Sélection d’un logiciel CPM - Les trois erreurs à éviter

prophix Jun 20, 2016, 2:20:00 AM

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Trouver une solution CPM appropriée n’est pas sorcier

L’enjeu est de taille lorsque l’on recherche la bonne solution CPM. Les mauvaises décisions peuvent souvent avoir de graves conséquences. L’analyste BARC, le Dr Christian Fuchs, décrit les trois erreurs les plus courantes et explique comment elles peuvent être évitées.

De nombreuses entreprises utilisent Excel comme option par défaut pour afficher les processus de Reporting et de planification, principalement pour des raisons de commodité (« nous l’avons déjà et cela ne coûte rien »). Mais en fin de compte, la plupart des gens arrivent à un point où la « douleur » Excel devient trop forte et ils ont besoin d’une solution CPM spécialisée. Mais choisir le bon est plus facile à dire qu’à faire.

En tant qu’analyste chez BARC, j’aide les entreprises à choisir des solutions de Business Intelligence (BI) et de CPM depuis sept ans. Au cours de cette période, j’ai vu les mêmes erreurs se produire dans les processus de sélection de logiciels avec une fréquence remarquable. Il ne s’agit pas d’erreurs mineures, mais d’erreurs graves qui peuvent mettre en danger la réussite d’un projet.

Pour vous aider à gérer ces dangers dans votre projet, j’ai résumé ce que je considère comme les trois erreurs les plus courantes avec quelques conseils pratiques pour les éviter.

Erreur #1 : Analyse désordonnée des exigences

La base de chaque processus de sélection de logiciels est une analyse solide des besoins. Cependant, étonnamment, de nombreuses entreprises échouent à cette première étape. Les échecs classiques récurrents sont les suivants :

• L’IT est à la recherche d’un outil « adapté » pour les directions métiers sans les impliquer dans l’analyse des besoins proprement dits.
• Les exigences ne sont rassemblées que dans des zones restreintes de l’entreprise, sans consulter tous les services concernés.
• Penser à trop court terme : un outil est choisi simplement parce qu’il s’attaque aux plus gros problèmes sans tenir compte des besoins futurs probables.

Si vous vous trouvez dans une ou plusieurs de ces situations, la sonnette d’alarme devrait sonner ! Vous risquez d’effectuer une analyse des besoins limités.

Mon conseil : réalisez une analyse approfondie des besoins fonctionnels, techniques et organisationnels dans toutes les unités d’affaires qui sont censées travailler avec le logiciel. Cela devrait englober les services métier ainsi que l’informatique afin d’éviter les problèmes d’acceptation lors de l’utilisation de l’outil.

• Les fonctions absolument nécessaires et souhaitées, ainsi que le cercle d’utilisateurs du logiciel, doivent être identifiés dans le cadre de l’analyse des exigences fonctionnelles.
•  L’analyse des exigences techniques porte sur la sécurité des données, les Performance, les plateformes et les systèmes d’exploitation requis et réalisables ainsi que la technologie Base de données.
• Le nombre d’utilisateurs, ainsi que la prise en charge des différents types d’utilisateurs (Power Utilisateur, Utilisateur ad hoc, End Utilisateur) grâce à la fonctionnalité de l’outil, sont basés sur les critères de sélection organisationnels .

À la suite de l’analyse des besoins, un catalogue complet de critères est produit, avec lequel les solutions logicielles envisagées peuvent être évaluées et qualifiées. Étant donné que tous les critères n’auront pas la même importance, chaque exigence doit être pondérée. Seuls des critères importants devraient être appliqués pour la présélection (« short list ») afin de réduire efficacement le marché sur la base d’une petite sélection de points d’évaluation pertinents. D’autres critères moins importants devraient être pris en compte ultérieurement dans l’évaluation détaillée de la liste restreinte des produits.

Le respect de ces directives vous aidera à fournir une base solide sur laquelle choisir une solution CPM appropriée plus tard dans le projet.

