Embracing new Technologies to Succeed in times of Change

Pourquoi les entreprises en croissance doivent-elles investir dans l’automatisation financière ?

L’état actuel des finances

Il y a une transformation en cours au bureau des finances. Les responsables financiers deviennent les partenaires de l’entreprise que nous avons toujours voulu être. Nous effectuons des analyses en temps réel, ce qui nous permet de prendre des décisions commerciales actuelles. Toutes ces données auxquelles nous avons maintenant accès changent la donne. Nous disposons de données en temps réel, intégrées dans des rapports perspicaces, de tableaux de bord détaillés, avec toutes les informations dont nous avons besoin à portée de main. Nos équipes n’ont qu’à appuyer sur quelques boutons pour que tout se produise. Droite? Malheureusement, la réalité est que moins de 5 % des équipes financières connaissent vraiment une expérience similaire. La fermeture des livres et les prévisions prennent encore trop de temps, de sorte que nous finissons par utiliser des feuilles de calcul et à « deviner » lorsque nous devons prendre des décisions rapidement. Nous utilisons les meilleures données dont nous disposons, et non les données réelles, précises et à jour dont nous avons vraiment besoin. Trop souvent, nous faisons encore des analyses « rapides et sales », ou des calculs « à l’envers de l’enveloppe ».

Nous avons suffisamment de puissance dans nos téléphones pour envoyer des vaisseaux spatiaux sur Mars, alors pourquoi utilisons-nous encore des feuilles de calcul uniques pour prendre des décisions critiques pour nos entreprises ?

Peu de progrès ont été réalisés en matière de capacité de planification

Alors que nous commençons à émerger des immenses défis des 15 derniers mois, c’est le bon moment pour réfléchir à ce qui a bien fonctionné et à ce qui peut être amélioré, en particulier dans le domaine des finances. Une enquête menée auprès de professionnels de la finance de plus de 500 entreprises du monde entier a donné leur point de vue sur leurs performances l’année dernière, les outils qu’ils utilisaient et leur capacité à faire des prévisions. Comme on pouvait s’y attendre, l’étude a confirmé que le processus de planification, de budgétisation et de prévision (PB&F) était le plus perturbé de tous les processus financiers de base. Les entreprises ont eu du mal à refaire leurs prévisions rapidement et avec précision en période de stress et de changement. Alors, qu’est-ce que les résultats de l’enquête ont montré ?  Dans l’ensemble, les entreprises font des prévisions plus rapidement que par le passé, mais la précision s’est détériorée. Les deux tiers des entreprises peuvent faire de nouvelles prévisions en une semaine, mais seulement 39 % d’entre elles peuvent prévoir leurs bénéfices avec une précision de +/- 5 %. Pas moins de 80 % d’entre eux ne peuvent pas regarder dehors plus d’un an.  Compte tenu des chocs de la chaîne d’approvisionnement que nous subissons encore depuis l’année dernière, cela justifie à lui seul d’investir dans de meilleures prévisions !

Comment pouvons-nous devenir plus agiles et mieux préparés face à tout type de crise, ainsi qu’aux changements commerciaux plus « normaux » auxquels nous sommes régulièrement confrontés, comme les acquisitions, les concurrents perturbateurs et les modèles d’affaires en constante évolution ?

Planification de scénarios

La pandémie de Covid-19 a suscité un regain d’intérêt pour Planification de scénarios, les dirigeants cherchant une meilleure façon de planifier un avenir incertain. Les entreprises capables de planifier des scénarios ont surpassé toutes les autres en termes de capacité à faire des prévisions avec rapidité et précision. Pourquoi? Parce qu’ils sont moins dépendants des feuilles de calcul, car ils ont déjà investi dans des outils spécialisés. Ils ne sont pas surchargés de trop de données et trop peu d’informations.

Sans automatisation, il est presque impossible de modéliser simultanément plusieurs scénarios, hypothèses et variables.

Alors pourquoi seulement 4 % des organisations ont-elles pris le temps de se consacrer à la Planification de scénarios ? Trop de gens sont coincés dans l’enfer de la Feuille de calcul. Les prévisions glissantes sont un autre outil qui rend les entreprises plus agiles dans leur planification, mais l’adoption a été lente à seulement 19 %. Encore une fois, il s’agit d’une autre technique difficile à créer, à maintenir et à gérer dans des feuilles de calcul.

Les données doivent être fondamentalement améliorées

La plupart des responsables financiers s’accordent à dire que les données doivent être améliorées. La qualité des données utilisées détermine la qualité des prévisions. Garbage in = garbage out.  Pour améliorer la qualité des Données, nous devons ratisser plus large et identifier les Données opérationnelles en dehors du GL, les Données de relation client et d’autres Données extra-financières pour améliorer nos prévisions. L’explosion des données sur les réseaux sociaux est un exemple de nouveaux types de données qui peuvent être utilisées pour repérer des tendances et être utilisées dans les prévisions. Au fur et à mesure que le pool de données augmente, l’utilisation des bons outils pour analyser ces différents types de données peut constituer un avantage concurrentiel. Cependant, les données externes semblent toujours être reléguées au second plan par rapport aux données internes, probablement parce que nous n’avons toujours pas optimisé nos processus et outils internes pour capturer efficacement ces données.

