Qu'est-ce que la budgétisation par reconduction ?

La budgétisation par reconduction est l'une des principales méthodes de budgétisation.

Le principe est simple et efficace : votre budget actuel a bien fonctionné. Pourquoi changer ce qui fonctionne ? Il suffit de l’ajuster.

Cela s’apparente plus à la gestion du budget qu’à la création d’un nouveau budget. Pour de nombreuses entreprises dotées d’équipes financières allégées, il s’agit d’une proposition attrayante.

Mais comment faire un budget progressif ? Et comment se compare-t-elle aux autres méthodes de budgétisation ?

C’est exactement ce que nous allons aborder dans cet article.

Qu'est-ce que la budgétisation par reconduction ?

La budgétisation incrémentielle est une méthode de budgétisation qui permet d’apporter des ajustements (les incréments) au budget de l’année précédente. Les équipes de budgétisation y parviennent généralement en augmentant les allocations budgétaires pour l’augmentation des coûts due à la hausse des taux, à l’inflation, etc.

Contrairement à d’autres méthodes de budgétisation comme la budgétisation base zéro, la budgétisation incrémentielle a l’avantage d’être plus rapide à accomplir. En ce sens, la budgétisation incrémentale est une alternative majeure à la budgétisation base zéro.

Pourquoi les entreprises créent-elles des budgets incrémentiels ?

Les entreprises créent des budgets incrémentiels parce que la méthode de budgétisation incrémentale est simple et cohérente.

Comme nous le verrons, c’est mieux lorsqu’il n’y a pas d’énormes changements à l’horizon. Une startup est moins susceptible d’utiliser un budget supplémentaire ; Cependant, un fabricant ou une entreprise de commerce électronique pourrait être plus susceptible d’en utiliser un.

Pourquoi est-il important de comprendre la budgétisation incrémentielle ?

Il est important de comprendre la budgétisation incrémentielle, car il s’agit de la méthode de budgétisation la plus intuitive. La budgétisation incrémentale est l’aphorisme « Si ce n’est pas cassé, ne le réparez pas » en tant que processus de budgétisation : elle suppose que le budget de l’année précédente était correct et n’avait besoin que d’ajustements.

Bien qu’il y ait certainement des cas où cela est vrai, les budgets bénéficient souvent d’un regard plus critique. Nommer le phénomène de l’ajustement du budget permet aux équipes de choisir plus consciemment de suivre le processus ou de choisir autre chose.

Quand est-il préférable d’utiliser un budget supplémentaire ?

Il est préférable d’utiliser un budget incrémental lorsque le budget de l’année précédente était plus ou moins correct et qu’il n’y a pas d’événements connus à venir qui nécessiteraient une modification du budget.

Avantages de la budgétisation incrémentielle

En plus d’être simple et donc rapide à préparer, la budgétisation incrémentale présente de nombreux avantages.

Facile à préparer

Les budgets incrémentiels sont faciles à préparer. La plus grande partie du travail a été faite, le budget de base ayant été établi l’an dernier. À partir de là, tout ce que les équipes financières ont à faire est d’analyser les écarts par rapport à ce budget et d’ajuster le nouveau budget pour corriger ces écarts.

Cohérence et stabilité opérationnelle

Les chefs de service aiment les budgets progressifs parce qu’ils savent plus ou moins à quoi s’attendre et comment allouer leurs ressources. Encore une fois, cela suppose des dépenses optimales pour cette partie.

Cette cohérence conduit à la stabilité opérationnelle : sans grandes fluctuations budgétaires, les chefs de service n’ont pas besoin de réduire ou de réduire leurs activités. En d’autres termes : parce que peu de choses changent, il n’y aura pas grand-chose de mal à cause des changements.

Rentable

Les budgets incrémentiels sont rapides à préparer, ce qui les rend également plus rentables.

Il y a un point de vue qui dit qu’une grande partie du travail effectué par le financement peut être considérée comme du gaspillage : pourquoi construire un nouveau budget à partir de zéro alors que le budget précédent était à 80 % du chemin parcouru ?

Pour certaines entreprises, ce n’est pas un argument acceptable : leur tolérance au risque est trop faible, leurs finances sont trop serrées ou leurs objectifs de croissance sont trop ambitieux. Mais pour d’autres entreprises, c’est tout à fait logique, et c’est un excellent moyen de libérer du temps pour les prévisions, la modélisation, la conformité et les autres activités dont l’équipe financière est responsable.

Réduit la rivalité interne entre les propriétaires de budget

Il y a très peu de politique interne au cours d’un processus de budgétisation progressive. Étant donné que vous utilisez le budget de l’année précédente comme base, la répartition en pourcentage élevé par département a déjà été décidée.

