Budget flexible : tout ce que vous devez savoir

Qu’est-ce qu’un budget flexible ? Un budget est un budget, n’est-ce pas ?

Un budget flexible est un type unique de budget qui tient compte des écarts dans l’activité de l’entreprise et fournit un plan pour l’avenir.

En d’autres termes, il aide les entreprises à rester agiles.

Mais comment créer un budget flexible ? Et sinon, pourquoi voudriez-vous en utiliser un ? Et trop de flexibilité n’est-elle pas une perte de temps ?

Nous aborderons tout cela et bien plus encore dans cet article.

Qu’est-ce qu’un budget flexible ?

Un budget flexible est un budget qui peut être ajusté en fonction des changements dans l’activité de l’entreprise, comme les ventes ou le volume de production. En règle générale, ces ajustements sont prédéterminés afin d’éviter les problèmes d’évolutivité, comme la prise en charge de plus de clients que l’entreprise ne peut raisonnablement en gérer.

Il est souvent mentionné dans le même souffle que le budget statique, qui est basé sur un niveau fixe d’activité ou de production.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des budgets flexibles ?

Parce que les budgets flexibles permettent aux entreprises d’ajuster le montant qu’elles dépensent pour différentes activités commerciales, cela les aide à gérer plus efficacement leur flux de trésorerie. Les budgets flexibles, pour dire les choses clairement, aident les entreprises à être plus flexibles dans leurs dépenses.

Exemple de budget flexible

Voici un exemple rapide pour illustrer l’avantage d’un budget flexible.

Supposons que le canal publicitaire payant d’une entreprise fonctionne bien et génère plus de revenus que prévu. Un budget flexible donne à l’entreprise le feu vert pour réinvestir une plus grande partie de ces revenus dans le canal.

Cela devrait conduire à encore plus de bénéfices.

Cependant, cela peut également entraîner des problèmes d’évolutivité si les équipes de vente et de réussite client ne sont pas en mesure de gérer plus de comptes que ce qui était « budgétisé ». Un budget solide et flexible comportera un plan pour ces scénarios et allouera les fonds en conséquence.

Supposons qu’il y ait une dépense imprévue. Avec un budget flexible, en supposant que vous ayez créé un scénario où il y a une dépense imprévue, vous avez un plan à suivre.

Budget flexible vs. budget statique

Un budget flexible fournit des lignes directrices permettant à une entreprise de modifier ses activités, c’est-à-dire d’investir ou de se désinvestir dans ses pratiques commerciales, en fonction d’un facteur externe, généralement les revenus provenant de ces activités.

Un budget statique ne fournit aucune orientation ni aucune marge de changement. Il est plus rigide et ses résultats sont plus clairement définis.

Formule d’écart budgétaire flexible

L’écart budgétaire flexible est toute différence entre les résultats générés par un budget flexible et les résultats réels du suivi de ce budget.

La formule d’écart budgétaire flexible est assez simple :

Écart budgétaire flexible = (Montant réel - Montant du budget flexible)

Un nombre d’écart budgétaire flexible positif (ou favorable) signifie que vous avez dépassé le plan, tandis qu’un nombre négatif (ou défavorable) signifie que vous n’avez pas été aussi rentable ou que vous avez dépensé plus que prévu.

Budgets flexibles de base, intermédiaires et avancés

Nous pouvons classer les budgets flexibles en trois types en fonction de leurs influences et de leur complexité.

Budget flexible de base : Ce type de budget flexible ne permet que des modifications basées sur les chiffres d’affaires.

Budget flexible intermédiaire: il prend en compte d’autres activités susceptibles d’entraîner une modification du chiffre d’affaires ou des activités de l’entreprise, telles que les changements effectifs ou le nombre et la complexité des clients.

Budget flexible avancé: ce type de budget flexible prend en compte diverses dépenses dans l’ensemble de l’entreprise, telles que les lancements de produits, des ratios tels que le chiffre magique SaaS ou le ratio d’endettement, et les dividendes des investissements.

La plupart des entreprises qui intègrent la flexibilité dans leur budget utiliseront un budget flexible de base.

Les avantages d’un budget flexible

Pourquoi une entreprise voudrait-elle utiliser un budget flexible ? Il s’avère que la capacité de répondre aux Performance réelles de votre entreprise peut être utile pour maintenir le statu quo et croître plus rapidement que prévu. Les conditions incertaines du marché plaident en faveur d’un budget flexible, car il est plus certain qu’un seul plan ne sera pas suivi.

