Un processus complet de clôture de fin de mois pour les équipes FP&A en 2024

Peu de processus financiers sont aussi fréquents et exigeants en main-d’œuvre que la clôture de fin de mois.

Bien qu’il puisse être tentant d’utiliser des estimations pour gagner du temps, une clôture de fin de mois précise crée une base pour des finances saines. Ceci, à son tour, donne aux dirigeants les informations dont ils ont besoin pour prendre de meilleures décisions. Sans un processus de clôture de fin de mois solide, votre organisation pourrait surestimer ses revenus tout en sous-estimant l’impact de ses dépenses.

Voici comment vous pouvez maîtriser ce processus crucial.

Qu’est-ce que la clôture de fin de mois ?

La clôture de finde mois est un processus financier par lequel les équipes des finances et de la comptabilité passent en revue toutes les Transactions d’une organisation pour le mois afin d’obtenir des chiffres précis pour tous les comptes au dernier jour de cette période particulière de 30 ou 31 jours. Cela permet aux dirigeants de l’ensemble de l’organisation d’avoir une compréhension précise du montant dépensé, du montant des revenus et de la proximité de ses prévisions.

Cela peut être un processus long et difficile pour plusieurs raisons :

• Les données doivent être agrégées à partir de plusieurs services et sources de données.
• La plupart des organisations effectuent encore la majeure partie du travail manuellement.
• Le volume de données concernées peut être difficile à gérer.
• Dans les grandes entreprises, l’analyse et le rapprochement des enregistrements conflictuels peuvent prendre beaucoup de temps.

Mais malgré ces problèmes, et bien d’autres encore, la clôture de fin de mois reste un processus crucial pour chaque organisation.

Pourquoi la clôture de fin de mois est-elle importante ?

Bien que le processus de clôture de fin de mois puisse être long, il présente de nombreux avantages qui en valent la peine :

• C’est le meilleur moyen d’avoir des relevés de compte exacts : Sans clôture de fin de mois, les relevés de compte sont mis à jour de manière irrégulière, ce qui signifie qu’il est difficile de savoir quand ils sont exacts et quand ils doivent être mis à jour de manière importante.
• Des dépenses inexactes peuvent avoir une incidence sur vos résultats : Imaginez que vous êtes à la tête d’un département et que la seule information dont vous disposez sur vos dépenses du mois précédent est une estimation erronée de 15 %. Si vous dépensez votre budget en fonction de cette estimation, vous pourriez vous retrouver accidentellement à dépenser trop.
• Cela permet de gagner du temps pour tous les autres processus financiers : Combien de vos processus financiers dépendent de l’exactitude des soldes de compte et des rapports de dépenses ? La clôture régulière de vos livres avec précision vous donne une longueur d’avance sur d’autres processus, comme la consolidation financière et votre clôture de fin d’année.
• Il permet d’optimiser les audits : Les audits prennent beaucoup de temps et peuvent entraîner l’arrêt brutal de projets importants, car les ressources sont redéfinies par ordre de priorité. Plus les auditeurs doivent travailler avec des estimations, plus le processus est lent. Avec des clôtures régulières de fin de mois, vous pouvez faire gagner du temps et des efforts à tout le monde.
• Il permet d’identifier les opportunités d’amélioration : La meilleure façon d’améliorer quelque chose est de savoir qu’il a besoin d’être amélioré. Plus votre clôture de fin de mois est précise, plus vous avez de chances de repérer les problèmes potentiels et de trouver la bonne solution.

Comment se déroule une clôture de fin de mois ?

Après une clôture de fin de mois, vous aurez une idée exacte du chiffre d’affaires généré par votre organisation et de l’argent consacré aux coûts d’exploitation et aux coûts des marchandises vendues. Pour ce faire, il faut clôturer les comptes concernés (i.e. l’examen et la validation de chaque transaction), le rapprochement des Transactionsen double ou erronés, le traitement des montants d’accumulation, etc.

Nous aborderons un processus détaillé étape par étape pour la clôture de fin de mois plus loin dans ce guide. Pour l’instant, passons en revue toutes les données financières dont vous aurez besoin pour analyser ce processus.

De quelles informations financières l’équipe de comptabilité ou de planification financière a-t-elle besoin ?

L’objectif de la clôture de fin de mois est d’examiner les revenus entrants, les dépenses sortantes et même l’état des actifs importants. Voici ce que vous devrez analyser à chaque clôture de fin de mois.

