Cette politique de confidentialité est publiée par Prophix Software Inc. (3250 Bloor St. West, East Tower, Suite 1200, Toronto, Ontario, Canada, M8X 2X9) et chacune des autres sociétés affiliées de Prophix ("nous", "notre" ou "nos").

Les entités suivantes sont les sociétés affiliées de Prophix :

• Prophix Software Inc. (Canada)
• Prophix Corporation (Amérique)
• Prophix UK Limited (Royaume-Uni)
• Prophix Europe ApS (Danemark)
• Prophix Software GmbH (Allemagne)
• Prophix South America Services De Informatica Ltda (Brésil)
• AllStrategy Software Ltda (Brésil)
• AllStrategy Soluçöes Em Informática Ltda. (Brésil)
• Sigma Conso SRL/BV (Belgique)
• Sigma Conso France SAS (France)
• Sigma Conso Luxembourg SA (Luxembourg)
• Sigma Conso Netherlands BV (Pays-Bas)
• Sigma Conso Italia SRL (Italie)
• Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portugal)
• Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Singapour)
• PT Sigma Konsolidasi (Indonésie)
• Sigma Conso Shn Bhd (Malaisie)
• Slice Data Co (Belgique)
• Sicons NV (Belgique)

Prophix Software Inc est responsable de l'exploitation de ce site web et est le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées par le biais de ce site web. Le contrôleur de Prophix en ce qui concerne les données personnelles collectées lorsque vous postulez à un emploi ou interagissez avec nous pour demander ou gérer les services Prophix sera l'affilié de Prophix auprès duquel vous postulez ou avec lequel vous passez un contrat.

Veuillez lire attentivement cette politique de confidentialité car elle vous informera sur la manière dont nous collectons et traitons vos données personnelles en tant que responsable du traitement, et sur les raisons pour lesquelles nous le faisons, ainsi que sur vos droits en matière de confidentialité.

Nous collectons et utilisons des données à caractère personnel en tant que responsable du traitement lorsque nous déterminons les types de données à caractère personnel que nous collectons et la manière dont les données à caractère personnel sont utilisées, par exemple dans les cas suivants :

• Vous utilisez ce site web.
• Vous déposez une demande d'emploi auprès de nous (pour plus d'informations, veuillez consulter la section "Candidats à un emploi" ci-dessous).
• Vous vous engagez avec nous pour le compte d'un client ou d'une organisation cliente potentielle dans le cadre de nos activités et de nos services, y compris les services Prophix Cloud et nos services professionnels (les "Services Prophix").

Nos clients sont les responsables du traitement des données à caractère personnel qu'ils transfèrent aux Services Prophix pour que nous les traitions en leur nom. Nous sommes les sous-traitants de ces données à caractère personnel. Lorsque nous sommes un prestataire de services fournissant les Services Prophix, l'avis de confidentialité de notre client régit la collecte, l'utilisation, la divulgation et tout autre traitement de vos données personnelles au lieu du présent avis de confidentialité. Nous ne vendons pas les données personnelles que nos clients nous ont fournies pour que nous les traitions en leur nom.

Ce site web n'est pas destiné aux enfants et nous ne collectons pas sciemment des données relatives aux enfants.

En fonction des raisons pour lesquelles vous vous engagez avec nous, nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données à caractère personnel vous concernant, que nous avons regroupées comme suit :

• Données d'identité - nom complet et titre.
• Données de contact - adresse postale, adresse électronique et numéro(s) de téléphone.
• Données financières - tout compte bancaire personnel ou toute carte de paiement.
• Données de transaction - autres détails concernant les services Prophix que vous avez achetés auprès de nous pour le compte de votre organisation.
• Données techniques - adresse IP, données de connexion, type et version du navigateur, fuseau horaire et localisation, type et version des plug-ins du navigateur, fournisseur d'accès à Internet (FAI), pages de renvoi et de sortie, fichiers consultés sur notre site, système d'exploitation et plateforme, horodatage, données de parcours et autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site Internet.
• Données de profil - votre rôle au sein de votre organisation, vos intérêts, vos préférences, vos commentaires et vos réponses aux enquêtes.
• Données d'utilisation - données sur la manière dont vous utilisez notre site web et sur vos réactions et réponses aux enquêtes.
• Données relatives au marketing et à la communication - vos préférences en matière de réception de messages marketing de notre part et de la part de nos tiers, ainsi que vos préférences en matière de communication.
• Données audio/vidéo - enregistrements d'événements en direct ou virtuels et de réunions enregistrées.

