Planification de scénarios : Raisons et méthode

Des événements inattendus, qu’il s’agisse de catastrophes naturelles ou de changements macroéconomiques, mettent les entreprises à l’épreuve chaque année. Les organisations qui ne veulent pas seulement faire face à ces perturbations, mais qui prospèrent, peu importe ce que le marché leur réserve, utilisent Planification de scénarios. Cela simule les impacts potentiels de diverses situations sur leurs résultats, ce qui leur permet de Pivot au besoin et de prendre de meilleures décisions financières.

Qu’est-ce que la Planification de scénarios ?

La planification de scénarios est un ensemble d’hypothèses sur ce que sera l’avenir et sur la façon dont votre environnement d’affaires changera au fil du temps à la lumière de cet avenir. Aussi appelée analyse de simulation (bien que les deux présentent des différences importantes), Planification de scénarios utilise les données et les hypothèses actuelles pour envisager de multiples résultats potentiels.

Un plan de scénario peut vous aider à explorer différents récits afin de déterminer la meilleure façon de soutenir les opérations commerciales futures. En évaluant la façon dont diverses variables interagiront dans des conditions distinctes, vous pouvez identifier la variable qui aura le plus grand impact sur votre entreprise. Ces variables peuvent inclure le prix des produits, les dépenses opérationnelles, les fluctuations du marché, etc.

Tous les secteurs d’activité, qu’il s’agisse des secteurs public, privé, sans but lucratif ou gouvernemental, appliquent la planification de scénarios dans le cadre de leur planification et de leur analyse financières. Les cadres supérieurs, les hauts responsables financiers et les analystes financiers sont généralement les personnes qui dirigent les efforts de planification de scénarios au sein de leur organisation.

Comment utilisez-vous Planification de scénarios ?

La planification de scénarios est utilisée pour formaliser les variables qui peuvent affecter les résultats de votre entreprise en scénarios, essentiellement des simulations d’événements potentiels. Les organisations utilisent la Planification de scénarios dans le cadre de leurs prévisions, afin de tester la rigidité de leurs processus, de tenir compte des événements qui pourraient avoir de graves répercussions sur l’entreprise et de devenir plus résilientes de manière générale.

Par exemple, une organisation peut utiliser la Planification de scénarios pour évaluer les impacts d’une pandémie mondiale qui oblige les employés à rester à la maison. Il pourrait alors développer des processus qui aideraient à surmonter cette situation.

4 avantages de la Planification de scénarios

1. Met en évidence les impacts des événements potentiels

Le principal avantage de Planification de scénarios est de mieux comprendre comment différents événements, des plus bénins aux plus désastreux, peuvent affecter l’entreprise. Sans Planification de scénarios, chaque équipe peut avoir ses propres interprétations décousues de ces événements, mais il est essentiel de centraliser cette information dans un plan.

2. Permet aux équipes de préparer des plans d’intervention

La planification de scénarios ne sert pas seulement à évaluer les impacts d’événements imprévus, mais aussi à s’y préparer. Une fois que vous savez comment ils peuvent affecter votre organisation, vous pouvez trouver des moyens d’atténuer le pire, ou même de trouver des moyens de prospérer.

3. Capture les connaissances de divers experts

Le processus Planification de scénarios rassemble des experts de tous les secteurs de votre organisation. Cela leur donne l’occasion de partager des connaissances qui ne pourraient pas être révélées autrement. Le résultat ? Un transfert de connaissances qui profite à l’ensemble de l’organisation.

4. Crée de la documentation

Une fois que vous avez planifié un scénario spécifique, vos équipes disposent d’une documentation qui peut servir de point de référence si ce scénario ou un scénario similaire se produit. Cela signifie que les équipes peuvent être plus indépendantes et utiliser les données pour guider la prise de décision.

3 avantages de Planification de scénarios

1. Il couvre les impacts de multiples facteurs

Contrairement à d’autres méthodes de prévision, telles que l’analyse de sensibilité, la planification de scénarios vous permet de tester plusieurs facteurs simultanément. Cela crée une analyse robuste avec de multiples dépendances, reflétant la réalité avec plus de précision que certaines méthodes.

2. C’est une excellente façon de planifier l’avenir

Trop d’organisations se concentrent sur l’optimisation des processus pour le présent, négligeant les dommages potentiels que l’avenir peut causer. La planification de scénarios, bien qu’il s’agisse d’un processus complexe, est essentielle à la construction d’une entreprise résiliente qui peut croître malgré toute éventualité. Planifier l’avenir peut sembler intimidant, mais Planification de scénarios apporte de la clarté.

