Budgétisation et planification 2.0 : comment maintenir l’agilité de votre organisation

Il est temps de repenser votre budget. Trop d’organisations s’appuient sur un processus de budgétisation et de planification qui repose presque entièrement sur des feuilles de calcul et des heures de travail manuel, un processus utilisé depuis des décennies. Bien qu’il y ait une certaine valeur à s’en tenir à un processus avec ce type de longévité, ce n’est pas la meilleure méthode pour les organisations qui doivent s’adapter à l’évolution des marchés, ce qui s’applique à tous.

Alors, comment vous assurez-vous que vos processus de budgétisation et de planification vous mettent sur la voie du succès ?

L’état de la budgétisation et de la planification

Les processus traditionnels de budgétisation et de planification prennent généralement l’une des deux formes suivantes.

Tout d’abord, il y a la constructionBottom-up , qui commence par chaque département pour déterminer quelles seront ses dépenses prévues pour l’année. Si vous le faites manuellement, le résultat final est une feuille de calcul massive qui couvre les budgets de l’ensemble de l’organisation.

Deuxièmement, il y a l’approche des modèles , dans laquelle chaque département commence avec un modèle basé sur ses dépenses de l’année précédente, en effectuant un ajustement en pourcentage en fonction des prévisions ou des objectifs organisationnels. Cela peut entraîner une augmentation ou une diminution globale des budgets.

Les deux approches existent depuis des décennies, et elles ont toutes deux leurs avantages et leurs inconvénients.

Les défis de la budgétisation manuelle basée sur des feuilles de calcul Bottom-up

Lorsque vous utilisez des processus manuels et des feuilles de calcul, le résultat de la création Bottom-up est un classeur géant qui couvre toutes les considérations budgétaires possibles dans l’ensemble de l’organisation sur des milliers de cellules. Ces dossiers sont trop souvent détenus par une seule personne au sein du Bureau du DPF, ce qui peut créer un sérieux goulot d’étranglement au début de l’exercice.

Voici quelques-uns des problèmes que les organisations rencontrent souvent avec la budgétisationBottom-up manuelle basée sur des feuilles de calcul :

• Trop d’hypothèses. Cette énorme feuille de calcul Excel avec laquelle vous vous retrouvez est pleine d’hypothèses de chaque contributeur, ce qui rend difficile de savoir ce qu’elles sont ou comment elles sont apparues.
• Trop d’efforts. L’utilisation de feuilles de calcul pour établir des budgets massifs prend du temps. Il y en a beaucoup. Le temps et les efforts peuvent être réduits grâce à l’automatisation et à l’amélioration des processus.
• Trop risqué. S’appuyer sur quelques experts pour gérer votre budget Feuille de calcul ne crée pas seulement des goulots d’étranglement ; Cela crée de graves risques. Ces feuilles de calcul sont souvent remplies de formules, qui peuvent être cassées par une seule erreur. Avec le nombre de personnes qui ajoutent des données à votre feuille de calcul, il y a tout simplement trop de chances que ces formules ne fonctionnent pas ou que d’autres erreurs critiques soient commises.

Bien que Bottom-up budgétisation dans une feuille de calcul semble logique et simple, elle crée un processus lent et lourd qui se traduit par des budgets trop complexes.

Les défis de la budgétisation basée sur des modèles

À première vue, la budgétisation basée sur des modèles semble être la solution idéale pour surmonter les défis liés à la budgétisation Bottom-up . Au lieu de se fier à de multiples hypothèses inconnues, les ministères ajustent leur budget en fonction des budgets précédents, de la Performanceglobale de l’organisation et de facteurs similaires. Et comme ils utilisent un modèle, cela demande beaucoup moins d’efforts que les autres méthodes. Mais les modèles ne sont pas une solution parfaite, et ils apportent leur propre lot de défis.

• Une seule grande hypothèse. Au lieu d’hypothèses inconnues de chaque ministère, la budgétisation basée sur des modèles repose sur une seule hypothèse : qu’un exercice financier à venir sera similaire à l’exercice précédent, plus ou moins quelques points de pourcentage. Bien que cela puisse être vrai certaines années, cela peut vous rendre moins préparé à certains scénarios.
• Encore beaucoup d’efforts. Même lorsque la budgétisation basée sur des modèles est censée réduire l’effort de budgétisation et de planification, il s’agit toujours de l’une des méthodes les plus laborieuses.
• source d’erreurs. Les modèles Excel s’appuient sur une tonne de mise en forme conditionnelle, de formules et de fonctionnalités similaires en arrière-plan qui se cassent facilement si vous n’êtes pas un pro d’Excel.

Les modèles sont une approche améliorée de la budgétisation et de la planification à bien des égards, mais ils ne sont toujours pas la meilleure solution. Il y a toujours un aspect qui demande beaucoup de temps et de ressources, et cela crée des budgets rigides qui ne répondent pas aux conditions réelles.

Alors, que devrait faire votre organisation à la place ?

