Budget ascendant : tout ce qu'il faut savoir

Que vous soyez un professionnel de la finance chevronné ou un novice en matière de budgétisation, ce blogue démystifiera le concept de budgétisation ascendante.

Nous explorerons son fonctionnement, ses avantages et ses inconvénients, des exemples pratiques et son rôle dans les équipes modernes de FP&A.

Plongeons dans le monde de la budgétisation ascendante et découvrons son potentiel pour une planification financière efficace.

Qu'est-ce que la budgétisation ascendante ?

La budgétisation ascendante consiste à demander à chaque département de soumettre ses objectifs et le budget demandé pour l'année, qui est ensuite examiné par l'équipe financière pour s'assurer qu'il est aligné sur les objectifs de l'entreprise. Cette méthode de budgétisation adopte une approche granulaire qui commence par la "base" de l'organisation, c'est-à-dire les départements.

L'un des avantages de la budgétisation ascendante est qu'elle permet d'obtenir un budget plus précis et plus détaillé. En effet, chaque employé, équipe ou département établit son propre budget qui, une fois combiné, crée un budget pour l'ensemble de l'organisation. Cette approche garantit que chaque dépense est prise en compte et que rien n'est oublié.

Budget ascendant ou budget descendant

Contrairement à la budgétisation ascendante, la budgétisation descendante exige que l'équipe financière établisse des objectifs et alloue des fonds à chaque département. Les budgets descendants sont généralement examinés et approuvés par la direction avant d'être communiqués aux différentes équipes.

Au lieu de commencer par la base de l'organisation, la budgétisation descendante commence par le sommet ou la direction, et les ressources sont allouées sur la base des initiatives stratégiques de l'entreprise pour l'année suivante, ainsi que des performances passées de chaque département et des conditions du marché. Une fois le plan diffusé à l'ensemble de l'équipe, les départements peuvent commencer à élaborer un budget sur la base des fonds qui leur ont été alloués.

Budget ascendant ou budget de fonctionnement

Un budget de fonctionnement estime les recettes et les dépenses d'une entreprise sur une période donnée. Les budgets d'exploitation fournissent une vue d'ensemble des performances de l'entreprise et permettent de contrôler les recettes, les coûts variables, les coûts fixes, les dépenses hors trésorerie et les dépenses hors exploitation.

Les budgets d'exploitation sont généralement mis à jour tous les mois ou tous les trimestres. Bien que ces budgets puissent être établis selon une approche ascendante, ils se concentrent principalement sur les recettes et les dépenses et sont souvent établis selon une méthode descendante qui sollicite l'avis de la direction.

Il convient de noter que, comme tout budget, même ceux établis selon une approche ascendante peuvent être mis à jour périodiquement en fonction des besoins et ne reflètent pas nécessairement un seul point dans le temps (par exemple, le début de l'année).

Budget ascendant et budget d'investissement

Les entreprises utilisent les budgets d'investissement pour évaluer la faisabilité de nouveaux projets et investissements. Ce processus implique généralement l'examen des flux de trésorerie d'un projet au fil du temps afin de déterminer si le projet répond aux critères de l'entreprise et offre un retour sur investissement.

Comme les budgets de fonctionnement, les budgets d'investissement sont un type de budget et non une méthode de budgétisation. Les budgets d'investissement et d'exploitation peuvent être établis selon une approche descendante ou ascendante, en fonction du style et de la structure de gestion de l'entreprise. Alors que certaines entreprises préfèrent une approche descendante qui utilise le retour d'information de la direction pour évaluer les projets ou les investissements, d'autres peuvent utiliser une approche ascendante qui valorise les contributions des employés plus proches des opérations quotidiennes.

Comment fonctionne la budgétisation ascendante ?

Examinons les trois principales étapes de l'élaboration d'un budget ascendant.

Analyse des coûts par département

La première étape de l'établissement d'un budget ascendant consiste à demander à chaque service d'établir une projection de ses coûts et dépenses prévus pour l'année. Cela doit inclure les dépenses des employés, les projets planifiés, les équipements et les coûts administratifs.

Création du budget du service

Après avoir évalué ses besoins prévus pour l'année, chaque service additionne ses coûts pour constituer son budget. Ces budgets départementaux sont ensuite compilés et additionnés pour former le budget global de l'entreprise.

Équilibrer les besoins des départements et les souhaits de la direction de l'entreprise

Une fois le budget de l'entreprise établi, l'équipe dirigeante l'examine pour vérifier s'il est conforme aux objectifs stratégiques de l'organisation en posant des questions telles que : les ressources ont-elles été allouées aux bons projets ? Les fonds sont-ils suffisants pour couvrir les nouveaux projets ou investissements ? Les départements disposeront-ils des ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de revenus ?

Si le budget est bien positionné pour atteindre les buts et objectifs de l'entreprise, il est alors transmis à l'équipe financière qui validera les entrées et finalisera le budget ascendant.

Quels sont les avantages de la budgétisation ascendante ?

La budgétisation ascendante présente plusieurs avantages, notamment l'amélioration de la précision, de la responsabilité et du moral des employés.

Précision de la budgétisation

La budgétisation ascendante est plus précise que beaucoup d'autres méthodes parce qu'elle sollicite le retour d'information des employés qui participent aux opérations quotidiennes de l'entreprise.

Les collaborateurs individuels ont souvent une meilleure compréhension des dépenses récurrentes et des plans départementaux que les équipes dirigeantes, et la budgétisation ascendante est donc un moyen idéal de compiler une vue d'ensemble granulaire des besoins de l'organisation.