Nous collectons, utilisons et partageons également des données agrégées , telles que des données statistiques, à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles mais ne sont pas considérées comme des données personnelles au sens de la loi car ces données ne révèlent pasdirectement ou indirectement votre identité directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons regrouper vos données d'utilisation pour calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonction spécifique du site web. Toutefois, si nous combinons ou connectons les données agrégées avec vos données personnelles de manière à ce qu'elles puissent directement ou indirectement vous identifier, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous utilisons différents moyens pour collecter des données auprès de vous et à votre sujet :

• Interactions directes. Vous pouvez nous communiquer vos données personnelles lorsque vous accédez à notre site web, que vous vous inscrivez sur notre site, que vous nous contactez, que vous vous abonnez à notre matériel de marketing, que vous nous envoyez des commentaires ou que vous répondez à des enquêtes.
• Technologies ou interactions automatisées. Lorsque vous interagissez avec notre site web, nous recueillons automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et habitudes de navigation. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies et les paramètres des cookies pour plus de détails.
• Sources accessibles au public. Nous et les tiers engagés par nous, tels que les fournisseurs de services de génération de leads, pouvons collecter des données personnelles à partir de sources accessibles au public, y compris les sites Internet publics et les bases de données telles que LinkedIn, les registres d'entreprise et les médias d'information.
• Clients et partenaires commerciaux. Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part d'autres personnes au sein de votre organisation ou de nos partenaires commerciaux avec lesquels nous travaillons pour fournir les Services Prophix, tels que les revendeurs des Services Prophix que vous achetez.
• Autres tiers. Nous pouvons également recevoir des données personnelles vous concernant de diverses autres sources tierces, y compris des données techniques provenant de fournisseurs de cookies tiers (veuillez consulter notre politique de cookies et nos paramètres de cookies pour plus de détails) et des données d'identité et de contact provenant de tiers tels que nos partenaires de marketing B2B et les organisateurs d'événements commerciaux auxquels nous participons.

Les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles dépendent des motifs de nos interactions.

En vertu de la législation britannique et européenne sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données à caractère personnel que si nous disposons d'une base légale pour le faire :

• Intérêts légitimes : lorsque nous avons besoin d'utiliser vos données personnelles pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
• Obligation légale : lorsque nous devons utiliser vos données à caractère personnel pour nous conformer à une obligation légale (à l'exclusion des obligations contractuelles).
• Consentement : lorsque vous nous avez clairement donné votre accord pour que nous traitions vos données à caractère personnel dans un but spécifique.

Dans d'autres pays, nous pouvons nous appuyer sur les bases juridiques applicables dans le pays concerné pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos données à caractère personnel. Par exemple, au Canada et aux États-Unis, nous nous appuyons sur votre consentement explicite ou implicite. Dans certains cas, par exemple lorsque nous indiquons ci-dessous que le traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes, nous ne pourrons pas vous fournir de services si vous n'acceptez pas que nous traitions vos données à caractère personnel.

Vous trouverez ci-dessous, sous forme de tableau, une description de la manière dont nous prévoyons d'utiliser vos données à caractère personnel, ainsi que les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour ce faire. Nous avons également identifié nos intérêts légitimes, le cas échéant. Si vous êtes un candidat à l'emploi, veuillez plutôt vous référer à la section "Candidats à l'emploi" ci-dessous.

Nous partageons régulièrement vos données personnelles avec les parties mentionnées ci-dessous aux fins indiquées dans le tableau de la section "Comment nous utilisons vos données personnelles".

• D'autres sociétés affiliées à Prophix (énumérées au début de la présente politique) dans le but de bénéficier d'un soutien opérationnel au sein du groupe et de permettre à l'entité appropriée de fournir les services Prophix à votre organisation ou de gérer votre demande d'emploi.
• Les tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à fournir les services Prophix à votre organisation, tels que nos fournisseurs de traitement des paiements et de gestion des factures.
• D'autres tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à gérer notre site web et nos activités, tels que :
  • Nos fournisseurs d'hébergement de sites web, nos fournisseurs de CRM et nos fournisseurs de services de recherche et d'analyse
  • Notre plateforme de vente et nos fournisseurs de services d'enregistrement des appels (voir également la section "Enregistrement des appels"ci-dessous) ci-dessous)
  • Nos fournisseurs de logiciels de prévision et de gestion de projet, tels que Clari et Mango Technologies.
  • Les fournisseurs de services d'applications d'entreprise, tels que Microsoft.

Nous n'autorisons nos prestataires de services à traiter vos données personnelles que si nous sommes convaincus qu'ils prennent des mesures appropriées pour les protéger.

