Trucs et astuces FP&A : Conseils d'experts pour moderniser vos processus

Les "lifehacks" sont censés être des conseils ou des astuces qui améliorent notre capacité à accomplir des tâches quotidiennes. Si la plupart des lifehacks sont indubitablement simples, ils ne sont pas toujours incroyablement intelligents. Certaines vous feront gagner un peu de temps ou vous aideront en cas de coup dur (saviez-vous que vous pouvez utiliser des raisins congelés pour refroidir votre vin ?), mais beaucoup trop de "lifehacks" sont des mesures provisoires et non des solutions à long terme. C'est désormais chose faite avec cette liste d'astuces pour la gestion des finances et de l'administration, élaborée avec l'aide de Richard B. Pototsky, président de Miami-CFO. Richard est un professionnel chevronné des F&A qui aide ses clients à accroître leur croissance et leur rentabilité depuis plus de 25 ans.

Conseil de vie FP&A #1 : Se positionner pour l'excellence

Le département financier est prêt à jouer un rôle plus important dans l'organisation. Les responsables financiers ne doivent pas se contenter d'être une fonction d'arrière-guichet, mais faire partie de l'équipe essentielle qui mène l'entreprise vers des choses plus grandes et meilleures - et vers des profits. "L'équipe financière d'hier était une équipe de chiffrage qui travaillait en coulisses ; celle d'aujourd'hui est le moteur de la direction et de la réussite d'une entreprise", déclare Richard. Mais pour contribuer à l'orientation de l'entreprise, il faut être présent dans les réunions stratégiques et disposer d'informations précieuses, et non passer son temps avec des tableurs et une calculatrice. En modernisant les processus manuels répétitifs qui vous encombrent, vous pouvez avoir toutes les réponses, avant même qu'ils ne posent des questions.

Seconde astuce pour les responsables des finances et de l'administration : tirer parti de la technologie

"Depuis des décennies, les F&A sont un élément clé des départements financiers, les aidant à évaluer les tendances passées et présentes afin d'atteindre les objectifs futurs", déclare Richard. Traditionnellement, l'équipe financière était considérée pour ses chiffres, mais Richard affirme que "la technologie a créé un changement significatif dans les attentes placées sur les départements financiers" Qu'est-ce qui peut empêcher de répondre à ces attentes, voire de les dépasser ? Selon Richard, l'un des dangers potentiels est de trop dépendre des anciens systèmes et logiciels. "Certains départements financiers utilisent encore Excel pour leurs tâches et téléchargent leurs résultats dans des systèmes de FP&A. Heureusement, les systèmes de FP&A basés sur le cloud computing ont été développés pour répondre à ces besoins. Heureusement, les systèmes FP&A basés sur le cloud sont beaucoup plus efficaces et conviviaux", explique-t-il. "L'époque des rapports et des tableaux de bord simples est révolue", ajoute M. Richard. Il note en particulier que "les applications basées sur le cloud ont considérablement amélioré l'efficacité des calculs rétrospectifs et prospectifs"

Astuce n° 3 pour les responsables des finances et de l'audit : moderniser les processus

Bien sûr, il ne suffit pas d'avoir de nouveaux systèmes brillants. Alors, par où les responsables financiers devraient-ils commencer s'ils veulent se débarrasser des processus manuels qui les empêchent d'avancer ? Richard suggère d'intégrer les systèmes et d'automatiser les processus qui :

• Permettre une planification et un reporting plus efficaces. "Utilisez l'EPM avec des fonctionnalités avancées de planification et de reporting pour faciliter l'analyse, la compréhension, le reporting et les prévisions", recommande-t-il.
• Maintenir les données à jour et exactes. "La technologie permet aujourd'hui d'obtenir plus de détails et une meilleure compréhension en moins de temps. Cela permet aux dirigeants d'anticiper les changements et de réagir plus rapidement", ajoute-t-il.
• Fournir des données en temps réel aux parties prenantes d'une manière qui leur soit utile. Richard note que les applications basées sur le cloud computing "facilitent la création de tableaux de bord faciles à comprendre et éliminent la nécessité de procéder à des exercices d'évacuation"

Astuce n°4 pour les responsables des finances et de l'audit : perfectionner les talents financiers

Il est toujours difficile de trouver et d'embaucher les meilleurs talents en finance, mais c'est particulièrement difficile lorsqu'il y a une pénurie de talents en FP&A. "Les professionnels de la finance FP&A sont plus que des comptables et des professionnels de la finance traditionnels. Ils combinent de solides compétences analytiques, commerciales et de communication", explique Richard. La fonction financière étant de plus en plus intégrée aux autres systèmes de l'entreprise, M. Richard fait remarquer qu'il peut être inestimable d'avoir dans son équipe des professionnels de la finance qui comblent le fossé entre les chiffres et la technologie. "Recrutez des personnes capables d'associer diverses solutions technologiques à des connaissances financières", ajoute-t-il.

5e conseil de vie pour les PF&A : dépenser judicieusement

"La technologie est en train de changer fondamentalement notre façon de travailler, en particulier dans le domaine de la finance", affirme M. Richard. "Les investissements dans la technologie financière peuvent fournir des informations financières détaillées et en temps réel d'une manière plus efficace." Mais face à l'abondance de logiciels FP&A, sur quoi les responsables financiers doivent-ils se concentrer en priorité ? Selon M. Richard, les organisations qui sont au début de l'adoption de la technologie financière devraient se concentrer sur les solutions logicielles qui peuvent aider l'équipe :

• Accroître la réactivité et anticiper les changements
• Améliorer la continuité des activités
• Automatiser les processus financiers répétitifs
• Rationaliser la budgétisation, les prévisions et les rapports financiers
• Améliorer la qualité des données

"Ces mises à niveau et ces investissements peuvent apporter une clarté financière et créer des opportunités d'amélioration de la planification et de la rentabilité", explique-t-il.

Astuce FP&A n°6 : Prévoir le changement

Le dernier conseil de Richard n'a rien à voir avec les chiffres, les tableaux de bord et les logiciels. De quoi s'agit-il ? "D'accepter le changement", dit Richard. L'incertitude est la seule certitude de nos jours ; l'adaptabilité et la flexibilité sont essentielles. La bonne technologie peut favoriser ces caractéristiques, mais c'est aussi une question d'état d'esprit. Il est important de développer une culture de résilience et d'ouverture au changement.

Truc de vie FP&A #7 : Laissez-nous vous aider

Êtes-vous prêt à utiliser les lifehacks pour sortir la fonction financière de l'arrière-boutique et la faire entrer dans la salle du conseil d'administration ? Nous pouvons vous aider à mettre en œuvre des changements significatifs pour rendre vos activités quotidiennes non seulement plus faciles, mais aussi plus utiles pour l'entreprise. La solution logicielle Prophix prend en charge la planification financière inter-entreprises et modernise les processus manuels répétitifs qui vous encombrent. Pour en savoir plus sur Richard, suivez-le sur LinkedIn et Twitter.