Excel vs. logiciel de planification spécialisé : faire le bon choix
La planification, la budgétisation et les prévisions sont des piliers centraux de la gestion d’entreprise. En particulier, la planification a pour tâche de fixer des objectifs, de définir des mesures pour les atteindre et d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles.
Au sein de la planification d’entreprise, la prévision et la planification de scénarios ont pris énormément d’importance au cours des dernières années. La dynamique des marchés et de la concurrence ainsi que des événements tels que la pandémie, la guerre entre la Russie et l’Ukraine et l’incertitude économique qui en a résulté ont amené de nombreuses entreprises à réaliser qu’elles devaient investir dans la planification d’entreprise et la préparation de prévisions. Cela s’applique avant tout à un meilleur soutien technologique, mais aussi à un développement ultérieur en termes de processus et de contenu.
8 entreprises sur 10 utilisent encore Excel pour la planification, la budgétisation et les prévisions
La réalité dans de nombreuses entreprises est que l’utilisation de Microsoft Excel pour soutenir les processus de planification est encore étonnamment élevée. Année après année, l’enquête mondiale annuelle de BARC auprès des professionnels de la planification « The Planning Survey » montre que le pourcentage de ceux qui utilisent Excel pour la planification – séparément ou en combinaison avec d’autres outils – est encore bien supérieur à 70 % (voir Figure 1). Excel est donc une partie importante du processus de planification dans près de 8 entreprises sur 10, en particulier dans les entreprises à la traîne. Afin d’examiner les corrélations entre ce que les entreprises les plus performantes font différemment et celles qui le sont moins, l’enquête sur la planification du BARC classe les entreprises en « leaders » et « retardataires ». Les retardataires représentent les 10 % (environ) d’entreprises les plus faibles en fonction de leurs avantages commerciaux.
La comparaison des leaders et des retardataires dans la figure 2 révèle que 82 % des leaders utilisent un logiciel de planification spécialisé pour la planification, la budgétisation et les prévisions, tandis que 37 % des retardataires standardisent Excel. Seulement 52 % des retardataires utilisent des logiciels spécialisés comme principal produit de planification. Ce que nous découvrons souvent dans les projets de conseil de BARC, c’est que le choix d’un logiciel de planification par une entreprise reflète souvent son niveau d’appréciation de la valeur de la planification. Bien que la planification, la budgétisation et les prévisions soient des éléments importants de la gestion d’entreprise pour aligner les activités opérationnelles sur les objectifs stratégiques de l’entreprise pour de nombreux dirigeants, elles sont souvent considérées par les retardataires comme une corvée qui doit être effectuée au moins une fois par an.
Seuls 8 % des utilisateurs n’ont aucun problème lors de l’utilisation d’Excel pour la planification
Compte tenu de l’importance de la planification, de la budgétisation et des prévisions pour la gestion d’entreprise, une utilisation aussi intensive d’Excel est surprenante, mais elle jette un éclairage différent sur de nombreux défis qui existent dans les processus de planification aujourd’hui et les rend plus faciles à comprendre. Dans de nombreuses organisations, les processus de planification ne sont pas suffisamment intégrés, prennent trop de temps, mobilisent trop de ressources, sont trop détaillés et la qualité des résultats – mesurée par rapport à l’effort investi – n’est souvent pas bien équilibrée.
La figure 3 montre que les utilisateurs d’Excel rencontrent beaucoup plus de problèmes que les utilisateurs de logiciels de planification spécialisés tels que Financial Planning and Analysis de Prophix. Seuls 8 % des utilisateurs d’Excel déclarent n’avoir aucun problème important, contre 36 % des utilisateurs de logiciels de planification spécialisés. De plus, les utilisateurs d’Excel sont confrontés à des problèmes généraux tels que « le produit ne peut pas gérer de gros volumes de données » (42 %), «Performance trop lent » (25 %) et « le produit ne peut pas gérer un grand nombre d’utilisateurs » (16 %).
En raison notamment des avantages cités ci-dessus, les produits de planification spécialisés ont un taux de recommandation beaucoup plus élevé à des fins de planification qu’Excel. Alors que 85 % des utilisateurs de logiciels de planification spécialisés déclarent qu’ils recommanderaient « probablement » ou « certainement » leur produit de planification à d’autres entreprises, seuls 45 % des utilisateurs d’Excel disent la même chose. En effet, 29 % des utilisateurs d’Excel déclarent qu’ils ne recommanderaient « probablement pas » ou « certainement pas » l’utilisation d’Excel comme outil de planification à d’autres entreprises (voir Figure 4).
L’entreprise bénéficie de produits de planification spécialisés par rapport à Excel
Les solutions de planification, de budgétisation et de prévision prennent en charge l’ensemble du processus, de la création de modèles et de la définition des masques de planification et des flux de travail à l’exécution de la planification et à l’analyse des plans. Les avantages et les valeurs ajoutées suivants sont le plus souvent obtenus par les organisations qui utilisent des logiciels de planification spécialisés de Prophix, tels que :
- Transparence accrue de la planification
- Meilleure qualité des résultats de planification
- Planification plus précise/détaillée
- Meilleure intégration de la planification avec BI/Analyse
- Amélioration de la satisfaction des utilisateurs
La figure 5 montre clairement que les entreprises qui utilisent des produits de planification spécialisés obtiennent un niveau d’avantages commerciaux beaucoup plus élevé que les entreprises qui utilisent Excel comme principal outil de planification, ce qui prouve qu’Excel n’est pas entièrement adapté en tant que produit de planification. Notamment, les principaux avantages des produits de planification spécialisés sont beaucoup moins susceptibles d’être obtenus avec Excel. À l’exception d’une réduction des coûts, l’utilisation d’Excel pour la planification est inférieure dans tous les avantages commerciaux. Cependant, même une réduction des coûts (principalement des coûts de licence) est « payée » par une charge de travail manuelle plus importante et des corrections d’erreurs potentielles.