Favoriser l'intendance parmi les chefs de service

Dans le processus de budgétisation ascendante, les responsables de département jouent un rôle crucial non seulement dans l'élaboration, mais aussi dans le respect de leur budget. Étant donné qu'ils sont responsables de l'assemblage et de la projection de leurs coûts anticipés, ils développent intrinsèquement un sentiment d'appartenance à l'égard de leurs budgets. Ce sentiment d'appropriation les amène généralement à s'engager à respecter les contraintes budgétaires qu'ils ont fixées, ce qui se traduit par une meilleure discipline financière au sein de leur service.

Toutefois, ce processus fonctionne mieux lorsqu'il y a une communication claire de la part de la haute direction concernant les objectifs stratégiques globaux et les lignes directrices financières de l'entreprise.

Stimuler le moral des employés

La budgétisation ascendante est un excellent moyen de stimuler le moral des collaborateurs individuels. En impliquant chaque service dans le processus, vos employés ont l'impression que leur contribution compte et que les projets de leur service sont une priorité pour l'entreprise

Quels sont les inconvénients de la budgétisation ascendante ?

Si la budgétisation ascendante présente de nombreux avantages, elle comporte également plusieurs inconvénients, notamment le risque de surbudgétisation, le temps qu'elle requiert et le manque d'alignement sur les objectifs stratégiques.

Le risque de dépassement de budget

L'un des inconvénients de la budgétisation ascendante est qu'elle peut conduire à une surbudgétisation. Lorsque les chefs de service supervisent leur budget, ils peuvent allouer des fonds supplémentaires pour faire face à des coûts inattendus, ce qui peut conduire à une surestimation de leurs besoins. Si chaque département tente de s'attribuer des ressources supplémentaires, cela peut conduire à une surbudgétisation au niveau de l'entreprise et à des dépenses plus importantes que nécessaire.

Des processus qui prennent du temps

Pour de nombreuses organisations, la budgétisation ascendante peut rapidement devenir un processus chronophage. En l'absence d'une approche normalisée, il peut être difficile de coordonner et de collaborer avec tous les départements nécessaires et de comprendre les raisons de leurs choix. Il faut également du temps à chaque service pour évaluer ses coûts et établir son plan pour l'année.

Risque d'inadéquation avec les objectifs de l'organisation

Lorsque les services établissent leur budget pour l'année, il y a de fortes chances qu'ils soient surtout préoccupés par leur capacité à atteindre leurs cibles et leurs objectifs. Une approche ascendante de la budgétisation peut ne pas avoir une vue d'ensemble parce que les équipes se concentrent sur ce qu'elles veulent réaliser, plutôt que sur les objectifs de l'entreprise.

Les cadres supérieurs sont également peu impliqués dans les premières étapes de la budgétisation ascendante, ce qui peut limiter la visibilité de l'alignement stratégique global des budgets des différents départements. La budgétisation ascendante peut également conduire à des occasions manquées de collaboration interdépartementale et d'optimisation des ressources.

Un exemple de processus de budgétisation ascendante en 8 étapes

Établissez un budget ascendant en huit étapes simples, comme indiqué ci-dessous :

1. Fixer des objectifs : Fixer les buts et les objectifs pour la période budgétaire à venir.
2. Budgetsdépartementaux : Chaque département estime ses propres dépenses et recettes en fonction de ses objectifs.
3. Présentation du budget : Tous les départements soumettent leurs propositions de budget au comité budgétaire ou à la direction.
4. Examen et ajustements: Le comité budgétaire ou la direction examine la proposition de chaque département, demande des clarifications si nécessaire et procède à des ajustements.
5. Consolidation : Tous les budgets des départements sont consolidés en un seul budget principal.
6. Approbation : Le budget consolidé est examiné et approuvé par la direction générale ou le conseil d'administration.
7. Mise en œuvre : Le budget approuvé est distribué aux départements et mis en œuvre.
8. Suivi et contrôle : Tout au long de la période budgétaire, les résultats réels sont comparés aux estimations budgétaires et des ajustements sont effectués, le cas échéant.

Le rôle de la budgétisation ascendante dans l'équipe FP&A moderne

La budgétisation ascendante peut être incroyablement bénéfique pour les équipes FP&A modernes qui cherchent à améliorer l'implication des employés, à créer des plans plus détaillés et à identifier les inefficacités opérationnelles. Les équipes modernes de FP&A peuvent se faire les champions de la budgétisation ascendante en travaillant en étroite collaboration avec chaque département, en validant les données et en communiquant les changements à la haute direction, en se positionnant comme un contributeur stratégique et en encourageant une culture de collaboration.

Le processus de budgétisation ascendante favorise des relations plus étroites entre les départements, renforçant leur rôle de partenaires commerciaux efficaces. Il ouvre également la voie à une plus grande agilité, en permettant des ajustements rapides au niveau des départements sans perturber l'ensemble du budget - un aspect essentiel dans l'environnement commercial actuel qui évolue rapidement.

Enfin, les équipes FP&A modernes qui utilisent des technologies de budgétisation avancées peuvent gérer plus efficacement le processus de budgétisation ascendant, avec des mises à jour en temps réel, une meilleure visibilité et une communication rationalisée. Cette approche permet non seulement de responsabiliser les équipes FP&A, mais aussi de les positionner en tant qu'acteurs clés de la stratégie de planification financière de l'organisation

Conclusion : Une budgétisation ascendante efficace avec Prophix

En conclusion, une budgétisation ascendante efficace, lorsqu'elle est bien gérée, peut changer la donne pour les équipes FP&A. Malgré ses difficultés, la plateforme de performance financière de Prophix peut rendre le processus transparent et efficace. Malgré ses difficultés, la plateforme de performance financière de Prophix peut rendre le processus transparent et efficace. Des prévisions détaillées à la promotion de la collaboration interdépartementale, la budgétisation ascendante avec Prophix est la clé de la planification financière stratégique.

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