3. Il formalise les processus informels

Chaque équipe a une façon de penser à l’avenir, qu’il s’agisse de la façon dont elle élabore ses processus ou des séances de brainstorming peu fréquentes. Cependant, ces processus informels se traduisent rarement par une prise de conscience à l’échelle de l’organisation sans une planification formelle des scénarios.

3 inconvénients de Planification de scénarios

1. Le champ d’application est énorme

Bien que la planification de scénarios soit sans aucun doute un aspect crucial de la prévision, elle peut créer une énorme quantité de travail technique, surtout si la portée n’est pas restreinte. Après tout, il n’y a pas de limite au nombre et au type de facteurs qui peuvent contribuer à un scénario. Assurez-vous d’avoir les ressources nécessaires pour le faire, surtout si vous n’utilisez pas d’outils dédiés.

2. Des facteurs importants peuvent changer

Parfois, entre les premières étapes de votre processus de planification de scénarios et les rapports qui en découlent, les facteurs que vous analysez peuvent changer complètement. C’est pourquoi Planification de scénarios doit être traité comme un processus continu plutôt que comme un projet ponctuel.

3. C’est incroyablement difficile (sans le bon logiciel)

Il n’y a pas que la portée de Planification de scénarios qui peut devenir énorme ; Le travail manuel peut également évoluer avec elle. De nombreuses organisations utilisent encore des feuilles de calcul pour la planification de scénarios, ce qui oblige les gens à gérer les dépendances et les scénarios complexes. Un logiciel dédié de planification de scénarios peut aider à alléger la charge.

À quoi sert Planification de scénarios ?

La planification de scénarios est la mieux adaptée pour prédire l’impact de changements ou de perturbations à grande échelle. Parmi les exemples de changements majeurs, citons les crises financières, les interruptions de travail, les troubles sociaux ou les activités criminelles. À l’inverse, Planification de scénarios peut également vous aider à mieux naviguer dans les succès inattendus, tels qu’une croissance explosive ou une augmentation soudaine de la demande pour vos produits et services.

Les entreprises ont besoin d’un plan de scénario en période de ralentissement économique, lorsqu’on ne sait pas comment la volatilité du marché se manifestera. Lors de perturbations majeures, ce qui fonctionnait auparavant ne suffit tout simplement plus. Les tendances historiques ne sont plus de bons indicateurs des Performancefutures. La planification de scénarios ne doit pas être confondue avec l’analyse de sensibilité. L’analyse de sensibilité ne comptabilise que les changements d’une seule variable, tout en gardant toutes les autres constantes. Pour prédire au mieux la Performance de plusieurs variables, vous devrez utiliser Planification de scénarios pour en saisir l’impact.

Outils pour la planification de scénarios

Pour une planification de scénarios efficace, vous devrez identifier les données et les hypothèses pertinentes. Par exemple, vous pouvez prendre en compte les données à l’échelle de l’entreprise, les informations sur le marché et les événements historiques. La collecte de données à l’échelle de l’entreprise à partir de vos systèmes ERP, CRM et RH peut vous aider à avoir une vue d’ensemble. Garder une trace des nouveaux concurrents ou des innovations sur le marché vous aidera également à mieux vous préparer.

Gardez à l’esprit tous les événements historiques qui ont entraîné des changements majeurs dans votre secteur. Si vous pouvez formaliser la relation entre les différents éléments de données, vous pouvez créer un modèle quantitatif. L’un des principaux défis de Planification de scénarios réside dans une dépendance excessive à l’égard des feuilles de calcul manuelles. Les feuilles de calcul peuvent contenir des données manquantes, des formules incohérentes et des liens rompus.

Toutes ces choses peuvent rendre le processus de planification de scénarios lourd et difficile à exécuter. De nombreuses organisations auront besoin de consolider les données des systèmes Divers. Essayer de combiner les données de vos systèmes ERP, CRM et RH dans un plan de scénario cohérent peut être tout un exploit. Avec autant de systèmes, les analystes financiers peuvent avoir du mal à trouver des données pertinentes en temps opportun.

Les entreprises qui prennent au sérieux la Planification de scénarios auront besoin d’un outil dédié. Il est essentiel d’investir dans un outil qui a été créé dans une optique de planification de scénarios et d’analyse. Au lieu des systèmes traditionnels basés sur des feuilles de calcul, les entreprises innovantes utilisent Financial Performance Management logiciels pour créer des plans de scénario. Le logiciel Financial Performance Management (FPM) permet aux responsables financiers de créer facilement des plans de scénarios basés sur les données réelles, budgétaires et prévisionnelles existantes, sans les maux de tête des feuilles de calcul massives.

En utilisant le logiciel FPM, les équipes financières peuvent accéder aux données pertinentes à tout moment, et gérer facilement les ressources pour améliorer la prise de décision en fonction des opportunités et des risques.

