6 signes qui révèlent que vous avez besoin d'un logiciel de budgétisation

Les feuilles de calcul sont toujours l’épine dorsale du processus de budgétisation pour de nombreuses organisations. Et bien qu’ils présentent des avantages évidents (ils sont partout et relativement faciles à utiliser), ils ne doivent pas être considérés comme l’alpha et l’oméga des logiciels de budgétisation pour les entreprises. Si vous n’utilisez pas déjà un logiciel de budgétisation, vous avez probablement rencontré de sérieux problèmes qui indiquent que vous en avez besoin.

Mais si vous avez besoin d’aide pour lire les panneaux, nous avons ce qu’il vous faut.

Qu'est-ce qu'un logiciel de budgétisation pour les entreprises ?

En termes simples, un logiciel de budgétisation d’entreprise est un logiciel de budgétisation conçu spécifiquement pour les entreprises. Ces plateformes peuvent prendre de nombreuses formes, avec un large éventail de fonctionnalités, mais l’accent doit être mis sur la budgétisation.

Par exemple, bien que de nombreuses organisations puissent commencer à utiliser des options gratuites ou peu coûteuses telles que Quickbooks et Freshbooks, elles s’adaptent rarement à votre organisation. Bientôt, vous passerez plus de temps à résoudre les problèmes qu’ils créent que le temps que vous avez gagné en les adoptant en premier lieu.

Les 6 signes que votre entreprise a besoin d’un logiciel de budgétisation

1. L’établissement d’un budget prend des mois

Dans de nombreuses organisations, la budgétisation annuelle peut prendre de 25 jours à près de deux mois. Si ce délai vous semble court, c’est un signal fort que votre logiciel de budgétisation actuel pour les entreprises ne suffit pas.

La budgétisation est un processus qui demande beaucoup de temps et de ressources, même pour les PME dotées d’une structure organisationnelle simple. Ajoutez à cela des filiales, des groupes et des SARL, et la consolidation de toutes les informations dont vous avez besoin peut prendre des semaines. Dans ces circonstances, la finalisation de votre budget peut facilement s’étendre sur un trimestre complet, ce qui rend difficile l’adaptation à l’évolution des conditions du marché.

Astuce pour un logiciel de budgétisation d’entreprise

À tout le moins, ton logiciel de budgétisation ne devrait pas allonger la durée de calcul de ton budget annuel. Mais au-delà de cela, cela devrait te sortir d'un processus budgétaire annuel rigide et fixe. L'utilisation d'une plateforme Performance financière comme Prophix peut vous fournir un flux constant de données financières, essentielles pour préparer plus rapidement les budgets et les adapter selon les besoins.

2. Votre budget n’est pas flexible

Si vous travaillez dans le domaine de la finance, vous connaissez probablement le scénario suivant :

Tu viens de terminer de préparer le budget annuel de ton entreprise lorsque quelque chose d'important change et que tu dois y apporter des modifications. Si vous utilisez des feuilles de calcul comme outil de budgétisation, effectuer ces révisions peut être un processus manuel et long qui est sensible aux erreurs de saisie des données, aux formules cassées et à d'autres problèmes.

Les entreprises qui ont adopté un logiciel de budgétisation pour leur entreprise, tel que le logicielFinancial Performance Management (FPM), peuvent réagir aux changements internes et externes à l’entreprise, tels que les fluctuations de flux de trésorerie, les changements de prix, les changements de gamme de produits, les changements d’allocation de capital et les changements organisationnels.

La mise en place de processus de budgétisation agiles réduit le coût et le temps consacrés à l’analyse tout en améliorant la qualité de la prise de décision.

Le logiciel Financial Performance Management (FPM) peut également être appelé logiciel Corporate Performance Management (CPM), de planification et d'analyse financières (FP&A) ou de logiciel de gestion Performance d'entreprise (EPM).

Astuce pour un logiciel de budgétisation d’entreprise

L’une des principales causes de la rigidité des budgets ? Données obsolètes ou indisponibles. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, le défi de consolider toutes les données dont vous avez besoin pour établir un budget augmente de manière exponentielle. De nouveaux processus doivent être mis en place, de nouvelles sources de données doivent être prises en compte et de nouvelles complications, comme les conversions de Devises à l’étranger, doivent être prises en charge. Le logiciel de budgétisation de votre entreprise de choix doit être en mesure de créer des budgets flexibles.

