Avantages et inconvénients de la budgétisation base zéro

La budgétisation base zéro a le pouvoir de révolutionner la gestion des coûts dans votre organisation. Il ne s’agit pas seulement de faire des calculs, il s’agit de favoriser un environnement de responsabilité et d’efficacité opérationnelle.

Qu’est-ce que la budgétisation base zéro ?

La budgétisation base zéro est une approche de la budgétisation d’entreprise qui vous oblige à commencer chaque exercice financier avec une base zéro. Une base zéro exige que chaque ministère détaille ses besoins jusqu’à la rubrique, quel que soit le montant demandé dans le budget de l’année précédente.

Avantages de la budgétisation base zéro

La budgétisation base zéro présente plusieurs avantages, ce qui en fait une option attrayante pour les entreprises qui cherchent à comprendre comment leurs fonds et leurs ressources sont alloués à un niveau granulaire.

1. Agilité accrue

L’un des avantages de la budgétisation base zéro (ZBB) est qu’elle augmente la flexibilité de votre équipe financière. Les administrateurs budgétaires doivent repartir de zéro et défendre leurs besoins en ressources à chaque cycle budgétaire, ce qui est inestimable en période d’incertitude économique.

2. Données optimisées

Les entreprises qui adoptent une approche base zéro de leur budget traitent les données comme un actif précieux de l’entreprise, évitant ainsi la confusion causée par des feuilles de calcul incohérentes et une mauvaise gouvernance des données. Chaque valeur affectée au budget doit être accompagnée d’un besoin, en veillant à ce qu’aucune dépense superflue ne soit ajoutée.

3. Reprévision plus rapide

La budgétisation base zéro nécessite des données validées et ordonnées, ce qui est un autre avantage. Ce même ensemble de données peut accélérer vos processus de prévision, réduisant considérablement le temps nécessaire à la reprévision de vos revenus et de vos revenus.

Inconvénients de la budgétisation base zéro

Examinons maintenant certains des inconvénients de la budgétisation base zéro et comment vous pouvez les surmonter.

1. Visibilité limitée

Bien que la budgétisation base zéro (ZBB) excelle dans de nombreux domaines, elle ne permet pas de projeter des résultats à long terme par rapport aux méthodes conventionnelles. En effet, ZBB se concentre sur le réajustement du budget, plutôt que sur la prévision de l’avenir. Pour y remédier, il est important d’allouer du temps non seulement à l’examen de votre budget, mais aussi à la priorisation des initiatives stratégiques à long terme.

2. À forte intensité de main-d’œuvre

Pour les organisations habituées à une approche incrémentale de la budgétisation, le ZBB peut sembler exigeant. Chaque ministère doit justifier ses dépenses et ses plans sans s’appuyer sur des hypothèses des années précédentes. Bien qu’il s’agisse d’un excellent moyen de réduire les dépenses excessives, le ZBB nécessite des Collaboration dans divers départements de l’organisation.

3. Difficulté de mesure

Lorsque la productivité d’un service n’est pas facilement quantifiable, il peut être difficile de décider où allouer les fonds et de justifier ces dépenses auprès de la haute direction.

Avantages de la budgétisation base zéro

Les avantages de la budgétisation base zéro (agilité améliorée, données optimisées et reprévision plus rapide) peuvent se traduire par des avantages significatifs pour votre équipe financière et l’ensemble de l’organisation, notamment :

Opérations ciblées

Lorsque vous êtes obligé de réfléchir à la façon dont chaque dollar de votre budget est dépensé, vous devez également évaluer vos objectifs pour l’année et les ressources dont vous avez besoin pour les atteindre. En conséquence, les objectifs stratégiques de votre organisation sont plus clairement définis, ce qui vous permet de savoir clairement ce qui est vraiment important.

Amélioration de la responsabilisation

La budgétisation base zéro est un processus collaboratif qui exige que chaque ministère soumette ses besoins en ressources pour l’année. Étant donné que chaque équipe est impliquée dans le processus, il est plus facile de les tenir responsables de leurs décisions et de leurs Performance. La budgétisation base zéro nécessite également des vérifications fréquentes tout au long de l’année, ce qui est un moment opportun pour se réunir en équipe afin d’identifier les priorités et d’apporter des changements.