La transformation améliore l’agilité

La préparation et la gestion du changement sont un élément fondamental de la réussite d’une entreprise. Pourtant, la plupart des organisations n’ont pas apporté de changements majeurs à leurs processus PBF au cours des 3 dernières années. Et ce n’est pas parce que le changement n’est pas nécessaire !  Pour comprendre l’impact de la transformation sur l’agilité de la planification, de la budgétisation et des prévisions, l’enquête a comparé les 5 % d’entreprises qui ont complètement transformé leurs fonctions aux 14 % qui n’y ont fait aucun effort au cours des 3 dernières années. Que pouvons-nous apprendre des 5 % de leaders de la transformation qui ont complètement transformé leur processus PB&F ?  Comment sont-ils en mesure de gérer leurs données comme un actif de l’entreprise plutôt que d’être submergés par des feuilles de calcul déconnectées avec une mauvaise gouvernance des données ? Ils ont ces éléments communs :

• Une source de vérité pour leurs données, qui provient d’un modèle d’affaires centralisé, généralement dans le cloud
• Ils utilisent des outils plus avancés comme l’IA et la visualisation
• Ils mettent l’accent sur l’élimination des feuilles de calcul pour la collecte et la Reportingdes données

Cela leur permet ensuite de mettre en œuvre des prévisions glissantes, une budgétisation base zéro et une planification de scénarios. Que vous choisissiez d’utiliser tous ces éléments ou seulement quelques-uns, ils contribuent TOUS à augmenter l’agilité du processus PBF.

Comment rendre votre planification plus agile

Alors, comment pouvez-vous commencer à mettre en œuvre ces changements ? Il n’y a pas de bouton facile, et peu d’organisations semblent avoir le temps ou l’énergie nécessaires pour déployer des efforts de transformation massifs qui permettent de créer ces outils à partir de zéro. Pourtant, il ne fait aucun doute que nous devons être en mesure de prévoir nos revenus avec précision, d’avoir le bon niveau de main-d’œuvre et de fournisseurs, et suffisamment de flux de trésorerie pour payer tout cela. Logiquement, nous savons que nous devons le faire, et nous savons que cela aura un retour sur investissement positif. Alors, quel est le problème ? D’après mon expérience, dans des environnements très manuels, il faut tellement de travail juste pour terminer les livrables quotidiens qu’il peut sembler écrasant de ne serait-ce que penser à essayer de construire le nouvel avion proverbial, alors que vous travaillez si dur pour piloter l’ancien. Avez-vous atteint ce point ?

Points douloureux courants

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des problèmes courants dans les équipes avec trop de manuel et de systèmes. Si ce scénario vous semble familier, il est probablement temps d’envisager de prendre des mesures pour mettre à niveau vos outils. Lorsque vous essayez de mettre à jour vos prévisions avec des résultats réels, les données du grand livre ne correspondent pas aux hypothèses de prévision. Les prévisions sont établies à partir d’hypothèses qui ne sont pas prises en compte dans le GL. L’analyse des écarts de fin de mois ne vous aide donc pas à expliquer le changement de vos prévisions. Si vous ne pouvez pas expliquer les changements dans vos chiffres réels, comment pouvez-vous mettre à jour vos prévisions ?  Si vos systèmes de données ne s’intègrent pas, vous devez refaire votre analyse à chaque fois que vous obtenez des données réelles. Cela prend trop de temps, donc vous ne le faites qu’une fois par trimestre, ou plus probablement lorsqu’il y a un changement radical qui l’oblige. À ce moment-là, il est trop tard. Vous avez manqué les premiers signaux qui vous auraient permis de réagir, et maintenant vous êtes de retour dans une crise en train de réagir. Lorsque vos données et vos systèmes ne sont pas intégrés, vous vous fiez à la mémoire institutionnelle des employés, qui utilisent leur « expérience passée » comme guide pour déterminer quel est le problème. Mais regarder dans le rétroviseur pour trouver des réponses n’est plus suffisant.  Et cela vous rend encore plus vulnérable lorsque vous perdez ces employés, parce que maintenant vos connaissances institutionnelles viennent de s’envoler. L’année qui vient de s’écouler nous a montré à quel point il est essentiel d’être en mesure de prédire avec précision les besoins de trésorerie À l’avance , afin de permettre le bon niveau d’ajustements, qu’il s’agisse de réduire les coûts, de financer provisoirement ou de trouver d’autres sources de revenus. Si vous ne faites que deviner ou espérer que vous traverserez une crise, la bataille est probablement déjà perdue. Vous ne le savez tout simplement pas encore. Lors de l’examen des défis liés aux prévisions, nous devons également nous concentrer sur le processus de clôture de fin de mois, qui est la source d’une grande partie de nos données.

