Comment le Barber National Institute a économisé 540 heures en automatisant son budget

Dans le cadre de notre enquête mondiale menée auprès de 500 responsables financiers, nous avons constaté que 80 % des entreprises sont incapables de faire des prévisions au-delà d’un an, et que plus de 50 % d’entre elles ne peuvent pas se projeter au-delà de six mois. L’incapacité à prévoir est particulièrement difficile pour les organisations en phase de croissance, car elles doivent prendre des décisions éclairées sur leur trajectoire. Prenons l’exemple du Barber National Institute. Au fur et à mesure que la demande pour leurs services et programmes communautaires augmentait, l’utilisation de fichiers Excel complexes pour la budgétisation et les prévisions est devenue un processus fastidieux. Aujourd’hui, nous allons voir comment le Barber National Institute a économisé 540 heures en automatisant ses processus de budgétisation et de prévision avec Prophix.

Qui est le Barber National Institute ?

Le Barber National Institute (Barber) fournit des services communautaires aux enfants et aux adultes atteints d’autisme, de déficiences intellectuelles et de problèmes de santé comportementale. Avec une mission et une responsabilité aussi importantes envers sa communauté, Barber avait besoin d’une budgétisation précise et de prévisions en temps opportun pour soutenir sa croissance.

La lutte de Barber avec la budgétisation et les prévisions

Il est devenu difficile pour Barber de faire confiance à l’exactitude de ses feuilles de calcul, ce qui a créé un risque lié à l’évaluation correcte des opportunités futures. L’incapacité de planifier les dépenses en capital et les dépenses Personnel a empêché Barber d’assurer le niveau de richesse nécessaire dans ses prévisions. En raison de la nature de l’industrie, Barber avait besoin de confiance dans ses allocations à plusieurs niveaux. De plus, l’équipe financière avait besoin d’une solution évolutive pour tenir les gestionnaires de programme responsables de leurs budgets tout en offrant un meilleur moyen d’analyser leurs données financières en découpant et en découpant leurs données. Le Barber National Institute a identifié le besoin d’un outil spécialisé pour les prévisions qui lui permettrait d’introduire de nouveaux programmes dans son organisation et de déterminer la rentabilité de l’acquisition de nouvelles affaires.

Pourquoi Barber a-t-il choisi Prophix ?

L’équipe financière du Barber National Institute a donné la priorité à la recherche d’un logiciel de gestion des Performance d’entreprise (CPM) facile à utiliser, doté d’une interface similaire à Excel, capable de générer des rapports sur les données financières et non financières et de prévoir les taux de revenus de leurs dépenses. Après avoir évalué Workday Adaptive et Prophix, Barber a choisi Prophix pour son service client, sa flexibilité et son prix abordable.

Automatisation des processus de budgétisation et de prévision de Barber

Le Barber National Institute a mis en œuvre Prophix pour remplacer Management Reporter et Smart List dans son ERP, Microsoft Dynamics GP. En intégrant Prophix à Kronos et Carelogic, l’équipe financière peut importer des données sur la paie et les revenus sur une base hebdomadaire, mensuelle et annuelle. Ces données comprennent diverses mesures telles que les postes vacants des clients, le taux d’occupation des logements, la capacité, etc. Avec Prophix, Barber s’appuie sur plusieurs approches de budgétisation, notamment la base zéro, l’incrémentiel, le Top-downet le Bottom-up pour créer son budget de compte de résultat. L’équipe financière génère des dépenses d’investissement, des contrats de location, des Personnelet des revenus provenant de l' Bottom-up. La planification détaillée des Personnel permet à Barber d’effectuer une analyse Personnel des écarts tout au long de l’année. Le fait de pouvoir planifier leurs revenus dans les moindres détails, par exemple par client et par procédure, signifie qu’ils disposent également d’une visibilité complète pour comparer les taux de revenus à planifier. Enfin, Barber effectue la planification de la productivité de ses programmes cliniques à l’aide d’un modèle dédié et robuste. L’automatisation de son processus de budgétisation a permis à Barber d’économiser 360 heures au cours des 22 semaines de la saison budgétaire de son gestionnaire de budget. De plus, ils ont économisé 540 heures sur 16 semaines pour quatre comptables et 160 heures pour tous les gestionnaires de programmes et administratifs. Compte tenu de la richesse et du détail des budgets de Barber, les prévisions n’ont jamais été aussi fiables et pertinentes. Avant Prophix, le temps qu’une prévision soit terminée, le processus prenait tellement de temps que les données n’étaient plus pertinentes. Désormais, Barber peut facilement exécuter des prévisions de rentabilité pour l’acquisition de nouvelles entreprises et des prévisions de coût par unité. La planification de scénarios et les prévisions ont permis à Barber de mieux planifier l’impact de l’augmentation des salaires et des taux de remboursement des demandes à l’aide d’une analyse du coût unitaire. Leur équipe financière peut facilement effectuer une analyse approfondie des salaires, ce qui leur donne une meilleure visibilité sur leurs dépenses les plus importantes.

« Prophix a amélioré tous les aspects de notre processus de budgétisation. Au lieu de passer du temps à mettre en place le processus de budgétisation, nous sommes en mesure d’améliorer l’analyseur et de comprendre le budget/produit que nous produisons en collaboration avec les gestionnaires de programme. – Emily Anauo, développeuse de systèmes FP&A, Barber National Institute

Prévision de la croissance pour le Barber National Institute

L’équipe financière de Barber ne passe plus des heures à rechercher des erreurs dans les feuilles de calcul liées. Au lieu de gérer Excel, leur équipe financière peut analyser et mieux comprendre le budget qu’elle produit en collaboration avec les responsables de programme. Les prévisions à la volée permettent également à Barber de planifier d’un mois à cinq ans à l’avance, selon le projet. Dans l’ensemble, Barber National Institute a économisé 8+ heures chaque mois en automatisant ses processus financiers et en mettant en place des gains d’efficacité avec Prophix. Lisez le parcours du Barber National Institute avec Prophix dans son étude de cas.