Qu’est-ce que le rapprochement des comptes en finance ?

Le rapprochement des comptes peut être une tâche ardue pour les équipes financières de toutes tailles, mais les avantages le rendent indispensable lorsqu’il s’agit de gérer les comptes de votre entreprise. Cet article aborde les bases du rapprochement des comptes, les avantages qu’il procure, ce que le processus exige et comment le faire aussi efficacement que possible.

Qu’est-ce que le rapprochement des comptes en finance ?

Le rapprochement des comptes est le processus qui consiste à s’assurer que le grand livre de votre entreprise est correct et équilibré en le comparant à des sources secondaires. Il fournit l’assurance aux équipes financières et comptables que leurs livres sont complets et à jour pendant le processus de clôture. Le rapprochement permet également d’avoir confiance dans les données GL utilisées dans le cadre de la Reporting et de la prise de décision. La meilleure pratique consiste à rapprocher tous les comptes GL tous les mois, une tâche à forte intensité de main-d’œuvre que l’automatisation peut accélérer, ce qui vous permet, à vous et à vos équipes, de rester à jour plus rapidement.

Pourquoi le rapprochement des comptes est-il nécessaire ?

L’exactitude et l’intégrité du GL sont essentielles à de multiples aspects de votre organisation. Au-delà de son importance pour la Reporting et la prise de décision, la réconciliation présente plusieurs avantages clés :

1. Identifiez et résolvez les erreurs et les écarts plus rapidement
   Les problèmes ne peuvent pas être résolus tant qu’ils n’ont pas été identifiés. La meilleure pratique consiste à rapprocher les comptes chaque mois, ce qui permet de trouver et de résoudre les erreurs comptables plus rapidement, d’identifier les activités non autorisées et de s’assurer que les fonds de l’entreprise vont là où ils sont nécessaires.
   
2. Suivre les paiements, les frais et les dépenses
   Les paiements réguliers peuvent être suivis plus efficacement, ce qui garantit qu’ils parviennent aux fournisseurs à temps et évite des interruptions de service coûteuses. Les frais et les dépenses peuvent être surveillés plus efficacement, évitant ainsi tout problème bancaire ou fiscal dans votre Bilan.
   
3. Fournir des rapports financiers exacts et à jour
   En interne, les décisions clés sont prises à l’aide de données financières, et la disponibilité et l’exactitude de ces données sont fondamentales pour ces décisions.
   À l’externe, les audits et la reddition de comptes dépendent également de ces rapports. Être en mesure de fournir rapidement des informations à jour peut accélérer ces processus.
4. Gestion et optimisation de l’entreprise Flux de trésorerie
   Non seulement le rapprochement permet à votre équipe de rester en contact avec vos finances, mais il offre également l’occasion d’identifier et de corriger les inefficacités.

Quels sont les différents types de rapprochements de comptes ?

Bien que le processus de rapprochement des comptes soit similaire d’un compte à l’autre, il y a quelques différences clés à garder à l’esprit.

• Rapprochement bancaire
  • Le rapprochement bancaire est la forme de rapprochement la plus courante. La conciliation bancaire se fait en prenant vos relevés bancaires et vos comptes d’entreprise et en vous assurant qu’ils concordent.
• Rapprochement de la petite caisse
  • Parce qu’il est facile de perdre la trace de la petite caisse, ce type de rapprochement permet de vérifier que ces comptes de caisse sont conformes à la politique et aux reçus de l’entreprise, un processus essentiel pour éviter les erreurs et les abus.
• Rapprochement des fournisseurs
  • Le rapprochement des fournisseurs est le processus de comptabilité fournisseurs qui permet de s’assurer que vos dépenses réelles correspondent aux factures fournisseurs que vous avez reçues.
• Rapprochement spécifique à l’entreprise
  • Le rapprochement spécifique à l’entreprise consiste à comparer vos dossiers internes au début et à la fin de votre cycle financier. La fréquence de ce processus dépend du type d’entreprise menée, des biens vendus ou des services fournis. Les services financiers sont souvent tenus de rapprocher les comptes des clients avec les fonds des clients plus fréquemment que d’autres types d’entreprises.
• Réconciliation intercompagnie
  • La réconciliation intercompagnies est la vérification et la mise en balance des Transactions entre les sociétés et les filiales d’un même groupe de sociétés.
• Rapprochement des cartes de crédit
  • Le rapprochement des cartes de crédit consiste à comparer les relevés de carte de crédit aux dossiers des entreprises.

