Renforcer la planification opérationnelle chez Guardian Energy
Les données budgétaires sont désormais compilées en seulement deux semaines, permettant une analyse en temps opportun et un rapport aux investisseurs sur 12 mois.
Les revenus, les budgets, les prévisions et les finances sont intégrés dans un système centralisé unique, rationalisant ainsi les opérations et la prise de décision.
Les dirigeants de trois usines d'éthanol accèdent désormais aux données financières et les analysent de manière indépendante, réduisant ainsi la dépendance vis-à-vis de la comptabilité.
Avec l'intégration à PaperSaver logiciel de gestion de documents, l'équipe financière peut retracer les irrégularités directement jusqu'aux documents sources, améliorant ainsi la transparence et le contrôle des dépenses.
Guardian Energy Management, LLC est situé à Prior Lake, MN, et a été fondé en 2011 pour s'engager dans le domaine de la fourniture de services de gestion et autres aux membres de Guardian et à d'autres installations de production d'éthanol. Guardian Energy Management gère actuellement trois installations d'éthanol dans le Midwest.
Le principal défi de Guardian Energy était l'absence d'un processus formel de budgétisation. Leur département financier fournissait plutôt une projection générale sur 12 mois à leurs prêteurs financiers, qui manquait de contributions des parties prenantes externes. Lors de l'évaluation des solutions de gestion de la performance financière (FPM), Guardian Energy recherchait une vue d'ensemble des opérations de leur entreprise, une automatisation sans dépendre des tableurs, et une confiance accrue dans les données qu'ils partagent avec les parties prenantes. L'équipe financière souhaitait également accroître la collaboration et la transparence au sein de leur département des opérations.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Guardian Energy a évalué plusieurs solutions FPM différentes, y compris plusieurs fournisseurs d'entreprise. Après de nombreuses analyses et discussions, Guardian a déterminé que les similitudes entre l'interface utilisateur de Prophix et Excel faciliteraient la transition pour leurs employés, augmentant ainsi l'adoption par les utilisateurs dans toute l'organisation. Le responsable comptable de Guardian avait également une expérience préalable avec Prophix et était convaincu qu'ils pouvaient répondre à leurs préoccupations avec une formation technique minimale.
Guardian Energy intègre Prophix avec deux systèmes - Intellego, un ensemble d'outils Microsoft Dynamics GP conçu pour les biocarburants et la fabrication de processus, et PaperSave. Leur équipe financière a rationalisé leurs opérations commerciales en intégrant leurs données de revenus, de budget, de prévision et financières en un seul modèle financier unifié.
Depuis la mise en œuvre de Prophix, Guardian Energy a transformé son approche de la budgétisation. Désormais, ils assemblent leurs données budgétaires sur une période de deux semaines, ce qui permet à leur équipe financière d'analyser leurs données, de comprendre les tendances et les schémas, et de comparer les lignes d'activité. Lorsqu'on leur demande de fournir des perspectives sur 12 mois, ils ont maintenant les moyens de fournir un rapport détaillé à leurs investisseurs. Avec une vision des budgets par rapport aux réalisations, leur équipe financière peut également mieux comprendre comment leurs décisions impactent le résultat net et réaffecter les fonds en fonction de ces données.
Avec Prophix, les responsables des opérations des trois usines d'éthanol de Guardian ont plus de contrôle sur leurs données et une meilleure visibilité sur la façon dont ils se mesurent par rapport aux dépenses prévues. Il y a moins de dépendance vis-à-vis du département comptable pour obtenir des informations, car l'équipe des opérations peut facilement explorer les données financières et budgétaires par elle-même, leur permettant de pivoter si nécessaire. L'équipe de Guardian Energy s'appuie également fortement sur leur intégration PaperSave. PaperSave est un logiciel de gestion de documents que Guardian utilise pour la numérisation des factures et les approbations de flux de travail. Avec leur intégration PaperSave, l'équipe financière peut enquêter sur les irrégularités en explorant les transactions sous-jacentes, qui détaillent les achats (c'est-à-dire l'approbation des comptes fournisseurs) et incluent un lien hypertexte pour voir le document PDF original. Cela offre une visibilité complète et une auditabilité interne pour les dépenses de l'équipe des opérations.
Guardian Energy prévoit d'élargir leurs indicateurs pour inclure davantage de comparaisons entre les performances opérationnelles de leurs usines d'éthanol, ce qui nécessitera une intégration supplémentaire avec Intellego.
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