Pourquoi devriez-vous adopter un processus de clôture et de Reporting financier plus rapide et plus rentable ?

Les exigences et les délais imposés par les bourses du monde entier sont de plus en plus stricts. L'économie évolue rapidement et les complexités commerciales se multiplient. Les délais sont plus courts et la main d'œuvre réduite. Mais la barre est placée haut et il est indispensable de générer des rapports plus précis et plus fiables, conformes à des normes en constante évolution.

Poursuivez votre lecture pour découvrir quelques conseils et astuces qui aideront votre organisation à tirer parti de processus de clôture financière et de reporting plus rapides et plus rentables afin de garder le rythme face à l'évolution du paysage commercial.

Quels sont les avantages d'une clôture et d'un reporting rapides ?

Oubliez le dicton : il ne faut pas toujours ménager sa monture pour aller loin, surtout lorsqu'il s'agit de clôture et de reporting financiers. Du point de vue de l'entreprise, une meilleure intégrité des données, des rapports de qualité et des informations plus rapides sont disponibles, incitant la direction à prendre des décisions plus avisées et à penser stratégiquement lors de la préparation des prévisions.

Un processus de clôture et de reporting plus rapide vous confère un avantage concurrentiel sur le marché, en vous permettant de répondre plus rapidement à vos besoins commerciaux et d'effectuer des analyses à plus forte valeur ajoutée.

Quoi qu'il en soit, une clôture plus rapide, ainsi que des processus et des systèmes foncièrement efficaces, vous garantissent d'être prêt (voire « intrépide ») à affronter ce que l'avenir vous réserve.

Un processus conçu pour résoudre les problèmes

Les groupes peinent à effectuer les rapprochements intercompagnies, ainsi que les nombreux ajustements qui semblent se complexifier au fil du temps en raison des modifications apportées aux normes de reporting locales et à l'échelle du groupe, des retards de soumission de la part des entités locales et des données erronées.

La cause première des soumissions tardives et incorrectes de la part des entités provient du manque de lignes directrices et d'outils leur permettant d'effectuer leur processus de clôture de façon plus efficace et automatisée. La bonne nouvelle ? Vous disposez de véritables possibilités d'amélioration à portée de main.

Comment optimiser le processus de clôture financière

Voici une liste d'actions concrètes que vous pouvez entreprendre pour optimiser votre processus de clôture financière. Elles commencent au niveau de l'entité, se poursuivent à l'échelle du groupe et se terminent par l'étape du reporting. Dans ce cadre, toutes les actions proposées sont réparties en étapes axées sur les processus, sur le personnel ou sur la technologie.

Au niveau de l'entité :

• Définition des rôles et des responsabilités, attribution d'indicateurs clés de performance plus transparents au personnel et récompense de ce dernier en conséquence (par exemple, en fonction de la réussite de la soumission).
• Rationalisation des politiques et procédures à l'échelle du groupe que l'entité doit suivre, comme la gestion des différences entre les normes de reporting, le traitement des différences intercompagnies et la définition d'un seuil de matérialité.
• Réduction du travail manuel et automatisation de certaines saisies manuelles sur des éléments récurrents tels que les amortissements, les salaires et les charges à payer dans votre système ERP.
• Transfert d'autant d'activités que possible vers la phase de pré-clôture. Des solutions telles que l'outil de rapprochement intercompagnie vous aideront à automatiser vos rapprochements intercompagnies et à faciliter les rapprochements des comptes fournisseurs, des comptes clients et des charges à payer.
• Création d'un calendrier de clôture bien défini (et respect de celui-ci).
• Communication proactive avec toutes les parties impliquées dans le processus de clôture.
• Création d'une liste de contrôle qui doit être mise à jour par toutes les parties prenantes en guise de communication.

Au niveau de la consolidation :

• Analyse détaillée et normalisation de votre plan comptable dans l'ensemble de l'organisation en tenant compte de tous les paramètres nécessaires à la consolidation et au reporting du groupe.
• Rationalisation de la structure du groupe (en évitant de conserver longtemps des sociétés dormantes).
• Adoption d'une présentation plus centralisée des données de toutes les entités et élimination des sous-consolidations inutiles.
• Définition de lignes directrices strictes en matière de matérialité, avec l'accord des auditeurs.

Au niveau de la technologie, voici un aperçu des tâches automatisées qu'un outil de consolidation peut vous aider à accomplir :

• Automatisation des contrôles depuis les soumissions d'entités à la consolidation à l'aide de règles de validation.
• Suivi du workflow, de l'état et des résultats de la validation, ainsi que des rapports d'exception.
• Automatisation des rapprochements pour les soldes et les transactions intercompagnies, ainsi que pour les erreurs et les avertissements.
• Automatisation du reporting financier et de gestion avec des analyses intégrées, des rapports définis par l'utilisateur et des rapports liés à Excel.
• Automatisation de la conversion des devises.
• Automatisation des éliminations et des ajustements.

En instaurant toutes ces mesures, vous pouvez effectuer votre clôture financière de manière plus efficace. Surtout, la mise en place d'un système et d'une méthode vous évitera d'attendre le 12^e mois et vous permettra de commencer à vous préparer dès le 10^e ou le 11^e mois.

Grâce à un système et à une base de données centralisée, vous pouvez, en quelques minutes, extraire n'importe quelles données sur différentes périodes et en faire des modèles réutilisables. Vous ne devrez le faire qu'une seule fois ; il vous suffira ensuite de changer de période, d'actualiser tous les modèles et le tour sera joué.

Optimiser le processus de clôture et de reporting de votre groupe

D'un point de vue technologique, des outils sont à votre disposition pour optimiser l'intégralité du processus de clôture et de reporting de votre entreprise.

En fin de compte, la technologie vous aide à mieux gérer vos rapports financiers et vos informations ; elle fournit une solution intégrale pour aider efficacement les personnes à concevoir des processus et à accélérer la clôture financière et le reporting pour votre organisation.

Remarque : cet article a été publié à l'origine sur LinkedIn.