Comment créer un plan de scénario avec Prophix

En tirant parti de Financial Performance Management logiciel, vous pouvez créer rapidement des plans de scénario robustes et complets, sans des montagnes de travail manuel. Avec la Plateforme de Performance Financière de Prophix, vous pouvez faire de la Planification de scénarios avec hyper précision, ultra-adaptabilité et Performancedramatique. 

Vous pouvez en apprendre davantage dans notre guide complet sur la planification de scénarios, mais voici les étapes essentielles.

Étape 1 : Rassembler les exigences du modèle et les données

Prophix minimise le temps et les efforts nécessaires à la planification de scénarios. Les feuilles de calcul, qui demeurent l’outil de planification de scénarios de prédilection de nombreuses organisations, peuvent être source d’erreurs et créer plus de travail qu’elles n’en économisent. En revanche, le logiciel FPM synchronise les données de vos systèmes ERP, CRM et RH pour vous assurer que vous travaillez avec des données valides. Grâce aux intégrations de données, vous pouvez facilement organiser les informations provenant de différents systèmes.

Étape 2 : Déterminer le nombre de scénarios nécessaires

Bien qu’il soit tentant de décrire et de tester autant de scénarios que possible, le travail que cela implique peut rapidement rendre cela irréalisable. Trop de plans créent de la confusion et mobilisent des ressources cruciales qui pourraient être consacrées à des projets critiques. C’est là qu’intervient le processus Infoflex de Prophix.

Infloflex transforme dynamiquement les informations à l’aide de données existantes ou d’entrées définies par l’utilisateur. Il peut allouer des données ou augmenter les données d’un pourcentage défini. Ce processus est le mieux adapté à ces trois scénarios :

• Dans le meilleur des cas : En fonction de l’augmentation des ventes ou d’un pic de demande. Cela peut être dû à des changements soudains du marché ou à l’introduction de nouvelles lignes de revenus. Bien qu’il s’agisse d’un cas d’utilisation positif, le meilleur cas peut toujours causer des tensions. Vous aurez peut-être besoin de ressources supplémentaires ou d’Effectif. Vous pouvez cibler des comptes de revenus spécifiques à augmenter avec le processus Infoflex.
  
• Scénario de base : Déduit les tendances des ventes en fonction des données réelles des périodes précédentes. Le processus Infoflex de Prophix peut lire les données réelles existantes pour extrapoler. Il peut pré-remplir les périodes futures avec des données de projection comme base pour le scénario de base. Ce scénario peut mettre en évidence ce que vous pouvez faire pour modifier ou maintenir votre trajectoire actuelle.
  
• Dans le pire des cas : Suppose que les revenus ou les coûts constituent un défi pour la continuité des activités. Cette option de planification implique souvent des changements drastiques dans les dépenses fixes et variables. Vous pouvez utiliser Infoflex pour cibler des comptes spécifiques pour des augmentations ou des diminutions. Envisagez de réduire les revenus pour vous aligner sur les événements actuels et d’augmenter les dépenses.

Selon les conditions du marché, vous voudrez peut-être vous concentrer sur des scénarios négatifs ou positifs. Vous pouvez tirer parti des modèles FPM réactifs pour créer des plans d’affaires qui imitent les conditions macroéconomiques, même lorsqu’elles évoluent.

Étape 3 : Distribuez votre plan de scénario

Pour que Planification de scénarios soit pertinent, il faut que le Bureau du DPF le partage avec la direction. Avec Prophix, vos plans peuvent être partagés via Rapport Binders, ce qui vous permet de regrouper les exportations connexes et de les envoyer à la direction.

Vous pouvez également utiliser des tableaux de bord pour partager une vue d’ensemble de plusieurs plans de scénario et des variables associées. Prophix peut rassembler les indicateurs clés de vos différentes sources de données et créer des tableaux de bord différents pour chaque équipe, en veillant à ce que les bonnes données soient présentées aux bonnes personnes.

Avec Prophix, vous pouvez facilement partager votre plan de scénario de manière dynamique au lieu de vous fier à des exportations à usage unique.

La planification de scénarios est un exercice efficace pour réévaluer la santé financière de votre organisation en période de prospérité comme en période difficile. Avec le bon logiciel Financial Performance Management , les équipes financières peuvent rapidement identifier les principaux moteurs, données et hypothèses nécessaires pour planifier un avenir meilleur. La plateforme de Performance financière de Prophix permet aux équipes financières de planifier des scénarios en toute simplicité. Grâce à ces informations, les responsables financiers peuvent prendre de meilleures décisions commerciales et améliorer la résilience de l’entreprise, peu importe ce que l’avenir leur réserve.