Déclaration de confidentialité et de sécurité de Prophix

Politique de confidentialité de Prophix

Date d'entrée en vigueur : 25-JAN-2023

Qui sommes-nous ? Quelle est notre politique ? 

La présente politique de confidentialité est établie par Prophix Software Inc. (350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, Ontario Canada L5B 3J1) et par chacune de ses sociétés affiliées (« nous », ou « notre »).

Les entités suivantes sont des sociétés affiliées de Prophix :

  • Prophix Software Inc. (Canada)
  • Prophix Corporation (Amérique)
  • Prophix UK Limited (Royaume-Uni)
  • Prophix Europe ApS (Danemark)
  • Prophix Software GmbH (Allemagne)
  • Prophix South America Services de Informatica Ltda. (Brésil)
  • Sigma conso SRL/BV (Belgique)
  • Sigma Conso France SAS (France)
  • Sigma Conso Luxembourg SA (Luxembourg)
  • Sigma conso Netherlands BV (Pays-Bas)
  • Sigma Conso Italia SRL (Italie)
  • Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portugal)
  • Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Singapour)
  • PT Sigma Konsolidasi (Indonésie)
  • Sigma Conso Shn Bhd (Malaisie)

Prophix Software Inc est responsable du fonctionnement de ce site Web et du traitement des données personnelles collectées par le biais de ce dernier. Le responsable Prophix du traitement des données personnelles collectées lorsque vous postulez à un emploi ou interagissez avec nous pour demander ou gérer des Services Prophix est la société affiliée Prophix auprès de laquelle vous postulez ou avec laquelle vous établissez un contrat.

Veuillez lire attentivement la présente politique de confidentialité. Celle-ci vous explique comment et pourquoi, en tant que responsable du traitement des données, nous recueillons et traitons vos données personnelles. Elle vous informe en outre de vos droits en matière de confidentialité.

En tant que responsable du traitement des données, nous collectons et utilisons des données personnelles. Nous déterminons les types de données à caractère personnel que nous collectons et la façon dont ces données personnelles sont utilisées, par exemple lorsque :

  • Vous utilisez ce site Web.
  • Vous nous adressez une candidature (veuillez consulter la section « Candidats » ci-dessous pour plus d'informations).
  • Vous interagissez avec nous au nom d'un client ou d'un prospect au sujet de notre entreprise et de nos services, y compris les services Prophix Cloud et nos services professionnels (les « Services Prophix »).

Nos clients sont responsables du traitement des données à caractère personnel qu'ils transfèrent aux Services Prophix. En tant que sous-traitants desdites données personnelles, nous les traitons pour leur compte. En tant que fournisseur des Services Prophix, la collecte, l'utilisation, la divulgation et tout autre traitement de vos données personnelles sont régis par la politique de confidentialité de notre client en lieu et place de la présente. Nous ne vendons pas les données personnelles fournies par nos clients que nous traitons pour leur compte.

Ce site Web n'est pas destiné aux enfants. Ainsi, nous ne collectons pas sciemment de données les concernant.

Les données que nous collectons à votre sujet

Selon la raison pour laquelle vous interagissez avec nous, nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant, regroupées comme suit :

  • Données d'identité : nom complet et titre.
  • Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail et numéro(s) de téléphone.
  • Données financières : toute information relative au compte bancaire personnel ou à la carte de paiement.
  • Données de transaction : autres détails concernant les Services Prophix que vous avez achetés auprès de nous pour le compte de votre organisation.
  • Données techniques : adresse IP, informations de connexion, type et version du navigateur, réglage du fuseau horaire et localisation, types et versions des plug-ins du navigateur, fournisseur d'accès à Internet (FAI), pages de renvoi/de sortie, fichiers consultés sur notre site, système d'exploitation et plateforme, horodatage, données de parcours de navigation et autres technologies présentes sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site Web.
  • Données de profil : votre rôle au sein de votre organisation, vos intérêts, vos préférences, vos commentaires et vos réponses aux enquêtes.
  • Données d'utilisation : données sur la façon dont vous utilisez notre site Web, les commentaires et les réponses aux enquêtes.
  • Données marketing et de communication : vos préférences en matière de réception de supports marketing de notre part et de la part de tiers et vos préférences de communication.
  • Données audio/vidéo : enregistrements d'événements en direct ou virtuels et réunions enregistrées.

