Finance leaders share what motivates them to go 'all in'

Dans les articles précédents, nous avons présenté des personnes motivées qui ont fait preuve de dynamisme et de résilience tout au long de leur vie personnelle et professionnelle. Pour notre première série de vidéos, nous nous sommes entretenus avec des Goal Getters qui nous a expliqué ce que cela impliquait vraiment de « tout donner » et nous a fourni des conseils pour rester motivé, concentré et réceptif aux nouvelles idées.

Nous avons délibérément fait appel à des experts et à des professionnels extérieurs à la direction financière afin d'obtenir un point de vue différent. Cependant, depuis que nous avons lancé notre série de vidéos, des dizaines de professionnels de la finance, appartenant ou non à la communauté Prophix, nous ont fait part de leurs propres réflexions sur la persévérance et la motivation. Leurs observations prouvent qu'il n'est pas nécessaire d'être un ancien champion paralympique, un joueur de football professionnel ou un neuroscientifique pour s'engager à atteindre un ensemble d'objectifs et trouver des moyens de surmonter tous les défis.

Faire des échecs des opportunités

Nous avons demandé à un groupe d'experts financiers de nous raconter des anecdotes où les efforts concertés de l'équipe n'ont pas abouti, mais ont permis d'acquérir de nouvelles connaissances ou d'améliorer les processus. Il n'est pas surprenant que de nombreuses équipes aient connu des difficultés dans le cadre de projets tels que la mise en œuvre, le transfert ou la mise à jour de technologies. Bien que chaque déploiement de ce type puisse s'accompagner de défis inhérents, ils présentent tous des opportunités pour une équipe de se développer, de s'unifier et de s'adapter. Par exemple : 

« Mon équipe a lancé un projet dont nous avons sous-estimé la complexité et fait de trop grandes promesses en matière de livraison. Le résultat : Des délais non respectés et des parties prenantes frustrées. Nous avons profité de cette situation pour demander des commentaires et nous avons fait une analyse approfondie des problèmes à l'origine de notre échec. Cela nous a permis de dresser une liste de points à améliorer et a permis aux membres de l'équipe de progresser. » - Graham Darlington, Directeur Financier, Canadian Helicopter Limited

Pour de nombreuses équipes, les technologies innovantes constituent un moyen rapide et intuitif de relever des défis qui, par le passé, auraient pris des semaines à gérer, si tant est qu'ils aient pu être gérés. Un exemple éloquent :

« Lorsque nous avons initialement conçu nos 180 rapports sur les centres de coûts, nous les avons trouvés insatisfaisants en raison de l'absence de données statistiques alignées sur les informations financières disponibles dans Prophix. Cette contrainte nous a empêchés d'inclure des données statistiques spécifiques dans nos rapports sur les centres de coûts.

Pendant quelques mois, nous avons généré des rapports sur les centres de coûts sans inclure de données statistiques sur les effectifs. Finalement, nous avons conçu un plan pour créer un module Prophix contenant les données statistiques requises.
Ensemble, nous avons conçu des modèles pour la saisie des données statistiques sur la base des données financières fournies par [nos différentes] unités commerciales. Il s'agissait d'un effort commun, et nous avons reçu le soutien inconditionnel des unités commerciales. En conséquence, nos reporting MIS intègrent désormais des données financières et statistiques, qui sont générées à l'aide des modèles de reporting Prophix. » - Sammil Hossain, Comptable Principal, Public Health Ontario

Malgré tous les défis qu'elles ont rencontrés, dans chaque scénario, les équipes impliquées étaient prêtes à accepter le changement et à repenser les processus qui ne fonctionnaient plus. Faire preuve d'ouverture à l'égard des nouvelles approches, des nouvelles technologies et des meilleures pratiques, même si cela implique le risque d'un échec ou d'un mauvais départ, est nécessaire pour les chefs d'équipe qui souhaitent accroître la productivité, la qualité et le moral de leurs employés. Confrontés à la possibilité d'une transformation de leurs services, les responsables financiers doivent décider s'ils sont prêts ou non à adopter la nouvelle génération de technologies.

Réunir différentes équipes pour atteindre un objectif commun

Les équipes financières ne sont certainement pas épargnées par les problèmes de communication et de collaboration qui sont fréquents lorsque les organisations se développent et que les effectifs sont de plus en plus décentralisés. Comme les membres de n'importe quelle équipe, les professionnels de la finance donnent le meilleur d'eux-mêmes lorsqu'ils ont un objectif commun, qu'ils reçoivent un commentaire clair et récurrent et que leurs dirigeants les incitent à adhérer à un but commun.