Pourquoi les entreprises devraient-elles s’efforcer d’adopter l’agilité dans la budgétisation et la planification ?

Les entreprises agiles peuvent prendre des décisions rapidement lorsqu’elles réagissent à des changements internes ou externes soudains, ce qui leur permet de rester sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs. Avec Agilité, il y a l’état d’esprit selon lequel tout ajuster, des budgets aux prévisions et aux stratégies , est essentiel à la croissance de l’entreprise. Les organisations qui souhaitent intégrer l’agilité à leur culture d’entreprise doivent tenir compte des critères suivants, tels qu’ils sont décrits dans le rapport How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap de Prophix :

• Vitesse: Votre organisation doit s’efforcer de ne pas prendre plus d’une semaine pour prévoir les bénéfices et les revenus. Les prévisions devraient couvrir une année complète.
• Exactitude: L’agilité, ce n’est pas seulement aller vite. Les budgets et les prévisions doivent comporter une marge d’erreur de 5 %.
• Processus de budgétisation et de planification flexibles : Les budgets, les prévisions et les autres plans doivent être en mesure de gérer des changements mineurs, et ces changements doivent être déployés en une demi-journée.

Peu d’organisations peuvent se targuer d’atteindre ces critères. Dans une enquête menée auprès de 500+ professionnels de la finance, FSN et Prophix ont constaté que seulement 20 % des organisations peuvent prévoir au-delà de 12 mois, et moins de la moitié peuvent prévoir des bénéfices ou des revenus avec une marge d’erreur de 5 %.

Alors, pourquoi votre organisation devrait-elle s’efforcer d’être Agile dans les processus de budgétisation et de planification ? Non seulement cela vous rendra plus résilient face à l’évolution des conditions du marché, mais cela vous donnera une longueur d’avance sur la concurrence.

Comment atteindre la budgétisation et la planification 2.0

Maintenant que vous avez vu pourquoi l’agilité est importante dans la budgétisation et la planification, voyons comment votre organisation peut y parvenir.

Utiliser la transformation digitale pour être plus agile

Le bureau du directeur financier est trop souvent submergé par les données provenant de feuilles de calcul déconnectées de plusieurs services. La transformation numérique, comme le passage de feuilles de calcul à un logiciel de budgétisation et de planification approprié, est essentielle pour centraliser les données, peu importe d’où elles proviennent. En utilisant des plateformes modernes et intégrées comme Prophix, vous pouvez traiter les données comme un atout plutôt que comme la vague écrasante qu’elles sont aujourd’hui.

Un élément clé de cette transformation ? Automatisation. Imaginez que les aspects les plus fastidieux de la budgétisation et de la planification soient gérés automatiquement pendant que vous vous concentrez sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Passer à la planification continue

Les organisations qui ont des équipes de Reporting et de planification distinctes au sein du Bureau du directeur financier ont souvent plusieurs processus déconnectés pour la budgétisation et la planification, qui s’exécutent généralement selon des calendriers différents. Grâce à une planification continue, vous pouvez unifier ces processus en un seul Workflow, ce qui optimise vos dépenses en ressources tout en veillant à ce que chaque équipe travaille avec les mêmes facteurs clés de revenus et de dépenses.

En prenant le temps de le faire, les données peuvent être transmises d’une équipe à l’autre de manière transparente, surtout si vous utilisez les bons outils. Chaque équipe se réfère aux budgets et aux prévisions en utilisant le même langage, et les informations que vous obtenez à partir des budgets et des prévisions deviennent beaucoup plus utiles.

Remplacez la planification incrémentale par une budgétisation base zéro

Les approches progressives de la budgétisation et de la planification font une grande hypothèse erronée : « si c’était vrai l’année dernière, ce sera vrai cette année ». C’est là qu’intervient la budgétisation base zéro . Contrairement à la budgétisation et à la planification basées sur des Bottom-up et des modèles, la budgétisation base zéro élimine les hypothèses. Il encourage les ministères à traiter chaque exercice financier comme une ardoise vierge et, en fin de compte, crée une meilleure représentation de leurs besoins budgétaires.

La budgétisation base zéro est plus agile, elle permet de gérer les données plus efficacement et elle prend en charge la re-prévision, un élément essentiel de la mise en place de processus de budgétisation et de planification agiles.

Faire de l’agilité une priorité dans la budgétisation et la planification

Budgétiser et planifier 2.0, c’est promouvoir l’Agilité. Grâce à la transformation numérique, à la planification continue, à la budgétisation base zéro et à d’autres méthodes, le Bureau du directeur financier peut fournir à l’ensemble de l’organisation une vision plus précise de l’avenir, aider à atténuer les risques commerciaux et tirer le meilleur parti des nouvelles opportunités. Ces techniques peuvent être possibles avec des processus de planification manuels et des feuilles de calcul, mais elles fonctionnent mieux lorsque vous utilisez une plateforme de Performance financière comme Prophix.

Vous voulez savoir comment ? Regardez la démo.