Construire une fonction financière prête pour l’avenir pour la ville de Steyn

Kreason Naidoo dirige l’équipe de Reporting financière de la société sud-africaine de développement immobilier et de construction Steyn City, qui est devenue cliente de Prophix en 2020. Lors d’un récent webinaire, il a expliqué comment Prophix a amélioré à la fois sa vie professionnelle et la situation globale de l’entreprise. Voici les principaux points à retenir. À la périphérie de Johannesburg se trouve un endroit pas comme les autres. Steyn City, imaginée par l’homme d’affaires milliardaire sud-africain Douw Steyn, est essentiellement une ville dans la ville. Avec quatre fois la taille de Monaco et deux fois et demie la taille de Central Park à New York, il s’agit du plus grand développement de ce type sur le continent africain. En plus de ses nombreux immeubles résidentiels, il dispose actuellement d’un parc de bureaux, de son propre terrain de golf (conçu par Jack Nicklaus), d’un centre équestre, de 2 000 acres de parc, d’un lagon, d’une piscine intérieure, de restaurants et d’une école – la liste est longue. [caption id="attachment_28111 » align="aligncenter » width="1000"] Clubhouse du parcours de golf de Steyn City[/caption] Nous voulions creuser un peu plus profondément l’histoire derrière ce projet fascinant et avons récemment organisé un webinaire avec Kreason Naidoo, directeur de la Reporting financière de Steyn City. Lorsqu’il a commencé à travailler ici il y a plusieurs années, la ville et l’entreprise de construction qui la créait étaient très différentes. «En fait, j’ai commencé ici à Steyn City alors qu’il n’y avait pas de service financier, alors j’ai été chargé de mettre en place l’ensemble du processus financier à partir de zéro », se souvient Kreason. Tout comme la ville elle-même, le bureau des finances a dû être construit à partir de zéro. Depuis, beaucoup de choses ont changé. L’équipe de Kreason et Steyn City se sont considérablement développées, ce qui rend l’efficacité Reporting encore plus cruciale. Pour remédier à ce problème, l’équipe a mis en œuvre Sage , qui, selon Kreason, était la seule solution ERP capable de répondre aux besoins très spécifiques de l’entreprise. En 2020, l’équipe financière a cherché à améliorer encore les Reporting capacités de Steyn City en ajoutant une solution CPM. Ils ont choisi Prophix. Alors, après un an avec Prophix, qu’est-ce qu’il a retenu ? Qu’est-ce qui a changé ? Voici les 3 avantages les plus importants que Prophix a apportés :

1. Amélioration de l’efficacité

Ce n’est pas une surprise, mais Prophix a eu un impact profond sur l’efficacité du service financier de Steyn City. Au cours de l’interview, Kreason a mentionné plusieurs exemples de la façon dont il a gagné énormément de temps grâce à Prophix. Voici l’un d’entre eux, dans ses propres mots :

« Je suis très heureux d’avoir eu Prophix parce que [rires] je n’ai pas besoin de tout faire manuellement sur Excel. [...] Là où je passais environ 90 % de mon temps à faire, je passe maintenant ce temps à réviser, analyser et corriger.

En ce qui concerne les vitesses globales du processus, Kreason a déclaré ce qui suit :

« Lorsque nous avons commencé le processus de Prophix, je ne savais pas à quel point l’outil était puissant. Nous étions plus intéressés par les rapports imprimés, les graphiques, les diagrammes circulaires et les choses comme ça que le conseil d’administration voulait. Mais ensuite, au fur et à mesure que nous construisions, nous nous sommes rendu compte que – whoa, attendez les gars, je veux dire, si vous pouvez faire ceci et vous pouvez faire cela, alors mon processus de budgétisation est simplifié de plusieurs semaines. Mon processus de prévision est simplifié par mois. Je veux dire, nous prévoyons ici jusqu’en 2026, et parfois 2032, et c’est quelque chose qui peut être fait en une semaine. Cela m’a rendu la vie beaucoup plus facile. Je ne vais pas mentir, il y a encore des processus manuels à faire, mais ce n’est pas du tout la faute de Prophix [rires]. [caption id="attachment_28113 » align="aligncenter » width="1000"] ville de Steyn offre 45 km de boulevards piétonniers. [/légende]

