Les 6 plus grands défis liés à la clôture et au reporting financier (et comment les relever)

De nombreux processus financiers prennent beaucoup de temps et nécessitent des heures de travail acharné de la part de plusieurs équipes. Cependant, peu d’entre elles sont aussi intensives que la clôture et laReportingfinancières, en particulier pour les organisations ayant plusieurs filiales. Sans efforts dédiés pour améliorer votre clôture financière, ce processus peut rapidement devenir si ingérable que toute votre équipe fera des heures supplémentaires chaque mois.

Les plus grands défis en matière de clôture financière et Reporting

Personne ne contestera qu’il est essentiel de bien clôturer les comptes pour que les organisations restent conformes, en bonne santé financière et en croissance constante. Cependant, le processus de clôture financière peut être l’une des activités les plus chronophages et les plus gourmandes en ressources pour une équipe financière, causant des maux de tête à toutes les personnes impliquées. Voici quelques-uns des défis de clôture financière auxquels vous devez faire attention si vous souhaitez réduire ces maux de tête.

1. États financiers non pertinents

L’un des principaux résultats de votre processus de clôture financière est les états financiers que les dirigeants peuvent utiliser pour établir des rapports avec les actionnaires, évaluer la santé financière de l’organisation et prendre des décisions qui permettent de faire avancer les choses dans la bonne direction. Mais comme une clôture financière peut prendre beaucoup de temps, les équipes financières se retrouvent souvent dans une course contre la montre pour produire des déclarations pertinentes et opportunes. Trop souvent, cela semble être une tâche impossible. Toute tentative d’accélérer le processus de clôture financière est généralement motivée par le besoin d’états financiers plus rapides.

2. Qualité des données

Les données financières peuvent être incohérentes, en particulier entre plusieurs filiales ou sites. Entre factures impayées, mises à jour manquantes et conversions monétaires incorrectes, toutes les données que vous obtenez pour votre clôture financière ne seront pas de haute qualité. Cela peut créer du travail supplémentaire pour votre équipe lors du traitement, du nettoyage et du suivi des données de mauvaise qualité.

3. Équipes de plongeurs

Une fois que votre organisation aura atteint une certaine taille, vous devrez probablement travailler avec des équipes distantes, même dans des fuseaux horaires différents. Cela peut rendre Collaboration beaucoup plus délicat. Les réunions doivent avoir lieu à des moments qui peuvent être gênants pour certains, des jours peuvent être perdus car des fichiers importants sont envoyés à la fin de la journée pour une équipe mais au milieu de la nuit pour une autre, et il est beaucoup plus difficile de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde lorsque vous ne pouvez pas tous les réunir dans la même pièce.

4. Systèmes incompatibles

Que votre organisation ait plusieurs sites ou filiales, votre processus de clôture financière impliquera plusieurs systèmes qui peuvent ne pas bien s’intégrer les uns aux autres. Certaines équipes peuvent utiliser des feuilles de calcul mises à jour manuellement pour suivre les commandes, tandis que d’autres s’occupent de tout avec un logiciel de comptabilité avancé. Chaque système financier étant complètement différent, votre processus declôture financière tient compte du temps supplémentaire qu’il faut pour traduire toutes ces données en quelque chose d’utilisable.

5. Erreur humaine

Tous les processus financiers, en particulier ceux qui reposent sur des saisies manuelles, peuvent être truffés d’erreurs. Les erreurs et les fautes de frappe peuvent insérer des irrégularités dans vos données financières qui peuvent passer inaperçues jusqu’à ce qu’il soit temps de faire votre clôture financière. L’équipe qui s’occupe de la clôture doit alors être suffisamment vigilante pour repérer ces erreurs au fur et à mesure qu’elles fonctionnent. Ils passeront également un temps précieux à faire le suivi des montants mal saisis avec les bonnes personnes pour les corriger.