Nous pouvons divulguer vos données personnelles aux autorités chargées de l'application de la loi et aux organismes de réglementation si la loi nous y oblige ou si nous pensons en toute bonne foi qu'il est approprié et licite de le faire conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Nous pouvons également être amenés à partager certaines données à caractère personnel avec d'autres parties dans le cadre d'une restructuration de l'entreprise ou avec des tiers auxquels nous pourrions choisir de vendre, de transférer ou de fusionner des parties de notre activité ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir d'autres entreprises ou à fusionner avec elles. En général, les données seront rendues anonymes, mais cela n'est pas toujours possible avant l'achèvement de la transaction concernée. Le destinataire des données sera lié par des obligations de confidentialité.

Veuillez noter que pour vous permettre d'accéder à ce site web et pour gérer notre relation avec vous, nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles en dehors du pays dans lequel vous vous trouvez, y compris à des prestataires de services et à d'autres sociétés affiliées de Prophix.

Chaque fois que nous transférons vos données à caractère personnel, nous veillons à ce qu'elles bénéficient d'un degré de protection similaire dans le pays du destinataire.

Par exemple, si le traitement de vos données personnelles est soumis au GDPR du Royaume-Uni ou au GDPR de l'UE et que nous transférons vos données personnelles hors du Royaume-Uni ou de l'EEE, selon le cas, nous veillerons à ce qu'au moins l'une des garanties suivantes soit mise en œuvre :

• Nous nous assurerons que le pays vers lequel nous transférons vos données à caractère personnel a été jugé comme offrant un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel, soit par le Royaume-Uni, soit par la Commission européenne.
• Nous utiliserons des contrats spécifiques approuvés pour une utilisation au Royaume-Uni ou dans l'EEE, qui confèrent aux données personnelles la même protection qu'au Royaume-Uni ou dans l'EEE (tels qu'un accord international de transfert de données approuvé ou des clauses contractuelles types).
• Nous veillerons à ce que le destinataire international des données à caractère personnel ait certifié les cadres de protection des données (DPF) UE-États-Unis et Suisse-États-Unis et l'extension britannique du DPF UE-États-Unis, qui ont été élaborés par le ministère américain du commerce et la Commission européenne, le gouvernement britannique et l'administration fédérale suisse afin de fournir un mécanisme fiable pour les transferts de données à caractère personnel vers les États-Unis à partir de l'UE, du Royaume-Uni et de la Suisse, tout en garantissant une protection des données conforme au droit de l'UE, du Royaume-Uni et de la Suisse.

Vous pouvez avoir droit à des informations supplémentaires sur nos transferts de données à caractère personnel, telles que nos politiques relatives à ces transferts. Veuillez nous contacter si vous avez des questions. Par exemple, veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les mécanismes spécifiques que nous utilisons lors du transfert de vos données à caractère personnel hors du Royaume-Uni ou de l'EEE.

Nous utilisons des cookies et des balises web sur notre site web. Un cookie est un petit fichier texte qui est placé sur votre appareil (ordinateur, smartphone ou autre appareil électronique) lorsque vous utilisez notre site web. Les cookies nous aident à vous reconnaître, vous et votre appareil, et à stocker des informations sur vos préférences ou vos actions passées. Les pixels invisibles sont de minuscules images électroniques invisibles qui peuvent être utilisées sur notre site web pour aider à compter les visites et à suivre les liens sur lesquels les visiteurs cliquent.

Pour plus d'informations sur les cookies et les balises web que nous utilisons, sur le moment où nous demandons votre consentement avant de les placer et sur la manière de les désactiver, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

Nous pouvons enregistrer et transcrire certains appels que nous avons avec vous, y compris les appels audio et vidéo et les démonstrations en ligne. Nous vous informerons avant l'enregistrement de l'appel. En fonction de la nature de l'appel, nous pouvons nous appuyer sur votre consentement ou sur nos intérêts légitimes pour enregistrer l'appel.

Nous le faisons à des fins de formation interne et d'analyse des ventes. Nous pouvons utiliser la plateforme d'appel vidéo que nous avons choisie ou un fournisseur tiers de logiciels de renseignements commerciaux pour enregistrer les appels en notre nom.