Nous collectons, utilisons et partageons également des données agrégées telles que des données statistiques, à n'importe quelle fin. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données à caractère personnel, mais ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel par la loi, car ces données ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons agréger vos données d'utilisation pour calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique de notre site Web. Toutefois, si nous combinons ou relions des données agrégées à vos données personnelles de manière à ce qu'elles puissent vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Nous collectons des données auprès de vous et à votre sujet par différents moyens :

  • Interactions directes. Vous nous fournissez des données personnelles lorsque : vous accédez à notre site Web, vous vous inscrivez, vous nous contactez, vous vous abonnez à nos supports marketing, vous nous envoyez des commentaires ou vous répondez à des enquêtes.
  • Technologies ou interactions automatisées. Lorsque vous interagissez avec notre site Web, nous recueillons automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et vos habitudes de navigation. Nous recueillons ces données personnelles en utilisant des cookies et d'autres technologies similaires. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre politique d'utilisation des cookies et nos paramètres de cookies.
  • Sources accessibles au public. Nous pouvons, et les tiers que nous engageons, tels que les fournisseurs de services de génération de leads, peuvent, collecter des données personnelles à partir de sources accessibles au public, y compris des sites Internet publics et des bases de données telles que LinkedIn, des registres d'entreprises et des médias d'information.
  • Clients et partenaires commerciaux. Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part d'autres personnes au sein de votre entreprise ou de la part des partenaires commerciaux avec lesquels nous travaillons pour fournir les Services Prophix, tels que les revendeurs des Services Prophix que vous achetez.
  • Autres tiers. Nous pouvons également recevoir des données personnelles vous concernant de la part de diverses autres sources tierces, notamment des données techniques provenant de fournisseurs de cookies tiers (pour plus d'informations, veuillez consulter notre politique d'utilisation des cookies et les paramètres de cookies) et des données d'identité et de contact de la part de tiers tels que nos partenaires marketing B2B et les organisateurs d'événements commerciaux auxquels nous participons.

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles dépendent du motif de nos interactions.

En vertu des législations britannique et européenne sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données personnelles que si nous avons une base légale pour le faire, notamment :

  • Intérêts légitimes : lorsque nous devons utiliser vos données personnelles pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne surpassent pas ces intérêts.
  • Obligation légale : lorsque nous devons utiliser vos données personnelles pour nous conformer à une obligation légale (hors obligations contractuelles).
  • Consentement : lorsque vous nous avez donné votre consentement clair au traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques.

Dans d'autres pays, nous nous appuyons parfois sur les bases juridiques de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de vos données personnelles applicables dans le pays en question. Par exemple, au Canada et aux États-Unis, nous nous basons sur votre consentement explicite ou implicite. Dans certains cas, par exemple lorsque nous indiquons que le traitement est nécessaire pour nos intérêts légitimes, nous ne serons en mesure de vous fournir ces services que si vous acceptez que vos données personnelles soient traitées.

Voici, sous forme de tableau, une description de la façon dont nous prévoyons d'utiliser vos données personnelles, ainsi que les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons. Nous avons également identifié nos intérêts légitimes, le cas échéant. Si vous êtes candidat à un poste, veuillez vous référer à la section « Candidats » ci-dessous.