3. Trop de ministères dépassent leur budget

Il n’est que trop fréquent que la budgétisation se fasse en silo, surtout si vous utilisez principalement des méthodes manuelles pour collecter et traiter les données. Lorsque l’information ne circule que dans une seule direction, des personnes pour lesquelles vous établissez un budget aux personnes qui établissent le budget, il est particulièrement difficile de budgétiser de manière réaliste.

Le résultat ? Des ministères qui ne cessent de dépasser leur budget.

Bien que des contrôles plus stricts puissent être mis en place pour éviter que cela ne se produise, ces tendances sont plus un signe de budgets irréalistes qu’autre chose. Et si votre processus de budgétisation ne tient pas compte de la flexibilité une fois la budgétisation elle-même terminée, les équipes sont confrontées à un choix difficile : ne pas livrer les projets essentiels ou dépasser le budget.

Ils choisiront généralement ce dernier.

Astuce pour un logiciel de budgétisation d’entreprise

De nombreux exemples de logiciels de budgétisation dédiés aux entreprises sont conçus avec Data integration comme fonctionnalité de base, ce qui signifie la possibilité d’extraire des informations de plusieurs sources et de les centraliser dans une plateforme où les budgets peuvent être créés efficacement. C’est essentiel pour éviter que les budgets ne soient construits en silo. Passez en revue ce qui est disponible avec votre solution actuelle et faites-en un élément clé de la sélection de tout logiciel de budgétisation. Par exemple, non seulement Prophix permet au bureau du directeur financier d’extraire des données de ses feuilles de calcul, mais il s’intègre également nativement aux systèmes ERP, CRM et SIRH.

4. Ton entreprise a connu une croissance significative

Les périodes de croissance significative et d'autres changements sont extrêmement positifs pour ton entreprise, mais elles peuvent être source de maux de tête pour des processus permanents tels que la budgétisation.

Peut-être que ton organisation a fusionné avec une autre, ou tu as ouvert une nouvelle filiale. Ou peut-être viens-tu de constater une augmentation massive de ta clientèle et de tes revenus. Quoi qu’il en soit, vous disposez soudainement de beaucoup plus de données financières avec lesquelles travailler et de considérations financières entièrement nouvelles qui rendent la budgétisation beaucoup plus complexe.

Ces périodes de transition peuvent souvent faire apparaître des problèmes avec votre logiciel de budgétisation actuel, ou tirer la sonnette d’alarme lorsque vous n’avez pas de logiciel dédié.

Notez que de tels changements soudains ne sont pas les seuls signaux à surveiller. Chaque nouveau client, transaction ou employé supplémentaire ajoute à la quantité de données financières que vous devez collecter, analyser et traduire en décisions commerciales. Même une croissance lente et régulière peut devenir ingérable si tu ne disposes pas des bons outils.

Astuce pour un logiciel de budgétisation d’entreprise

Si vous utilisez actuellement un logiciel de budgétisation d’entreprise, assurez-vous de garder un œil sur son efficacité à différents stades de la croissance de votre organisation. Vous saurez que vous avez besoin d’une meilleure solution si les plaintes concernant les processus inefficaces et les budgets rigides augmentent à mesure que votre entreprise se développe.

Si vous êtes toujours à la recherche d’un logiciel de budgétisation pour votre entreprise, essayez d’anticiper l’évolution de vos besoins au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Cela vous évitera d’investir dans une plateforme qui n’évolue pas avec vous.

5. Votre rentabilité est en baisse

Il est trop fréquent que des équipes extérieures au Bureau du directeur financier se réjouissent lorsqu'elles voient les revenus augmenter sans tenir compte de la santé financière globale de l'organisation. Mais en tant que responsable financière, tu sais que si chaque dollar de recettes s'accompagne de deux dollars de dépenses, tu n'es pas vraiment en train de croître.

Sans les outils appropriés pour la budgétisation, il est trop fréquent que les organisations créent des budgets irréalistes, souvent en raison de données médiocres. Parfois, cela conduit les ministères à dépasser leur budget. Mais il y a des situations où l’ensemble de l’organisation peut prendre un coup dans sa rentabilité.

Lorsque vous ajoutez un logiciel de budgétisation d’entreprise robuste à votre pile d’outils, vous pouvez rapidement générer les résultats dont vous avez besoin pour maintenir la rentabilité de votre organisation ou, à tout le moins, vous informer des baisses de rentabilité qui pourraient survenir.