Vous pouvez choisir de ne pas participer à un appel enregistré à tout moment en ne rejoignant pas un appel enregistré après avoir été informé de l'enregistrement ou en mettant fin à l'appel. Dans certains cas, vous pouvez demander à l'organisateur de l'appel d'arrêter l'enregistrement. Si l'enregistrement de l'appel est nécessaire pour nos intérêts légitimes, vous pouvez nous contacter par d'autres moyens, par exemple en nous écrivant. Si vous vous trouvez au Royaume-Uni ou dans l'EEE, vous pouvez également exercer votre "droit à l'oubli" à tout moment (voir la section "Vos droits légaux" à la fin de la présente politique).

Nous conserverons régulièrement des enregistrements d'appels et, pendant cette période, ils seront stockés en toute sécurité, l'accès étant limité aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. La durée de conservation des appels dépend de la nature de l'appel et des objectifs de l'enregistrement. La plupart des enregistrements d'appels sont conservés pendant une période maximale de 12 mois. Toutefois, nous pouvons conserver les enregistrements d'appels plus longtemps, si nécessaire, comme décrit dans la section "Conservation des données".

Nous pouvons utiliser des chatbots alimentés par l'intelligence artificielle (IA) sur notre site web de temps à autre, pour nous permettre de vous fournir des conversations, des idées et des recommandations automatisées et d'améliorer votre expérience utilisateur.

Nous enregistrerons le contenu du chat conformément à nos pratiques de conservation des données telles que définies ci-dessous dans la section 14, et pour que nous puissions analyser la façon dont les utilisateurs utilisent notre site web et le service de chatbot et pour nous aider à comprendre les préférences des utilisateurs de notre site web. Si vous choisissez de le faire, le chatbot peut recueillir votre nom, votre adresse électronique et/ou votre numéro de téléphone.

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des mises à jour (par e-mail, SMS, téléphone ou courrier) sur les services Prophix, y compris des offres exclusives, des promotions ou de nouveaux produits et/ou services.

Nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des communications marketing interentreprises. Cela signifie que nous n'avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des informations marketing. Toutefois, si votre consentement est nécessaire, nous vous le demanderons séparément et clairement.

Nous ne vendrons jamais vos données personnelles à un tiers à des fins de marketing. Vous pouvez nous demander de cesser de vous envoyer des communications marketing à tout moment :

• En suivant les liens d'exclusion figurant sur les communications qui vous sont envoyées.
• En nous contactant (voir la section "Nous contacter" à la fin de cette politique).

Si vous refusez de recevoir ces messages de marketing, cela ne s'appliquera pas aux données à caractère personnel qui nous sont fournies à la suite de l'achat d'un produit ou d'un service, à notre réponse aux questions que vous avez posées ou à toute autre communication qui est une communication de service et qui n'est pas considérée comme une forme de communication de marketing.

Si vous postulez à un emploi auprès d'une société affiliée de Prophix, nous pouvons collecter et traiter des données de demande d'emploi vous concernant, en plus des données d'identité et des données de contact.

Les données relatives à la demande d'emploi sont des informations que vous nous fournissez ou que nous recueillons dans le cadre de l'évaluation de votre éligibilité à l'emploi, y compris votre formation et vos qualifications, vos antécédents professionnels et votre expérience, vos références et les informations relatives à la vérification de vos antécédents (y compris vos antécédents criminels), les informations que vous divulguez volontairement concernant vos données démographiques et votre statut de handicapé, votre identification gouvernementale et votre éligibilité à l'emploi, ainsi que d'autres informations que vous fournissez volontairement au cours du processus d'embauche. Ces informations peuvent donc inclure des données de catégorie spéciale et des données relatives à des infractions pénales.

Sous réserve de toute loi applicable, nous recueillons des données personnelles sur les candidatures à partir des sources suivantes :

• Vous, le candidat.
• Tout agent de recrutement auquel vous faites appel.
• Les personnes de référence que vous avez nommées, y compris les anciens employeurs et les personnes de référence.
• Sites web accessibles au public, tels que LinkedIn et les registres d'entreprise.
• Les comptes de médias sociaux accessibles au public, tels que Facebook.
• Le fournisseur de services de vérification des antécédents que nous avons choisi, de temps à autre, dans le cadre des vérifications des antécédents en rapport avec votre fonction.

Nous pouvons recueillir les informations figurant dans le tableau suivant au cours du processus de recrutement. Veuillez consulter la section "Comment nous utilisons vos données à caractère personnel" pour une explication des différentes bases légales de traitement.

Si vous ne fournissez pas les informations demandées, que nous estimons nécessaires à l'examen de votre candidature (telles que des preuves de vos qualifications ou de vos antécédents professionnels), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature avec succès. Par exemple, si nous avons besoin de références pour un poste et que vous ne nous fournissez pas les détails pertinents, nous ne pourrons pas donner suite à votre candidature.

