Faire face à la complexité de la planification de la paie en Amérique du Nord

prophix Apr 28, 2015, 7:00:00 AM

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Les responsables financiers savent que la planification de la paie en Amérique du Nord est complexe et qu’une telle complexité a un impact directement ressenti par votre entreprise.

Jetons un coup d’œil rapide à l’une de ces complexités inhérentes à la planification de la paie : les charges sociales.

Aux États-Unis et au Canada, les entreprises paient des impôts qui s’ajoutent aux salaires des employés. Au Canada, il s’agit des cotisations au RPC et à l’AE ; aux États-Unis, il s’agit de FICA, FUTA et SUTA. Ces charges sociales sont particulièrement compliquées à calculer parce qu’elles sont chargées en amont. Par conséquent, les employeurs paient des impôts plus élevés pour les employés (qui gagnent un certain montant) en janvier qu’en décembre.

Par exemple, si le pourcentage nominal versé est de 4,95 % (comme dans le cas des cotisations au Régime de pensions du Canada), cela représente une différence de 4,95 % dans le coût d’emploi d’un employé bien rémunéré en janvier par rapport à décembre. Si l’on ajoute les cotisations à l’assurance-emploi, ce pourcentage passe à 7,5 %. Aux États-Unis, FICA, FUTA et SUTA sont calculés de la même manière et exigent que les dépenses d’emploi soient chargées en amont.

Si un employé quitte son emploi (au Canada), l’employeur revient en fait au début de l’année au moment où l’employé est remplacé. En d’autres termes, une entreprise avec un taux de rotation élevé du personnel hautement rémunéré paie beaucoup plus d’impôts qu’une entreprise avec un faible taux de rotation.

En revanche, dans la plupart des pays européens, ces taxes de sécurité sociale sont réparties sur l’année pour l’ensemble des salariés ; L’impôt maximal est calculé sur une base mensuelle plutôt que cumulative. En d’autres termes, les employeurs paient le même pourcentage de salaire chaque mois. Par conséquent, le roulement du personnel n’a pas d’incidence sur les impôts payés.

En raison de la complexité de l’Amérique du Nord, il est difficile pour les entreprises de planifier avec précision les coûts de main-d’œuvre pour le personnel mieux rémunéré. L’utilisation d’un taux mixte pour tous les employés est inadéquate et la prévision des charges sociales ne peut être calculée avec précision que si elle est effectuée pour chaque employé.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez vous appuyer sur des solutions logicielles qui gèrent la complexité intégrée aux règles et règlements nord-américains en matière de paie. Par exemple, Detailed Planning Manager, un composant du logiciel de Prophix, vous permet de calculer les taxes FICA, FUTA, SUTA et toutes les autres charges sociales pour chaque cycle de paie (c’est-à-dire hebdomadaire, bimensuel, bimensuel ou mensuel) et d’utiliser des périodes cohérentes avec le grand livre (par exemple, des mois ou 13 périodes de quatre semaines).

Résultat : la complexité de la planification et du calcul de l’impôt sur la paie est considérablement réduite. C’est parce qu’il y a moins de variation entre ce qui était prévu et ce qui se passe. Par conséquent, les différences dans les coûts liés aux employés peuvent être identifiées et analysées. Étant donné que l’une des dépenses les plus importantes auxquelles les entreprises sont confrontées est le salaire des employés, le fait de disposer de ces informations aide les professionnels de la finance à prendre des décisions tactiques quotidiennes ainsi que des décisions commerciales stratégiques.

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