Bon pour les entreprises ayant des coûts variables

Les entreprises ayant des coûts variables ont besoin de budgets flexibles, car ce type de budget leur permet de corriger le tir ou de tenir compte de cette variation avec une perturbation minimale de leurs opérations.

Par exemple, une entreprise avec une forte variation saisonnière devrait avoir un budget flexible pour tenir compte de l’augmentation et de la baisse de l’offre et de la demande en fonction de la saisonnalité.

Performance mesure

Il n’y a rien de mieux que de dire à l’entreprise que vous êtes dans les temps. Et avec un budget flexible, vous avez plusieurs imprévus pour rester dans les temps. 

Parce que vous avez prévu les écarts budgétaires, vous savez exactement quelle voie suivre pour maintenir la trajectoire qui permettra à l’entreprise de respecter le plan.

Processus de budgétisation plus efficace

Les budgets flexibles sont efficaces parce qu’ils font tout le travail pendant que vous établissez le budget. Bien que cela se traduise par un délai budgétaire initial plus long, cela permet un processus de budgétisation global beaucoup plus rapide, car vous n’avez (idéalement) pas besoin de refaire des prévisions ou de calculer de nouvelles projections.

Un meilleur contrôle des coûts

Prévoir vos coûts à l’avance est un excellent moyen de les contrôler. Étant donné qu’un budget flexible permet à l’équipe financière de penser à l’avenir et de contrôler les dépenses dans certains scénarios, il donne à l’équipe financière un contrôle des coûts beaucoup plus robuste. Cela permet de réduire les écarts de dépassement de budget, ce qui est une bonne chose.

Comptes pour dépenses imprévues

Un budget flexible, de par sa nature, tiendra compte des dépenses imprévues dans une certaine mesure. Bien que l’ampleur des dépenses imprévues puisse ne pas correspondre à ce que vous avez créé dans le budget, le chemin que vous avez tracé pour l’entreprise sera dans de nombreux cas applicable, avec quelques ajustements aux chiffres bruts.

Reflète plus fidèlement la façon dont les finances sont utilisées

Une entreprise est une entité vivante, et un budget devrait l’être aussi. Bien qu’il soit bon d’avoir un budget idéal et statique, le budget flexible est plus fidèle à la façon dont les entreprises et les propriétaires de budget évaluent réellement leurs finances.

Limites d’un budget flexible

Bien sûr, les budgets flexibles ne sont pas une bonne chose unilatéralement. Comme toute autre chose, ils ont leurs inconvénients.

Plus de temps à créer, à développer, à surveiller et à maintenir

Parce qu’ils sont nécessairement plus complexes que les budgets statiques, et parce qu’ils ne sont pas par définition « à définir et à oublier », les budgets flexibles nécessitent beaucoup plus de matière grise pour être créés, et ils nécessitent également un suivi étroit pour être suivis. Cela peut entraîner une certaine pression sur une équipe FP&A déjà très sollicitée.

Trop de flexibilité peut limiter la capacité de planification de FP&A

Il est possible d’avoir trop de plans, dans la mesure où la capacité d’une entreprise à planifier est limitée par le nombre d’heures que son ou ses équipes peuvent utiliser pour créer des plans. Les responsables budgétaires doivent veiller à ne pas laisser le budget flexible, en particulier les budgets flexibles avancés, devenir un train de complexité incontrôlable.

Les prédictions ont une durée de vie plus courte et deviennent rapidement obsolètes

Bien que la flexibilité soit une bonne chose, il arrive parfois que quelque chose d’inattendu invalide tout le travail que vous avez fait auparavant.

Les entreprises du monde entier en ont fait l’expérience en mars 2020, lorsque la pandémie de COVID-19 a imposé des confinements qui ont paralysé une grande partie de l’économie. Les modèles et les projections ont été abandonnés, et les entreprises qui avaient consacré beaucoup de temps et de ressources à la création d’un budget flexible ont vu d’énormes quantités de leur temps et de leurs efforts invalidées.

Moins de responsabilité ou d’incitation pour les responsables du budget à respecter le budget initial

Le fait de savoir que le budget peut être ajusté peut être un feu vert pour certains propriétaires de budget pour jouer avec leurs dépenses. Veillez à définir avec eux les attentes que les écarts par rapport au budget proviennent de l’équipe FP&A.

Les retards de clôture peuvent causer des frictions avec l’équipe comptable

Bien que la possibilité d’ajuster le budget soit agréable, elle peut créer beaucoup de maux de tête pour l’équipe comptable, surtout lorsqu’elle doit refaire une grande partie de son travail pour fermer les livres, transformant un processus souvent retardé en raison de circonstances imprévues en quelque chose d’encore plus tardif.