Astuce pour un logiciel de budgétisation d’entreprise

Les meilleurs exemples de logiciels de budgétisation d'entreprise permettent au Bureau du directeur financier de créer des tableaux de bord pour les utilisateurs professionnels afin que chacun puisse être mieux informé des mesures prises pour que l'organisation soit aussi rentable que possible sans pour autant sacrifier des projets essentiels.

6. Vous doublez souvent votre travail

Sans logiciel de budgétisation d’entreprise, la budgétisation annuelle et les processus similaires impliquent souvent des équipes décentralisées et fragmentées, chacune se démenant pour collecter des données et prévoir les besoins de certaines parties de l’organisation. À moins que ces équipes ne soient en communication constante ou n’utilisent des outils intrinsèquement collaboratifs, elles risquent de doubler leur travail.

Il s’agit notamment d’exporter plusieurs fois les mêmes rapports avec de légères variations, de rechercher des données qui ont déjà été collectées par une autre équipe, ou même de travailler sur des budgets pour les mêmes départements.

Il en résulte des heures perdues, un processus global qui prend beaucoup plus de temps à se terminer et de la frustration lorsque les équipes tentent de consolider des informations contradictoires. Lorsque vous centralisez vos processus de budgétisation sur une seule plateforme, toutes vos équipes savent exactement qui travaille sur quoi.

Astuce pour un logiciel de budgétisation d’entreprise

Tous les logiciels de budgétisation d’entreprise ne sont pas créés égaux, et vous devriez rechercher des plates-formes conçues pour les processus collaboratifs dès le départ. Les feuilles de calcul, par exemple, ne sont pas particulièrement collaboratives, mais certains des logiciels de budgétisation les plus populaires ne le sont pas non plus. C’est un sujet que vous devriez essayer de couvrir dans tous les appels de vente pour une solution que vous cherchez à acquérir ou à tester si une période d’essai gratuite est disponible.

Comment All-Star Directories a économisé 6 jours grâce à un logiciel de budgétisation d’entreprise

Lorsque Michelle Ferris de All-Star Directories a envisagé pour la première fois d’adopter un logiciel de budgétisation pour les entreprises, elle et son équipe passaient des jours, voire des semaines, à préparer leur budget annuel. Son équipe a dû consacrer tout son temps à la compilation et à l’analyse des données. Michelle savait qu’il y avait une meilleure façon d’aborder la saison de l’établissement d’un budget, en permettant à son équipe de se concentrer sur des choses plus importantes, comme sortir du bureau à une heure décente et passer du temps avec sa famille.

Frustrées et prêtes pour un changement, Michelle et son équipe ont commencé à peser le pour et le contre de l’adoption d’une solution de budgétisation. Michelle voulait donner à son équipe la liberté de se concentrer sur ce qui compte vraiment, tant au travail qu’à l’extérieur.

Après avoir mis en œuvre un logiciel Financial Performance Management (FPM) comme solution à ses problèmes de budgétisation, All-Star Directories a économisé 6 jours complets de travail sur ses processus de budgétisation. L’équipe de Michelle peut boucler son budget en quelques heures seulement, ce qui lui permet de mener des analyses stratégiques.

Aujourd’hui, Michelle et son équipe bénéficient d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée au lieu de stresser pendant la saison de l’établissement d’un budget. Ils sont convaincus que leurs budgets sont précis, à jour et automatisés, ce qui permet à l’équipe de s’attaquer à des projets plus stratégiques après un temps d’arrêt bien mérité.

Tu veux en savoir plus sur le succès de Michelle en matière de logiciel de budgétisation pour les entreprises ? Lisez l'étude de cas d'All-Directories ici.

Choisissez le bon logiciel de budgétisation pour votre entreprise

Abandonner les feuilles de calcul et opter pour un logiciel de budgétisation pour les entreprises est une bonne décision. Cependant, repérer les signes indiquant que tu as besoin d'un logiciel de budgétisation, c'est la moitié du chemin.

Inspirez-vous du livre d’All-Star Directories : un logiciel de budgétisation peut vous faire gagner du temps et est économe en ressources. Choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise ? C’est essentiel.

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de budgétisation pour votre entreprise ? Découvrez les 21 meilleurs logiciels de budgétisation d’entreprise pour les directeurs financiers.