La liste de contrôle idéale pour les équipes financières lors de la clôture du mois

Dans le bureau du directeur financier, l'efficacité et la précision sont primordiales et la maîtrise de ces qualités fait partie intégrante du perfectionnement de votre processus de clôture de fin de mois.

Dans ce blog, nous vous guiderons à travers une liste de contrôle en 10 étapes conçue pour les équipes financières afin que vous puissiez éviter les erreurs courantes, profiter des avantages d'un processus plus rapide et mettre en œuvre les meilleures pratiques. Nous aborderons les points suivants :

Qu'est-ce qu'une liste de contrôle pour la clôture du mois ?

La clôture du mois implique l'examen et le rapprochement de toutes les transactions du mois précédent.

Une liste de contrôle pour la clôture du mois est un ensemble de vérifications et de processus visant à garantir la précision, l'audit et la rationalisation de la clôture du mois. Cette liste de contrôle doit attribuer les tâches à des catégories spécifiques, inclure des informations sur les personnes chargées de préparer et d'examiner le rapport, et permettre aux parties prenantes d'examiner vos états financiers.

Quelle est l'importance d'une liste de contrôle pour la clôture mensuelle ?

Une liste de contrôle pour la clôture du mois est importante car elle permet aux équipes financières de suivre les transactions commerciales. Elle permet de s'assurer que les données sont exactes et complètes, de sorte qu'elles puissent être analysées efficacement pour déceler des tendances ou des anomalies.

Un processus de clôture de fin de mois efficace prépare également le terrain pour uneclôture de fin d'année précise et rationalisée. En préparant les états financiers de chaque mois, vous pouvez analyser votre croissance d'une année sur l'autre et prendre des décisions fondées sur des données.

Pourquoi utiliser une liste de contrôle pour la clôture mensuelle ?

Les listes de contrôle pour la clôture mensuelle peuvent aider à résoudre les problèmes de données en double, de processus manuels et non structurés et d'informations manquantes, car les parties prenantes doivent examiner attentivement les transactions des mois précédents, ce qui permet de réduire les erreurs, d'améliorer les rapports et d'accroître l'efficacité des processus.

Une liste de contrôle permet également de s'assurer qu'aucune étape critique n'a été oubliée au cours du processus, ce qui peut n'apparaître qu'au bout de plusieurs mois, en particulier lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées.

Les autres avantages d'une liste de contrôle pour la clôture mensuelle sont les suivants

1. Des données financières précises et actuelles.
2. Rationalisation des rapports financiers annuels et de la préparation des déclarations fiscales.
3. Audits simplifiés
   

Clôture mensuelle et clôture périodique

La clôture mensuelle récapitule toutes les transactions financières du mois précédent. La clôture de période est un terme général qui fait référence à tous les processus de clôture - fin d'année, fin de mois ou fin de trimestre. Ainsi, la clôture de fin de mois peut également être appelée clôture de période.

La liste de contrôle parfaite en 10 étapes pour les équipes financières

Pour vous aider à prendre de l'avance sur votre processus de clôture de fin de mois, nous avons élaboré une liste de contrôle complète en 10 étapes.

1. Préparez vos chiffres et rassemblez les données nécessaires
   Avant de commencer, vous devez rassembler toutes les données nécessaires, y compris les dépenses et les rentrées de fonds du mois précédent. Ces dépenses comprennent les salaires, les assurances, les intérêts d'emprunt et les paiements aux fournisseurs, tandis que les rentrées d'argent comprennent les recettes et les revenus d'investissement. Ensuite, vous devez vous assurer que vos écritures de crédit et de débit sont correctement comptabilisées et que vous avez facturé toutes vos ventes pour le mois précédent.
   
   
2. Mettez à jour vos comptes clients
   En ce qui concerne les comptes clients, vous devez passer en revue les factures émises pour le mois précédent, en prêtant une attention particulière aux factures en double ou incorrectes. Vous devez également confirmer que vos clients ont payé leurs factures et comparer ces paiements avec les soldes de votre grand livre. Cela peut contribuer à améliorer les relations avec les clients et à garantir l'exactitude de vos rapports financiers.
   
   
3. Mettez à jour vos comptes fournisseurs
   Comparez votre grand livre des comptes fournisseurs avec votre rapport de vieillissement des comptes fournisseurs. C'est le moment idéal pour enquêter sur les écarts, saisir les factures en attente et passer les écritures de journal correspondantes.
   
   
4. Préparer lesrapprochementsde comptes
   Maintenant que vous avez revu et mis à jour vos comptes d'exploitation et vos comptes fournisseurs, il est temps de rapprocher vos transactions bancaires et de crédit avec votre grand livre. C'est également le moment idéal pour repérer les incohérences et corriger les transactions manquantes ou erronées. Corrigez toute erreur en passant les écritures nécessaires.
   
