Top-down budgétisation expliquée

Si vous cherchez à modifier la façon dont vous établissez votre budget, vous avez le choix entre de nombreuses méthodes différentes : Top-down, Bottom-up, opérationnelle, basée sur les activités, statique, flexible, etc.

Mais trouver la bonne approche pour votre entreprise dépend des avantages et des limites de chacun, ainsi que des besoins de votre entreprise. Aujourd’hui, nous allons explorer Top-down budgétisation, notamment :

Qu’est-ce que Top-down budgétisation ?

Top-down budgétisation est la pratique qui consiste à demander à la haute direction de préparer un budget pour l’organisation, en fonction des objectifs de l’entreprise et des buts pour l’année suivante et au-delà.

Cette méthode de budgétisation adopte une approche de haut niveau qui commence par le « sommet » de l’organisation, c’est-à-dire la haute direction.

Au cours de la budgétisation Top-down , les dirigeants évaluent l’effet des Performance passées et des conditions du marché sur l’entreprise, ainsi que la rentabilité et les coûts Personnel . Les objectifs des entreprises sont généralement classés autour de trois domaines clés : les ventes, les dépenses et les bénéfices.

Top-down budget vs. budget Bottom-up

Contrairement à la budgétisationBottom-up , Top-down budgets commencent par la haute direction (c’est-à-dire le « sommet » de l’entreprise), plutôt que par les départements individuels (c’est-à-dire le « bas » de l’entreprise).

Au lieu de demander à chaque équipe de préparer une demande de ressources, l’équipe de direction alloue les fonds disponibles à chaque département. Chaque équipe utilise ensuite cette allocation pour créer son propre budget.

Les budgets Top-down et Bottom-up évaluent l’incidence des Performance passées et des conditions actuelles du marché. La différence réside dans le fait que l’on identifie l’impact de ces tendances diffère dans chaque approche. Les facteurs externes et internes sont déterminés par la direction de la budgétisation Top-down et par les ministères dans la budgétisation Bottom-up .

Top-down budget et budget de fonctionnement

Un budget de fonctionnement permet d’estimer les revenus et les dépenses d’une entreprise au fil du temps. Les budgets d’exploitation fournissent une vue d’ensemble de haut niveau des Performance de l’entreprise et un moyen de surveiller les revenus, les coûts variables, les coûts fixes, les dépenses hors trésorerie et les dépenses hors exploitation. Les budgets de fonctionnement sont souvent mis à jour mensuellement ou trimestriellement.

Les budgets de fonctionnement utilisent traditionnellement une méthode Top-down . Cela signifie qu’il se concentre principalement sur les revenus et les dépenses, avec une contribution de haut niveau de la direction qui façonne le budget global. Il ne faut donc pas confondre l’approche Top-down en matière de budgétisation avec le budget de fonctionnement ; Au lieu de cela, il s’agit d’une méthode utilisée dans l’élaboration de tels budgets.

Comment fonctionne Top-down budgétisation ?

Voyons comment fonctionne la budgétisation Top-down au sein d’une organisation.

Affectations budgétaires aux ministères

Pour commencer le processus de budgétisation Top-down , la haute direction se réunit pour discuter et identifier les objectifs de l’entreprise pour l’année à venir, en mettant l’accent sur les ventes, les dépenses et les bénéfices.

Ensuite, en fonction des Performance passées ainsi que des tendances futures anticipées et des conditions du marché, l’équipe de direction alloue un budget à chaque département.

Les allocations ministérielles peuvent être basées sur la contribution de l’équipe à l’organisation au cours de l’année précédente, ainsi que sur les contributions prévues. Cette approche globale permet de s’assurer que les budgets ministériels s’alignent sur les attentes passées et futures en matière de Performance , optimisant ainsi l’affectation des ressources dans l’ensemble de l’organisation.

Budgets au niveau des services

Une fois que les allocations budgétaires ont été partagées avec chaque équipe, les départements sont responsables de la création de leur propre budget. Chaque service doit tenir compte de ses objectifs et de la façon dont ils s’alignent sur les objectifs organisationnels définis par la direction et allouer ses ressources en conséquence.