Objectif/activité Type de données Base légale pour le traitement
Pour enregistrer votre entreprise en tant que nouveau client
  • Identité
  • Contact
Nécessaire pour nos intérêts légitimes et ceux d'un tiers (pour mettre en place et gérer nos relations clients)
Pour fournir des Services Prophix à votre organisation, notamment :
  • Gérer les paiements, les frais et les charges avec votre organisation
  • Recueillir et récupérer les sommes dues auprès de votre organisation
  • Identité
  • Contact
  • Finance
  • Transaction
Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour récupérer les créances qui nous sont dues)
Pour gérer notre relation avec vous, notamment :
  • Vous informer des modifications apportées aux Services Prophix, aux conditions générales ou à la politique de confidentialité
  • Vous demander de laisser un avis, de répondre à une enquête, ou à d'autres fins d'études de marché
  • Identité
  • Contact
  • Utilisation
  • Marketing et communications
  • Nécessaire pour se conformer à une obligation légale
  • Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour tenir nos dossiers à jour et pour déterminer comment les clients utilisent les Services Prophix)
Pour administrer et protéger notre entreprise et ce site Web (y compris le dépannage, l'analyse des données, les tests, la maintenance du système, l'assistance, le reporting et l'hébergement des données)
  • Identité
  • Contact
  • Technique
  • Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour la gestion de notre entreprise, la fourniture de services d'administration et informatiques, la sécurité du réseau, pour prévenir la fraude et dans le cadre d'un exercice de restructuration d'entreprise ou de groupe)
  • Nécessaire pour se conformer à une obligation légale
Pour vous fournir des publicités et du contenu pertinents sur notre site Web et mesurer ou comprendre l'efficacité des publicités que nous vous proposons
  • Identité
  • Contact
  • Utilisation
  • Marketing et communications
  • Technique
  • Avec votre consentement, uniquement en cas d'utilisation de cookies ou d'autres technologies de suivi
Dans d'autres situations :
  • Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour déterminer comment les clients utilisent les Services Prophix, pour les développer, pour développer notre activité et pour éclairer notre stratégie marketing)
Pour utiliser l'analyse des données afin d'améliorer les Services Prophix, le marketing, les relations avec les clients et leurs expériences
  • Technique
  • Utilisation
  • Avec votre consentement, uniquement en cas d'utilisation de cookies ou d'autres technologies de suivi
Dans d'autres situations :
  • Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour définir les types de clients des Services Prophix, pour maintenir notre site Web à jour et pertinent, pour développer notre activité et pour éclairer notre stratégie marketing)
Pour vous faire des suggestions et des recommandations sur les Services Prophix qui pourraient vous intéresser, vous ou votre organisation
  • Identité
  • Contact
  • Technique
  • Utilisation
  • Marketing et communications
  • Avec votre consentement, si la loi applicable l'exige
Dans d'autres cas :
  • Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour développer les Services Prophix et développer notre activité)

Divulgation de vos données personnelles

Nous partageons régulièrement vos données personnelles avec les parties énoncées ci-dessous aux fins énoncées dans le tableau de la section « Comment nous utilisons vos données personnelles ».

  • Autres sociétés affiliées de Prophix (comme indiqué au début de la présente politique) dans le but de bénéficier d'une assistance opérationnelle intragroupe et de permettre à l'entité appropriée de fournir les Services Prophix à votre organisation ou de traiter votre candidature.
  • Des tiers auxquels nous faisons appel pour fournir les Services Prophix à votre organisation, tels que nos fournisseurs de services pour le traitement des paiements et la gestion des factures.
  • D'autres tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à gérer notre site Web et nos activités, notamment :
    • Nos fournisseurs d'hébergement de site Web, notre fournisseur CRM et nos fournisseurs de services de recherche et d'analyse.
    • Notre plateforme de vente et nos fournisseurs de services d’enregistrement d’appels (voir également la section « Enregistrement des appels » ci-dessous)
    • Nos fournisseurs de logiciels de prévision et de gestion de projet, tels que Clari et Mango Technologies.
    • Fournisseurs de services applicatifs professionnels, tels que Microsoft.

Nous autorisons nos fournisseurs de services à traiter vos données personnelles uniquement si nous sommes sûrs qu'ils prennent les mesures appropriées pour les protéger.

Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles aux forces de l'ordre et aux organismes de réglementation si la loi nous y oblige ou si nous pensons de bonne foi qu'il est approprié et légal de le faire, conformément aux lois ou réglementations applicables.

Nous pouvons également être amenés à partager certaines données personnelles avec d'autres parties lors d'une restructuration d'entreprise ou avec des tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre ou transférer des parties de notre entreprise ou de nos actifs, ou les fusionner. Nous pouvons également chercher à acquérir d'autres entreprises ou à fusionner avec elles. Habituellement, les données sont anonymisées, mais cela peut ne pas toujours être possible avant l'exécution de la transaction concernée. Le destinataire des données est soumis à des obligations de confidentialité.

Transferts internationaux

Veuillez noter que pour vous fournir un accès à ce site Web et gérer notre relation avec vous, nous devrons peut-être transférer vos données personnelles en dehors du pays dans lequel vous vous trouvez, y compris aux fournisseurs de services et aux autres sociétés affiliées de Prophix.

