Prévisions de Croissance pour le Barber National Institute
Réduction du calendrier budgétaire de 360 heures, tout en libérant 540 heures et plus de 160 heures pour les comptables et les gestionnaires administratifs de Barber
Les scénarios de rentabilité qui prenaient autrefois 3 jours ne prennent désormais que quelques heures, avec des exécutions nocturnes fournissant des mises à jour quotidiennes pendant la saison budgétaire.
Les rapports de productivité hebdomadaires qui prenaient 1 semaine s'exécutent désormais en 15 minutes, permettant ainsi de consacrer plus de temps à l'analyse des données et à la prise de décisions.
La prévision en temps réel a permis à Barber de planifier de un mois à cinq ans dans le futur.
L'Institut National Barber a été fondé en 1952 par l'éducatrice d'Erie, Dr. Gertrude Barber, pour fournir des services communautaires aux enfants et adultes atteints d'autisme et de déficiences intellectuelles. Aujourd'hui, l'organisation multifacette dessert plus de 6 200 personnes chaque année avec un large éventail de programmes éducatifs, professionnels, résidentiels et de santé comportementale. Les services vont de l'intervention précoce pour les nourrissons et les tout-petits, une école privée agréée, la formation et le placement professionnels, des options résidentielles comprenant des foyers de groupe, des services à domicile et des thérapies spécialisées. L'organisation offre également de l'éducation et de la formation aux éducateurs et professionnels du monde entier. En plus du campus principal à Erie, PA, l'Institut Barber fournit des services dans le nord-ouest de la Pennsylvanie et dans les régions de Philadelphie et Pittsburgh.
À mesure que la demande pour les services communautaires et les programmes de Barber National Institute augmentait, l'utilisation de fichiers Excel complexes pour le budget devenait un processus fastidieux. Il était difficile de faire confiance à l'exactitude de leurs feuilles de calcul, ce qui créait un risque quant à l'évaluation correcte des opportunités futures. L'incapacité à planifier les dépenses d'investissement, ainsi que les dépenses de personnel, empêchait Barber de garantir le niveau de richesse nécessaire dans leurs prévisions.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Prophix a amélioré chaque aspect de notre processus budgétaire. Au lieu de passer du temps à mettre en place le processus budgétaire, nous sommes plutôt en mesure de mieux analyser et comprendre le budget/produit que nous produisons en collaboration avec les gestionnaires de programme.
Emily Anauo
Développeur de systèmes FP&A, Barber National Institute
L'équipe financière de Barber National Institute a donné la priorité à la recherche d'une solution de gestion de la performance financière (FPM) facile à utiliser, avec une interface similaire à Excel, capable de rendre compte des données financières et non financières, et de prévoir les taux de revenus pour leurs dépenses. Après avoir évalué Workday Adaptive et Prophix, Barber a choisi Prophix pour son service clientèle, sa flexibilité et son accessibilité financière
Barber National Institute a mis en œuvre Prophix pour remplacer Management Reporter et Smart List dans leur ERP, Microsoft Dynamics GP. En intégrant Prophix avec Kronos et Carelogic, l'équipe financière peut importer des données de paie et de revenus sur une base hebdomadaire, mensuelle et annuelle. Ces données incluent divers indicateurs tels que les vacances des clients, l'occupation des maisons, la capacité, et plus encore.
Avec Prophix, Barber utilise plusieurs approches pour le budget, y compris le budget à base zéro, incrémental, descendant et ascendant pour créer leur budget de compte de résultat. Les CAPEX, les baux, le personnel et les revenus sont générés de bas en haut. Leur équipe financière ne passe plus des heures à chercher des erreurs dans des feuilles de calcul liées. Au lieu de gérer Excel, leur équipe financière peut analyser et mieux comprendre le budget qu'ils produisent en collaboration avec les responsables de programme.
Étant donné la richesse et le détail des budgets de Barber, les prévisions n'ont jamais été aussi fiables ou pertinentes. Le processus de réalisation d'une prévision prenait tellement de temps que les données n'étaient plus pertinentes.
Avant Prophix, l'équipe financière devait passer au moins trois jours à préparer un scénario de rentabilité, puis le télécharger dans leur ERP pour analyser les données dans Management Reporter. Maintenant, ils peuvent créer un scénario de rentabilité en quelques heures. L'équipe financière exécute des scénarios pendant la nuit afin que les gestionnaires puissent avoir un rapport mis à jour chaque matin pendant la saison budgétaire.
Une meilleure planification des scénarios et des prévisions a également permis à Barber de mieux planifier l'impact de l'augmentation des salaires et de demander des taux de remboursement en utilisant une analyse du coût par unité. Leur équipe financière peut facilement effectuer une analyse approfondie des salaires, ce qui leur donne une plus grande visibilité sur leur dépense la plus importante.
Une planification détaillée du personnel permet à Barber de réaliser une analyse des écarts de personnel tout au long de l'année. Pouvoir planifier leurs revenus en détail, par exemple par client et procédure, signifie qu'ils ont également une visibilité complète pour comparer les taux de revenus au plan. Enfin, Barber réalise une planification de la productivité pour leurs programmes cliniques avec un modèle dédié et robuste.
Enfin, l'équipe financière de Barber National Institute utilise également Prophix pour le reporting interne. Ils rapportent sur des indicateurs financiers et non financiers, y compris les salaires moyens, les lits vacants, l'occupation, la capacité des programmes, les écarts, l'analyse du coût par unité, et plus encore. En automatisant leur reporting, Barber peut passer plus de temps à comprendre leurs données plutôt qu'à les collecter à travers l'organisation.
Automatiser leur processus de budgétisation, économisant à Barber 360 heures sur 22 semaines de leur saison budgétaire pour leur responsable budgétaire. De plus, ils ont également économisé 540 heures sur 16 semaines pour quatre comptables et 160 heures pour tous les responsables de programme et administratifs.
La prévision en temps réel permet également à Barber de planifier entre un mois et cinq ans dans le futur, en fonction du projet.
Consacrez 15 minutes à exécuter des rapports hebdomadaires de productivité automatisés qui prenaient auparavant une semaine aux chefs de programme pour être produits
Suivez le revenu net, les tendances sur 14 mois, l'analyse des écarts entre le budget et le réel, l'occupation, la planification de la capacité, la planification de la productivité et l'analyse du coût par unité en utilisant des tableaux de bord, ce qui permet d'obtenir une meilleure vue d'ensemble tout en étant capable d'approfondir les détails derrière leurs données financières et non financières.
Économisez plus de 8 heures chaque mois en automatisant leurs processus financiers et en mettant en place des efficacités avec Prophix.
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