Transformer la finance avec un logiciel de budgétisation | Prophix

Toutes les avancées technologiques, de la charrue au superordinateur, ont contribué à réduire le temps consacré aux tâches obligatoires au profit des tâches souhaitées. Il s'agit de se décharger des tâches physiques et mentales afin de pouvoir se concentrer sur le travail gratifiant, épanouissant et utile que seuls les êtres humains sont capables d'accomplir. Les logiciels de budgétisation et de prévision ne sont pas différents.

Dans de trop nombreuses organisations, le bureau du directeur financier est coincé par un trop grand nombre de tâches à accomplir. La consolidation des données, la compilation des rapports et une douzaine d'autres processus répétitifs sont effectués manuellement afin d'établir correctement les budgets et les prévisions. Ces obligations créent indubitablement de la valeur pour l'entreprise, mais le travail manuel qu'elles impliquent est rarement la meilleure façon d'utiliser le temps de chacun.

Transformer vos processus de budgétisation et de prévision implique d'utiliser la technologie pour les réinventer, les rationaliser et les automatiser, libérant ainsi votre équipe pour qu'elle se consacre à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Budgétisation et prévisions (et rôle des logiciels)

Pour quiconque ne fait pas partie du bureau du directeur financier, les termes de budgétisation et de prévision peuvent sembler interchangeables. Avant d'expliquer pourquoi un logiciel de budgétisation et de prévision est essentiel pour votre organisation, assurons-nous d'avoir défini ces termes.

Qu'est-ce que la budgétisation ?

La budgétisation est un processus utilisé par les organisations pour quantifier les recettes et les dépenses prévues. C'est de ce processus que naissent les budgets, qui sont envoyés aux différents services pour leur communiquer le montant exact qu'ils sont autorisés à dépenser au cours d'une période définie, généralement un exercice ou un trimestre. Si certaines organisations utilisent les données des années précédentes pour planifier leurs budgets, la budgétisation en base zéro est souvent plus efficace. Avec cette méthode, les services sont censés définir leurs besoins sans se contenter d'ajuster le budget de l'année précédente de quelques points de pourcentage.

Qu'est-ce que la prévision ?

Alors que la budgétisation porte sur les recettes et les dépenses attendues, les prévisions portent sur l'avenir potentiel de votre organisation. Le bureau du directeur financier utilisera les données des périodes précédentes pour établir ses prévisions. Parfois, ces prévisions se projettent dans l'avenir au fur et à mesure que le temps passe - il s'agit alors de prévisions glissantes.

Quelle est la différence entre la budgétisation et la prévision ?

La différence essentielle entre la budgétisation et la prévision repose sur deux mots : "attente" et "projection" Bien que ces mots puissent sembler similaires, les attentes liées à la budgétisation sont généralement plus prudentes que les projections liées aux prévisions, ce qui signifie que vous aurez généralement plus confiance dans les budgets.

Lesbudgets visent à tirer le meilleur parti de chaque dollar que rapporte votre organisation, tandis que les prévisions permettent d'élaborer des scénarios potentiels et d'ajuster votre stratégie d'entreprise. Si l'équipe financière constate que des départements risquent de dépasser leur budget, une discussion sérieuse s'engage généralement sur le respect des budgets ou leur réévaluation. Si les prévisions ne sont plus aussi précises qu'elles l'étaient auparavant, les dirigeants de votre organisation modifieront la stratégie globale de l'organisation ou s'adapteront à des prévisions différentes.

Les avantages de la budgétisation et de la prévision

Les avantages de la budgétisation

L'établissement d'un budget précis offre aux entreprises de sérieux avantages:

• Savoir exactement combien d'argent entre dans l'organisation.
• Savoir exactement comment (et où) les recettes se transforment en dépenses.
• S'assurer que chaque service utilise au mieux les fonds qui lui sont alloués.
• Ajuster les dépenses pour répondre correctement à l'évolution des conditions du marché.
• Identifier à l'avance les problèmes financiers potentiels.

En résumé ? L'établissement d'un budget est essentiel à la croissance de vos résultats.

Les avantages des prévisions

Desprévisions adéquates valent largement la peine d'être effectuées, car elles offrent les avantages suivants :

• La planification de plusieurs scénarios potentiels peut vous aider à élaborer un plan d'action pour chacun d'entre eux, améliorant ainsi la capacité d'adaptation de votre organisation.
• Le fait de se demander "et si" avec les prévisions peut permettre de découvrir des problèmes dans l'ensemble de l'organisation qui seraient autrement passés inaperçus.
• Les prévisions sont d'autant plus faciles à établir (et plus précises) que vous disposez d'un grand nombre de données.
• Des prévisions correctes peuvent conduire à une efficacité accrue dans l'ensemble de l'organisation, car elles permettent de s'adapter aux augmentations et aux diminutions de revenus.