La fin de mois est la source CLÉ de vos données financières réelles qui se transforment en prévisions.

Si vous ne capturez pas les données au niveau souhaité pour les prévisions, vous n’aurez jamais d’alignement entre vos données provenant de différents systèmes. Lorsque l’équipe de planification ne peut pas obtenir ce dont elle a besoin de la part du grand livre, elle va chercher des rapports auprès de SalesForce, des cubes de vente et d’autres rapports opérationnels.   Et quand les Données ne s’alignent pas, c’est une variable de plus à réconcilier. Et s’il n’y a pas assez de discipline dans les processus métier en amont pour capturer les données dans les bonnes périodes, alors vous avez des différences de temps et des rattrapages=ups/inversions qui créeront tellement de bruit autour de vos données que vous aurez de la chance de capter les signaux qui vous avertissent des changements en premier lieu. La création et la maintenance d’un processus de fin de mois discipliné et étroitement intégré aux processus métier en amont demandent beaucoup d’efforts. Mais si elle est bien faite, elle peut générer des données propres et précises pour alimenter votre processus de prévision. Avec les bons outils et l’automatisation, l’équipe financière peut passer son temps à analyser les changements et à mettre en évidence les signaux de changement sur lesquels l’entreprise doit agir, au lieu de s’épuiser à travailler tard le soir à essayer d’obtenir des chiffres cohérents.

Créer un modèle d’affaires centralisé

Comment pouvons-nous commencer à faire mieux sans arracher tous nos systèmes et repartir de zéro ? Tout d’abord, vous devez commencer à examiner votre entreprise et les données clés de manière centralisée. Chaque équipe ne peut pas avoir son propre ensemble d’indicateurs clés de performance dans ses propres feuilles de calcul. Vous devez choisir les indicateurs clés de performance essentiels que TOUT LE MONDE utilisera, les capturer, suivre les tendances et travailler ensemble dans toute l’entreprise. De la commande à l’encaissement, de l’approvisionnement au paiement et de vos processus de gestion du personnel. C’est ce que signifie UNE source de vérité . Garder les données propres. Si vous continuez à vider les données dans des feuilles de calcul pour obtenir ce dont vous avez besoin, c’est que vous n’avez pas les systèmes dont vous avez besoin ou que vous ne les avez pas configurés correctement pour répondre à vos besoins.

Faites l’inventaire de TOUTES les feuilles de calcul critiques utilisées dans votre entreprise, puis déterminez POURQUOI la feuille de calcul est nécessaire.

Si les données sont essentielles à la mission de l’entreprise, il vaut la peine d’investir dans les bons outils pour bien faire les choses. Si ce n’est pas le cas, arrêtez de le mesurer. L’organigramme ci-dessous est un exemple de la façon dont vous pouvez intégrer TOUS vos processus dans la finance. D’après mon expérience, les équipes de planification et les équipes Reporting ont tendance à se concentrer sur des priorités et des projets différents à un moment donné. L’équipe Reporting est généralement pressée à la fin du mois ou de l’année en regardant en arrière, et l’équipe de planification travaille avec l’entreprise en regardant vers l’avenir. Mais si vous pouvez prendre le temps de vous mettre d’accord sur les principaux facteurs de revenus et de dépenses pour l’entreprise dans son ensemble, et éduquer TOUTES les équipes sur l’importance de capturer les indicateurs clés de performance critiques à chaque étape, vous pouvez transférer les données d’une équipe à l’autre de manière beaucoup plus transparente. Vous n’avez pas besoin d’outils sophistiqués pour faire cette partie – c’est la discipline de prendre le temps de concevoir votre processus comme un tout intégré, plutôt que des cycles individuels. Et une fois que vous avez cela, vous avez la base dont vous avez besoin pour mettre en œuvre avec succès les bons outils de planification.

Principaux points à retenir

1 – Centralisez votre modèle d’affaires en intégrant vos processus et créez une source unique de vérité. Le plus difficile consiste à aligner vos processus entre les fonctions afin d’éliminer l’inefficacité et le remaniement qui découlent du fait que chaque équipe conçoit pour elle-même. Le jeu en vaut la chandelle ! 2 – Il est temps de se débarrasser des feuilles de calcul. Vous ne sortirez jamais de l’enfer d’Excel tant que vous n’en ferez pas une priorité. 3 – Pour casser l’habitude de la Feuille de calcul, automatisez avec les bons outils. Il est essentiel d’investir dans ces outils avant que la prochaine crise ne nous frappe. Il n’y aura jamais un moment où ce sera facile, juste un moment où avec de la détermination, des ressources et en en faire une priorité, vous pourrez y arriver.

Vous voulez en savoir plus ?

Apprenez étape par étape comment mettre en œuvre cette approche dans votre propre entreprise.  Pour voir les résultats de l’enquête dont il est question dans l’article, cliquez ici