2. Des Reportingplus dynamiques

Comme mentionné ci-dessus, Steyn City offre tellement de services que le résultat est une entreprise très diversifiée et complexe. Il y a de l’immobilier résidentiel et commercial, il y a des restaurants et des services événementiels, des activités de construction, des commerces de détail, un entrepôt, une école privée, des installations sportives et plus encore. Cela fait un grand Total de 13 unités commerciales (peut-être même plus au moment où vous lisez ceci), chacune avec sa propre source de revenus. Pour aider le conseil d’administration à réaliser son ambition de « tout savoir », Kreason et les responsables de la mise en œuvre de Prophix ont créé des rapports qui offrent une vue d’ensemble de chaque segment ainsi qu’une déclaration consolidée si la vue d’ensemble doit être prise en compte. Voici comment Kreason le dit :

« Disons, par exemple, que la construction aurait un rapport et que tout ce qui se rapporte à la construction s’infiltrerait dans ce rapport, et je peux le présenter. D’accord, vous voulez vous intéresser uniquement à l’hospitalité ; Eh bien, je peux le faire parce que je peux [...] tirer parti de tous les domaines qui se rapportent à cette dimension, comme nous l’appelons, ou unité d’affaires, et faire rapport à ce sujet. Je n’ai pas besoin d’aller construire cinq rapports différents ; J’en construis une et littéralement, comme l’appelle Prophix, [...] je feuillette les pages [...] et je sélectionne les différents types de pages, et je peux faire un rapport là-dessus. Vous voulez les voir en tant que groupe, consolidés ? Bien sûr, pas de problème, je peux vous le montrer aussi.

[caption id="attachment_28112 » align="aligncenter » width="1000"] Au restaurant XIX à Steyn City[/caption]

3. Meilleure communication interne

Même avec la meilleure solution CPM, il n’y aura pas de panacée en ce qui concerne la communication efficace des chiffres de l’entreprise. Cependant, dans le cas de Prophix et de ses fonctionnalités collaboratives, il offre une mise à niveau significative par rapport à une feuille de calcul statique jointe à un e-mail. Comme le souligne Kreason, ce dernier peut conduire à des interprétations différentes d’une même donnée :

« La communication n’est pas quelque chose qui est toujours possible, parce que je peux vous envoyer un e-mail et vous pouvez l’interpréter d’une manière différente de ce que j’essaie réellement de vous expliquer. Alors que si vous avez un outil Reporting commun, et que tout le monde utilise cet outil, je veux dire que vous pouvez dissiper les incohérences, la confusion et les malentendus relativement rapidement. [...] [Avec Excel, c’est comme] « Quelle version est-ce que je regarde ? Est-ce que je regarde la bonne version ? M’avez-vous envoyé le bon article ? De quel nombre s’agit-il – cela a-t-il changé ? Tout est désormais tracé et géré sur un seul outil.

Conclusion L’équipe de Kreason et Steyn City dans son ensemble ont entrepris un remarquable parcours de transformation au cours des deux dernières années. Comme l’ont montré les exemples de Kreason, l’introduction de Prophix a permis d’accélérer davantage ce processus, mais comment garantir la réussite d’un projet CPM ? La première étape consiste à trouver un fournisseur de CPM qui correspond à la facture. Dans le cas de Steyn City, il ne s’agissait pas seulement des capacités du logiciel Prophix. En plus de sa forte intégration avec Sage, l’expérience de Prophix en matière de réussite des projets des clients et son engagement continu envers la réussite des clients ont joué un rôle important dans la décision. Kreason, bien qu’il ait un rôle très peu technique, s’est également retrouvé fortement impliqué dans le processus de mise en œuvre. Avec le recul, il a considéré que c’était crucial pour l’ensemble du projet, même s’il était sceptique au début : « Je vais être honnête avec vous – je n’étais pas vraiment ravi de faire partie du processus [de mise en œuvre] », a-t-il déclaré lors de notre entretien. Il s’est dit : « Je n’ai tout simplement pas le temps de le faire. » Cependant, son point de vue a radicalement changé lorsque l’équipe de Prophix lui a expliqué les avantages de son implication plus profonde :

« Une fois que je me suis mis dedans, et une fois que j’ai commencé à travailler avec vous, j’ai trouvé que c’était la partie la plus importante de toute la construction. Surtout en tant que responsable financier, vous devez comprendre comment cela fonctionne et comment tout s’imbrique. [...] Prophix a de très bonnes fonctionnalités qui vous permettent d’explorer et d’annualiser les chiffres, mais il est très important que vous fassiez partie de la mise en œuvre dès le début afin que, dans un sens, vous cartographiez les choses comme vous le souhaitez.

Ce processus comprenait également la réévaluation et l’optimisation des processus existants avant de les construire dans Prophix. Grâce à cette approche, Kreason et son équipe disposent désormais d’une solution qu’ils connaissent, de processus plus efficaces et de chiffres dans lesquels ils peuvent avoir confiance – une configuration parfaite pour la croissance future, tout comme la ville qu’ils ont contribué à construire.