   
5. Rapprocher la trésorerie
   Il est facile de perdre la trace des transactions de petite caisse si elles ne sont pas soigneusement enregistrées. La clôture du mois est le moment idéal pour rapprocher les dépôts et les recettes et confirmer que le solde de votre petite caisse est conforme à vos attentes. Si vous avez de l'argent en transit, n'oubliez pas de noter où il va et pourquoi.
   
   
6. Rapprocher les stocks et les immobilisations
   Le cas échéant, vérifiez quels sont vos stocks et combien de produits ont été vendus au cours du dernier mois, et confirmez qu'ils correspondent à vos livres. Le rapprochement des stocks peut vous aider à vous assurer que vous disposez d'un espace de stockage approprié pour vos produits, que vous pouvez honorer les ventes du mois suivant et couvrir les dépenses supplémentaires liées aux stocks
   
   
7. Rapprocher les salaires et les dépenses d'exploitation
   Rapprochez votre compte de salaires avec votre registre des salaires, y compris les primes, les commissions et les autres avantages. Vous devez également confirmer que vos entrées de paie sont comptabilisées dans le grand livre exact et que vous avez payé les charges sociales et les déductions statutaires nécessaires. Les dépenses d'exploitation comprennent la recherche et le développement, le marketing, les fournitures de bureau, etc. Pour rapprocher vos dépenses d'exploitation, vérifiez vos dépenses mensuelles, créez une note de frais et enregistrez-la dans le grand livre approprié.
   
   
8. Examens préliminaires et de l'ASC 606
   Examinez les informations relatives à la reconnaissance des revenus et aux commissions, qu'elles aient été saisies à la main ou par ordinateur. Vérifiez qu'elles sont correctes et examinez-les avec votre équipe pour vous assurer qu'elles sont cohérentes et compréhensibles dans tous les rapports
   
   
9. Effectuez une analyse des écarts et ajustez
   L'analyse des écarts vous permet d'examiner et de vérifier vos résultats mensuels et trimestriels à la fin de chaque période. Cela vous permet de voir comment le rapport s'aligne sur les objectifs de croissance de l'entreprise. Si quelque chose ne semble pas correct et doit être ajusté, cela pourrait devenir un problème plus important au fil du temps.
   
   
10. Préparez vos états et rapports financiers
    Maintenant que vous avez rapproché tous vos comptes, examiné les résultats et éliminé les erreurs, il est temps de préparer vos états financiers et votre rapport de clôture de fin de mois.
    

Quelles sont les erreurs à résoudre au cours du processus de clôture mensuelle ?

Il existe plusieurs erreurs que vous pouvez résoudre au cours du processus de clôture du mois :

• Supprimer les données en double. À moins que vous ne disposiez d'une source unique de vérité des données, il est probable que vos données soient saisies dans plusieurs systèmes. La collecte, l'examen et la validation de ces données pour la clôture du mois peuvent prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs sans une plateforme financière dédiée pour automatiser ces processus.
  
• Normaliser et automatiser les processus. Un processus de clôture de fin de mois étape par étape est la première étape de la normalisation de vos processus financiers. En l'absence d'un ordre établi des opérations, la clôture mensuelle peut rapidement devenir difficile à gérer, en particulier si des départements extérieurs à la finance sont impliqués. Les processus normalisés découragent les employés de prendre des raccourcis, ce qui pourrait avoir un impact négatif sur vos rapports financiers pendant plusieurs mois. Le processus de clôture mensuelle peut être rationalisé en automatisant la collecte des données, le rapprochement des comptes et la création de rapports. L'automatisation peut également contribuer à alléger la charge de travail de l'équipe financière, en lui permettant de formuler des recommandations stratégiques plutôt que de passer du temps à valider des écritures.
• Accélérez vos données financières. Si votre équipe financière passe beaucoup de temps à préparer votre rapport financier de fin de mois, il est peut-être temps d'envisager d'investir dans une plateforme de performance financière. Les données financières tardives peuvent constituer un défi, ralentir la production des rapports mensuels et avoir un impact sur la prise de décision.Pour accélérer vos données financières, vous devezidentifier les causes des retards, telles que le manque de formation ou de compréhension de la part des autres départements.
  