Chaque fois que nous transférons vos données à caractère personnel, nous nous assurons qu'un niveau de protection similaire leur est garanti sur l'appareil du destinataire.

Par exemple, si le traitement de vos données personnelles est soumis au RGPD britannique ou au RGPD de l'UE, et que nous transférons vos données personnelles hors du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen, nous veillerons à ce qu'au moins l'une des mesures de protection suivantes soit mise en œuvre :

  • Nous veillerons à ce que le pays vers lequel nous transférons vos données personnelles offre un niveau de protection adéquat des données personnelles, au sein du Royaume-Uni ou de la Commission européenne.
  • Nous utiliserons des contrats spécifiques approuvés pour une utilisation au Royaume-Uni ou dans l'EEE, qui offrent aux données à caractère personnel la même protection qu'au Royaume-Uni ou dans l'EEE (comme un accord de transfert de données international approuvé ou des clauses contractuelles types).
  • Des informations supplémentaires sur les transferts de données personnelles que nous effectuons, telles que nos politiques les concernant, peuvent vous être transmises. Pour toute question, veuillez nous contacter. Par exemple, n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les mécanismes spécifiques que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles depuis le Royaume-Uni ou un pays de l'EEE.

Cookies et autres technologies de suivi

Notre site Web utilise des cookies. Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre appareil (par exemple, ordinateur, smartphone ou autre appareil électronique) lorsque vous utilisez notre site Web. Les cookies nous permettent de vous reconnaître, vous et votre appareil, et de stocker certaines informations sur vos préférences ou vos actions passées.

Pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons, lorsque vous êtes invité à donner votre consentement avant de les déposer et que nous vous expliquons comment les désactiver, consultez notre politique d'utilisation des cookies.

Enregistrement des appels

Nous pouvons être amenés à enregistrer et à retranscrire certains appels entre vous et nous, y compris les appels audio et vidéo et les démonstrations en ligne. Nous vous informerons avant l’enregistrement des appels. En fonction de la nature de l'appel, nous sommes susceptibles de nous fonder sur votre consentement ou sur nos intérêts légitimes pour justifier l'enregistrement.

Nous procédons aux enregistrements à des fins de formation interne et d'analyse commerciale. Nous pouvons être amenés à utiliser notre plateforme d'appels vidéo ou à faire appel à un fournisseur de logiciels de veille commerciale tiers pour enregistrer les appels en notre nom.

Vous pouvez choisir à tout moment de ne pas participer à un appel enregistré en ne le rejoignant pas après avoir été notifié de l'enregistrement ou en mettant fin à l'appel. Dans certains cas, vous pouvez demander à l'hôte de l'appel d'arrêter l'enregistrement. Si l'enregistrement de l'appel est nécessaire pour nos intérêts légitimes, vous pouvez nous contacter par d'autres moyens, par exemple en nous écrivant. Si vous résidez au Royaume-Uni ou dans l'EEE, vous pouvez également exercer votre « droit à l'oubli » à tout moment (voir la section « Vos droits légaux » à la fin de la présente politique).

Nous conservons systématiquement les enregistrements des appels. Pendant cette période, ils sont stockés en toute sécurité, avec un accès réservé aux membres du personnel qui ont besoin d'y accéder dans le cadre de leur travail. La durée de conservation des appels dépend de la nature de l'appel et des objectifs de l'enregistrement. La plupart des enregistrements ne sont pas conservés pendant plus de 12 mois. Cependant, nous pouvons les conserver plus longtemps, si nécessaire, comme décrit dans la section « Conservation des données ».

Marketing

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des mises à jour (par e-mail, SMS, téléphone ou publication) relatives aux Services Prophix, y compris des offres exclusives, des promotions ou des informations sur les nouveaux produits et/ou services.

Nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des communications marketing B2B. Cela signifie que nous n'avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des informations marketing. Cependant, lorsque votre consentement est nécessaire, nous le demandons séparément et explicitement.

Nous ne vendrons jamais vos données personnelles à un tiers à des fins de marketing. Vous pouvez nous demander de cesser de vous envoyer des communications marketing à tout moment :

  • En suivant les liens de désinscription dans toutes les communications qui vous sont envoyées.
  • En nous contactant (voir la section « Contactez-nous » à la fin de la présente politique).