• Chiffre d’affaires global : L’une des informations les plus importantes pour la clôture de fin de mois est le chiffre d’affaires généré par l’entreprise. Vous devrez passer en revue tous les comptes générant des revenus, c’est pourquoi cela peut prendre beaucoup de temps.
• Comptes de dépenses : Il est essentiel de savoir exactement combien d’argent sort de votre organisation sur une base mensuelle pour prendre les meilleures décisions financières. Tous les comptes de dépenses sont généralement examinés lors de la clôture de fin de mois.
• Régularisations et remboursements anticipés : Si votre organisation utilise la comptabilité d’exercice, votre processus de clôture mensuelle impliquera l’examen de tous les Transactions avant que l’argent réel ne soit reçu ou distribué.
• Informations sur le compte bancaire : Est-ce que toutes les personnes qui ont besoin d’avoir accès à cette information y ont accès ? Tous les comptes bancaires de votre organisation sont-ils nécessaires ou certains peuvent-ils être consolidés ? L’examen périodique de ces informations peut permettre de réaliser des économies et d’améliorer les processus pour l’organisation.
• Inventaire: De nombreuses entreprises utilisent le processus de clôture de fin de mois comme une occasion de revoir également leurs stocks. Si vous vendez des produits physiques, le fait d’avoir un enregistrement précis de votre inventaire mensuel peut vous aider à mieux comprendre la santé financière de l’organisation.
• Total de la petite caisse : Il est trop facile de perdre la trace de votre petite caisse au fil du temps. Vous pouvez éviter cela en examinant votre Transactions de petite caisse dans le cadre de votre clôture de fin de mois.
• Total des immobilisations : Il est essentiel d’avoir un registre précis de vos actifs et de leur valeur. En l’intégrant à votre processus de clôture de fin de mois, toute personne responsable de prendre des décisions concernant l’acquisition, la liquidation ou le transfert d’actifs dispose des informations les plus récentes.
• Grand livre et états financiers : La clôture de fin de mois implique généralement l’examen de presque tous les documents financiers disponibles, y compris les relevés et les grands livres.

Maintenant que vous savez ce que vous devez examiner dans le cadre de votre processus de clôture de fin de mois, voyons comment procéder.

10 étapes pour un processus de clôture de fin de mois parfait

Prêt à lancer votre processus de clôture de fin de mois ? Nous sommes là pour vous avec une liste de contrôle pratique en 10 étapes qui vous attend.

1. Commencer par la collecte des données et la préparation
   Commencez par rassembler toutes les données essentielles telles que les dépenses du mois dernier et les fonds entrants, y compris la paie, les assurances, les intérêts sur les prêts, les paiements aux fournisseurs, les revenus et les revenus d’investissement. Assurez-vous de valider correctement vos écritures de crédit et de débit et de facturer toutes les ventes du mois précédent.
2. Révisez vos comptes fournisseurs
   Examinez votre registre des comptes fournisseurs (AP) par rapport à votre rapport d’ancienneté AP. C’est le moment idéal pour identifier les écarts, les entrées en attente de factures et valider les écritures de journal pertinentes.
3. Passez en revue vos comptes clients
   Pour les comptes clients, passez en revue les factures envoyées au cours du dernier mois, en vous concentrant sur les factures en double ou incorrectes. Vérifiez également que vos clients ont compensé leurs factures et faites correspondre ces paiements avec les soldes de votre grand livre. Cette étape permet d’améliorer les relations avec les clients et d’assurer des rapports financiers précis.
4. Effectuer des rapprochements de comptes
   Après avoir mis à jour vos comptes débiteurs et fournisseurs, rapprochez vos Transactions bancaires et de crédit avec votre grand livre. Repérez les incohérences et rectifiez les Transactions négligées ou erronées en effectuant les écritures de journal nécessaires.
5. Rapprocher la trésorerie
   Les Transactions de petite caisse peuvent souvent être négligées si elles ne sont pas enregistrées avec diligence. La clôture de fin de mois est l’occasion idéale de rapprocher les dépôts et les encaissements et de confirmer que le solde de votre petite caisse correspond à vos attentes. N’oubliez pas de suivre tout argent en transit.
6. Rapprochement des stocks et des immobilisations
   Le cas échéant, évaluez votre inventaire actuel et le nombre de produits vendus au cours du dernier mois, en vous assurant qu’ils correspondent à vos dossiers. Le rapprochement des stocks peut aider à gérer le stockage, à anticiper les ventes du mois prochain et à couvrir les dépenses supplémentaires liées aux stocks.
7. Concilier la masse salariale et les dépenses d’exploitation
   Alignez votre compte de paie sur votre registre de paie, qui comprend des primes, des commissions et d’autres avantages. Vérifiez que vos écritures de paie sont inscrites au bon grand livre et que vous avez payé les charges sociales et les retenues obligatoires nécessaires. Les dépenses d’exploitation englobent la recherche et le développement, le marketing, les fournitures de bureau, etc. Rapprochez-les en vérifiant vos dépenses mensuelles, en créant un rapport de dépenses et en le validant dans le grand livre approprié.
8. Effectuer des examens préliminaires et ASC 606
   Examinez les données relatives à la comptabilisation de vos revenus et à vos commissions, qu’elles soient saisies manuellement ou générées par ordinateur. Assurez-vous de son exactitude et examinez-le avec votre équipe pour en assurer la cohérence et la clarté dans tous les rapports.
9. Effectuer des analyses de variance et des ajustements
   L’analyse des écarts vous permet d’examiner vos résultats mensuels et trimestriels à la fin de chaque période et de voir comment ils s’alignent sur les objectifs de croissance de l’entreprise. Des ajustements opportuns peuvent empêcher les problèmes mineurs de s’aggraver au fil du temps.
10. Compilez vos états financiers et vos rapports
    

