Accélérer la Consolidation et la clôture avec le CPM
Reclaim your late nights and weekends
Defining consolidation and close
Too many organizations are still closing their books manually. It is no secret that manual accounting processes are a top frustration for nearly every finance team. The endless spreadsheets, and the late nights and weekends doing repetitious tasks like journal entries, reconciliations, reporting, and variances. Then, it suddenly got more interesting, or more complicated shall I say?
2020 happened and with it a pandemic, a lockdown and now, many of us are working from home. So, on top of everything, we now have distance, and remote communication to further hamper a process that already needed improving. Awesome, right?
In today’s world, we have several options when it comes to leveraging the right solution to tackle issues with consolidation and close. Many Enterprise Resource Planning (ERP) systems offer consolidation features to combine financials. Spreadsheets can also be used, but this often requires a lot of manual work.
There’s also purpose-built software that can support financial consolidation, close, and reporting. Corporate Performance Management (CPM) software is one such example of purpose-built software, and many organizations are already using it to streamline their FP&A processes.
CPM software streamlines FP&A by unifying all your financial data and automating mundane processes, giving you the luxury of time back on your side. Some CPM software can also provide robust and provides workflow capabilities to automate mundane financial processes and gives you the luxury of time back on your side. The interesting point here is that some CPM solutions also can provide robust consolidation and close capabilities. For some segments of the market, this might prove quite useful and provide a competitive advantage.
The consolidation process
A company’s approach to consolidation can vary depending on the controlling stake the parent company has in each subsidiary. Consolidation accounting is used when the parent has a controlling interest of more than fifty percent, which means that assets, liabilities, revenues, and expenses from subsidiary companies will be combined into the parent company’s financial statement. If a company owns a stake that is less than controlling but still has significant influence over the business, the equity method of account is required.
In the equity method of consolidation, the parent company reports their investment in subsidiaries on their balance sheet, as an asset equal to the purchase price. Once the subsidiary company reports its net income, the parent company reports revenue equal to its share of the subsidiary’s profit, increasing the value of the investment asset and recording the revenue as an increase to retained earnings.
Quelle que soit la façon dont vous effectuez les consolidations au sein de votre organisation, un logiciel Consolidation spécialement conçu vous permet de configurer votre situation unique et de l’intégrer directement dans le logiciel.
Consolidation and close methods
Enterprise Resource Planning (ERP)
Les systèmes ERP peuvent vous aider à consolider et à clôturer vos livres, mais ils peuvent être un outil difficile à utiliser car ils ne peuvent pas automatiser entièrement vos processus Consolidation, de clôture et de Reporting . Par conséquent, une grande partie du processus de clôture nécessitera toujours des méthodes et des outils de comptabilité manuels tels que des feuilles de calcul.
Feuilles de calcul
Spreadsheets are the tool accounting professionals are most familiar with, but they can demand a lot of human work hours, not to mention, focus and patience to assure that the complex process of consolidation and close are running correctly. The process can be very manual and error-prone, especially when more than one system is being used, loading data, and reviewing cells. Resolution can take a long time that could be better spent on planning or forward-looking strategic initiatives like frequent forecasting or even modelling scenarios to reduce your business risk as you plot your course through these unpredictable times.
Consolidation Logiciels spécifiques
Purpose-built software that automates system-to-system reconciliation is usually used by companies with multiple systems to roll up. A tool focused on consolidation can replace the manual process of comparing multiple ledgers, integrate with different systems, bring data into a unique location, and create workflows. However, consolidation-specific software can get expensive and is sometimes overkill for small to mid-market companies, given they are limited to enhancing the consolidation and close process.
Gestion de la performance de l’entreprise (CPM)
Did you see this coming? Yes, the same software many organizations use to budget and plan can be used, depending on the vendor, to enhance the consolidation and close process. CPM software has much of the same functionality as a consolidation solution, but also offers a holistic finance solution that enables reporting and planning. In terms of the close process, CPM software allows users to create, edit, manage, and report all aspects of journal entries quickly and easily, such as intercompany eliminations and currency conversions. CPM software can also make it easy to apply credit and debit adjustments to support the financial consolidation process.