Données de catégorie spéciale et données relatives aux infractions pénales. Nous ne collecterons et ne traiterons ces informations vous concernant que si cela est nécessaire et conforme à la législation applicable :

• Pour nos ou vos obligations ou droits dans le domaine du droit du travail ou de la sécurité sociale.
• En relation avec des réclamations légales.
• Pour des raisons d'intérêt public important.

Nous ne partagerons les données personnelles des candidats à l'emploi avec notre personnel et des tiers que dans la mesure où cela est nécessaire au traitement de votre candidature et au respect de nos obligations légales et réglementaires. Outre nos prestataires de services informatiques habituels et les autres tiers concernés énumérés dans la section "Divulgation de vos données à caractère personnel" ci-dessus, nous ferons également appel de temps à autre à des portails de recrutement et à des outils logiciels de recrutement pour nous aider à gérer le processus de candidature.

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, par exemple pour satisfaire à des exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou d'information. Nous pouvons conserver vos données à caractère personnel pendant une période plus longue en cas de plainte ou si nous pensons raisonnablement qu'il existe une perspective de litige en ce qui concerne notre relation avec vous. Sous réserve de ce qui précède, lorsque nous n'avons plus besoin de vos données à caractère personnel, nous les supprimons ou les rendons anonymes.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données à caractère personnel, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel et la possibilité d'atteindre ces finalités par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres qui s'appliquent.

Si votre organisation achète des services Prophix, nous conserverons vos données à caractère personnel collectées à des fins de facturation et de gestion des contrats pendant la période où nous fournissons ces services Prophix. Par la suite, nous conserverons ces données personnelles aussi longtemps que nécessaire :

• Pour répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom.
• Pour montrer que nous vous avons traité, vous et votre organisation, de manière équitable.
• Pour conserver les dossiers exigés par la loi.

Si vous postulez à un emploi auprès d'une société affiliée à Prophix :

• Si nous ne vous nommons pas à un poste, sous réserve de la loi applicable, nous conserverons vos données personnelles (à l'exception des courriels qui nous ont été envoyés ou qui ont été envoyés par nous dans le cadre de votre candidature, que nous conservons conformément à notre période standard de conservation des courriels) pendant une période pouvant aller jusqu'à deux ans après que nous vous ayons communiqué notre décision de ne pas vous nommer à un poste. Nous conservons vos données à caractère personnel pendant cette période afin de démontrer, en cas d'action en justice, que nous n'avons pas exercé de discrimination à l'encontre de candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené l'exercice de recrutement de manière équitable et transparente. Nous pouvons vous demander votre consentement pour conserver vos données à caractère personnel pendant une période plus longue, notamment à des fins liées à d'éventuelles opportunités d'emploi futures. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous envoyant un courriel à l'adresse suivante privacy.officer@prophix.com.
• Si votre candidature est retenue, vos données personnelles seront conservées dans votre dossier personnel et seront alors régies par notre politique de protection de la vie privée des employés et de confidentialité des informations personnelles. Nous vous en fournirons une copie avant que vous n'acceptiez un emploi chez nous.

Vous pouvez demander plus de détails sur les périodes de conservation des différents aspects de vos données personnelles en nous contactant.

Vous pouvez disposer de certains droits concernant vos données à caractère personnel en fonction des lois qui s'appliquent à vous. Sous réserve de certaines exceptions, nous accordons les droits suivants aux personnes concernées :

Si vous résidez au Royaume-Uni ou dans l'EEE, vous disposez également des droits suivants :

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, veuillez :

• Nous envoyer un courriel, nous appeler ou nous écrire - voir la section "Nous contacter" à la fin de la présente politique.
• Fournissez-nous suffisamment d'informations pour que nous puissions vous identifier, par exemple votre nom complet et votre adresse électronique.
• Fournissez-nous une preuve de votre identité si nous vous le demandons.
• Indiquez-nous le droit que vous souhaitez exercer et les données sur lesquelles porte votre demande.

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer l'un des autres droits). Toutefois, nous pouvons exiger le paiement d'une redevance raisonnable si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Nous pouvons également refuser de répondre à votre demande dans ces circonstances.

Nous répondrons à toutes les demandes légitimes dans un délai raisonnable et nous nous efforcerons de le faire dans un délai d'un mois. Il peut arriver que nous ayons besoin de plus d'un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formulé plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant. Dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus par la loi de conserver vos informations personnelles ou nous pouvons avoir besoin de conserver vos informations personnelles afin de continuer à fournir un service.