6. Affectation de ressources adéquates

Comme c’est le cas pour de nombreux processus qui impliquent l’équipe financière, il est trop facile de ne pas penser à la clôture et à laReporting financières avant la 11e heure. Cela peut conduire à des équipes surchargées de travail qui n’ont pas assez de temps pour clôturer efficacement les livres ou le bon logiciel pour travailler efficacement. Bien que certains dirigeants puissent penser que ces processus ne sont rien de plus qu’une case à cocher, le Bureau du directeur financier sait à quel point ils sont cruciaux pour l’organisation. Cela peut conduire à un bras de fer, car les responsables financiers essaient d’obtenir plus de ressources pour leurs équipes que les autres dirigeants ne sont pas toujours prêts à fournir.

Les dirigeants ont accès plus rapidement à l’information financière

Toutes sortes de dirigeants s’appuient sur les états financiers pour rendre compte de la Performancede l’organisation, prendre des décisions et planifier les initiatives futures. Plus les dirigeants doivent attendre ces déclarations, plus leurs tâches prendront de temps. En optimisant votre processus de clôture financière , vous pouvez obtenir ces relevés plus rapidement, ce qui se traduit par une plus grande efficacité pour votre équipe de direction. 

Plus de nuits tardives au bureau du directeur financier

Peut-être qu’aucun processus n’implique autant de nuits tardives pour les comptables, les contrôleurs et les autres professionnels du Bureau du directeur financier que la fermeture des livres. Lorsque tant de dirigeants et de services dépendent d’états financiers à jour, il y a une tonne de pression pour que les choses soient faites le plus rapidement possible, tout en évitant les erreurs. Lorsque vous prenez les mesures nécessaires pour améliorer votre processus de clôture financière , vous pouvez améliorer considérablement l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour tous les membres du bureau du directeur financier.

Des états financiers plus pertinents

Si les états financiers prennent trop de temps à préparer, ils n’ont que peu d’intérêt pour les dirigeants et les équipes qui s’en servent. C’est pourquoi l’un des principaux avantages de l’amélioration de votre processus de clôture financière est d’accélérer la livraison des états financiers, c’est-à-dire qu’ils reflètent les informations actuelles, ce qui les rend plus pertinents pour tout le monde.

Augmentation exponentielle de l’efficacité

Votre processus de clôture financière vous semble-t-il plus difficile chaque mois ? En effet, les inefficacités ne se contentent pas de s’accumuler, elles augmentent plus rapidement. Les erreurs de saisie des données, les systèmes divers et les processus inexacts se combinent pour rendre la clôture des comptes de plus en plus compliquée. Lorsque vous réorganisez et optimisez votre processus de clôture financière, vous inversez cette tendance et ajoutez des améliorations qui s’accumulent de manière exponentielle. Chaque mois, votre clôture financière devient plus rapide et plus facile à mesure que vos équipes s’adaptent au nouveau processus et trouvent de nouvelles façons innovantes d’être efficaces.

Améliorations au niveau de la consolidation

La consolidation des données provenant de plusieurs entités peut s’avérer difficile, mais il existe également des moyens d’améliorer cet aspect de votre processus :

• Standardisez votre plan comptable dans toute l'organisation en prenant en compte tous les paramètres requis pour Consolidation et Reporting de groupe.
• optimiser la structure organisationnelle (p. ex., fermeture ou fusion d’entreprises dormantes).
• Établir des directives strictes en matière de matérialité avec l’accord des auditeurs.

Améliorations techniques

Si les entités impliquées dans votre processus de clôture financière utilisent encore des feuilles de calcul pour la majeure partie de leur travail, vous pouvez apporter des améliorations techniques en automatisant :

• Contrôles, depuis les soumissions des entités jusqu'au niveau Consolidation , avec Règles de validation
• Rapprochements des soldes et des Transactionsintercompagnies
• Reportingfinancière et de gestion
• La conversion de devises
• Éliminations et ajustements
  

Vous pouvez également utiliser une plateforme de Performance financière qui surveille automatiquement les résultats de Workflow, d’état et de validation.

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