Rolling Forecasts : Chris Ortega explique le pourquoi, le quoi et le comment

Quel est le trait commun entre les services financiers des grandes entreprises ? Prévisions glissantes. D’après les résultats de notre enquête mondiale menée auprès de plus de 500 responsables financiers, les entreprises qui utilisent des prévisions glissantes sont plus susceptibles de surperformer celles qui utilisent des prévisions trimestrielles, en particulier en ce qui concerne leur capacité à mettre à jour rapidement les prévisions. Passer d’une prévision trimestrielle à une prévision glissante peut sembler intimidant, surtout lorsque vous essayez de la vendre à la direction. Ou même votre propre équipe, d’ailleurs. Pour vous aider à vous familiariser avec les changements apportés aux processus, aux procédures et aux technologies, nous nous sommes entretenus avec Chris Ortega, l’une des 10 voix les plus influentes au monde dans les domaines de la comptabilité, de la finance et de la comptabilité. Lisez la suite pour en savoir plus.

Qu’est-ce qu’une prévision glissante ?

Avec une prévision glissante, vous avancez continuellement l’horizon temporel. Une approche typique des prévisions glissantes consiste à ajouter un mois à la fin de la prévision pour chaque mois qui passe. « Il s’agit d’utiliser les informations les plus récentes dont vous disposez dans votre entreprise pour vous projeter dans l’avenir », explique Chris. L’avantage, c’est que vous êtes toujours à la recherche du même nombre de mois et que les données sont continuellement mises à jour en fonction des dernières informations disponibles pour une organisation.

Avantages des prévisions glissantes

Chris explique que les prévisions glissantes aident à « informer l’entreprise sur ce qui se passe dans la réalité, en changeant les perspectives que nous voyons sur l’horizon de 6, 12 et 18 mois de l’entreprise ». Les prévisions glissantes donnent également une perspective sur les opérations commerciales actuelles. Chris explique cela comme suit : « .. la capacité d’être en mesure de se connecter, là où nous voyons l’entreprise aller à ce que nous exécutons aujourd’hui.

Trouver une technologie configurable

Selon Chris, la meilleure technologie pour les prévisions glissantes n’a pas besoin d’être adaptée à votre entreprise. « Je pense toujours que la chose la plus importante est de s’assurer que vous trouvez la technologie qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise », dit-il. « Trop souvent, je vois des organisations et des équipes de nombreux secteurs différents essayer d’adapter leurs processus à une technologie. » « Vous n’aurez pas toujours les processus, les procédures et les points de données nécessaires pour adapter une technologie à votre entreprise », explique Chris. « C’est l’erreur fondamentale que font beaucoup d’équipes comptables et financières lorsqu’elles mettent en œuvre une technologie de prévision continue... Ils essaient de personnaliser la technologie pour l’adapter à leur entreprise. Chris pense que cela rend le processus plus compliqué qu’il ne devrait l’être. Il note que les éditeurs de logiciels passent beaucoup de temps à s’assurer que leur technologie fonctionnera dans toutes les entreprises. « Ils l’ont vu. Ils l’ont fait. Ils ont travaillé dans différents secteurs. Essayez donc de trouver une technologie qui est configurable pour votre entreprise, et non personnalisée pour votre entreprise. Chris vous recommande également de faire des recherches auprès de sources fiables telles que TrustRadius et G2: « Cela donne vraiment qui sont les leaders, les visionnaires, et cela donne des informations très détaillées sur les tendances, les faiblesses, la facilité d’utilisation et une foule d’autres facteurs à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un outil de prévision glissante dans votre équipe comptable et financière. » Lorsque vous évaluez une technologie, assurez-vous de choisir une solution qui répondra à l’évolution des besoins de votre entreprise :

• Basé sur le cloud pour faciliter la communication et la Collaboration
• Prise en charge des processus automatisés
• Connectivité et compatibilité avec le reste de votre pile technologique
• D’un fournisseur de confiance qui a fait ses preuves

Questions à poser pour démarrer votre processus de prévision glissante

« Beaucoup d’équipes sont très réactives dans la façon dont elles envisagent leur entreprise. Ainsi, l’une des façons dont les responsables financiers peuvent commencer à évoluer vers un modèle de prévision glissant est vraiment, vraiment de définir concrètement ce que sont vos processus », explique Chris. Il s’agit de répondre à quelques questions fondamentales :

• Quels sont les processus d’affaires qui influencent vos perspectives ?
• Quels sont les indicateurs clés de Performance (KPI) qui façonnent l’avenir de votre entreprise ?
• Qu’est-ce qu’on dit qu’on va faire, et comment on va le faire ?

3 pièges à éviter dans l’adoption de prévisions glissantes

Alors, où les gens se retrouvent-ils coincés dans l’adoption de prévisions glissantes ? Chris a partagé trois domaines clés et ce que les responsables financiers devraient faire pour que le processus continue de progresser.

1) Trop d’indicateurs clés de performance

« Les gens mesurent trop d’indicateurs clés de performance », explique Chris. « Comment pouvez-vous, en tant qu’entreprise, avoir 15 éléments différents que vous mesurez dans vos perspectives d’avenir et 15 hypothèses de modèle différentes que vous avez dans vos prévisions glissantes ? C’est beaucoup trop. Au lieu de cela, Chris recommande aux entreprises de se concentrer sur les quatre à six indicateurs clés de performance qui auront le plus d’impact sur l’entreprise à l’avenir.