Dans le cadre du processus de budgétisation Top-down , les ministères fonctionnent généralement de manière indépendante pour établir leurs budgets. Cela permet de s’assurer que chaque service se concentre sur l’atteinte de ses objectifs individuels tout en contribuant à la réussite globale de l’organisation.

Alignement des budgets au niveau des départements

La dernière étape du processus de budgétisation Top-down est l’harmonisation des budgets au niveau des ministères. Une fois que chaque service a eu l’occasion de préparer son budget, celui-ci est communiqué à l’équipe des finances pour s’assurer qu’il s’harmonise avec la structure budgétaire établie par la haute direction.

Une fois que le ministère des Finances a approuvé le budget de chaque ministère, le budget Top-down est finalisé. Cet examen complet permet d’assurer l’harmonisation financière dans l’ensemble de l’organisation, de sorte que tous les services travaillent à l’atteinte des objectifs financiers plus larges de l’entreprise. 

Quels sont les avantages de la budgétisation Top-down ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut vouloir adopter une approche Top-down de budgétisation.

Top-down budgets sont fonctionnels

Top-down budgets s’alignent sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cet alignement les rend non seulement fonctionnels, mais garantit également qu’ils servent d’outils efficaces pour la planification financière.

Grâce à cette approche, la direction peut allouer stratégiquement des budgets aux départements qui ont un impact significatif sur la croissance. Cette allocation stratégique peut amplifier l’efficacité et la productivité, renforçant ainsi les avantages de l’approche Top-down budgétisation.

Top-down budgets permettent de gagner du temps

Étant donné que Top-down budgets sont préparés par la direction, souvent sans l’intervention des chefs de service, cela peut faire gagner un temps considérable aux cadres intermédiaires.

Plutôt que de créer un budget à partir de zéro, les chefs d’équipe peuvent utiliser le budget Top-down pour fixer leurs objectifs pour l’année.

Cela rend le processus beaucoup plus efficace et plus rapide par rapport à l’approcheBottom-up , ce qui améliore la productivité et permet un processus de budgétisation plus rationalisé.

Top-down budgets optimisent la budgétisation

Alors que d’autres méthodes de budgétisation d’entreprise exigent que chaque service établisse son propre budget pour un examen et une plus approfondis Consolidation par l’équipe des finances, Top-down budgétisation fonctionne différemment. Cette approche permet aux chefs d’équipe de disposer d’allocations de ressources prédéterminées.

Cette méthode réduit considérablement les allers-retours habituellement impliqués dans les processus de création et d’approbation des budgets. Par conséquent, la budgétisation Top-down rationalise le processus, le rendant plus efficace et moins chronophage.

Quels sont les inconvénients de la budgétisation Top-down ?

Il y a aussi des limites et des inconvénients à Top-down budgétisation. Jetons un coup d’œil à quelques-uns.

Top-down budgets ne sont pas collaboratifs

Top-down budgétisation repose principalement sur l’apport des cadres supérieurs, plutôt que sur les gestionnaires et les contributeurs individuels. Par conséquent, les ministères peuvent avoir l’impression qu’ils n’ont pas leur mot à dire sur les ressources qui leur ont été allouées ou sur les objectifs qu’ils doivent respecter, ce qui peut réduire l’incitation à participer au processus.

Top-down budgets peuvent ne pas être réalistes

Étant donné que Top-down budgets sont préparés par la direction, ils peuvent être retirés des opérations quotidiennes de l’entreprise. Il peut être difficile pour les chefs de service de mettre en œuvre efficacement un budget Top-down , surtout s’ils ne comprennent pas comment les objectifs ont été déterminés.

Top-down budgets sont de haut niveau

Un autre inconvénient de Top-down budgets est qu’ils peuvent manquer des détails nécessaires pour mettre en œuvre le budget. Étant donné que Top-down budgets sont traditionnellement axés sur les objectifs de l’entreprise, plutôt que sur les cibles du service, il peut être difficile de traduire ces objectifs de haut niveau en éléments exploitables pour les chefs d’équipe. Ce manque de granularité peut rendre difficile pour les équipes d’aligner leurs actions sur les objectifs plus larges de l’entreprise.

