budgets départementaux sont ensuite compilés et additionnés à partir du budget global de l’entreprise.

Trouver l’équilibre entre les besoins du service et les désirs de l’entreprise 

Une fois que le budget de l’entreprise est établi, il est examiné par l’équipe de direction pour voir s’il s’aligne sur les objectifs stratégiques de l’organisation en posant des questions telles que : les ressources ont-elles été allouées aux bons projets ? Y a-t-il suffisamment de fonds pour couvrir de nouveaux projets ou investissements ? Les ministères disposeront-ils des ressources nécessaires pour atteindre leurs objectifs de revenus ?

Si le budget est bien positionné pour répondre aux buts et objectifs de l’entreprise, il est ensuite transmis à l’équipe financière qui validera les écritures et finalisera le budget Bottom-up .

Quels sont les avantages de la budgétisation Bottom-up ? 

La budgétisation Bottom-up présente plusieurs avantages, notamment une précision, une responsabilité et un moral des employés améliorés.  

Précision dans la budgétisation

Bottom-up budgétisation est plus précise que de nombreuses autres méthodes, car elle sollicite les commentaires des employés qui participent aux opérations quotidiennes de l’entreprise.

Les contributeurs individuels ont souvent une meilleure compréhension des dépenses récurrentes et des plans de service que les équipes de direction, et Bottom-up budgétisation est donc un moyen idéal de compiler une vue d’ensemble granulaire des besoins organisationnels.  

Favoriser l’intendance chez les chefs de service

Dans le processus de budgétisation Bottom-up , les chefs de service jouent un rôle crucial non seulement dans la création, mais aussi dans le respect de leurs budgets. Puisqu’ils sont responsables de l’assemblage et de la projection de leurs coûts anticipés, ils développent intrinsèquement un sentiment d’appropriation de leurs budgets. Cette intendance les amène généralement à s’engager à respecter les contraintes budgétaires qu’ils ont fixées, ce qui entraîne une meilleure discipline financière au sein de leurs services.

Cependant, ce processus fonctionne mieux lorsqu’il y a une communication claire de la part de la haute direction concernant les objectifs stratégiques globaux et les directives financières de l’entreprise.

Stimuler le moral des employés

Bottom-up budgétisation est un excellent moyen de remonter le moral des contributeurs individuels. En impliquant chaque service dans le processus, vos employés ont le sentiment que leur contribution compte et que les plans de leur service sont une priorité pour l’entreprise. 

Quels sont les inconvénients de la budgétisation Bottom-up ? 

Bien que la budgétisation Bottom-up présente de nombreux avantages, elle présente également plusieurs inconvénients, notamment le risque de surbudgétisation, le temps qu’elle nécessite et le décalage avec les objectifs stratégiques.  

Le risque de dépenses excessives

L’un des inconvénients de la budgétisation Bottom-up est qu’elle peut entraîner une budgétisation excessive. Lorsque les chefs de service supervisent leurs budgets, ils peuvent allouer des fonds supplémentaires pour tenir compte des coûts imprévus, ce qui peut conduire à surestimer leurs besoins. Si chaque service essaie de s’allouer des ressources supplémentaires, cela peut conduire à un budget excessif au niveau de l’entreprise et à des dépenses plus importantes que nécessaire.  

Des processus chronophages

Pour de nombreuses organisations, la budgétisation Bottom-up peut rapidement devenir un processus chronophage. Sans la mise en place d’une approche standardisée, il peut être difficile de coordonner et de collaborer avec tous les services nécessaires et de comprendre les raisons qui sous-tendent leurs choix. Il faut également du temps à chaque ministère pour évaluer ses coûts et compiler son plan pour l’année.  

Décalage potentiel avec les objectifs de l’organisation

Lorsque les ministères établissent leurs budgets pour l’année, il y a de fortes chances qu’ils soient plus préoccupés par leur capacité à atteindre leurs cibles et leurs objectifs. Une approche Bottom-up de la budgétisation peut passer à côté de la vue d’ensemble, car les équipes se concentrent sur ce qu’elles veulent accomplir, plutôt que sur ce que l’entreprise vise à accomplir.

La haute direction a également une implication limitée dans les étapes initiales de la budgétisation Bottom-up , ce qui peut limiter Visibilité dans l’alignement stratégique global des budgets de chaque département. Bottom-up budgétisation peut également conduire à des occasions manquées de Collaboration interdépartementale et d’optimisation des ressources.

Un exemple de processus de budgétisation Bottom-up en 8 étapes 

Créez un budget Bottom-up en huit étapes simples, comme indiqué ci-dessous :

1. Fixez-vous des objectifs : Établissez les buts et les objectifs pour la prochaine période budgétaire.
2. Budgets ministériels : Chaque ministère estime ses propres dépenses et recettes en fonction de ses objectifs.
3. Présentation du budget : Tous les ministères soumettent leurs propositions budgétaires au comité budgétaire ou à la direction.
4. Examen et ajustement: Le comité budgétaire ou la direction examine la proposition de chaque ministère, demande des éclaircissements au besoin et s’ajuste.
5. Consolidation: Tous les budgets des départements sont regroupés en un seul budget directeur.
6. Approbation: Le budget consolidé est examiné et approuvé par la direction ou le conseil d’administration.
7. Implémentation: Le budget approuvé est redistribué aux ministères et mis en œuvre.
8. Surveiller et contrôler : Tout au long de la période budgétaire, les résultats réels sont comparés aux prévisions budgétaires et des ajustements sont apportés, au besoin. 

Le rôle de la budgétisation Bottom-up dans l’équipe FP&A moderne 

Bottom-up budgétisation peut être incroyablement bénéfique pour les équipes modernes de planification et d’analyse financières qui cherchent à améliorer l’implication des employés, à créer des plans plus détaillés et à identifier les inefficacités opérationnelles. Les équipes modernes de planification et d’analyse financières peuvent se faire les championnes de la budgétisation Bottom-up en travaillant en étroite collaboration avec chaque service, en validant les intrants et en communiquant les changements à la haute direction, en se positionnant comme un contributeur stratégique et en favorisant une culture de Collaboration.

Le processus de budgétisation Bottom-up favorise des relations plus solides entre les services, ce qui renforce leur rôle en tant que partenaires d’affaires efficaces. Il ouvre également la voie à l’amélioration de l’agilité, permettant des ajustements rapides au niveau des services sans perturber l’ensemble du budget - un aspect essentiel dans l’environnement commercial en constante évolution d’aujourd’hui.

Enfin, les équipes FP&A modernes qui s’appuient sur des technologies de budgétisation avancées peuvent gérer le processus de budgétisation Bottom-up plus efficacement, avec des mises à jour en temps réel, une meilleure visibilité et une communication rationalisée. Cette approche permet non seulement de responsabiliser les équipes de planification financière, mais aussi de les positionner en tant qu’acteurs clés de la stratégie de planification financière de l’organisation. 

Conclusion : Établir un budget Bottom-up efficace avec Prophix 

En conclusion, une budgétisation Bottom-up efficace, lorsqu’elle est bien gérée, peut changer la donne pour les équipes FP&A. Malgré ses défis, la plateforme de Performance financière de Prophix peut rendre le processus transparent et efficace. Qu’il s’agisse de prévisions détaillées ou de la promotion d'Collaborationinterdépartementales, Bottom-up budgétisation avec Prophix est la clé de votre planification financière stratégique.

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