Combler les lacunes : 5 façons d’augmenter la Collaboration pour élaborer des plans puissants

prophix Apr 14, 2015, 2:20:00 AM

• Partager:

• 
• 
• 
• 

Budgétisation Combler les lacunes qui entravent Collaboration

Les services financiers savent à quel point il est important que la planification soit un processus collaboratif. En effet, pour générer les meilleurs plans, il faut rassembler efficacement des données opportunes, précises et complètes provenant de tous les départements, divisions, unités commerciales et/ou sites.

Cependant, lorsqu’il s’agit de préparer des budgets ou des prévisions, les demandes d’informations et de données du service financier provenant d’autres secteurs de l’entreprise se heurtent à des hésitations, des retards ou un silence.

Alors que les responsables financiers du monde entier mettent en œuvre des techniques d’automatisation des processus pour relever ce défi, ils m’ont partagé les cinq principales raisons pour lesquelles les niveaux de participation et de collaboration tout au long des processus de planification sont inférieurs à ce qu’ils devraient être pour garantir des résultats de planification exceptionnels.

Raison #1 – Un manque de connaissances. Chaque jour, il devient de plus en plus compliqué pour les professionnels de rassembler, de passer au crible et de donner un sens aux données de l’entreprise. En fait, l’introduction de chaque nouveau produit, de chaque nouvelle division, de chaque nouvel employé, de toute nouvelle loi ou de chaque nouveau processus s’accompagne de son propre entrepôt de données financières et non financières. Ce tsunami de données fait qu’il est de plus en plus difficile pour les professionnels – dans tous les coins d’une organisation – de savoir quelles informations doivent être fournies tout au long des processus de budgétisation, de prévision et de planification.

La solution : Étant donné que les données financières sont au cœur de toute organisation prospère, chaque dirigeant d’entreprise doit consacrer des ressources pour aider ses professionnels de la finance à exploiter le volume croissant de données. Cela signifie qu’il faut s’assurer que les outils et la formation sont en place pour leur permettre de recueillir facilement les données, de les exploiter et d’élaborer des recommandations pratiques et réalisables.

Raison #2 – Une lacune dans les processus. Tous les domaines au sein d’entreprises en croissance et ambitieuses sont confrontés à la meilleure façon de partager leurs données financières et non financières. Qu’est-ce qui est partagé ? Quand? Lorsqu’on le partage, comment reste-t-il sûr ? Les chefs de service se soucient de leurs données. Lorsque les processus de partage des données sont douteux ou lourds, tout naturellement, la fréquence et les types de Collaboration sont considérablement réduits.

La solution : Les responsables financiers doivent prendre les devants et regarder au-delà de leur entreprise, en consultant leurs collègues du secteur pour identifier les moyens d’améliorer les processus de travail et l’automatisation des données. En introduisant et en défendant de telles initiatives, le département des finances accroît la confiance dans les processus de Collaboration et de planification.

Raison #3 – Un fossé culturel. Regardons les choses en face : être enfermé dans un ensemble de chiffres – peu importe le temps et les efforts nécessaires pour les générer – est toujours un peu effrayant. Que se passe-t-il si les chiffres sont incomplets ou inexacts ? La réalité est que le monde change si rapidement que certains des chiffres auront inévitablement une durée de vie limitée. Bien que les dirigeants du ministère fournissent autant de contexte que possible, ils sont également conscients qu’ils seront tenus responsables des chiffres qu’ils soumettent. Cela conduit à une réticence à soumettre ou à générer des chiffres s’il y a peu d’acceptation de la façon dont la nature changeante de l’entreprise affectera la validité des chiffres.

La solution : Vous pouvez ajuster votre culture de manière à encourager vos services à fournir leurs données/plans en posant certaines de ces questions essentielles : « Comprenons-nous pourquoi certains de nos indicateurs clés de performance fluctuent considérablement ? » « Dans quelle mesure reconnaissons-nous ou sanctionnons-nous la variation des chiffres/recommandations émanant de nos chefs de service ? », « Conservons-nous les chiffres à l’exclusion du contexte dans lequel ils ont été préparés ? », et « Armons-nous le ministère des Finances avec les outils qui l’aident à mieux comprendre les chiffres ? »

Raison #4 – Un écart de valeur. Les dirigeants de votre ministère comprennent-ils vraiment la relation entre les chiffres qu’ils fournissent au ministère des Finances et la façon dont ces renseignements sont traduits en recommandations concrètes ? Dans les entreprises à croissance rapide, ce « pont » doit être construit et constamment renforcé.

La solution : Les services financiers doivent consacrer du temps à travailler avec chaque chef de service et à expliquer/renforcer la façon dont leurs chiffres affectent leurs propres domaines et la santé financière/stratégique globale de l’entreprise. En même temps, la haute direction doit donner l’exemple Collaboration afin que tous les ministères voient qu’il s’agit d’une façon importante de se comporter.

Raison #5 : – Un fossé politique. Étant donné que les résultats de la budgétisation, des prévisions et de la planification amènent une entreprise à concentrer ses ressources sur certains départements et/ou initiatives plutôt que sur d’autres, les priorités et les projets de certaines personnes sont reportés ou annulés. Lorsque cela se produit, les gens se sentent déçus, ce qui les amène à remettre en question le processus décisionnel et les données sur lesquelles il est basé. En particulier, ceux qui croient que les décisions sont prises par le personnel plutôt que par des critères opérationnels seront beaucoup moins susceptibles de collaborer tout au long de la planification.

La solution: Bien que chaque processus de planification puisse être amélioré, vous réduirez considérablement ce qui peut être perçu comme un parti pris politique en introduisant des outils et des processus qui impliquent activement les gens dans le processus de planification. En fait, en mettant en lumière la façon dont les chiffres d’un service façonnent ses projets (et les plans globaux de l’entreprise), il augmente la volonté de collaborer.

Corporate Performance Management (CPM) solutions, telles que Prophix, vous aident à combler les lacunes qui entravent Collaboration. En effet, le logiciel CPM suit Workflow processus, automatise les notifications et permet d’approuver efficacement les tâches. En établissant une base solide pour Collaboration tout au long du processus de planification, vous obtenez de meilleurs budgets, de meilleurs plans et, en fin de compte, de meilleurs résultats.

prophix

Ambitious finance leaders engage with Prophix to drive progress and do their best work. Leveraging Prophix One, a Financial Performance Platform, to improve the speed and accuracy of decision-making within a harmonized user experience, global finance teams are empowered to step into the next generation of finance with no reservation. 

 Crush complexity, reduce uncertainty, and illuminate data with access to best-in-class automated insights and planning, budgeting, forecasting, reporting, and consolidation functionalities. Prophix is a private company, backed by Hg Capital, a leading investor in software and services businesses. More than 3,000 active customers across the globe rely on Prophix to achieve organizational success.

Voir tout