Avantages d'une liste de contrôle pour la clôture du mois

Une liste de contrôle pour la clôture du mois est plus qu'une simple liste - elle peut apporter de l'ordre, de l'efficacité et de la clarté à vos processus financiers. Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'une liste de contrôle pour la clôture du mois :

1. Rationaliservos flux de travail : Avec une liste de contrôle, vous saurez ce qui doit être fait et dans quel ordre. Cela élimine les conjectures et garantit un processus de clôture plus fluide et plus rapide
   
   
2. Réduire les erreurs: Une liste de contrôle est un système de double vérification qui vous aide à détecter et à corriger toute erreur ou incohérence dans vos données financières. Cela se traduit par des rapports plus précis sur lesquels vous pouvez compter
   
   
3. Améliorer la conformité: En utilisant une liste de contrôle, vous avez plus de chances de satisfaire à toutes les exigences réglementaires. Vous éviterez ainsi les sanctions et conserverez une bonne réputation auprès des parties prenantes
   
   
4. Améliorer la prise de décision: Plus tôt vous clôturerez vos comptes, plus vite vous aurez accès aux données financières dont vous avez besoin pour prendre des décisions. Cela permet de prendre des décisions stratégiques qui peuvent avoir un impact positif sur l'avenir de votre entreprise
   
   
5. Identifier les futurs gains d'efficacité : En continuant à utiliser la liste de contrôle, vous identifierez les étapes qui pourraient être automatisées ou améliorées, ce qui se traduira par une plus grande efficacité au fil du temps.
   

Erreurs courantes lors du processus de clôture de fin de mois

Même avec les meilleures intentions du monde, des erreurs peuvent se produire au cours du processus de clôture de fin de mois. La connaissance de ces erreurs courantes est la première étape pour les éviter :

• Préparation insuffisante : Un manque de planification adéquate conduit souvent à un travail précipité et à des erreurs. Il s'agit notamment de ne pas préparer tous les documents nécessaires ou de ne pas consacrer suffisamment de temps à chaque tâche.
• Ne pas revérifier les entrées : Il est facile de négliger les petites erreurs dans la saisie des données. Cependant, même des inexactitudes mineures peuvent entraîner des divergences importantes dans vos états financiers.
• Ignorer le rapprochement : Le rapprochement est essentiel pour garantir l'exactitude des documents financiers de votre entreprise. Négliger le rapprochement des comptes peut entraîner des soldes incorrects et des rapports trompeurs.
• Sauter des étapes de révision : Chaque étape du processus de clôture du mois a sa raison d'être. Sauter des étapes, comme les examens préliminaires ou l'analyse des écarts, peut conduire à l'absence d'informations essentielles ou à des erreurs.
• Manque de communication : Une mauvaise communication entre les services peut entraîner des retards ou des informations manquantes. S'assurer que chacun comprend son rôle dans le processus de clôture est la clé du succès.

En étant conscient de ces erreurs courantes, vous pouvez mieux naviguer dans le processus de clôture de fin de mois et garantir l'exactitude et la fiabilité de vos rapports financiers.

Meilleures pratiques pour la clôture du mois

Voici quelques bonnes pratiques pour que votre clôture de fin de mois soit aussi efficace que possible :

• Suivez une liste de contrôle : Une liste de contrôle détaillée décrivant chaque étape du processus permet à votre équipe de rester concentrée, de s'assurer que toutes les tâches sont accomplies et d'éviter que des éléments ne passent à travers les mailles du filet.
• Automatisez les processus : Adoptez la technologie et automatisez les tâches répétitives lorsque vous le pouvez. Vous gagnerez ainsi du temps, réduirez les erreurs humaines et permettrez à votre équipe de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
• Effectuez des rapprochements fréquents : N'attendez pas la fin du mois pour rapprocher vos comptes. Un rapprochement régulier permet de détecter et de corriger rapidement les erreurs, ce qui garantit l'exactitude des états financiers.
• Communiquez efficacement : Veillez à une communication claire entre tous les services impliqués dans le processus de clôture. Des mises à jour et des rappels réguliers peuvent aider à maintenir tout le monde sur la bonne voie et à l'informer.
• Apporter des améliorations continues : Cherchez toujours à améliorer votre processus de clôture de fin de mois. Analysez votre processus actuel, identifiez les goulets d'étranglement ou les zones d'inefficacité et procédez aux ajustements nécessaires.

En respectant ces meilleures pratiques, vous pouvez rationaliser votre processus de clôture mensuelle, le rendre plus rapide, plus précis et moins stressant pour votre équipe.

Conclusion : Clôturer les comptes plus rapidement avec Prophix

En conclusion, la maîtrise de votre clôture mensuelle ne doit pas être compliquée. Avec une liste de contrôle dédiée, vous pouvez éliminer les erreurs, rapprocher les comptes et rationaliser la création de rapports. En donnant la priorité à l'examen régulier de vos données et de vos communications, votre clôture de fin de mois peut passer d'encombrante à précieuse.

Laplateforme de performance financière de Prophix peut vous permettre d'aller plus loin en automatisant les tâches fastidieuses telles que les éliminations inter-sociétés, les conversions de devises, les écritures de journal, l'assemblage et la distribution des rapports. En éliminant les processus manuels et en automatisant les processus récurrents, vous pouvez passer moins de temps à regarder en arrière et plus de temps à regarder en avant.