Lotus 1-2-3 et les machines à additionner : se souvenir de la FP&A à l’ancienne et se tourner vers l’avenir

N’aspirez-vous pas à la technologie de la finance d’antan ? N’était-ce pas génial d’être limité à seulement trois choses dans Lotus 1-2-3 ? Le monde n’est-il pas trop silencieux sans le crissement des imprimantes matricielles ? Ne serait-il pas formidable d’être une fois de plus gêné par ces cartes perforées avec toutes ces lettres et ces chiffres ? Non? Peut-être que nous ne sommes pas si nostalgiques de la technologie d’antan. Mais votre fonction de planification et d’analyse financières (FP&A) utilise-t-elle au mieux les nouvelles technologies disponibles ? Ou est-il encore coincé dans le 20e siècle ? À l’occasion de la sortie de notre dernier guide interactif, FP&A Upgraded : How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis, nous avons demandé à des experts financiers de nous raconter leurs histoires d’horreur technologique et de nous donner des conseils sur la façon de mettre à niveau votre FP&A.

Du grand livre manuel à l’automatisation financière

Alors, avec quels types d’outils archaïques les experts financiers ont-ils dû faire face au début de leur carrière ? « Au début de ma carrière, ce genre de choses se faisait sur des tablettes de pierre. Lorsque Johannes Gutenberg a inventé l’imprimerie, cela a vraiment accéléré le processus de planification et d’analyse financière », plaisante Jack McCullough, président du CFO Leadership Council. Mais, sur une note plus sérieuse : « Cela va vous effrayer : Comptabilisation manuelle du grand livre avec stylo plume. La technologie, c’était un mini-ordinateur IBM S/36, des cartes perforées et une calculatrice électrique, vers 1982 », explique Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, VICE-PRÉSIDENT DIRECTEUR, CROISSANCE ET ENGAGEMENT DES ENTREPRISES, Association of International Certified Professional Accountants. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec l’IBM System/36, ce « petit » système informatique avait à peu près la taille d’un télécopieur professionnel. Le modèle de base comprenait 128 Ko de RAM et un disque dur de 30 Mo, mais était extensible à 7 Mo de RAM et 1478 Mo d’espace disque. Impressionnant, n’est-ce pas ? Encore mieux? Vous pouviez obtenir cet exploit de Innovation pour le prix bas de 200 000 $ au début des années 1980. À l’époque, l’IBM System/36 était impressionnant car il numérisait les processus et améliorait considérablement l’efficacité. Il pourrait même exécuter des logiciels d’une taille allant jusqu’à 64 Ko ! Aujourd’hui, nous regardons l’IBM System/36 avec un sentiment de choc et d’émerveillement. Comment se fait-il qu’un ordinateur de bureau d’entrée de gamme dispose désormais d’une puissance de traitement mille fois supérieure à une fraction du prix ? Depuis ce saut initial vers les ordinateurs, les entreprises ont fait d’autres progrès notables tels que des ordinateurs personnels plus petits, des logiciels plus avancés et des systèmes en réseau. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, la technologie FP&A a atteint un plateau dans les feuilles de calcul et la saisie manuelle des données - des techniques qui embourbent le processus dans l’inefficacité et peuvent même introduire plus d’erreurs humaines. Il est temps de faire un nouveau bond en avant et de moderniser la planification et l’analyse financières avec des processus automatisés et complets qui feront entrer la finance dans le 21e siècle.

D’une vue étroite à une partie de la vue d’ensemble

Ce n’est pas seulement la technologie, mais aussi la fonction de la finance qui évolue. Historiquement, la planification financière était un exercice auquel on s’ajoutait après que l’entreprise ait terminé le véritable travail de planification stratégique. Jack McCullough explique : « Je pense que le plus grand changement est qu’il y a 20 ans, la planification et l’analyse financières étaient souvent considérées comme distinctes de la planification stratégique. Oui, la planification financière et la planification stratégique fonctionnaient en deux silos différents. Aujourd’hui, l’un ne va pas sans l’autre (toutes mes excuses à Frank Sinatra). Mais auparavant, il n’y avait que des comptables qui exécutaient des chiffres sur des feuilles de calcul, alors qu’aujourd’hui, la technologie est étonnante et l’acceptation de la planification financière dans le cadre du plan stratégique est presque uniforme. De plus, à l’époque, la FP&A dans de nombreuses entreprises était une entreprise saisonnière (créez le plan financier pour l’année suivante en novembre et décembre). Aujourd’hui, il s’agit d’un processus perpétuel, et en grande partie grâce à la technologie, plus efficace que jamais. La modernisation de la planification et de l’analyse financières alimente le changement de rôle du service des finances, qui est passé d’un soutien en coulisse à des participants clés dans l’élaboration de la stratégie commerciale globale. L’essor des techniques comptables de prévisions glissantes, de budgétisation base zéro et de planification de scénarios permet au service des finances de faire des prévisions plus fréquemment, plus précises et plus rapidement que jamais.