Lorsque vous vous désabonnez des communications marketing, cela ne s'applique pas aux données personnelles fournies suite à un achat de produit/service, aux réponses que nous apportons à vos requêtes ou à toute autre communication de service qui n'est pas considérée comme une forme de communication marketing.

Candidats

Si vous postulez pour un emploi auprès d'une société affiliée de Prophix, nous pouvons être amenés à collecter et à traiter les données de candidature vous concernant, en plus de vos données d'identité et de vos coordonnées.

Les données de candidature sont des informations que vous nous fournissez ou que nous recueillons par ailleurs dans le cadre de l'évaluation de votre éligibilité au poste visé, notamment vos formations et vos qualifications, vos expériences professionnelles passées, vos références et les informations relatives à la vérification de vos antécédents (y compris votre casier judiciaire), les informations que vous divulguez volontairement concernant vos données démographiques et votre statut d'invalidité, votre pièce d'identité et votre situation d'éligibilité à l'emploi, ainsi que d'autres informations que vous fournissez volontairement pendant la procédure d'embauche. Ces informations peuvent donc inclure des données de catégorie spéciale et des données relatives aux infractions.

Sous réserve de toute loi applicable, nous recueillons des données personnelles relatives aux candidatures auprès des sources suivantes :

  • Vous, le candidat.
  • Tout chargé de recrutement auquel vous faites appel.
  • Les références que vous avez désignées, y compris les anciens employeurs et les contacts attestant de votre moralité.
  • Sites Web accessibles au public, comme LinkedIn et les registres d'entreprise.
  • Comptes de réseaux sociaux accessibles au public, comme Facebook.
  • Notre fournisseur de services de vérification des antécédents pour les vérifications pré-embauche en rapport avec votre fonction.

Pendant le processus de recrutement, nous pouvons être amenés à recueillir les informations figurant dans le tableau suivant. Veuillez consulter la section « Comment nous utilisons vos données personnelles » pour obtenir une explication des différentes bases légales relatives à leur traitement.

Objectif/activité Type de données Base légale pour le traitement
Pour vous contacter au sujet de votre candidature à un poste auprès d'une société affiliée de Prophix, par exemple pour vous inviter à passer à l’étape suivante du processus de recrutement, organiser un entretien ou vous informer que votre candidature n'a pas été retenue. Données d'identité et coordonnées. Nécessaire pour l'établissement d'un contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d'un contrat (concernant le traitement de votre candidature).
Pour déterminer si vos compétences correspondent au poste visé et si vous répondez aux critères de candidature, pour effectuer des vérifications des antécédents/références (le cas échéant) ainsi que pour garantir un processus de recrutement équitable. Les détails de vos qualifications, expériences, parcours professionnel (y compris les intitulés de poste, les salaires et les heures de travail), les détails de référence concernant vos centres d'intérêt et les détails fournis par vos références.
  • Nécessaire pour l'établissement d'un contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d'un contrat (concernant le traitement de votre candidature).
  • Nécessaire pour se conformer à nos propres obligations légales en matière de droit du travail.
  • Nécessaire pour établir ou exercer toute action en justice que nous pourrions être amenés à intenter, ou pour nous en défendre dans le cas où elle serait intentée contre nous, dans le cadre de votre recrutement.
  • Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour affecter la personne appropriée au poste).
Pour nous assurer que vous avez le droit de travailler dans le pays concerné. Nationalité et statut d'immigration. Nécessaire pour se conformer à nos propres obligations légales en matière de droit du travail.
Pour déterminer si vos compétences correspondent au poste visé et si vous répondez aux critères de candidature, ainsi que pour garantir un processus de recrutement équitable. Toute autre information que vous nous fournissez volontairement ou que vos références nous fournissent dans le cadre du processus de recrutement, ou que vous incluez dans votre candidature ou votre CV (comme les détails des formations, les profils de réseaux sociaux et les expériences personnelles).
  • Nécessaire pour l'établissement d'un contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d'un contrat (concernant le traitement de votre candidature).
    • Nécessaire pour établir ou exercer toute action en justice que nous pourrions être amenés à intenter, ou pour nous en défendre dans le cas où elle serait intentée contre nous, dans le cadre de votre recrutement.
    • Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour affecter la personne appropriée au poste).

