Avantages et inconvénients de la budgétisation base zéro

La budgétisation base zéro a le pouvoir de révolutionner la gestion des coûts dans votre organisation. Il ne s’agit pas seulement de faire des calculs, il s’agit de favoriser un environnement de responsabilité et d’efficacité opérationnelle.

Qu’est-ce que la budgétisation base zéro ?

Zero-based budgeting is an approach to corporate budgeting that requires you to begin each fiscal year with a zero-base. A zero-base requires each department to detail their needs down to the line item, regardless of the amount requested in the previous year’s budget.

Avantages de la budgétisation base zéro

La budgétisation base zéro présente plusieurs avantages, ce qui en fait une option attrayante pour les entreprises qui cherchent à comprendre comment leurs fonds et leurs ressources sont alloués à un niveau granulaire.

1. Agilité accrue

One advantage of zero-based budgeting (ZBB) is that it boosts the flexibility of your finance team. Budget administrators must begin from scratch and defend their resource needs during each budgeting cycle, which is invaluable during periods of economic uncertainty.

2. Données optimisées

Les entreprises qui adoptent une approche base zéro de leur budget traitent les données comme un actif précieux de l’entreprise, évitant ainsi la confusion causée par des feuilles de calcul incohérentes et une mauvaise gouvernance des données. Chaque valeur affectée au budget doit être accompagnée d’un besoin, en veillant à ce qu’aucune dépense superflue ne soit ajoutée.

3. Reprévision plus rapide

La budgétisation base zéro nécessite des données validées et ordonnées, ce qui est un autre avantage. Ce même ensemble de données peut accélérer vos processus de prévision, réduisant considérablement le temps nécessaire à la reprévision de vos revenus et de vos revenus.

Inconvénients de la budgétisation base zéro

Examinons maintenant certains des inconvénients de la budgétisation base zéro et comment vous pouvez les surmonter.

1. Visibilité limitée

While zero-based budgeting (ZBB) excels in many areas, it falls short in projecting long-term outcomes when compared to conventional methods. This is because ZBB's focus is on readjusting the budget, rather than forecasting the future. To address this, it’s important to allocate time to not only reviewing your budget, but also prioritizing long-term strategic initiatives.

2. À forte intensité de main-d’œuvre

For organizations accustomed to an incremental approach to budgeting, ZBB can seem demanding. Each department must substantiate their expenses and plans without leaning on assumptions from previous years. Despite being a great way to curb overspending, ZBB necessitates collaboration across various departments within the organization.

3. Difficulté de mesure

Lorsque la productivité d’un service n’est pas facilement quantifiable, il peut être difficile de décider où allouer les fonds et de justifier ces dépenses auprès de la haute direction.

Avantages de la budgétisation base zéro

Les avantages de la budgétisation base zéro (agilité améliorée, données optimisées et reprévision plus rapide) peuvent se traduire par des avantages significatifs pour votre équipe financière et l’ensemble de l’organisation, notamment :

Opérations ciblées

Lorsque vous êtes obligé de réfléchir à la façon dont chaque dollar de votre budget est dépensé, vous devez également évaluer vos objectifs pour l’année et les ressources dont vous avez besoin pour les atteindre. En conséquence, les objectifs stratégiques de votre organisation sont plus clairement définis, ce qui vous permet de savoir clairement ce qui est vraiment important.

Amélioration de la responsabilisation

La budgétisation base zéro est un processus collaboratif qui exige que chaque ministère soumette ses besoins en ressources pour l’année. Étant donné que chaque équipe est impliquée dans le processus, il est plus facile de les tenir responsables de leurs décisions et de leurs Performance. La budgétisation base zéro nécessite également des vérifications fréquentes tout au long de l’année, ce qui est un moment opportun pour se réunir en équipe afin d’identifier les priorités et d’apporter des changements.

Gestion optimisée des coûts

Perhaps the biggest benefit of zero-based budgeting is cost management. When you take an incremental approach to budgeting, in which you increase your total budget amount by a certain percentage each year, you run the risk of carrying over extraneous expenses that don’t align with your strategic objectives. Zero-based budgeting forces teams to justify every cost, so it’s easier to identify areas where you can reduce spending.

Les défis de la budgétisation base zéro

Penchons-nous sur les défis auxquels vous pouvez être confronté lors de la mise en œuvre d’une budgétisation base zéro, de l’adhésion des parties prenantes à un éventuel changement d’orientation et à l’introduction d’incertitude et de stress.

Adhésion des parties prenantes

Si vous adoptez généralement une approche progressive de la budgétisation, il peut être difficile d’obtenir l’adhésion des parties prenantes à une nouvelle méthode. Si vos équipes ont l’habitude de recevoir un montant fixe chaque année, il peut être choquant de se voir demander de justifier chaque rubrique. Avant de commencer la budgétisation base zéro, il est important d’expliquer les avantages de la budgétisation base zéro à votre organisation et d’obtenir l’adhésion de toutes vos parties prenantes, afin que tout le monde soit prêt à participer au processus.

Focalisation à court terme

Zero-based budgeting takes a granular approach to allocating funds, which is effective for cost management, but can shift your focus to the short-term. When you allocate funds to each line-item, you run the risk of deprioritizing long-term projects, especially those that don’t have a tangible output. Before beginning the process, you must establish a clear direction for your long-term initiatives so that they remain funded and staffed.

