La présente politique de confidentialité est établie par Prophix Software Inc. (350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, Ontario Canada L5B 3J1) et par chacune de ses sociétés affiliées (« nous », ou « notre »).

Les entités suivantes sont des sociétés affiliées de Prophix :

• Prophix Software Inc. (Canada)
• Prophix Corporation (Amérique)
• Prophix UK Limited (Royaume-Uni)
• Prophix Europe ApS (Danemark)
• Prophix Software GmbH (Allemagne)
• Prophix South America Services de Informatica Ltda. (Brésil)
• AllStrategy Software Ltda. (Brazil)
• AllStrategy Soluçöes Em Informática Ltda. (Brazil)
• Sigma conso SRL/BV (Belgique)
• Sigma Conso France SAS (France)
• Sigma Conso Luxembourg SA (Luxembourg)
• Sigma conso Netherlands BV (Pays-Bas)
• Sigma Conso Italia SRL (Italie)
• Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portugal)
• Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Singapour)
• PT Sigma Konsolidasi (Indonésie)
• Sigma Conso Shn Bhd (Malaisie)
• Slice Data Co. (Belgium)
• Sicons NV (Belgium)

Prophix Software Inc est responsable du fonctionnement de ce site Web et du traitement des données personnelles collectées par le biais de ce dernier. Le responsable Prophix du traitement des données personnelles collectées lorsque vous postulez à un emploi ou interagissez avec nous pour demander ou gérer des Services Prophix est la société affiliée Prophix auprès de laquelle vous postulez ou avec laquelle vous établissez un contrat.

Veuillez lire attentivement la présente politique de confidentialité. Celle-ci vous explique comment et pourquoi, en tant que responsable du traitement des données, nous recueillons et traitons vos données personnelles. Elle vous informe en outre de vos droits en matière de confidentialité. 

We collect and use personal data as a controller when we determine the types of personal data that we collect and how the personal data is used, such as when:

• Vous utilisez ce site Web.
• Vous nous adressez une candidature (veuillez consulter la section « Candidats » ci-dessous pour plus d'informations).
• Vous interagissez avec nous au nom d'un client ou d'un prospect au sujet de notre entreprise et de nos services, y compris les services Prophix Cloud et nos services professionnels (les « Services Prophix »).

Nos clients sont responsables du traitement des données à caractère personnel qu'ils transfèrent aux Services Prophix. En tant que sous-traitants desdites données personnelles, nous les traitons pour leur compte. En tant que fournisseur des Services Prophix, la collecte, l'utilisation, la divulgation et tout autre traitement de vos données personnelles sont régis par la politique de confidentialité de notre client en lieu et place de la présente. Nous ne vendons pas les données personnelles fournies par nos clients que nous traitons pour leur compte.

Ce site Web n'est pas destiné aux enfants. Ainsi, nous ne collectons pas sciemment de données les concernant.

Selon la raison pour laquelle vous interagissez avec nous, nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant, regroupées comme suit :

• Données d'identité : nom complet et titre.
• Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail et numéro(s) de téléphone.
• Données financières : toute information relative au compte bancaire personnel ou à la carte de paiement.
• Données de transaction : autres détails concernant les Services Prophix que vous avez achetés auprès de nous pour le compte de votre organisation.
• Technical Data - internet protocol (IP) address, login details, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, internet service provider (ISP), referring/exit pages, the files viewed on our site, operating system and platform, date/time stamp, clickstream data and other technology on the devices you use to access this website.
• Données de profil : votre rôle au sein de votre organisation, vos intérêts, vos préférences, vos commentaires et vos réponses aux enquêtes.
• Données d'utilisation : données sur la façon dont vous utilisez notre site Web, les commentaires et les réponses aux enquêtes.
• Données marketing et de communication : vos préférences en matière de réception de supports marketing de notre part et de la part de tiers et vos préférences de communication.
• Données audio/vidéo : enregistrements d'événements en direct ou virtuels et réunions enregistrées.

We also collect, use and share Aggregated Data such as statistical data, for any purpose. Aggregated Data could be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data will not directly or indirectly reveal your identity. For example, we may aggregate your Usage Data to calculate the percentage of users accessing a specific website feature. However, if we combine or connect Aggregated Data with your personal data so that it can directly or indirectly identify you, we treat the combined data as personal data which will be used in accordance with this privacy policy.