Si vous ne fournissez pas les informations demandées que nous estimons nécessaires à l'examen de votre candidature (telles que des preuves de vos qualifications ou de votre parcours professionnel), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature. Par exemple, si nous avons besoin de références pour un poste et que vous ne nous fournissez aucune information pertinente, nous ne serons pas en mesure de poursuivre le recrutement.

Données de catégories spéciales et données relatives aux infractions. Nous ne collectons et ne traitons ces informations vous concernant que lorsque cela est nécessaire, conformément à toute loi applicable :

  • Pour nos obligations ou droits ou vos obligations ou droits selon le droit du travail ou de la sécurité sociale.
  • Concernant les actions en justice.
  • Pour des raisons d'intérêt public majeur.

Nous partagerons uniquement les informations personnelles du candidat avec notre personnel et des tiers dans la mesure du nécessaire pour le traitement de votre candidature et le respect de nos obligations légales et réglementaires. Outre nos fournisseurs de services informatiques habituels et d'autres tiers auxquels nous faisons appel, répertoriés dans la section « Divulgations de vos données personnelles » ci-dessus, nous faisons également appel aux portails de recrutement et aux outils logiciels de recrutement pour nous aider à gérer le processus de candidature.

Liens tiers

Ce site Web peut inclure des liens vers des applications, des sites Web et des plug-ins tiers. En cliquant sur ces liens ou en activant ces connexions, vous pouvez autoriser des tiers à collecter ou à partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites Web tiers et nous ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Consultez la politique de confidentialité du tiers ou contactez-le si vous avez besoin d'informations concernant la façon dont il collecte et traite vos données personnelles.

Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour empêcher la perte, l'utilisation ou la consultation accidentelle de données personnelles de manière non autorisée. Le type de mesures que nous mettons en place dépend de la sensibilité des données personnelles et des risques associés.

Nous limitons l'accès à vos données personnelles aux individus qui ont besoin d'en connaître pour des raisons professionnelles. Ils traitent uniquement vos données personnelles selon ce qui est autorisé. Ils sont en outre soumis à une obligation de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de données personnelles et nous vous informerons d'une violation, vous et tout régulateur applicable, lorsque nous serons légalement tenus de le faire.

Conservation des données

Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, par exemple pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de reporting. Nous pourrons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de plainte ou si nous pensons raisonnablement qu'il existe un risque de litige concernant notre relation avec vous. Sous réserve de ce qui précède, nous supprimerons ou anonymiserons vos données personnelles lorsque nous n'en aurons plus besoin.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables.

Si votre entreprise achète des Services Prophix, nous conserverons les données personnelles collectées à des fins de facturation et de gestion des contrats pendant la période de fourniture de ces Services Prophix. Par la suite, nous conserverons ces données personnelles aussi longtemps que nécessaire :

  • Pour répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom.
  • Pour montrer que nous vous avons traités, vous et votre entreprise, de manière équitable.
  • Pour conserver les dossiers exigés par la loi.

Si vous posez votre candidature à un poste auprès d'une société affiliée de Prophix :

  • Si nous ne retenons pas votre candidature à un poste, sous réserve de la loi applicable, nous conserverons vos données à caractère personnel (à l'exception des e-mails qui nous ont été envoyés ou que nous vous avons envoyés en rapport avec votre candidature, que nous conservons conformément à notre période standard de conservation des e-mails) pendant une période pouvant aller jusqu'à deux ans après notre décision de ne pas vous attribuer un poste. Nous conserverons vos données personnelles pendant cette période pour montrer, en cas de action en justice, que nous n'avons pratiqué aucune discrimination à l'encontre des candidats fondée sur des motifs prohibés et que nous avons mené le recrutement de manière équitable et transparente. Nous pourrons vous demander votre consentement pour conserver vos données personnelles pendant une période plus longue, y compris à des fins liées à des opportunités d'emploi futures. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en nous envoyant un e-mail à l'adresse privacy.officer@prophix.com.
  • Si votre candidature est retenue, vos données personnelles seront conservées dans votre dossier personnel et seront alors régies par notre politique de protection de la confidentialité des informations personnelles des employés. Nous vous en fournirons copie avant de concrétiser une offre d'emploi avec nous.

Pour en savoir plus sur les périodes de conservation des différents aspects de vos données personnelles, contactez-nous.

