Qu’est-ce qui est mieux ? Logiciel FP&A versus Excel

Selon une étude menée par Ventana Research, moins de 50 % des entreprises exécutent efficacement leurs processus de budgétisation et de planification.

Pourquoi ? Excel est le « logiciel » le plus répandu dans les services financiers.

Les équipes financières dépendent des feuilles de calcul depuis l'apparition d'Excel dans les années 80. Selon CFO.com, l'employé moyen du service FP&A passe 75 % de son temps à collecter des données et à gérer le processus, ce qui ne lui laisse que 25 % de son temps pour les analyses à valeur ajoutée qui stimulent les performances commerciales.

Il est évident que l'utilisation d'un logiciel FP&A dédié à la budgétisation, au reporting et à la planification représente un gain de temps et une valeur ajoutée considérables. Les responsables financiers ont ainsi le temps de faire ce qu'ils font le mieux : transformer les données en informations.

Dans cet article, nous nous demanderons ce qui est le mieux entre un logiciel FP&A et Excel. Vous découvrirez les sujets suivants :

Qu’est-ce qu’un logiciel FP&A ? 

Les logiciels FP&A sont destinés aux directeurs financiers, aux responsables financiers et aux décideurs afin de gérer le reporting, la budgétisation, les prévisions et la planification et de surveiller la santé financière de l'entreprise.

Avec un logiciel FP&A, vous pouvez :

• Optimiser la gestion de votre budget
• Automatisez les processus répétitifs
• Intégrer vos données directement depuis la source
• Accéder aux points de données en temps réel
• Créez des prévisions complètes et perspicaces
• Effectuer une analyse de données complexe

Le logiciel FP&A est un élément essentiel de la gestion de la performance financière.  

Qu'est-ce que la gestion de la performance financière ?

La gestion de la performance financière (FPM) est la manière dont une entreprise gère les processus financiers dans l'ensemble de sa structure. Cette gestion comprend la budgétisation et la planification, le reporting et l'analyse, la consolidation financière et la gestion intercompagnie.

Disposer d'un logiciel de gestion de la performance financière est souvent un signe de maturité financière. Si vous gérez votre budget à l'aide d'une feuille de calcul, cela dénote un plus « faible » niveau de maturité financière. Pourquoi ? Parce que les feuilles de calcul sont un outil statique que vous ne pouvez pas adapter à l'évolution de votre entreprise et de vos besoins en matière de reporting.

Maintenant que nous savons ce qu'est un logiciel FP&A, penchons-nous sur les différences entre ce logiciel et Excel.  

Les différences entre un logiciel FP&A et Excel

La plupart des entreprises passent au logiciel FP&A parce qu'Excel ou les feuilles de calcul présentent des limites, notamment en termes d'investissement (temps et argent), de facilité d'utilisation, d'automatisation et d'intégration, de flexibilité et d'évolutivité, ainsi que de sécurité des données.

Examinons les différences entre les deux solutions dans ces catégories.

La budgétisation, le reporting et l'analyse sont des processus en plusieurs étapes qui impliquent un certain nombre de membres de l'équipe interfonctionnelle et d'éléments dynamiques, qu'il est difficile d'exécuter dans une feuille de calcul. 

Quels sont donc les avantages des logiciels FP&A ? 

Les avantages des logiciels FP&A  

Les entreprises ne passent pas au logiciel FP&A uniquement pour pallier les limites d'une feuille de calcul. Ces logiciels offrent bien plus que les feuilles de calcul, notamment : 

• Un déploiement facile  
• Des intégrations optimisées avec d'autres systèmes  
• Une analyse sophistiquée des données 
• Une productivité accrue  

Examinons plus en détail les avantages des logiciels FP&A.  

Un déploiement facile

Les logiciel FP&A dans le cloud ne nécessitent qu'un navigateur web. Fini les installations de versions récentes ou correctives et les modules complémentaires de feuilles de calcul. Vous disposez de tout ce qu'il vous faut pour budgétiser, planifier et établir des rapports grâce à votre navigateur web et à vos identifiants de connexion. Vous pouvez également accéder à votre logiciel FP&A depuis différents appareils pour consulter le dernier rapport, la dernière mise à jour ou les données les plus récentes, ce qui est impossible avec une feuille de calcul sauvegardée sur le bureau d’un collaborateur.

Des intégrations optimisées avec d'autres systèmes

La planification financière implique généralement l'importation de données à partir de votre système de comptabilité, de votre SIRH ou de votre ERP. Avec un logiciel FP&A, ces intégrations sont automatisées ; ainsi, la collecte des données se fait automatiquement, sans importation manuelle. Vos rapports ultérieurs sont donc automatiquement mis à jour à mesure que des comptes sont ajoutés à votre plan comptable.

Une analyse sophistiquée des données

Les logiciels FP&A permettent d'effectuer des requêtes ad hoc, d'obtenir des données de haut niveau sur le grand livre par compte, par service ou par projet, ou encore d'explorer les transactions sous-jacentes. Grâce à ce degré de granularité, les responsables financiers peuvent mener des analyses sophistiquées. La planification top-down est également une fonctionnalité standard des logiciels FP&A, ce qui signifie que les données annuelles sur plusieurs mois ou les coûts sur plusieurs services basés sur des données historiques sont automatiquement établis grâce à une fonctionnalité intégrée. Enfin, les nouveaux comptes ou services figurent automatiquement dans les rapports, sans ajustement ni saisie manuelle.

Explorez vos données plus en détail grâce à l'analyse ad hoc.

Une productivité accrue

La mise à jour des feuilles de calcul exige un temps et des efforts manuels considérables. Pour rappel, 75 % des responsables financiers passent leur temps à collecter manuellement des données et à créer des rapports dans des feuilles de calcul, alors que ce temps pourrait être consacré à des tâches à valeur ajoutée.

Les logiciels FP&A diminuent les tâches manuelles et fastidieuses telles que la saisie de données et les tableaux croisés dynamiques. Vous disposez ainsi de plus de temps pour étudier les données qui alimentent les décisions commerciales.

Feuilles de calcul ou non, là n'est pas la question

Logiciels FP&A ou Excel, ce n'est pas un choix exclusif. Les feuilles de calcul sont encore utiles aux services financiers, mais elles ne doivent pas être considérées comme la seule source de vérité pour la budgétisation, la planification et le reporting.

La plupart des responsables financiers emploient quotidiennement des feuilles de calcul pour une partie, la moitié ou la totalité de leurs processus financiers. Mais les réticences à passer à un logiciel FP&A ne doivent pas prendre le pas sur la nécessité de franchir le pas.

En bref, un logiciel FP&A transformera votre façon de travailler. Vous pourrez consacrer plus de temps à l'analyse et aux tâches à valeur ajoutée qui améliorent vos performances commerciales. Le temps gagné, c'est de l'argent économisé. Grâce à la vision globale de votre entreprise qu'offre un logiciel de FP&A et au temps supplémentaire dont vous disposez, vous et votre équipe pouvez vous focaliser sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.