Un processus de budgétisation Top-down en 8 étapes

Voulez-vous savoir ce qu’il faut pour créer un budget Top-down ? Nous l’avons décrit en 8 étapes :

1. Fixer des objectifs: La haute direction établit les buts et objectifs généraux pour la prochaine période budgétaire. .
   
2. Formulation du budget : Les cadres ou la haute direction élaborent un budget de haut niveau qui s’aligne sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
   
3. Répartition entre les départements : Le budget de haut niveau est ventilé et les ressources sont allouées à chaque département en fonction des priorités et des objectifs de l’entreprise.
   
4. Examen ministériel : Les chefs de service examinent le budget alloué et planifient la façon d’utiliser ces ressources pour atteindre leurs objectifs ministériels.
   
5. Commentaires et ajustements : Les dirigeants ministériels fournissent une rétroaction à la haute direction sur le budget alloué. Au besoin, des ajustements sont apportés pour mieux s’harmoniser avec les réalités ministérielles.
   
6. Finalisation: Les budgets ajustés sont finalisés et consolidés en un seul budget directeur.
   
7. Approbation: Le budget directeur est examiné et approuvé par le conseil d’administration ou la haute direction.
   
8. Mise en œuvre et suivi : Le budget approuvé est communiqué aux ministères pour qu’ils l’exécutent. Tout au long de la période budgétaire, les résultats réels sont comparés aux prévisions budgétaires et des ajustements sont apportés au besoin.

Le rôle de la budgétisation Top-down dans les équipes FP&A modernes

Top-down budgétisation peut être incroyablement bénéfique pour les équipes modernes de planification et d’analyse financières qui cherchent à aligner les activités du service sur des objectifs stratégiques plus larges, à optimiser les processus de prise de décision et à s’assurer que l’allocation des ressources est conforme aux objectifs globaux de l’entreprise.

Les équipes modernes de planification et d’analyse financières peuvent se faire les championnes de la budgétisation Top-down en travaillant en étroite collaboration avec la haute direction, en communiquant des objectifs de haut niveau aux services et en créant des boucles de rétroaction pour assurer l’alignement.

Cette approche Top-down renforce le lien entre la planification stratégique et les activités opérationnelles, renforçant ainsi le rôle de l’équipe FP&A en tant que partenaires stratégiques efficaces. Il offre également un niveau de contrôle et de cohérence dans la budgétisation, ce qui permet d’avoir une perspective à l’échelle de l’organisation plutôt que des points de vue fragmentés des services - un aspect crucial dans l’environnement commercial complexe et interconnecté d’aujourd’hui.

Enfin, les équipes modernes de planification et d’analyse financières qui s’appuient sur des technologies de budgétisation avancées peuvent gérer plus efficacement le processus de budgétisation Top-down , avec un suivi en temps réel, une meilleure visibilité dans l’allocation des ressources et une communication rationalisée. Cette approche permet non seulement de responsabiliser les équipes FP&A, mais aussi de les positionner comme des moteurs clés de la stratégie de planification financière de l’organisation.

Conclusion : Établir un budget Top-down efficace avec Prophix 

Top-down budgétisation est une approche stratégique qui permet d’aligner les activités ministérielles sur les objectifs opérationnels globaux. Il s’agit d’une méthode qui permet d’optimiser les processus de prise de décision et d’assurer une allocation efficace des ressources. Malgré ses inconvénients potentiels, avec une mise en œuvre efficace à l’aide d’une plateforme comme Prophix, et en adoptant une culture de communication et de rétroaction, il peut améliorer considérablement le rôle des équipes FP&A en tant que moteurs clés dans la stratégie de planification financière d’une organisation.

Vous voulez voir comment Top-down budgétisation se compare à d’autres approches ? Lisez Bottom-up budgétisation : tout ce que vous devez savoir.