En l'absence de prévisions, une organisation peut toujours atteindre ses objectifs au cours d'une bonne année, mais il est probable qu'elle n'enregistrera pas toute la croissance qu'elle aurait pu avoir. En cas de mauvaise année, l'absence de prévisions peut la paralyser.

Les défis de la budgétisation et de la prévision

Les défis de la budgétisation

Bien que la budgétisation soit un processus financier essentiel, elle comporte des défis importants:

• Des budgets rigides peuvent empêcher les services de réagir correctement aux problèmes et aux opportunités.
• Sans logiciel de budgétisation, il peut être difficile de trouver les ressources nécessaires pour créer des budgets flexibles et précis.
• Des budgets imprécis peuvent entraver une organisation, l'empêchant de tirer pleinement parti des opportunités qui s'offrent à elle.
• Une transparence excessive en matière de budgétisation peut créer une concurrence entre les départements, qui se sentent obligés de rivaliser pour chaque dollar.

La budgétisation peut être un facteur de stress important pour certaines organisations, mais les avantages l'emportent largement sur les difficultés potentielles. Et si vous utilisez un logiciel de budgétisation et de prévision, vous pouvez éliminer bon nombre de ces difficultés.

Les défis de la prévision

Voici quelques exemples de défis que les processus de prévision peuvent poser à votre entreprise :

• Il est facile d'être trop conservateur dans les prévisions, ce qui peut limiter leur efficacité. De même, des prévisions trop exagérées auront une valeur douteuse. Il peut être difficile de trouver le bon équilibre.
• Tout comme la budgétisation, les prévisions peuvent nécessiter beaucoup de temps et de ressources, surtout si l'on ne dispose pas d'un logiciel de budgétisation et de prévision.
• Prévoir avec précision peut être un défi, et les prévisions doivent être au moins assez précises pour être utiles.
• Faire trop confiance à une seule prévision peut conduire à des décisions qui, en fin de compte, sont préjudiciables à l'organisation.

Pour éviter ces problèmes, traitez les prévisions comme ce qu'elles sont - un aperçu d'un avenir potentiel - plutôt que comme une feuille de route stricte pour planifier votre exercice financier.

Transformer votre budgétisation et vos prévisions

Il faut pour cela combiner le bon logiciel de budgétisation et de prévision, les bons processus et la bonne attitude. Une équipe dotée d'un excellent logiciel mais de processus obsolètes prendra du retard, tout comme une équipe entièrement équipée de processus modernes mais qui n'est pas disposée à changer de logiciel. Avant de commencer, il est important d'examiner ce qui peut freiner votre équipe.

Qu'est-ce qui freine le bureau du directeur financier ?

Les recherches de Prophix sur la budgétisation et les prévisions ont permis d'identifier des problèmes communs qui empêchent le bureau du directeur financier de transformer complètement ses processus.

Données cloisonnées

Les données sont l'un des actifs les plus précieux d'une entreprise. Mais elles n'ont de valeur que si vous pouvez les affiner, les analyser et les utiliser pour éclairer vos décisions. En rassemblant les données sur une plateforme unique, il est plus facile pour le bureau du DAF d'en faire bon usage.

Manque de collaboration

Les données ne sont pas les seules à être aspirées par les silos. Si chaque service suit sa propre voie, sans communiquer avec le reste de l'organisation, des goulets d'étranglement risquent de se former. Ces ralentissements peuvent freiner les processus les plus rationalisés.

Manque d'outils appropriés

Votre organisation reçoit plus de données qu'un être humain - ou même une équipe complète d'êtres humains - ne peut en traiter. Sans les outils adéquats pour donner un sens à ces données, vous vous retrouvez coincé à essayer de boire dans un tuyau d'arrosage. Un logiciel de budgétisation et de prévision adapté permet d'automatiser et de rationaliser ces processus.

Processus manuels

Le plus grand obstacle à la transformation est le manque de temps et de ressources. Il est difficile d'assumer un nouveau rôle si l'on est contraint de manipuler manuellement des données dans des feuilles de calcul. L'automatisation est un élément essentiel d'une transformation réussie.