Comment les plates-formes logicielles modernes prennent en charge la planification, la budgétisation et les prévisions
L’utilisation de produits de planification spécialisés tels que la planification et l’analyse financières de Prophix au lieu d’Excel est un facteur décisif dans le succès d’une planification d’entreprise efficace. Ces outils offrent des fonctions d’assistance étendues pour la préparation, l’exécution et l’analyse de la planification.
La base de la planification d’entreprise intégrée est une base de données uniforme pour les données réelles et planifiées ainsi qu’un modèle de données cohérent. Les outils logiciels leaders du marché pour la planification d’entreprise prennent en charge le stockage centralisé de toutes les données et créent ainsi une base de données unique et commune pour la planification d’entreprise ainsi que pour d’autres disciplines de gestion des Performance telles que la Reporting, l’analyse et la consolidation financière (point de vérité unique).
Sur cette base, un modèle intégré de planification d’entreprise doit être développé. L’objectif est d’intégrer de manière flexible la planification stratégique et opérationnelle à la planification financière et à la planification des résultats. Cela inclut notamment l'intégration de tous les sous-plans opérationnels (ventes, production, achats, ressources, coûts, investissements, etc.) y compris leur intégration avec les plans financiers (bilan, P&L, Flux de trésorerie).
Les outils de planification d’entreprise prennent en charge différentes stratégies de planification telles que la planification Top-down et Bottom-up . Top-down approches sont principalement utilisées pour la planification stratégique des activités et la planification des résultats. Bottom-up approches, en revanche, sont plus souvent utilisées dans des environnements distribués où l’objectif est de collecter des données de plan auprès d’un grand nombre de planificateurs décentralisés. Alors que la planification Top-down nécessite souvent des fonctions de simulation avec des analyses de scénarios ou de distribution de données (« splashing »), pour la planification Bottom-up , des fonctions conviviales de saisie de données via différents clients (Web, Excel, etc.) ainsi que des mécanismes Workflow de contrôle des processus sont utiles.
Étant donné que les exigences de planification peuvent changer rapidement en raison de la dynamique croissante, de nombreux départements d’entreprise s’efforcent d’accroître la flexibilité dans le traitement des données et l’indépendance vis-à-vis de l’informatique centrale (service libre). Pour cette raison, les outils logiciels doivent permettre une utilisation simple et conviviale pour les entreprises sans nécessiter beaucoup de formation afin d’obtenir des résultats rapides. Si une solution est disponible dans le cloud et qu’elle est exploitée par le fournisseur de logiciels (software-as-a-service), cela réduit en outre la dépendance vis-à-vis des propres ressources informatiques de l’entreprise.
Résumé
La dynamique du marché et de la concurrence pose constamment de nouveaux défis aux entreprises. Au sein de la gestion d’entreprise, la planification d’entreprise a pour tâche de fixer des objectifs, de définir des mesures pour les atteindre et d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Ainsi, l’utilisation de produits de planification spécialisés est un facteur décisif d’efficacité et d’efficience.
La réalité dans de nombreuses entreprises est que l’utilisation de Microsoft Excel pour la planification est encore étonnamment élevée, ce qui est une approche risquée. Pour répondre à la question du titre du blog, non, l’utilisation d’Excel pour les processus de planification n’est pas un bon choix. Non seulement parce que les utilisateurs d’Excel rencontrent beaucoup plus de problèmes que les utilisateurs de logiciels de planification spécialisés, mais aussi parce qu’Excel manque de fonctionnalités et de support pour rationaliser les processus de planification.
Les plates-formes Financial Performance Management modernes leaders sur le marché, telles que Prophix, offrent des fonctions d’assistance étendues pour la préparation, l’exécution et l’analyse de la planification. Pour obtenir le meilleur soutien possible pour les processus d’une entreprise, les outils de planification doivent être soigneusement sélectionnés en fonction de ses exigences particulières. Un processus formalisé de sélection de logiciels avec un examen comparatif de plusieurs solutions est important et crée une sécurité d'investissement.
Ce billet de blog a été rédigé en Collaboration avec BARC.
Dr. Christian Fuchs est Senior Analyst et Head of Données & Analyse Research au BARC (Business Application Research Center). Il est spécialisé dans les systèmes d’aide à la décision dans les domaines de la gestion de Performance d’entreprise, de la planification d’entreprise, de la consolidation financière et de l’analyse. Il est l’auteur de nombreuses études BARC. En tant que consultant, il accompagne les organisations dans le processus de sélection des logiciels ainsi que dans les questions stratégiques concernant le portefeuille de logiciels, l’architecture et les scénarios d’utilisation.