Comment vous pouvez conclure plus rapidement et avec plus de précision avec CPM
Using a CPM tool like Prophix will simplify collaboration by tracking information as it flows into the software. Prophix helps administrators monitor the consolidation process and report on the status of it at any time. Consolidation with CPM software reduces the length of the financial close cycle and provides more accountability, ownership, and control to the finance team and key stakeholders. Prophix will allow you to automate many processes, such as:
Data imports
L’importation de données provenant de divers systèmes tels que vos systèmes ERP, CRM, RH et de paie peut être un énorme problème à chaque clôture financière. Lorsque l’on utilise uniquement des feuilles de calcul traditionnelles, la Consolidation d’informations à partir des systèmes Divers est souvent la tâche la plus chronophage pour les équipes financières.
What if you could automatically pull data from these systems into the same place for each financial close? CPM software can integrate with different ERP, CRM, HR, and payroll systems for a seamless download of all your data into monthly report templates. By automating this data pull, you can save time that can be better used for financial analysis.
Les éliminations intercompagnies
Les éliminations intercompagnies sont utilisées pour supprimer les coûts associés à la vente de biens, de services, de prêts ou de participations entre une société mère et ses filiales. Prophix dispose d’une solution appelée Journals Manager, lancée à l’automne 2019, qui facilite la saisie et la visualisation des éliminations intercompagnies. Il vous suffit de sélectionner les entités pour lesquelles vous souhaitez saisir des informations, et l’outil dispose d’une vérification automatique pour s’assurer que toutes les valeurs sont équilibrées. L’augmentation de la sécurité entourant les écritures comptables contribue également à faciliter les processus d’audit externe.
Ajustements
Si une transaction est validée en retard, ou pire, si une transaction a été saisie incorrectement, un ajustement devra être effectué pour rapprocher l’écriture afin d’obtenir des Reportingexacts. Grâce à l’outil complet de suivi de l’historique des données de Prophix, vous pouvez facilement voir si des valeurs ont été ajustées. Vous pouvez également utiliser Journals Manager pour effectuer le suivi des ajustements entre différentes périodes, dans le cas où une transaction a été validée sur une période incorrecte. Cela vous permet de gagner du temps en créant une piste transparente et visible pour des audits plus simples.
Devise translation adjustment
Aussi connu sous le nom d’ajustement de conversion cumulé (CTA), le CTA représente la différence entre les taux de change utilisés pour convertir entre le bilan et le compte de résultat. Étant donné que vous utiliserez des taux de fin de période et des taux moyens de période différents, le CTA est quelque chose qui doit être calculé à chaque clôture financière. L’utilisation d’un logiciel CPM peut vous aider à automatiser ce calcul d’appel à l’action, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur les initiatives stratégiques.
Finance close management
Many financial teams cite the improvement of financial close management as a factor in their purchase of a CPM tool. With currency conversions, intercompany eliminations, adjustments and more, it is apparent why financial closes are such a tedious process for many companies. Prophix’s Workflow Manager allows you to streamline your financial close process by scheduling and organizing the different components of the close cycle. You can easily automate your monthly, quarterly, and annual financial close. Workflow Manager can also help with report distribution after all other processes have been completed.
Conclusion: CPM for consolidation and close
Comme nous l’avons vu, le logiciel CPM est une option intéressante pour accélérer le processus de Consolidation et de clôture. Les mêmes attributs qui font du logiciel CPM une excellente plate-forme de planification en font également une excellente solution de clôture.
Le fait d’avoir votre processus de planification et de clôture dans la même solution vous donne une vue globale de la situation financière de votre entreprise. Prophix réduit non seulement les fenêtres de planification et augmente la précision grâce à la Data integration et à l’automatisation, mais applique également la même méthodologie pour rationaliser la clôture financière.
La solution CPM basée sur le cloud de Prophix est idéale pour travailler à distance, car elle est accessible à tous sur un appareil connecté à Internet. Les données centralisées, l’automatisation et les Collaboration sont accessibles à tous les membres de l’équipe financière, quel que soit l’endroit où ils travaillent.
Avec Prophix, vous pouvez gagner du temps sur vos processus de planification, de Consolidationet de clôture. Avec ce temps supplémentaire, vous pouvez vous concentrer sur les initiatives stratégiques, réduire les longues journées et les nuits tardives et soutenir le succès de votre entreprise.