Fonctionnement du rapprochement des comptes

Toute transaction ou mouvement de fonds au sein d’une entreprise est documenté. Lorsque vous avez deux sources pour ces Transactions, il y a de la place pour des divergences. Le rapprochement de compte peut être effectué partout où vous disposez d’une source secondaire pour vos informations financières, comme un reçu, un relevé bancaire et des documents similaires. Lorsqu’elles sont comparées, les deux sources devraient être d’accord l’une avec l’autre. Le rapprochement est le processus qui consiste à vérifier que ces entrées concordent et à enquêter sur les entrées incompatibles ou les valeurs aberrantes afin de corriger l’écart et d’équilibrer les deux sources.

Méthode 1 : Effectuer un rapprochement avec un état financier, un relevé bancaire, un relevé de carte de crédit ou un relevé de prêt

L’exemple ci-dessous concerne un rapprochement de carte de crédit, mais les étapes restent similaires pour un état financier, un relevé bancaire ou un relevé de prêt. Il est essentiel qu’à l’exception des intérêts et des frais, il n’y ait pas d’éléments non rapprochés dans les relevés.

1. Collectez et triez les reçus et les rapports de dépenses. Cela se faisait traditionnellement manuellement avec des reçus papier et des formulaires de dépenses, mais peut maintenant être automatisé à l’aide d’un logiciel de gestion des dépenses.
2. Faites correspondre Transactions aux déclarations. Chaque transaction enregistrée dans le relevé de carte de crédit doit avoir son reçu ou son rapport de dépense correspondant avec des valeurs convenues.
3. Résolvez les erreurs. Toutes les erreurs ne sont pas intentionnelles ou malveillantes, parfois des erreurs se produisent. Par exemple, sur une carte de crédit, il peut y avoir un remboursement qui a été appliqué pour une transaction annulée, des frais pour un paiement échoué ou des frais en double accidentels. Si des écarts sont identifiés au cours de ce processus, assurez-vous d’en informer votre banque.

Méthode 2 : Effectuer un rapprochement avec l’activité du compte

1. Comparez le relevé bancaire du compte avec le relevé de caisse. Assurez-vous que toutes les entrées sont en accord entre les deux sources et notez toutes les entrées qui n’ont pas d’équivalent.
2. Identifiez les paiements d’un côté qui n’apparaîtront pas comme des paiements de l’autre. Il peut s’agir de chèques et de Transactions de guichet automatique du côté du livre de caisse, ainsi que des frais de service, des découverts et des frais du côté du compte.
3. Correspond aux Transactions qui apparaissent dans les deux enregistrements. S’il y en a qui n’ont pas d’entrée appropriée dans l’autre enregistrement, ajoutez-la.
4. Vérifiez que le relevé de compte bancaire ne contient pas d’erreurs. Les erreurs bancaires sont rares, mais il est essentiel d’avertir votre banque dès qu’elles sont identifiées. La correction apparaîtra ensuite dans les relevés futurs, mais devra être équilibrée maintenant pour compléter le rapprochement de ce cycle.
5. Vérifiez que les soldes sont d’accord. Une fois que toutes les valeurs aberrantes et les erreurs ont été résolues et équilibrées, les deux énoncés devraient maintenant concorder. Toute divergence doit être signalée et expliquée.