Transformer les processus de prévision : Roulant ou trimestriel

Une fois que vous avez éliminé les obstacles à la transformation globale, votre équipe est prête à se pencher sur des processus spécifiques. Le passage à des prévisions glissantes est un élément important pour garantir le succès à l'avenir. Les équipes qui utilisent des prévisions glissantes peuvent prédire avec plus de précision les revenus et les bénéfices que les équipes qui font des prévisions trimestrielles. Selon Anders Liu-Lindberg, associé et cofondateur du Business Partnering Institute, l'agilité et la flexibilité sont les deux principaux avantages des prévisions glissantes :

"Pour adapter les processus à l'avenir de la finance, les responsables financiers doivent créer des processus flexibles et souples. La seule chose dont nous pouvons être certains, c'est que le monde change plus vite que nous ne pouvons prévoir un chiffre précis ou prédire ce qui se passera ensuite. Il est essentiel que nous comprenions les hypothèses qui sous-tendent les choix stratégiques et tactiques que nous avons faits. Nous pouvons comparer la réalité à ces hypothèses et savoir quand nous devons agir parce que nos hypothèses ne tiennent plus. C'est ce type de processus que les responsables financiers doivent mettre en place dans le cadre de la poursuite de leur parcours de transformation"

Lesprévisions glissantes peuvent s'avérer complexes, laborieuses et chronophages. Pour réussir la transition vers ce processus, il vous faut

• Une solution intégrée unique pour les logiciels de budgétisation et de prévision. Une plateforme comme Prophix peut importer des données automatiquement, en s'intégrant de manière transparente à vos autres solutions d'entreprise.
• Des outils de collaboration. Prophix offre des flux de travail qui rationalisent les prévisions en suivant les entrées, en enregistrant les modifications et en consignant les approbations, le tout avec un contrôle des versions et sans chaînes d'e-mails "répondre à tous".
• Outils agiles. Des dizaines de facteurs peuvent modifier l'ensemble d'une prévision : taux d'intérêt, taux de change, niveaux de production, etc.Prophix facilite l'ajustement de ces valeurs lorsqu'elles changent.

Transformer les processus budgétaires : La budgétisation base zéro

Le passage à la budgétisation base zéro (BBZ) peut entraîner des changements importants pour le bureau du directeur financier. Elle permet aux organisations de prévoir les recettes et les bénéfices avec plus de précision et de modifier efficacement les modèles budgétaires en fonction des besoins.

Bien qu'un investissement initial en ressources soit nécessaire, comme la formation d'un comité interdisciplinaire ou l'achat d'un logiciel de budgétisation et de prévision adéquat, les avantages en valent largement la peine.

Démarrer avec ZBB

Le processus de ZBB commence par les personnes. Il est essentiel d'avoir le soutien de la direction. Il s'agit d'un changement de paradigme important par rapport au processus de budgétisation habituel, qui nécessite davantage de contributions et d'implication de la part des autres départements. Les responsables financiers peuvent se faire les champions de ce processus, en présentant le dossier à la suite de la direction.

Une fois l'adhésion des cadres obtenue, le succès dépend du processus et de la formation. Le bureau du directeur financier, ainsi que les autres personnes participant au processus, devront apprendre à utiliser les outils nécessaires. Les responsables financiers doivent avoir une connaissance pratique de l'organisation, notamment du fonctionnement des différents services et de leurs besoins en matière de budgétisation. C'est une bonne occasion pour votre équipe de se rapprocher de l'organisation et de se familiariser avec les données.

Enfin, la composante technologique est également essentielle à la réussite. Bien qu'il soit possible d'effectuer le ZBB manuellement sur des feuilles de calcul, il s'agit d'un processus complexe qui prend beaucoup de temps. Une plateforme comme Prophix peut aider à automatiser ce qui peut l'être tout en facilitant la communication et la collaboration pour le reste.

Commencez votre transformation avec le bon logiciel de budgétisation et de prévision

La transformation numérique est essentielle pour tout bureau du directeur financier qui cherche à jouer un rôle plus significatif et plus précieux au sein de son organisation. L'agilité et l'efficacité que cette transformation apporte peuvent conduire à des pratiques plus prospectives, permettant au bureau du DAF de mieux conseiller le reste de l'organisation. En outre, les processus financiers transformés augmentent la qualité et la quantité des informations tirées des données, ce qui permet à chacun de prendre de meilleures décisions.

Prêt à commencer ? Regardez la démonstration de Prophix pour découvrir un logiciel de budgétisation et de prévision transformé en action.