Cela signifie que les chefs de service consacreront moins de temps et d’énergie à obtenir une plus grande part du gâteau et défendront plutôt leurs propres services. Cela change l’objectif de « vous donnez trop aux ventes » à « le marketing a besoin d’un peu plus pour les initiatives X, Y et Z ».

Les changements sont simples à suivre

Étant donné que vous utilisez le budget de l’année précédente comme base, tout changement d’une année sur l’autre est très facile à suivre et à trouver.

Bien sûr, plus vous manipulez le budget, en ajoutant des départements, des catégories, etc., plus il devient difficile de suivre les changements. Mais en ce sens, vous pouvez simplement passer à une catégorie plus grande et comparer à ce niveau.

Inconvénients de la budgétisation incrémentale

Bien que la budgétisation incrémentielle ait de nombreuses raisons de la recommander, il existe des cas réels où ce n’est pas le meilleur choix. Examinons quelques-unes de ses limites.

Favorise les dépenses excessives

Étant donné que vous utilisez le budget de l’année précédente comme base, le processus de budgétisation incrémentielle peut favoriser les dépenses excessives, car il permet à de fausses hypothèses de passer à travers le processus de budgétisation.

Par exemple, supposons que vous ayez dépassé le budget du service marketing de 1 million de dollars. Ils décident de dépenser cet argent en publicités, ce qui ne donne pas le retour sur investissement attendu.

Sans une analyse détaillée, il est possible que le service marketing reçoive encore plus d’argent au cours de la nouvelle année grâce au processus de budgétisation incrémentielle.

Autre scénario connexe : parce que les chefs de service veulent augmenter leur budget, ils pourraient dépenser plus d’argent pour « prouver » qu’ils ont besoin de plus d’argent. Bien qu’il ne soit jamais bon de soupçonner les chefs de service et les responsables du budget de ne pas avoir à cœur l’intérêt de l’entreprise dans son ensemble en dépensant trop, il n’en reste pas moins que le travail du service financier est d’être le gestionnaire du budget. Les dépenses excessives sont un danger réel de tout processus de budgétisation paresseuse, et pas seulement de la budgétisation progressive.

Encourage la sous-utilisation et l’inefficacité budgétaires

Étant donné que la budgétisation progressive a tendance à être plus rapide et plus simple, il y a plus de chances qu’un budget excédentaire ou des fonds mal gérés soient approuvés dans le cadre du nouveau budget.

Décourage Innovation

Malheureusement, la nature même de la budgétisation incrémentale décourage Innovation. Étant donné que vous utilisez le budget précédent comme base, il n’y a pas beaucoup de place pour de nouvelles idées.

Cela se répercute sur les chefs de service – à moins qu’il n’y ait suffisamment d’augmentation du budget pour que les chefs de service investissent dans quelque chose de nouveau, cette méthode de budgétisation décourage activement cela parce que leurs fonds ont déjà été alloués.

De plus, cela peut entraîner une certaine discordance entre le besoin d’une entreprise d’être agile et son besoin d’avoir un budget annuel.

Ne tient pas compte des changements et des facteurs externes

À moins qu’il n’y ait déjà une caisse noire dans le budget, le résultat net du processus de budgétisation incrémentielle est que le budget n’est pas adapté pour réagir aux changements du marché.

L’une des stratégies que les équipes peuvent utiliser pour résoudre ce problème consiste à ajouter des caisses noires au budget, qui seront allouées comme bon lui semble le service financier tout au long de l’année. Cependant, cela s’accompagne de son propre ensemble d’avantages et d’inconvénients : mettre de côté de grosses sommes d’argent pour une caisse noire est un luxe, et il y a toujours le coût d’opportunité d’utiliser cet argent pour quelque chose de plus manifestement percutant.

Analyse limitée

Un dernier problème de la budgétisation incrémentale est qu’elle décourage l’équipe de budgétisation d’effectuer une analyse approfondie des finances de l’entreprise. C’est là l’origine d’un grand nombre des problèmes auxquels il a été fait allusion plus tôt – une analyse limitée est la façon dont les capacités excédentaires et les dépenses budgétaires s’insinuent.

Comment créer un budget incrémental

Alors, comment créer un budget supplémentaire ? C’est assez simple. Dans les grandes lignes, voici les trois étapes à suivre.

1. Récupérez vos finances de l’année précédente

Rassemblez toutes vos finances de l’année précédente dans un seul document. Il est plus propre de faire une analyse des écarts budgétaires pour bien vous préparer à l’étape suivante.