Gestion optimisée des coûts

Le plus grand avantage de la budgétisation base zéro est peut-être la gestion des coûts. Lorsque vous adoptez une approche progressive de la budgétisation, dans laquelle vous augmentez le montant de votre budget Total d’un certain pourcentage chaque année, vous courez le risque de reporter des dépenses superflues qui ne correspondent pas à vos objectifs stratégiques. La budgétisation base zéro oblige les équipes à justifier chaque coût, il est donc plus facile d’identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les dépenses.

Les défis de la budgétisation base zéro

Penchons-nous sur les défis auxquels vous pouvez être confronté lors de la mise en œuvre d’une budgétisation base zéro, de l’adhésion des parties prenantes à un éventuel changement d’orientation et à l’introduction d’incertitude et de stress.

Adhésion des parties prenantes

Si vous adoptez généralement une approche progressive de la budgétisation, il peut être difficile d’obtenir l’adhésion des parties prenantes à une nouvelle méthode. Si vos équipes ont l’habitude de recevoir un montant fixe chaque année, il peut être choquant de se voir demander de justifier chaque rubrique. Avant de commencer la budgétisation base zéro, il est important d’expliquer les avantages de la budgétisation base zéro à votre organisation et d’obtenir l’adhésion de toutes vos parties prenantes, afin que tout le monde soit prêt à participer au processus.

Focalisation à court terme

La budgétisation base zéro adopte une approche granulaire de l’allocation des fonds, ce qui est efficace pour la gestion des coûts, mais peut vous permettre de vous concentrer sur le court terme. Lorsque vous allouez des fonds à chaque poste, vous courez le risque de déprioriser les projets à long terme, en particulier ceux qui n’ont pas de résultats tangibles. Avant d’entamer le processus, vous devez établir une orientation claire pour vos initiatives à long terme afin qu’elles demeurent financées et dotées en personnel.

Incertitude et stress

La budgétisation base zéro a le potentiel d’introduire de l’incertitude et du stress dans votre organisation. Lorsque les ministères doivent défendre leurs propres budgets, ils peuvent avoir l’impression d’être en concurrence avec d’autres équipes pour obtenir du financement, et ils peuvent craindre que leurs projets et programmes soient éliminés. C’est pourquoi il est si important d’obtenir l’adhésion des parties prenantes avant d’entreprendre le ZBB, afin que tout le monde comprenne les priorités à court et à long terme de l’organisation.

Meilleures pratiques en matière de budgétisation base zéro

Explorons les stratégies les plus efficaces pour mettre en œuvre la budgétisation base zéro dans votre organisation, y compris les méthodes d’évaluation, la budgétisation collaborative et l’utilisation d’un logiciel FP&A.

Évaluer les demandes de ressources par rapport à un seul framework

Lorsque vous utilisez la budgétisation base zéro, il est préférable de mesurer toutes les demandes de ressources par rapport à un cadre standard. Cela signifie qu’il faut comparer tous les coûts de la même manière, ce qui permet de décider plus facilement de ce qui est nécessaire. Cela permet également de s’assurer que les budgets de tous les départements sont évalués de la même manière et que les besoins des équipes ayant des résultats mesurables ne sont pas prioritaires par rapport à d’autres fonctions importantes (par exemple, le marketing, les ressources humaines, etc.).

Faites-en un effort collaboratif

Pour que la budgétisation base zéro fonctionne au mieux, vous devez en faire un travail d’équipe. Toutes les personnes concernées devraient avoir leur mot à dire sur leurs besoins budgétaires. De cette façon, tout le monde comprend les décisions et se sent partie prenante du processus. Il s’agit de travailler ensemble pour obtenir le meilleur résultat.

Utiliser le logiciel FP&A

ZBB exige que vous disposiez d’une visibilité complète sur tous vos centres de coûts, y compris leurs activités, leur productivité et leurs revenus. Le logiciel FP&A est la solution idéale pour cette méthode, car il agrège les données de l’ensemble de votre organisation, ce qui peut être un processus long et laborieux dans les feuilles de calcul.

Il convient de noter que les logiciels FP&A peuvent également être appelés logicielsFinancial Performance Management (FPM),Corporate Performance Management (CPM)ou Enterprise Performance Management (EPM).