    Après avoir rapproché tous vos comptes, examiné les résultats et rectifié les erreurs, il est temps de compiler vos états financiers et de clôturer le rapport de fin de mois.

Meilleures pratiques pour le processus de clôture de fin de mois

Le processus de clôture de fin de mois est exhaustif et vise à fournir à chacun une compréhension précise de la santé financière de l’organisation mois par mois. Mais grâce à ces bonnes pratiques, vous pouvez réduire le temps et les ressources globaux nécessaires à ce processus tout en améliorant la qualité des rapports que vous en tirez.

Organiser des réunions d’équipe de clôture avant et après la fin du mois

Lorsque vous exécutez votre clôture de fin de mois avec une équipe, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Passez en revue les responsabilités de chacun, parcourez l’ensemble du processus étape par étape et couvrez tous les problèmes qui ont pu survenir lors de votre dernière clôture. C’est une bonne idée de le faire avant de commencer votre clôture de fin de mois, que ce soit de quelques jours ou d’une semaine entière.

Alors que la réunion de pré-clôture met tout le monde sur la même longueur d’onde avant le début du travail proprement dit, la réunion de post-clôture vous permet de passer en revue tous les problèmes qui ont été soulevés ou de mettre en évidence les choses qui se sont vraiment bien passées.

Établissez des relations avec les responsables de budget et les titulaires de compte dans l’ensemble de l’organisation

Si vos équipes comptables et financières travaillent en silos, elles peuvent potentiellement passer à côté de détails cruciaux qui pourraient rendre le résultat de votre clôture de fin de mois complètement inexact. Bien que les processus standardisés doivent diriger toutes les informations nécessaires vers les équipes chargées de la clôture, ce n’est pas toujours le cas dans la pratique.

L’établissement de relations avec les propriétaires de budget et les titulaires de compte peut vous donner accès à certaines de ces données qui, autrement, disparaîtraient. Vous pouvez également être averti des achats entrants importants, des baisses de revenus et d’autres facteurs qui pourraient avoir un impact sur votre clôture avant qu’ils ne soient officiels, ce qui donne à votre équipe une longueur d’avance pour les gérer.

Commencez tôt : soyez organisé et efficace

L’une des meilleures façons de gagner du temps sur votre processus de clôture de fin de mois est de traiter les inefficacités dans d’autres processus financiers. Qu’il s’agisse des comptes clients, des approbations budgétaires ou même de votre logiciel de comptabilité, toutes les améliorations que vous apporterez porteront leurs fruits à la fin du mois.

Vous devez également faire ce que vous pouvez pour que les équipes comptables et financières restent organisées bien avant la clôture du mois. Y a-t-il des aspects de leur travail qui ont un impact négatif sur leur productivité ? Comment pouvez-vous les aider à rester efficaces ?

Utiliser l’automatisation de la comptabilité dans la mesure du possible

Le processus de clôture de fin de mois peut être l’un des processus financiers les plus exigeants en main-d’œuvre, car il dépend de l’examen d’un grand nombre de Transactions. C’est pourquoi l’automatisation d’une grande partie de ce travail devrait être votre première priorité.

Avec la bonne plateforme, vous pouvez éliminer des heures, voire des jours, de travail manuel. Vous pouvez réduire le risque d’erreur humaine coûteuse et transformer votre clôture de fin de mois en un processus fluide et sûr qui ne prend qu’un jour ou deux.

Défis courants dans le processus de clôture de fin de mois

Le processus de clôture de fin de mois, comme de nombreux processus essentiels de votre organisation, peut être intrinsèquement difficile. Mais avec le bon état d’esprit, les bons outils et un peu de savoir-faire, vous pouvez non seulement les contourner, mais aussi les éliminer.