Vos droits légaux

Vous pouvez disposer de certains droits concernant vos données personnelles, en fonction des lois qui vous concernent. Sauf exception, nous accordons les droits suivants aux personnes concernées :

Demande d'informations Sur demande, Prophix vous fournira des informations sur la conservation de vos informations personnelles.
Accès Le droit de recevoir une copie de vos données personnelles (le droit d'accès).
Rectification Le droit de nous faire corriger toute erreur dans vos données personnelles.
Droit à l'oubli Le droit de nous faire effacer vos données personnelles dans des situations particulières.
Limitation du traitement Le droit de limiter le traitement de vos données personnelles dans des circonstances particulières, par exemple si vous contestez l'exactitude de vos données.
Portabilité des données Le droit de recevoir les données à caractère personnel que nous détenons vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de les transmettre à un tiers dans certaines situations.
Opposition Le droit de s'opposer :
  • à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage) ;
  • dans certaines autres situations, au traitement continu de vos données personnelles, par exemple au traitement effectué aux fins de nos intérêts légitimes.

Si vous résidez au Royaume-Uni ou dans l'EEE, vous disposez également des droits suivants :

Ne pas faire l'objet de décisions automatisées Le droit de ne pas faire l'objet d'une décision basée uniquement sur un traitement automatisé (profilage compris) produisant des effets légaux sur vous ou qui vous affecte de manière similaire.

Pour exercer l'un de vos droits, veuillez :

  • Nous envoyer un e-mail, nous appeler ou nous écrire : reportez-vous à la section « Contactez-nous » à la fin de la présente politique.
  • Nous laisser suffisamment d'informations pour vous identifier, par exemple votre nom complet et votre adresse e-mail.
  • Nous fournir une preuve de votre identité le cas échéant.
  • Nous indiquer le droit que vous souhaitez exercer et les données concernées par votre demande.

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un de vos autres droits). Cependant, nous pourrons vous facturer des frais raisonnables si votre demande est clairement infondée, répétitive ou excessive. Dans ces circonstances, nous pourrons également refuser de donner suite à votre demande.

Nous répondrons à toutes les demandes légitimes dans un délai raisonnable. Nous nous efforcerons de répondre dans un délai d'un mois. Si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait un certain nombre de demandes, ce délai pourrait excéder un mois. Dans ce cas, nous vous avertirons et nous vous tiendrons informé. Dans certaines circonstances, nous pourrons être tenus par la loi de conserver vos informations personnelles ou nous pourrons être amenés à devoir les conserver pour pouvoir continuer à vous fournir un service.

Coordonnées

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou les données que les sociétés affiliées de Prophix détiennent à votre sujet, veuillez nous contacter :

  • Par e-mail : privacy.officer@prophix.com
  • Par courrier : 350 Burnhamthorpe Rd. West, Suite 1000, Mississauga, Ontario, Canada L5B 3J1

Comment déposer une plainte

Veuillez nous contacter pour toute question ou inquiétude quant à l'utilisation que nous faisons de vos données (reportez-vous à la section « Comment nous contacter »). Nous espérons pouvoir résoudre vos problèmes éventuels.

Vous pouvez déposer une plainte à tout moment auprès de l'autorité de contrôle chargée de la protection des données ou du commissaire à la protection de la vie privée compétent.

Litiges

Prophix tentera d'examiner et de résoudre rapidement tout litige ou réclamation concernant l'interprétation ou le respect de la présente Politique. Vous pouvez nous soumettre un litige ou une plainte comme indiqué dans la section intitulée « Contacter Prophix » ci-dessus. Si nous n'avons pas répondu de manière satisfaisante au problème que vous rencontrez concernant la confidentialité ou l'utilisation des données, veuillez contacter notre prestataire de résolution des litiges tiers basé aux États-Unis (gratuitement) à l'adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Vous pouvez également contacter l'autorité de contrôle chargée de la protection des données de votre juridiction pour obtenir de l'aide.

Modifications de la politique de confidentialité

Nous révisons régulièrement notre politique de confidentialité. Sa dernière mise à jour date de janvier 2023. En cas de modification de notre politique de confidentialité, nous publierons les mises à jour sur notre site Web. Nous pourrons également prendre des mesures raisonnables pour vous informer si ces changements affectent le traitement de vos données personnelles.

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