Nous collectons des données auprès de vous et à votre sujet par différents moyens :

• Direct interactions. You may give us your personal data when you access our website, register with us, contact us, subscribe to our marketing materials, send us feedback or complete surveys.
• Automated technologies or interactions. As you interact with our website, we will automatically collect Technical Data about your equipment, browsing actions and patterns. We collect this personal data by using cookies and other similar technologies. Please see our cookies policy and cookies settings for further details.
• Publicly available sources. We and third parties engaged by us, such as third-party lead generation service providers, may collect personal data from publicly available sources, including public internet websites and databases such as LinkedIn, company registries and news media.
• Customers and Business Partners. We may receive information about you from others within your organization or from our business partners we work with to provide the Prophix Services such as resellers of the Prophix Services that you purchase.
• Other third parties. We may also receive personal data about you from various other third-party sources, including Technical Data from providers of third-party cookies (please see our cookies policy and cookies settings for further details) and Identity and Contact Data from third parties such as our B2B marketing partners and organizers of trade events that we attend.

Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles dépendent du motif de nos interactions.

En vertu des législations britannique et européenne sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données personnelles que si nous avons une base légale pour le faire, notamment :

• Legitimate interests: where we need to use your personal data for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.
• Legal obligation: where we need to use your personal data to comply with a legal obligation (not including contractual obligations).
• Consent: where you have given us clear consent for us to process your personal data for a specific purpose.

Dans d'autres pays, nous nous appuyons parfois sur les bases juridiques de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de vos données personnelles applicables dans le pays en question. Par exemple, au Canada et aux États-Unis, nous nous basons sur votre consentement explicite ou implicite. Dans certains cas, par exemple lorsque nous indiquons que le traitement est nécessaire pour nos intérêts légitimes, nous ne serons en mesure de vous fournir ces services que si vous acceptez que vos données personnelles soient traitées.

We have set out below, in a table format, a description of how we plan to use your personal data, and the legal bases we rely on to do so. We have also identified what our legitimate interests are where appropriate. If you are a job applicant, please refer to the “Job Applicants” section below instead.

Nous partageons régulièrement vos données personnelles avec les parties énoncées ci-dessous aux fins énoncées dans le tableau de la section « Comment nous utilisons vos données personnelles ».

• Autres sociétés affiliées de Prophix (comme indiqué au début de la présente politique) dans le but de bénéficier d'une assistance opérationnelle intragroupe et de permettre à l'entité appropriée de fournir les Services Prophix à votre organisation ou de traiter votre candidature.
• Des tiers auxquels nous faisons appel pour fournir les Services Prophix à votre organisation, tels que nos fournisseurs de services pour le traitement des paiements et la gestion des factures.
• D'autres tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à gérer notre site Web et nos activités, notamment :
  • Our website hosting providers, CRM provider and providers of research and analysis services
  • Our sales platform and call recording service providers (also see the “Call recording” section below)
  • Nos fournisseurs de logiciels de prévision et de gestion de projet, tels que Clari et Mango Technologies.
  • Fournisseurs de services applicatifs professionnels, tels que Microsoft.

Nous autorisons nos fournisseurs de services à traiter vos données personnelles uniquement si nous sommes sûrs qu'ils prennent les mesures appropriées pour les protéger.

Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles aux forces de l'ordre et aux organismes de réglementation si la loi nous y oblige ou si nous pensons de bonne foi qu'il est approprié et légal de le faire, conformément aux lois ou réglementations applicables.

Nous pouvons également être amenés à partager certaines données personnelles avec d'autres parties lors d'une restructuration d'entreprise ou avec des tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre ou transférer des parties de notre entreprise ou de nos actifs, ou les fusionner. Nous pouvons également chercher à acquérir d'autres entreprises ou à fusionner avec elles. Habituellement, les données sont anonymisées, mais cela peut ne pas toujours être possible avant l'exécution de la transaction concernée. Le destinataire des données est soumis à des obligations de confidentialité.

Veuillez noter que pour vous fournir un accès à ce site Web et gérer notre relation avec vous, nous devrons peut-être transférer vos données personnelles en dehors du pays dans lequel vous vous trouvez, y compris aux fournisseurs de services et aux autres sociétés affiliées de Prophix.

Chaque fois que nous transférons vos données à caractère personnel, nous nous assurons qu'un niveau de protection similaire leur est garanti sur l'appareil du destinataire.

Par exemple, si le traitement de vos données personnelles est soumis au RGPD britannique ou au RGPD de l'UE, et que nous transférons vos données personnelles hors du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen, nous veillerons à ce qu'au moins l'une des mesures de protection suivantes soit mise en œuvre :

• Nous veillerons à ce que le pays vers lequel nous transférons vos données personnelles offre un niveau de protection adéquat des données personnelles, au sein du Royaume-Uni ou de la Commission européenne.
• Nous utiliserons des contrats spécifiques approuvés pour une utilisation au Royaume-Uni ou dans l'EEE, qui offrent aux données à caractère personnel la même protection qu'au Royaume-Uni ou dans l'EEE (comme un accord de transfert de données international approuvé ou des clauses contractuelles types).
• We will ensure that the international recipient of personal data has certified with the EU-US and Swiss-US Data Privacy Frameworks (DPF) and the UK Extension to the EU-US DPF, which have been developed by the US Department of Commerce and the European Commission, UK Government and Swiss Federal Administration to provide a reliable mechanism for personal data transfers to the US from the EU, UK and Switzerland while ensuring data protection that is consistent with EU, UK, and Swiss law.