Incertitude et stress

La budgétisation base zéro a le potentiel d’introduire de l’incertitude et du stress dans votre organisation. Lorsque les ministères doivent défendre leurs propres budgets, ils peuvent avoir l’impression d’être en concurrence avec d’autres équipes pour obtenir du financement, et ils peuvent craindre que leurs projets et programmes soient éliminés. C’est pourquoi il est si important d’obtenir l’adhésion des parties prenantes avant d’entreprendre le ZBB, afin que tout le monde comprenne les priorités à court et à long terme de l’organisation.

Meilleures pratiques en matière de budgétisation base zéro

Let’s explore the most effective strategies for implementing zero-based budgeting in your organization, including evaluation methods, collaborative budgeting, and the use of FP&A software.

Évaluer les demandes de ressources par rapport à un seul framework

Lorsque vous utilisez la budgétisation base zéro, il est préférable de mesurer toutes les demandes de ressources par rapport à un cadre standard. Cela signifie qu’il faut comparer tous les coûts de la même manière, ce qui permet de décider plus facilement de ce qui est nécessaire. Cela permet également de s’assurer que les budgets de tous les départements sont évalués de la même manière et que les besoins des équipes ayant des résultats mesurables ne sont pas prioritaires par rapport à d’autres fonctions importantes (par exemple, le marketing, les ressources humaines, etc.).

Faites-en un effort collaboratif

Pour que la budgétisation base zéro fonctionne au mieux, vous devez en faire un travail d’équipe. Toutes les personnes concernées devraient avoir leur mot à dire sur leurs besoins budgétaires. De cette façon, tout le monde comprend les décisions et se sent partie prenante du processus. Il s’agit de travailler ensemble pour obtenir le meilleur résultat.

Utiliser le logiciel FP&A

ZBB requires you to have full visibility into all your cost centers, including their activities, productivity, and revenue. FP&A software is the ideal solution for this method, as it aggregates data from across your organization, which can be a time-consuming and labor-intensive process in spreadsheets.

Il convient de noter que les logiciels FP&A peuvent également être appelés logicielsFinancial Performance Management (FPM),Corporate Performance Management (CPM)ou Enterprise Performance Management (EPM).

Comment faire de la budgétisation base zéro ?

Il y a 5 étapes clés pour établir une budgétisation base zéro :

1. Définir Objectifs – Décrivez ce que vous espérez réaliser au cours de cette période budgétaire et les ressources dont vous avez besoin pour y parvenir.
2. Identifier Inducteurs de coûts – Déterminez les variables qui ont un impact sur vos revenus et vos coûts et étudiez leur évolution au fil du temps.
3. Classez les dépenses – Répartissez chaque rubrique dans l’une des quatre catégories suivantes : essentielles, stratégiques, de soutien ou discrétionnaires.
   1. Les dépenses essentielles sont nécessaires au fonctionnement de votre entreprise (par exemple, le loyer, la paie, etc.).
   2. Les fonds stratégiques soutiennent directement les objectifs stratégiques.
   3. Les fonds de soutien soutiennent indirectement les objectifs stratégiques.
   4. Les fonds discrétionnaires sont généralement réservés aux voyages ou aux divertissements, qui sont facultatifs.
4. Allouer des ressources – Affectez des fonds à chaque catégorie de dépenses et justifiez les avantages, les coûts, les risques et les alternatives pour chaque rubrique.
5. Surveillez votre budget – Comparez vos résultats réels à ceux de votre plan et faites rapport sur les résultats à vos parties prenantes.

Alternatives à la budgétisation base zéro

Zero-based budgeting isn’t the only approach out there – there are several budgeting alternatives that may be better suited to your goals and objectives.

ZBB vs. budgétisation par activités

La budgétisation basée sur les activités est une approche Top-down qui vous oblige à calculer les fonds nécessaires pour soutenir le résultat ou l’objectif souhaité. Cela contraste avec la budgétisation base zéro, qui se concentre sur une comptabilité détaillée des besoins de chaque département. Alors que la budgétisation basée sur les activités met l’accent sur l’alignement stratégique et la croissance, la budgétisation base zéro garantit la précision et protège contre les changements inattendus des coûts.

ZBB vs. budgétisation incrémentale

La budgétisation incrémentielle est le processus par lequel vous calculez le budget de l’année en cours en ajoutant ou en soustrayant un pourcentage du plan. En revanche, la budgétisation base zéro ne repose pas du tout sur le budget de l’année précédente et vous oblige à recommencer le processus à partir de zéro.

ZBB vs. budgétisation continue

La budgétisation continue consiste à ajouter un nouveau mois à la fin du budget pour chaque mois qui s’écoule. Cela vous permet d’évaluer où vous en êtes chaque mois et d’apporter des modifications au fur et à mesure. ZBB vous donne un plan détaillé pour l’année au début, où la budgétisation continue vous donne la possibilité d’affiner votre budget chaque mois.

ZBB vs. budgétisation de la proposition de valeur

Conclusion : Avantages et inconvénients de la budgétisation base zéro

In conclusion, zero-based budgeting is a detailed approach to budgeting that requires scrutiny of every cost. While it has its advantages, like better cost control and increased efficiency, it presents challenges like uncertainty and getting stakeholder buy-in. However, with best practices like collaboration and evaluating requests against one framework, these obstacles can be navigated. Remember, there are alternatives to consider if zero-based budgeting doesn't fit your organization. Ultimately, the choice depends on your unique financial needs and goals.