2) Mauvaise compréhension des moteurs de l’activité

Chris dit qu’il ne suffit pas de maîtriser les fonctions comptables et financières traditionnelles telles que la gestion du grand livre, des écritures de journal et de l’amortissement. « En tant qu’équipes comptables et financières, nous connaissons les chiffres. Mais il faut comprendre l’entreprise. Vous devez comprendre ce qui génère des revenus, des coûts, de l’argent, de la marge d’un client et de la génération de prospects », explique Chris.

3) Un horizon temporel trop lointain

Un autre écueil, selon Chris, est d’essayer de faire des prévisions beaucoup trop loin dans l’avenir. « En règle générale, vous voulez avoir un modèle de prévision glissante tout au plus sur une perspective de 12 mois », dit-il. Au fur et à mesure que l’on s’éloigne de la journée en cours, la précision des prévisions diminue. Et même si vous pouvez être précis dans 18 ou 24 mois, les chiffres ne seront pas précis. Avec les prévisions glissantes, l’objectif est la précision. Chris dit : « Tu aurais dû... 90 à 97 % de confiance dans le fait que ce sera ce que vous verrez dans l’entreprise au cours des trois à six prochains mois. Concentrez-vous sur cette fenêtre de 12 mois et vous pourrez augmenter votre précision.

3 façons d’améliorer vos efforts actuels en matière de prévisions glissantes

Chris a également proposé trois façons aux responsables financiers d’optimiser leurs efforts actuels grâce à des prévisions glissantes.

1) Impliquer les parties prenantes de l’ensemble de l’organisation

Les prévisions glissantes ont le pouvoir d’informer et de façonner l’entreprise, mais si les gens ne sont pas investis dans le processus de prévision, ils risquent de ne pas faire confiance aux résultats. « Ne faites pas de vos prévisions glissantes un exercice financier », conseille Chris. « Par exemple, ne vous contentez pas de la comptabilité et de la finance et produisez des prévisions mobiles sur 3, 6, 9, 12 ou 18 mois. » Chris suggère que les ventes, le marketing et d’autres domaines opérationnels devraient tous avoir le sentiment d’avoir un intérêt dans le processus.

2) Aidez votre équipe à comprendre la valeur de la technologie

La technologie FP&A peut faciliter l’adoption des prévisions glissantes. Mais votre équipe financière peut considérer les nouveaux investissements technologiques, et en particulier les nouveaux processus automatisés, comme une menace pour leur emploi. Chris affirme qu’il est essentiel de renforcer continuellement la valeur ajoutée d’une prévision glissante et la façon dont elle peut simplifier le travail des gens et rendre l’équipe financière plus précieuse pour l’organisation. « Vous voulez vraiment que vos employés participent aux activités à forte valeur ajoutée d’un modèle de prévision glissant », explique Chris. Pour lui, les activités à forte valeur ajoutée s’articulent autour de ce qu’il appelle les quatre C : Collaboration, connexion, communication et clarté. Faites savoir à votre équipe que l’automatisation ne signifie pas la fin de son travail ; Au lieu de cela, cela signifie qu’ils peuvent se concentrer sur l’aide à l’orientation de l’entreprise.

3) Commencer à suivre l’erreur de prévision

« Je pense que trop souvent, les gens mettent en œuvre des prévisions glissantes et disent : « Hé, nous avons fait un excellent travail d’examen de l’entreprise pour les 12 prochains mois, sans vraiment apprendre des données à mesure qu’elles avancent », explique Chris. « Un moyen de vraiment améliorer vos processus autour des prévisions continues consiste à mettre en œuvre les erreurs de prévision, à les mesurer, à les suivre et à vous assurer que votre équipe est très précise sur les écarts et les erreurs dans l’entreprise. » Pour déterminer votre erreur de prévision, comparez vos projections à vos résultats réels sur une base mensuelle. Ensuite, vous pouvez voir la précision de votre modèle et effectuer des ajustements si nécessaire. Selon Chris, les équipes performantes devraient s’efforcer d’avoir une marge d’erreur inférieure à 3 % chaque mois et inférieure à 5 % pour le trimestre. Si vous atteignez ce niveau de précision, Chris déclare : « Vous pouvez vous adresser à l’entreprise et dire : « Je suis à l’aise et confiant dans les prévisions que je produis. Comme je connais nos marges, notre erreur de prévision est de +/- 5%. Nous sommes précis dans nos KPIs. Nous sommes précis dans la façon dont nous communiquons la clarté à l’entreprise. Nous sommes précis dans la direction que nous prenons avec l’entreprise. "

Roulez pour plus de précision et d’agilité

Notre enquête a révélé que les prévisions glissantes sont l’une des trois capacités essentielles des principaux services financiers. Bien qu’il faille du temps et des efforts pour effectuer le changement, les avantages en termes de précision et d’agilité en valent la peine. Consultez les résultats complets de l’enquête FSN pour découvrir toutes les raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin de prévisions glissantes. Pour en savoir plus sur Chris, suivez-le sur LinkedIn et Twitter.