Données inexactes ou incomplètes

Plus votre organisation est grande, plus vous avez besoin de données pour le processus de clôture de fin de mois. Ces données peuvent provenir de dizaines de sources différentes, des outils propriétaires aux feuilles de calcul et même des factures saisies manuellement. Votre équipe devra souvent rechercher les données manquantes, vérifier les chiffres douteux et contacter les services concernés.

Manque de standardisation

Vous ne pouvez pas supposer que vous trouverez une normalisation dans la façon dont les devises sont gérées, la façon dont les processus courants sont exécutés ou même la façon dont les revenus sont enregistrés. Votre équipe peut avoir besoin de rechercher ou d’établir un moyen de rassembler les données et les processus divers.

Processus et gestion des tâches non définis

Le processus de clôture de fin de mois peut être un processus essentiel et récurrent, mais dans certaines organisations, il peut s’agir d’une course folle vers la fin. Tout le monde essaie de faire les choses le plus rapidement possible en faisant le moins d’erreurs possible, puis ils ferment les livres jusqu’au mois prochain. Les équipes financières héritent souvent de ce type de processus, et le modifier pour qu’il fonctionne de manière plus transparente peut sembler être une entreprise énorme.

Divergences entre les chiffres

Le rapprochement financier, c’est-à-dire l’examen des Transactions pour faire face aux écarts, est une partie importante de la clôture de fin de mois. Après tout, lorsque vous obtenez des données provenant d’autant de sources et de services, vous obtenez forcément des chiffres contradictoires. Vos équipes devront enquêter sur ces chiffres pour aller au fond des choses.

Mauvaise communication

Bien que la communication entre les services ne soit pas aussi difficile que l’époque où l’on se rendait dans une autre partie de l’édifice pour rencontrer un directeur, elle peut tout de même être délicate. Les e-mails peuvent rester sans réponse et les appels Zoom peuvent être difficiles à Calendrier. Obtenir des réponses à des questions importantes peut s’avérer tout aussi difficile que de rassembler les données sur lesquelles vous devez poser des questions.

Retards dus à des erreurs, des ajustements ou des reclassifications

Le processus de clôture de fin de mois est sensible au temps, mais les données qu’il doit collecter ne sont pas toujours opportunes. Les retards peuvent créer une situation malheureuse de type « dépêchez-vous et attendez » où votre équipe travaille frénétiquement pour fermer autant de livres que possible, pour qu’un compte reste bloqué en attendant les chiffres pertinents.

FAQ sur le processus de clôture de fin de mois

Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées par les responsables financiers à propos de la clôture de fin de mois.

Combien de temps faut-il pour fermer les livres ?

Le temps réel qu’il faut pour fermer les livres peut varier considérablement en fonction des comptes que vous devez fermer, de la taille de votre organisation et de la taille de votre équipe. D’une manière générale, cependant, le processus de clôture de fin de mois ne devrait pas prendre plus de 10 jours.

Comment puis-je fermer les livres plus rapidement ?

La meilleure façon de fermer les livres plus rapidement est d’utiliser les bons outils. Bien que vous puissiez toujours essayer de trouver des moyens d’aider votre équipe à travailler plus rapidement, il est essentiel d’utiliser un logiciel qui automatise autant que possible le processus, tout en maintenant la précision.

Quel est l’ordre correct pour la fermeture des comptes ?

Voici comment vous devriez hiérarchiser vos comptes pour la clôture du mois :

1. Comptes de clôture des recettes.
2. Comptes de frais de clôture.
3. Récapitulatif des résultats de clôture Comptes.
4. Liquidation des dividendes ou des retraits Comptes.

Quels rapports dois-je exécuter à la fin du mois ?

Bien que chaque organisation ait ses propres exigences en matière de rapports de fin de mois, voici quelques-unes des options les plus courantes :

• Compte de résultat
• Bilan
• Déclarations de flux de trésorerie
• Rapport sur l’ancienneté des comptes clients
• Rapport sur l’ancienneté des comptes payables
• Rapport d’inventaire
• Rapport sur le budget et les données réelles
• Rapport d’assujettissement à l’impôt

Conclusion : Clôturez les comptes plus rapidement avec un logiciel financier

La clôture de fin de mois est un processus laborieux pour de nombreuses organisations, mais cela ne devrait pas avoir à l’être. Avec la bonne plateforme, vous pouvez éliminer des heures de travail manuel, réduire les risques causés par l’erreur humaine et même trouver des opportunités d’optimisation de votre processus.

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