Des informations supplémentaires sur les transferts de données personnelles que nous effectuons, telles que nos politiques les concernant, peuvent vous être transmises. Pour toute question, veuillez nous contacter. Par exemple, n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les mécanismes spécifiques que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles depuis le Royaume-Uni ou un pays de l'EEE.

We use cookies and web beacons on our website. A cookie is a small text file which is placed onto your device (e.g., computer, smartphone or other electronic device) when you use our website. Cookies help us recognise you and your device and store some information about your preferences or past actions. Web beacons are tiny electronic images hidden from view that may be used on our website to help count visits and track what links visitors click.

For more information about the cookies and web beacons we use, when we ask for your consent before placing them and how to disable them, please see our cookies policy.

Nous pouvons être amenés à enregistrer et à retranscrire certains appels entre vous et nous, y compris les appels audio et vidéo et les démonstrations en ligne. Nous vous informerons avant l’enregistrement des appels. En fonction de la nature de l'appel, nous sommes susceptibles de nous fonder sur votre consentement ou sur nos intérêts légitimes pour justifier l'enregistrement.

Nous procédons aux enregistrements à des fins de formation interne et d'analyse commerciale. Nous pouvons être amenés à utiliser notre plateforme d'appels vidéo ou à faire appel à un fournisseur de logiciels de veille commerciale tiers pour enregistrer les appels en notre nom.

Vous pouvez choisir à tout moment de ne pas participer à un appel enregistré en ne le rejoignant pas après avoir été notifié de l'enregistrement ou en mettant fin à l'appel. Dans certains cas, vous pouvez demander à l'hôte de l'appel d'arrêter l'enregistrement. Si l'enregistrement de l'appel est nécessaire pour nos intérêts légitimes, vous pouvez nous contacter par d'autres moyens, par exemple en nous écrivant. Si vous résidez au Royaume-Uni ou dans l'EEE, vous pouvez également exercer votre « droit à l'oubli » à tout moment (voir la section « Vos droits légaux » à la fin de la présente politique).

Nous conservons systématiquement les enregistrements des appels. Pendant cette période, ils sont stockés en toute sécurité, avec un accès réservé aux membres du personnel qui ont besoin d'y accéder dans le cadre de leur travail. La durée de conservation des appels dépend de la nature de l'appel et des objectifs de l'enregistrement. La plupart des enregistrements ne sont pas conservés pendant plus de 12 mois. Cependant, nous pouvons les conserver plus longtemps, si nécessaire, comme décrit dans la section « Conservation des données ».

We may use artificial intelligence (AI) powered chatbots on our website from time to time, to allow us to provide you with automated conversations, insights and recommendations and enhance your user experience.

We will save the contents of the chat in accordance with our Data Retention practices as defined below in Section 14, and so that we can analyse how users are using our website and the chatbot service and to help us to understand the preferences of our website users. If you choose to provide this, the chatbot may collect your name, email address and/or phone number.

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des mises à jour (par e-mail, SMS, téléphone ou publication) relatives aux Services Prophix, y compris des offres exclusives, des promotions ou des informations sur les nouveaux produits et/ou services.

Nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des communications marketing B2B. Cela signifie que nous n'avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des informations marketing. Cependant, lorsque votre consentement est nécessaire, nous le demandons séparément et explicitement.

Nous ne vendrons jamais vos données personnelles à un tiers à des fins de marketing. Vous pouvez nous demander de cesser de vous envoyer des communications marketing à tout moment :

• En suivant les liens de désinscription dans toutes les communications qui vous sont envoyées.
• En nous contactant (voir la section « Contactez-nous » à la fin de la présente politique).

Lorsque vous vous désabonnez des communications marketing, cela ne s'applique pas aux données personnelles fournies suite à un achat de produit/service, aux réponses que nous apportons à vos requêtes ou à toute autre communication de service qui n'est pas considérée comme une forme de communication marketing.

Si vous postulez pour un emploi auprès d'une société affiliée de Prophix, nous pouvons être amenés à collecter et à traiter les données de candidature vous concernant, en plus de vos données d'identité et de vos coordonnées.

Employment Application Data is information that you provide to us or that we otherwise collect in the course of evaluating your eligibility for employment including education and qualifications, employment history and experience, references and background check information (including criminal history), voluntary self-disclosure information relating to demographics and disability status, government identification and eligibility to work, and other information that you voluntarily provide during the hiring process. This information may therefore include Special Category Data and Criminal Offence Data.