Méthode 3 : Effectuer un rapprochement avec l’activité du grand livre auxiliaire

1. Comme pour les méthodes précédentes, commencez par comparer les écritures GL avec le grand livre auxiliaire et identifiez les écarts. Portez une attention particulière à toute Transactionsnon récurrente, car ce sont les entrées les plus susceptibles de contenir des erreurs. D’autres problèmes courants sont les erreurs de duplication, les entrées dans le mauvais compte et les erreurs de transposition.
2. Faites correspondre les écritures entre les grands livres. Assurez-vous que chaque écriture a sa contrepartie dans l’autre grand livre et que les montants concordent. Notez les éventuelles erreurs.
3. Examinez les erreurs. Une fois les erreurs identifiées et comprises, prenez les mesures appropriées pour les résoudre et assurez-vous qu’elles sont correctement saisies dans les deux registres.
4. Comparez et ajustez les soldes. Si tous les ajustements et corrections ont été effectués, les grands livres devraient maintenant être d’accord.

Qu’en est-il de la réconciliation avec un roll-forward ?

Contrairement à un rapprochement complet, une restauration par progression n’utilise pas une deuxième source d’informations pour valider l’activité. Cette méthode entraîne de faibles taux de détection des erreurs et un faible contrôle interne et n’est pas recommandée.

À quelle fréquence une entreprise devrait-elle rapprocher ses comptes ?

La meilleure pratique consiste à rapprocher les comptes de votre entreprise au moins une fois par mois. Cela s’aligne sur les relevés bancaires, ce qui permet de simplifier et d’organiser le processus. Le rapprochement mensuel offre une agilité financière et une flexibilité pour identifier et résoudre les erreurs.

Pour les entreprises dont les cycles financiers sont irréguliers, avec des pics saisonniers ou où les responsabilités et la charge de travail diminuent plus lourdement à certains moments du mois, il peut être préférable de reporter le rapprochement pour tenir compte de ces charges de travail irrégulières.

Les entreprises ayant un volume de Transactions plus élevé ou un risque de fraude plus élevé peuvent effectuer des rapprochements quotidiens. Cela a l’avantage d’identifier les problèmes avant que les fonds ne sortent de vos comptes. Si cela vous semble excessif, gardez à l’esprit que ce n’est pas idéal pour toutes les entreprises, et la plupart des entreprises qui effectuent des rapprochements quotidiens ont une équipe dédiée à cet effet.

Rapprochement des comptes et comptabilité en partie unique

Les entreprises qui utilisent des livres en partie unique peuvent toujours rapprocher leurs comptes. Votre GL doit toujours être en accord avec des sources secondaires comme vos relevés bancaires. Dans le cas d’un GL à entrée unique, vous pouvez ajouter une colonne à votre grand livre que vous pouvez utiliser pour indiquer que l’écriture a été rapprochée avec sa deuxième source.

Consolidation financière et rapprochement des comptes

Lorsque vous traitez avec plusieurs sociétés ou filiales, un rapprochement interentreprises inefficace dans le processus de consolidation financière peut ralentir considérablement votre clôture. Il peut être pénible et long d’aller au fond des divergences.

Les meilleures pratiques généralement acceptées sont de décentraliser la réconciliation en mettant la responsabilité sur la filiale et d’anticiper votre clôture en début de cycle pour préparer les processus à l’avance.

Un autre problème avec le rapprochement intercompagnie est celui des outils utilisés pour effectuer le rapprochement et le Consolidation. Contrairement à ce que l’on pourrait attendre de la décentralisation, un seul outil complet offre une Reporting beaucoup plus fiable et une clôture rapide que des outils séparés.

Étapes du processus de rapprochement des comptes

Dans tous les types de rapprochements de comptes, il y a des étapes cohérentes que vous devrez toujours suivre. Peu importe qu’il s’agisse d’un rapprochement de carte de crédit avec un grand livre en partie unique pour une petite entreprise ou d’un rapprochement intercompagnies.

1. Déterminer le point de départ

La première étape pour entamer le processus de réconciliation est, eh bien, de commencer ! Votre équipe doit identifier les comptes qui doivent être rapprochés, rassembler les soldes de départ pour la période de rapprochement que vous avez choisie et s’assurer qu’elle aura accès aux documents justificatifs dont elle aura besoin.