2. Apportez des ajustements à votre nouveau budget en fonction des leçons tirées de l’année ou des années précédentes

Vous suivez maintenant les résultats de votre analyse des écarts budgétaires et apportez ces ajustements au budget pour créer le budget de la nouvelle année.

Assurez-vous d’anticiper les tendances et de réfléchir au plan global de l’entreprise, si possible. Certaines augmentations ou diminutions peuvent être plus importantes que d’autres en fonction des données dont vous disposez cette année. La consultation du plan stratégique de l’entreprise est un excellent moyen de s’assurer que les modifications que vous apportez au budget sont alignées sur les objectifs de croissance globaux de l’organisation.

3. Suivez les changements d’une année sur l’autre

Enfin, vous souhaitez suivre les changements d’une année sur l’autre. Cela est utile pour plusieurs raisons : premièrement, cela vous permet de regarder en arrière sur les années précédentes et de voir le solde des allocations budgétaires, ce qui peut servir de point de référence précieux pour reproduire les activités de cet exercice.

Deuxièmement, cela vous aide à raconter une histoire avec vos chiffres : si NDR ne cesse de croître parce que vous augmentez le succès des clients et le budget de l’équipe marketing, c’est un argument pour faire des ajustements plus intelligents dans les années à venir.

Budgétisation incrémentielle par rapport aux autres méthodes de budgétisation

Comment la budgétisation incrémentielle se compare-t-elle aux autres méthodes de budgétisation ? Bien que la part d’avantages et d’inconvénients de la budgétisation incrémentielle lui donne un cas d’utilisation clair, il est toujours utile de voir une comparaison avec d’autres méthodes de budgétisation.

Budgétisation incrémentale vs. budgétisation base zéro

La budgétisation incrémentielle et la budgétisation base zéro peuvent être diamétralement opposées. 

Avec la budgétisation incrémentielle, vous ne partez pas de zéro, comme son nom l’indique. Au lieu de cela, vous partez d’une base qui est à 80% du chemin et ne nécessite que quelques ajustements. Le budget base zéro nécessite d’être construit à partir de zéro. 

La budgétisation incrémentielle est donc beaucoup plus rapide que la budgétisation base zéro. 

Cependant, la budgétisation base zéro résout tous les inconvénients constatés par les équipes utilisant l’approche de budgétisation incrémentielle. Les dépenses excessives, les capacités budgétaires inutilisées et les analyses limitées ne sont pas des préoccupations pour l’équipe qui utilise une approche base zéro. De même, les facteurs Innovation et externes sont au premier plan dans l’esprit de l’équipe de budgétisation base zéro, car la construction du budget à partir de zéro nécessite beaucoup plus de considération.

Budgétisation incrémentielle vs. budgétisation par activités

La budgétisation incrémentielle est similaire à la budgétisation par activités, et l’on peut faire valoir que la budgétisation incrémentielle est un sous-ensemble de la budgétisation par activités.

La budgétisation par activités est un processus de budgétisation dans le cadre duquel les activités qui entraînent des coûts sont enregistrées, analysées et étudiées. À partir de là, l’équipe financière crée un budget basé sur une analyse détaillée de ces activités.

Il s’agit d’un processus beaucoup plus rigoureux que la budgétisation incrémentale et plus aligné sur les activités réelles d’une entreprise. 

La budgétisation par activités présente également l’avantage de réduire les capacités budgétaires, car vous n’allouez des fonds qu’aux activités de l’entreprise. Étant donné que cela donne à l’équipe financière et aux chefs de service l’occasion d’examiner ces activités, les activités superflues ou inefficaces seront théoriquement éliminées.

Budgétisation incrémentale vs. budgétisation de proposition de valeur

La budgétisation de proposition de valeur, également appelée budgétisation basée sur les priorités, consiste à analyser et à justifier la valeur de chaque élément d’une liste de dépenses. Par rapport à la budgétisation incrémentielle, la budgétisation de la proposition de valeur prend beaucoup plus de temps, mais élimine complètement les dépenses excessives et les capacités inutilisées dans le budget.

Cela dit, la budgétisation de la proposition de valeur peut mal tourner selon la personne qui est à la table de budgétisation. Il est donc important, lorsque vous suivez un processus de budgétisation de proposition de valeur, de garder les équipes alignées sur la mission et les objectifs globaux de l’entreprise.

Conclusion : Budgétisation incrémentale avec Prophix

Vous savez maintenant tout sur la budgétisation incrémentielle. Qu’est-ce que c’est, comment ça marche, pourquoi vous pourriez l’utiliser, ce qu’il faut éviter et comment il se compare à d’autres méthodes de budgétisation.

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