Sous réserve de toute loi applicable, nous recueillons des données personnelles relatives aux candidatures auprès des sources suivantes :

• Vous, le candidat.
• Tout chargé de recrutement auquel vous faites appel.
• Les références que vous avez désignées, y compris les anciens employeurs et les contacts attestant de votre moralité.
• Sites Web accessibles au public, comme LinkedIn et les registres d'entreprise.
• Comptes de réseaux sociaux accessibles au public, comme Facebook.
• Notre fournisseur de services de vérification des antécédents pour les vérifications pré-embauche en rapport avec votre fonction.

Pendant le processus de recrutement, nous pouvons être amenés à recueillir les informations figurant dans le tableau suivant. Veuillez consulter la section « Comment nous utilisons vos données personnelles » pour obtenir une explication des différentes bases légales relatives à leur traitement.

Si vous ne fournissez pas les informations demandées que nous estimons nécessaires à l'examen de votre candidature (telles que des preuves de vos qualifications ou de votre parcours professionnel), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature. Par exemple, si nous avons besoin de références pour un poste et que vous ne nous fournissez aucune information pertinente, nous ne serons pas en mesure de poursuivre le recrutement.

Special Category Data and Criminal Offence Data. We will only collect and process this information about you where it is necessary and in accordance with any applicable law:

• Pour nos obligations ou droits ou vos obligations ou droits selon le droit du travail ou de la sécurité sociale.
• Concernant les actions en justice.
• Pour des raisons d'intérêt public majeur.

Nous partagerons uniquement les informations personnelles du candidat avec notre personnel et des tiers dans la mesure du nécessaire pour le traitement de votre candidature et le respect de nos obligations légales et réglementaires. Outre nos fournisseurs de services informatiques habituels et d'autres tiers auxquels nous faisons appel, répertoriés dans la section « Divulgations de vos données personnelles » ci-dessus, nous faisons également appel aux portails de recrutement et aux outils logiciels de recrutement pour nous aider à gérer le processus de candidature.

Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, par exemple pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de reporting. Nous pourrons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de plainte ou si nous pensons raisonnablement qu'il existe un risque de litige concernant notre relation avec vous. Sous réserve de ce qui précède, nous supprimerons ou anonymiserons vos données personnelles lorsque nous n'en aurons plus besoin.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables.

Si votre entreprise achète des Services Prophix, nous conserverons les données personnelles collectées à des fins de facturation et de gestion des contrats pendant la période de fourniture de ces Services Prophix. Par la suite, nous conserverons ces données personnelles aussi longtemps que nécessaire :

• Pour répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom.
• Pour montrer que nous vous avons traités, vous et votre entreprise, de manière équitable.
• Pour conserver les dossiers exigés par la loi.

Si vous posez votre candidature à un poste auprès d'une société affiliée de Prophix :

• If we do not appoint you to a role, subject to applicable law, we will (save for any emails that have been sent to or by us in connection with your application, which we retain in line with our standard email retention period from time to time) retain your personal data for a period of up to 2 years after we have communicated to you our decision not to appoint you to a role. We retain your personal data for that period to show, in the event of a legal claim, that we have not discriminated against candidates on prohibited grounds and that we have conducted the recruitment exercise in a fair and transparent way. We may request your consent to retain your personal data for a longer period of time including for purposes related to potential future employment opportunities. You may withdraw your consent at any time by emailing us at privacy.officer@prophix.com.
• Si votre candidature est retenue, vos données personnelles seront conservées dans votre dossier personnel et seront alors régies par notre politique de protection de la confidentialité des informations personnelles des employés. Nous vous en fournirons copie avant de concrétiser une offre d'emploi avec nous.

Pour en savoir plus sur les périodes de conservation des différents aspects de vos données personnelles, contactez-nous.

Vous pouvez disposer de certains droits concernant vos données personnelles, en fonction des lois qui vous concernent. Sauf exception, nous accordons les droits suivants aux personnes concernées :

Si vous résidez au Royaume-Uni ou dans l'EEE, vous disposez également des droits suivants :

Pour exercer l'un de vos droits, veuillez :

• Nous envoyer un e-mail, nous appeler ou nous écrire : reportez-vous à la section « Contactez-nous » à la fin de la présente politique.
• Let us have enough information to identify you e.g., your full name and email address.
• Nous fournir une preuve de votre identité le cas échéant.
• Nous indiquer le droit que vous souhaitez exercer et les données concernées par votre demande.

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un de vos autres droits). Cependant, nous pourrons vous facturer des frais raisonnables si votre demande est clairement infondée, répétitive ou excessive. Dans ces circonstances, nous pourrons également refuser de donner suite à votre demande.

We will respond to all legitimate requests within a reasonable timeframe and will endeavor to respond within one month. Occasionally it could take us longer than a month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated. In certain circumstances we may be required by law to retain your personal information or may need to retain your personal information in order to continue providing a service.