2. Rassemblez vos données

À ce stade, votre équipe doit partir en mission d’enquête. À l’instar d’un avocat qui monte son dossier, il doit rassembler tous les documents financiers pertinents, compiler tous les documents justificatifs pour les Transactionsenregistrés et vérifier l’exactitude de ce qu’il a recueilli.

3. Analyser les données

Il s’agit de l’étape la plus longue et la plus difficile du rapprochement des comptes : analyser tout ce qui a été mis en place. La méthode exacte utilisée à cette étape varie en fonction de votre secteur d’activité et de l’approche spécifique de votre équipe, mais en général, vous passerez en revue chaque transaction et la comparerez à des documents justificatifs.

4. Sauvegardez vos documents

Après votre analyse, vous devez vous assurer que vous disposez d’un moyen systématique d’enregistrer vos résultats et de les mettre à la disposition de l’organisation dans son ensemble. Si un tel système de classement n’est pas déjà en place, assurez-vous d’en mettre un.

Causes des écarts de rapprochement des comptes

Les écarts que vous constaterez lors d’un rapprochement peuvent être regroupés en quatre grandes catégories : l’erreur humaine et les fautes, les décalages temporels, les données manquantes ou incomplètes, ou encore la fraude.

L’erreur humaine et les erreurs

L’erreur humaine ne peut pas être complètement éliminée d’un processus financier, et cela inclut la réconciliation. Voici quelques erreurs courantes à surveiller :

• Erreurs côté entreprise : Les erreurs dans l’enregistrement des Transactions, telles que les omissions ou les écritures erronées dans le livre de caisse, contribuent aux écarts entre les soldes. Cela peut parfois être attribué à l’utilisation de systèmes manuels, comme des feuilles de calcul, pour enregistrer les Transactions par rapport aux logiciels dédiés.
• Erreurs côté banque : Bien que rares, les erreurs commises par la banque dans l’enregistrement des Transactions, comme les omissions ou les inexactitudes, ne sont pas impossibles et peuvent entraîner des disparités entre les soldes comptables.

Différences de temps

Les différences de calendrier peuvent avoir un impact à la fois sur les Transactions par chèque et sur les dépôts automatisés :

• Chèques: En raison des retards potentiels dans le traitement des chèques, ils sont une cause fréquente de problèmes de rapprochement. Tous les chèques qui ont été émis par une banque, mais qui n’ont pas encore été déposés, ou qui ont été versés à la banque et qui n’ont pas encore été encaissés, entraîneront des divergences.
• Débits, crédits et dépôts automatisés : Tout processus automatisé que la banque gère pour le compte de l’entreprise peut entraîner la modification des comptes sans qu’aucune note ne soit faite sur des sources secondaires. Cela inclut les prélèvements automatiques et les crédits effectués par la banque au nom du client, tous les paiements que la banque traite en votre nom, tels que le loyer ou les services publics, les dépôts directs, les intérêts, les éléments non honorés et les dividendes.

Données et Transactionsmanquantes ou incomplètes

Tous les services ne fonctionnent pas avec la même rigueur, et votre équipe financière peut avoir à faire face à des données manquantes lors du rapprochement des comptes. Heureusement, ces écarts sont généralement faciles à repérer ; Vous ne trouverez tout simplement pas d’enregistrement correspondant à la transaction que vous essayez de rapprocher. Malheureusement, il peut être difficile de les réconcilier et implique généralement de contacter le service responsable de l’écart.

Fraude

Le rapprochement des comptes est un élément important de la prévention de la fraude, car il permet à l’équipe financière de passer au peigne fin chaque transaction financière. Ce type d’observation attentive révélera généralement le problème et vous permettra d’enquêter davantage.

Défis courants en matière de rapprochement des comptes

La partie la plus difficile de toute réconciliation est de résoudre les divergences. C’est souvent un processus fastidieux de déterminer la cause profonde des écarts.