De Feuille de calcul Opérateur à Valuable Advisor

Il est également possible d’améliorer le rôle des professionnels de la planification et de l’analyse financières au sein de l’organisation. Janet Schijns, PDG de JS Group, partage une histoire sur l’évolution du rôle de la finance : « Dans mon premier emploi, dans l’industrie cosmétique, les outils avec lesquels je travaillais étaient en grande partie basés sur des feuilles de calcul ou des bases de données, avec peu ou pas d’intelligence et un ensemble de processus très compliqués pour que même le calcul ou la présentation la plus simple soit publié de manière appropriée. Avoir une personne financière très expérimentée à vos côtés à tout moment était une nécessité. Désormais, les outils peuvent rendre les données disponibles et les analyser en un clic. Cela permet à un plus grand nombre de dirigeants d’avoir non seulement accès à des données spécifiques, mais aussi des informations sur celles-ci pour gérer l’entreprise. Vous vous demandez peut-être : qu’y a-t-il de mal à avoir besoin d’un responsable financier à vos côtés à tout moment ? Ne devraient-ils pas être reconnus pour leurs compétences ? La réponse est un « oui » retentissant ! Mais la modernisation de la planification financière permettra au service financier d’être connu pour bien plus que ses compétences impressionnantes en matière de calcul de chiffres. La technologie financière peut améliorer Collaboration, permettant à un plus grand nombre de personnes de contribuer aux processus de prévision et de reprévision. Et grâce à un référentiel central d’informations, l’ensemble de la direction peut accéder aux informations dont elle a besoin quand elle en a besoin. Au lieu d’être la personne de référence pour la distribution des prévisions et l’exécution des rapports, le service financier deviendra la source incontournable pour des analyses plus approfondies et des informations utiles à l’entreprise. Pourquoi les chiffres sont-ils en hausse ? Pourquoi sont-ils en panne ? Comment devrions-nous modifier notre stratégie en fonction des changements dans la chaîne d’approvisionnement ? Avec un meilleur accès aux données, tout le monde y gagne.

Des tâches répétitives aux informations faciles

Les tâches répétitives comme la saisie des données étaient au cœur des préoccupations de la finance depuis longtemps. Gabrielle Luoma, cofondatrice et PDG de MOD Ventures, LLC, a partagé ce que c’était pour elle dans les premiers jours de son entreprise : « De temps en temps, mon mari et moi repensons à l’époque où je venais de démarrer mon entreprise. J’avais une cliente qui avait une boîte de dossiers pleine de reçus, et elle voulait que chacun d’entre eux soit entré dans son Quicken. C’était pour toute l’année, et j’ai donc dû déchiffrer ce que disaient les reçus. De nombreux reçus étaient si délavés que nous pouvions à peine les lire. Mon mari a passé des heures à appeler les noms des fournisseurs et les montants pendant que je les saisissais dans le système. Tout ce que nous voulions, c’était être fait. La plupart des gens n’aiment pas les tâches banales. Mais actuellement, selon une enquête Prophix, la plupart des professionnels de la finance ne consacrent qu'environ 20 % de leur temps à la stratégie et aux tâches à plus forte valeur ajoutée. La modernisation de la planification et de l’analyse financières permet d’automatiser les tâches routinières, y compris les activités basées sur des règles, les Reporting, les données Consolidationet la réconciliation. Avec moins de travail répétitif et plus de données fiables, la finance peut consacrer plus de temps à des activités qui apportent plus de valeur à l'organisation.

Êtes-vous prêt à passer à la FP&A moderne ?

La FP&A de votre entreprise est-elle prometteuse ou figée dans le passé ? Aller au-delà des tablettes de pierre est un début, mais il existe d’autres moyens pour les entreprises de moderniser le processus de planification et d’analyse financières. Si vous êtes prêt à abandonner les processus manuels et cette vieille copie poussiéreuse de Lotus 123, jetez un coup d’œil à notre nouvelle ressource interactive, qui comprend des conseils d’experts financiers sur la façon de mettre à niveau la planification et l’analyse financières de votre entreprise. Jetez un coup d’œil à notre nouvelle ressource interactive, FP&A Upgraded : How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis (Mise à jour de la FP&A : Comment moderniser la planification et l’analyse financières de votre entreprise).