Comment faire de la budgétisation base zéro ?

Il y a 5 étapes clés pour établir une budgétisation base zéro :

1. Définir Objectifs – Décrivez ce que vous espérez réaliser au cours de cette période budgétaire et les ressources dont vous avez besoin pour y parvenir.
2. Identifier Inducteurs de coûts – Déterminez les variables qui ont un impact sur vos revenus et vos coûts et étudiez leur évolution au fil du temps.
3. Classez les dépenses – Répartissez chaque rubrique dans l’une des quatre catégories suivantes : essentielles, stratégiques, de soutien ou discrétionnaires.
   1. Les dépenses essentielles sont nécessaires au fonctionnement de votre entreprise (par exemple, le loyer, la paie, etc.).
   2. Les fonds stratégiques soutiennent directement les objectifs stratégiques.
   3. Les fonds de soutien soutiennent indirectement les objectifs stratégiques.
   4. Les fonds discrétionnaires sont généralement réservés aux voyages ou aux divertissements, qui sont facultatifs.
4. Allouer des ressources – Affectez des fonds à chaque catégorie de dépenses et justifiez les avantages, les coûts, les risques et les alternatives pour chaque rubrique.
5. Surveillez votre budget – Comparez vos résultats réels à ceux de votre plan et faites rapport sur les résultats à vos parties prenantes.

Alternatives à la budgétisation base zéro

La budgétisation base zéro n’est pas la seule approche qui existe – il existe plusieurs alternatives de budgétisation qui peuvent être mieux adaptées à vos buts et objectifs.

ZBB vs. budgétisation par activités

La budgétisation basée sur les activités est une approche Top-down qui vous oblige à calculer les fonds nécessaires pour soutenir le résultat ou l’objectif souhaité. Cela contraste avec la budgétisation base zéro, qui se concentre sur une comptabilité détaillée des besoins de chaque département. Alors que la budgétisation basée sur les activités met l’accent sur l’alignement stratégique et la croissance, la budgétisation base zéro garantit la précision et protège contre les changements inattendus des coûts.

ZBB vs. budgétisation incrémentale

La budgétisation incrémentielle est le processus par lequel vous calculez le budget de l’année en cours en ajoutant ou en soustrayant un pourcentage du plan. En revanche, la budgétisation base zéro ne repose pas du tout sur le budget de l’année précédente et vous oblige à recommencer le processus à partir de zéro.

ZBB vs. budgétisation continue

La budgétisation continue consiste à ajouter un nouveau mois à la fin du budget pour chaque mois qui s’écoule. Cela vous permet d’évaluer où vous en êtes chaque mois et d’apporter des modifications au fur et à mesure. ZBB vous donne un plan détaillé pour l’année au début, où la budgétisation continue vous donne la possibilité d’affiner votre budget chaque mois.

ZBB vs. budgétisation de la proposition de valeur

La budgétisation de la proposition de valeur permet de s’assurer que chaque coût indiqué dans le budget ajoute de la valeur, en posant des questions telles que : Pourquoi ce montant est-il utilisé ? Pour qui crée-t-il de la valeur : les clients, le personnel ou les parties prenantes ? Sa valeur l’emporte-t-elle sur son coût ? Si ce n’est pas le cas, est-ce justifié ?

À l’instar de la budgétisation base zéro, la budgétisation de proposition de valeur est un bon moyen d’éliminer les dépenses inutiles et d’augmenter votre retour sur investissement.

Conclusion : Avantages et inconvénients de la budgétisation base zéro

En conclusion, la budgétisation base zéro est une approche détaillée de la budgétisation qui nécessite un examen minutieux de chaque coût. Bien qu’elle présente des avantages, comme un meilleur contrôle des coûts et une efficacité accrue, elle présente des défis tels que l’incertitude et l’obtention de l’adhésion des parties prenantes. Cependant, grâce à des pratiques exemplaires telles que Collaboration et l’évaluation des demandes par rapport à un seul framework, ces obstacles peuvent être surmontés. N’oubliez pas qu’il existe des solutions de rechange à envisager si la budgétisation base zéro ne convient pas à votre organisation. En fin de compte, le choix dépend de vos besoins et de vos objectifs financiers uniques.