Si votre organisation a un volume élevé de Transactions, cela ne fera qu’exacerber les problèmes ci-dessus. Plus de données, c’est plus de temps et plus de possibilités d’erreurs. Comme nous l’avons vu plus haut, les entreprises qui ont un volume prohibitif de Transactions peuvent envisager des rapprochements plus fréquents, afin de réduire la portée de chaque processus.

Les processus manuels sont sujets à l’erreur humaine. Les erreurs humaines qui causent des divergences en premier lieu, comme les fautes de frappe, les oublis et les erreurs de saisie des données, peuvent toutes se produire au cours du processus de rapprochement.

La qualité et la cohérence de vos données sources sont importantes. Les différents formats de vos sources de données peuvent entraîner des incohérences lorsque vous essayez de les faire concorder les unes avec les autres.

Pour relever ces défis et bien d’autres encore, une plateforme de Performance financière dédiée qui gère le rapprochement est idéale pour automatiser et rationaliser le processus.

Comment choisir un logiciel de rapprochement de comptes pour simplifier le processus de RA

Lorsque vous choisissez le bon logiciel de rapprochement pour vous et votre entreprise, il y a de nombreuses questions à prendre en compte. En voici cinq à prendre en compte :

1. Le logiciel s’intègre-t-il à vos systèmes financiers et ERP existants, à vos logiciels de comptabilité ? Cela réduira les incohérences de qualité des données.
2. Ce logiciel possède-t-il les fonctionnalités d’automatisation que vous souhaitez ? L’objectif final est d’atténuer le risque d’erreur humaine d’affecter votre clôture, donc plus l’automatisation est robuste, mieux c’est.
3. Ce logiciel nécessitera-t-il un onboarding important ou est-il suffisamment intuitif pour s’optimiser dans votre Workflowexistante ? Les logiciels sophistiqués n’ont pas besoin d’avoir une interface indéchiffrable. Une conception efficace et familière, ainsi qu’une documentation et une assistance complètes, aideront vos équipes financières à commencer à utiliser le logiciel plus tôt.
4. À quel point le logiciel est-il sûr ? Dispose-t-il de mesures de sécurité appropriées telles que le cryptage et le contrôle d’accès Sûr pour protéger vos données ?
5. Le logiciel fournira-t-il une visibilité en temps réel sur les processus qu’il gérera, et fournira-t-il à vos équipes financières des outils de suivi et de surveillance adéquats ? Fournit-il également des capacités de conformité et d’audit ?

Avantages d’un logiciel de rapprochement des comptes

Un logiciel de rapprochement de comptes peut complètement changer la façon dont votre équipe gère ce processus financier essentiel. Voici pourquoi.

1. Automatisation et efficacité : En automatisant la tâche laborieuse de rapprochement et en accélérant l’identification des écarts, le logiciel de rapprochement des comptes permet à votre équipe financière de consacrer son temps à la résolution de ces écarts.
2. Réduction des erreurs et précision des données : Le logiciel de rapprochement des comptes est conçu pour minimiser les risques d’erreurs humaines associés à la saisie manuelle des données et à l’appariement. L’appariement précis des Transactions réduit les risques d’écarts.
   
3. Visibilité et conformité : Le logiciel de rapprochement offre une visibilité en temps réel sur le processus de rapprochement, ce qui vous permet de suivre l’état des rapprochements, d’afficher l’historique des données et de banaliser Reporting. Cette visibilité est cruciale à des fins de conformité, car elle crée une piste d’audit claire, garantissant la transparence.

   Idéalement, le logiciel prendra en charge les exigences réglementaires et facilitera les audits par lesdits organismes de réglementation.

Conclusion : Rapprochement des comptes simplifié avec la technologie financière

La bonne technologie peut simplifier vos processus de clôture grâce à une automatisation complète, à une correspondance rationalisée des transactions et à un effort manuel minimisé. La bonne plateforme de Performance financière rend le rapprochement plus facile et plus efficace. Apprenez-en davantage sur le choix de la plateforme de Performance financière qui vous convient .