En voici la preuve évidente :

« L'une de nos équipes de projet développait de nouveaux processus d'entreprise pour quelques départements. Elle était confrontée à des difficultés pour collaborer efficacement en raison de différences d'expertise et de priorités. Elle a clarifié son approche en créant des activités en équipe, en simplifiant l'objectif commun et en demandant des commentaires et des entretiens réguliers. Le résultat final s'est traduit par une meilleure productivité des départements et une efficacité accrue dans la résolution des problèmes. - Mitch Krohn, Scoular

« J'étais chef de projet et responsable d'une équipe très diversifiée, issue de différents services, de différents milieux, etc. qui avait du mal à produire un travail de qualité. J'ai reconnu la nécessité d'un changement et je me suis efforcé d'identifier une vision commune, d'encourager une communication transparente, de fixer des objectifs clairs et de favoriser la collaboration. Cela a conduit à un plus grand engagement des membres de l'équipe et à une amélioration de la qualité globale des produits livrés ». - Graham Darlington, Directeur Financier, Canadian Helicopter

Dans de nombreux cas, il suffit de se réunir dans la même salle (virtuelle) et de parler à un collègue en face à face pour établir un dialogue. Par exemple :

« Nos responsables financiers devaient soumettre un rapport au développement commercial et un rapport à l'équipe financière concernant les opportunités à venir. Il s'agit de deux rapports distincts mais qui contiennent des informations similaires. En fin de compte, il a suffi de réunir l'équipe financière et l'équipe de développement commercial pour discuter des exigences de base, établir des synergies et regrouper les rapports en un seul. Cela a permis de gagner du temps en supprimant un rapport entier, mais aussi de créer une synergie entre deux départements différents. - Josh Morgan, Conseiller Financier, ASRC Industrial Services

Comment motiver les équipes

Chaque équipe est différente et est guidée par ses propres indicateurs. Quoi qu'il en soit, aucune équipe ne peut être efficace sans une forme de motivation qui va au-delà de la simple relation travail/salaire. Les chefs d'équipe, dont les responsables financiers, sont constamment mis au défi de trouver de nouvelles possibilités de motivation pour leurs collègues, à la fois par la récompense intrinsèque et par la valorisation professionnelle. Voici quelques exemples pratiques de responsables financiers :

« Nous motivons nos collaborateurs en leur proposant un développement individuel et collectif, ainsi qu'en leur faisant comprendre les objectifs de chacun. Nous encourageons également un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée qui permet une certaine flexibilité dans les horaires et les processus de travail. Enfin, le soutien de la direction est déterminant à cet égard. » - Sabrina DeYoung, contrôleuse de gestion principale, Emergency Technology, Inc.

Comment se motiver

Les équipes se nourrissent de l'énergie et de l'attitude de leurs dirigeants. Mais lorsque les chefs d'équipe doivent agir, s'engager et donner le meilleur exemple, il n'est pas toujours facile de trouver la motivation nécessaire. Il est essentiel que les dirigeants prennent soin d'eux-mêmes et reconnaissent ce dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Ainsi, les responsables financiers conseillent :

« Fixez-vous des objectifs clairs, gardez un état d'esprit positif, récompensez-vous en cas de réussite et inspirez-vous des autres ». - Ashish Tumulu, S A Armstrong, Ltd.

« Je me motive par des pensées positives et par la communication avec mon équipe. Il est bénéfique pour les autres d'aider, d'assister, d'apprendre et de grandir grâce au développement, qu'il s'agisse d'aider ou de se décharger d'une tâche pour s'épanouir dans son rôle. Personnellement, un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée y contribue aussi largement. » - Sabrina DeYoung, Contrôleuse de Gestion, Emergency Technology, Inc.

En route pour une finance de nouvelle génération

Les responsables financiers sont loin d'être immunisés contre les pressions qui poussent à la complaisance et à l'inertie au sein de leurs services et de leurs équipes. De nombreux processus qui ont un impact sur la productivité d'un département financier sont en place car « on a toujours fait comme ça ». Mais aujourd'hui, les responsables financiers sont à un tournant de l'histoire. En effet, la technologie et les conditions économiques les obligeront à confronter leurs pratiques habituelles et à évoluer pour s'adapter au moment présent ou à rester retranchés sur leurs positions. Au vu de la résilience et des capacités à se motiver dont ils font preuve quotidiennement, nous sommes convaincus que les utilisateurs de Prophix, comme ceux mentionnés ci-dessus, sont déjà prêts pour cette finance de nouvelle génération.