Erreur #2 : Choisir le fournisseur, pas la solution

Se concentrer uniquement sur les « grands » fournisseurs de logiciels bien connus dès le début est une erreur commise par de nombreuses entreprises, en particulier dans les petites et moyennes entreprises. Les fournisseurs de logiciels « plus petits » et spécialisés ont souvent de très bonnes solutions et une compréhension plus approfondie des exigences en fonction de facteurs tels que la situation géographique, le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.

Il est compréhensible que les entreprises puissent avoir des inquiétudes à l’idée d’opter pour un « petit » fournisseur. Par exemple, lorsqu’ils examinent la sécurité de leur investissement, les décideurs peuvent avoir l’impression qu’il est plus probable qu’un petit fournisseur soit acquis ou devienne insolvable. Cependant, la taille et le profil d’un fournisseur ne devraient pas être un critère KO dans le processus de sélection. Gardez à l’esprit que la continuité d’un produit ne peut pas nécessairement être garantie simplement parce qu’il est fourni par un « grand » fournisseur. De plus, la taille d’un fournisseur et la qualité de son produit ne sont pas toujours corrélées l’une à l’autre.

Pour votre décision de sélection, vous devez principalement tenir compte des éléments suivants :

Plus gros n’est pas nécessairement mieux – les soi-disant « grands » fournisseurs ne sont pas nécessairement supérieurs à tous égards par rapport à leurs « petits » rivaux. La taille ou l’importance d’un fournisseur n’est pas un critère de décision valide.

L’offre globale de support technique et fonctionnel basée sur les exigences de votre organisation contribue-t-elle à un rapport qualité-prix raisonnable ? Des facteurs tels que les services d’assistance sur site, la façon dont le fournisseur traite ses clients, l’assistance dans la langue locale et les connaissances régionales ou spécifiques à l’industrie ne sont que quelques-uns des éléments à ne pas sous-estimer lors de la sélection d’un logiciel. Notre expérience et nos recherches montrent constamment que les « petits » fournisseurs surpassent généralement les « grands » fournisseurs mondiaux sur ces points.

Erreur #3 : Pas de preuve de concept

Il peut être risqué de sauter une évaluation détaillée des solutions de votre liste restreinte en raison de contraintes de temps ou de raisons financières. Les solutions doivent être examinées en fonction de toutes les exigences (et de tous les coûts) pertinents et mises à l’épreuve dans le cadre d’une évaluation détaillée. Cela permet de créer une sécurité d’investissement et de minimiser le risque de prendre la mauvaise décision.

L’objectif d’une évaluation détaillée est d’obtenir une image précise des capacités offertes par le logiciel. Des installations de test, des présentations logicielles structurées et des créations de prototypes (« proof of concept ») sont ici appropriées, idéalement basées sur Performance exigences et des données aussi réalistes que possible quant à la façon dont l’organisation envisage d’utiliser le logiciel.

Il est également conseillé de consulter des consultants externes et de consulter des entretiens avec des clients pour obtenir des commentaires sur les fournisseurs et les produits d’autres projets et entreprises. En particulier, les commentaires d’autres utilisateurs travaillant avec la solution au quotidien peuvent être extrêmement précieux pour faire la lumière sur les problèmes et les défis potentiels qui peuvent survenir une fois la solution mise en ligne.

Conclusion

Trouver une solution CPM appropriée n’est pas sorcier. Tenez compte de ces conseils et vous augmenterez vos chances d’avoir un processus de sélection précis et réussi.

Important : Évitez de commettre les erreurs que j’ai décrites ci-dessus et soyez attentif aux signes avant-coureurs. Dirigez activement le projet vers le haut du tableau si vous remarquez que quelque chose ne va pas. La connaissance des meilleures pratiques en matière de sélection de logiciels, ainsi que des pièges courants, réduira considérablement les risques de prendre une mauvaise décision ou d’échouer le projet.

Armé de ces conseils, rien ne devrait s’opposer à la réussite d’un projet de sélection de logiciel CPM. Je vous souhaite beaucoup de succès dans votre propre processus de sélection sans faille !

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