Manque de comparaisons de revenus

L’un des plus grands avantages de la cohérence inhérente à un budget statique réside dans les comparaisons nettes qu’il permet. Mais un budget flexible introduit beaucoup plus de variances, ce qui rend difficile, voire carrément impossible, pour une équipe d’effectuer une comparaison précise des revenus ou une analyse des écarts sur la base d’un scénario idéal ou antérieur.

Qu’est-ce que l’écart budgétaire flexible ?

L’écart budgétaire flexible est la différence de dépenses ou de recettes entre le budget de base ou initial et le budget qui a été modifié.

Exemple d’écart budgétaire flexible

Par exemple, supposons qu’une entreprise budgétisait le coût des produits vendus d’un produit de 100 $ à 20 $. Mais après avoir analysé les chiffres, ils constatent que le coût des produits vendus est de 25 $. Ils augmentent le coût du produit pour tenir compte de cet écart et réalisent 50 de leurs 100 ventes de produits au cours de cette période Reporting à ce nouveau prix. Leur écart budgétaire flexible pour ce produit est donc de -250 $ (50 unités vendues avec 5 $ de plus que le coût des produits vendus au budget, soit -5 $).

5 étapes pour réussir la mise en place d’un budget flexible

Si vous avez décidé qu’un budget flexible est la bonne voie pour votre organisation, voici comment le mettre en œuvre avec succès.

1. Identifier les coûts fixes et variables

Il est essentiel que vous identifiiez les endroits où les écarts peuvent exister. Par exemple, les coûts tels que le loyer, le remboursement de la dette ou le PP&E sont susceptibles de rester fixes et constants. Mais les coûts tels que les dépenses de vente et de marketing peuvent varier énormément.

Séparez les coûts variables. Cela réduira considérablement le nombre de scénarios que vous devez créer.

2. Utilisez le ratio de coût variable pour créer un modèle budgétaire

Le ratio de coût variable compare les coûts de l’augmentation de la production aux revenus qui en résultent. Au cours de cette étape, vous souhaitez identifier votre ratio de coût variable pour chaque produit, bien ou service que vous vendez, et créer un modèle que vous pourrez utiliser pour votre analyse de scénario à l’étape suivante.

La formule du ratio de coûts variables est la suivante :

Ratio de coûts variables = Coûts variables / Chiffre d’affaires net

Alternativement:

Ratio de coûts variables = 1 – Marge de cotisation

3. Modéliser différents scénarios avec le modèle budgétaire

Maintenant que vous disposez d’un modèle budgétaire, il est temps de modéliser des scénarios. Vous devez modéliser des scénarios en fonction de l’écart de coût susceptible de se produire, avec une certaine marge de manœuvre pour les scénarios inattendus.

Un outil de FP&A comme Prophix est idéal pour cette étape.

4. Décidez de votre budget

Maintenant que vous avez cartographié vos nombreux scénarios, il est temps d’attribuer des chiffres et des paramètres budgétaires. Il s’agit plus d’un art que d’une science, mais vous devriez commencer par établir des priorités via un budget conservateur, puis ajouter des dépenses plus pratiques ou superflues.

Toutes les méthodes de budgétisation fonctionnent ici : vous pouvez utiliser la budgétisation incrémentielle pour un budget flexible de base, ou la budgétisation base zéro pour retravailler complètement le budget.

5. Comparez votre modèle budgétaire avec les dépenses réelles grâce à l’analyse des écarts

Enfin, vous souhaitez comparer vos dépenses réelles à votre budget et évaluer l’efficacité et la précision de votre budget flexible.

L’analyse des écarts budgétaires est une étape finale essentielle de tout processus de budgétisation et une condition préalable nécessaire au prochain cycle de budgétisation.

Comprendre et évaluer vos budgets précédents vous aidera à créer un budget futur plus précis, ce qui facilitera le travail de chacun et stabilisera les finances de l’entreprise.

Conclusion : Budgétisation flexible avec Prophix

Vous savez maintenant tout sur la façon de créer et d’utiliser un budget flexible.

Et si vous souhaitez créer un budget flexible pour votre organisation, Prophix peut vous aider. Avec Prophix, vous pouvez rapidement et facilement créer des scénarios et calculer votre analyse budgétaire, minimisant ainsi les deux plus grandes pertes de temps du processus de budgétisation.

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