Les 5 étapes de la transformation financière

Rome ne s'est pas faite en un jour : pour vos processus financiers, c'est la même chose. Mais si vous avez un plan, pour les personnes et les technologies impliquées, vous pouvez commencer un parcours de transformation financière qui vous mènera, vous et votre équipe, à la finance de nouvelle génération avec une confiance inébranlable.

Faites le premier pas. Dans cet article de blog, vous découvrirez les 5 étapes de la transformation financière que vous pourrez suivre pour avancer sur votre parcours. Nous partagerons également des exemples concrets décrivant comment les clients de Prophix ASRC Industrial et USA Properties ont appliqué ces principes pour atteindre une transformation de la FP&A à son paroxysme dans leurs organisations respectives.

Qu'est-ce que la transformation financière ?

Selon IBM, la transformation financière est « la combinaison de processus, de systèmes et de changements organisationnels au sein d'une entreprise qui sont mis en œuvre par le biais de nouvelles technologies, de formations et d'analyses ».

Souvent, les équipes financières se tournent vers les initiatives de transformation pour rationaliser, simplifier et optimiser leur travail.

Les 5 étapes de la transformation financière

Pour vous lancer dans la transformation, vous devez d'abord connaître votre maturité financière. La maturité financière mesure le niveau de sophistication de vos processus financiers. Vous pouvez l'évaluer en analysant vos processus financiers sur une échelle mobile et en déterminant la position de votre approche actuelle sur cette échelle. Pour en savoir plus sur la maturité financière et évaluer votre situation actuelle, passez l'Évaluation de performance financière.

Découvrons maintenant le parcours de la transformation financière de plus près. Nous examinerons les cinq étapes qui la composent, l'importance de chacune d'entre elles et les mesures à prendre pour que la transformation financière fasse partie intégrante de vos activités quotidiennes.

Étape 1 : Réactive

La phase réactive est caractérisée par un débordement de tâches et de processus manuels. Ces processus clés, de la budgétisation à la planification, en passant par la clôture financière, sont principalement effectués dans des feuilles de calcul. Et en raison des efforts manuels que cela exige, la possibilité de refaire des prévisions de manière rapide et précise est limitée.

Comment passer à l'étape suivante, la phase proactive :

• Rechercher un fournisseur de plateforme de gestion de la performance financière et envisager d'y faire appel. Pour savoir comment choisir un fournisseur, consultez notre Guide de l'acheteur.
• Sélectionnez un ambassadeur en interne qui dirigera l'effort de transformation financière.
• Soyez aligné sur l’objectif final avant de commencer votre voyage.

Étape 2 : Proactive

La phase proactive implique l'utilisation de logiciels pour certains processus, comme la budgétisation des OPEX ou la FP&A, mais une utilisation qui n'est pas entièrement intégrée à vos processus et à votre planification. Pendant cette phase, les équipes financières s'éloignent des feuilles de calcul dans certains cas, mais pas tous. Il existe donc un fort potentiel d'automatisation et d'optimisation. De plus, les logiciels financiers sont principalement utilisés dans le service financier et ne sont pas intégrés à la planification des activités dans l'ensemble de l'organisation.

Comment passer à l'étape suivante, la phase d'innovation :

• L'adoption par les utilisateurs est essentielle. Faites tout votre possible pour encourager une participation totale à votre processus de transformation.
• Impliquez les utilisateurs et donnez-leur des ressources, une communauté et la possibilité de dialoguer avec d'autres équipes financières qui utilisent une plateforme de gestion de la performance financière pour alimenter leurs processus.
• Démontrez l'efficacité de votre plan avec des résultats tangibles et transparents afin que les autres membres de l'organisation et les dirigeants puissent constater l'impact positif de la transformation.

Étape 3 : Innovation

À cette étape, les équipes intègrent souvent l'automatisation à leurs processus, via les workflows, ou la collecte et la consolidation des données. Grâce à la rapidité et à la précision des logiciels financiers, il est possible de créer des plans et des prévisions itératifs ainsi que des vues multiscénarios.

Comment passer à l'étape suivante, la phase collaborative :

• Organisez une session de révision et de visualisation pour déterminer comment vous pouvez tirer parti des logiciels en dehors de la fonction finance et au sein de l'organisation.
• Intégrez des sources de données supplémentaires (telles que les ventes ou la planification opérationnelle) pour développer votre culture de prise de décision guidée par les données avec une source unique de vérité.
• Inspirez d’autres équipes ou unités commerciales qui s’appuient fortement sur des processus manuels pour planifier et examiner leurs performances.

Étape 4 : Collaborative

Les équipes en phase de collaboration ne considèrent plus leur logiciel financier comme un simple système financier. Le service des finances est un conseiller de confiance auprès des unités commerciales de l'organisation, et la planification départementale et opérationnelle tire parti des systèmes et des processus de votre technologie financière.

Comment atteindre l'étape finale, la transformation de la FP&A :

• Documentez vos processus pour votre équipe et les autres équipes. Ainsi, vos processus et vos intégrations de données restent un investissement sûr et documentent votre retour sur investissement.
• Intégrez votre reporting basé sur les technologies financières aux réunions d'évaluation de la direction avec des tableaux de bord exécutifs ou des livres de bord qui affichent les données et les résultats clés.
• Prévoyez l'avenir, planifiez les composants de votre activité qui ne sont pas encore en place et tirez parti de la modélisation de scénarios, afin de ne jamais être pris au dépourvu par ce que les données vous disent.

Étape 5 : La Transformation de la FP&A

Vous l'avez fait, vous avez réalisé la transformation de la FP&A ! À ce stade, vous avez pleinement intégré les technologies financières à votre fonction finance et à votre organisation en tant qu'outils stratégiques pour la prise de décision.

Comment continuer à favoriser une culture de transformation :

• Continuez à faire progresser votre entreprise avec une stratégie claire reliée à des plans et à des actions.
• Utilisez les informations basées sur les données, fournies par votre technologie financière, pour éclairer votre prise de décision.
• Continuez à faire ressortir le retour sur investissement de vos solutions et intégrez-le dans votre cadence de reporting.

Maintenant que toutes les étapes ont été présentées, examinons des exemples concrets de clients de Prophix ayant traversé les phases de la transformation financière pour devenir de super utilisateurs de la FP&A sur Prophix One, une plateforme de gestion de la performance financière.

Comment ASRC Industrial a commencé sa transformation financière

Basée à Tempe, en Arizona, avec une présence dans les 50 États, ASRC Industrial possède 30 sociétés d'exploitation.

En 2020, ASRC se trouvait dans la phase réactive. L'entreprise possédait 8 systèmes ERP différents, plus de 600 feuilles de calcul, plus de 17 000 comptes GL, et elle avait besoin d'une structure de reporting adaptée au milliard de dollars que représentait son activité. Mais elle était confrontée à des défis liés au reporting Excel, à la consolidation des données et à la collaboration.

Sachant qu'il y avait une meilleure solution, elle a mis en œuvre Prophix en 2021, pour passer à la phase proactive. Désormais, son équipe financière peut créer des bilans financiers et des calendriers sur le travail en cours (WIP) pour l'entreprise et consolider les données du grand livre et leurs contrats dans une source centralisée de la vérité.

En avançant dans les étapes, ASRC Industrial a pu innover avec Prophix, en explorant les utilisations de la planification des tâches, de la planification du personnel et de la planification des dépenses d'investissement. Mais ça ne s'arrête pas là ! Prophix est conçu pour la collaboration, et ASRC a perçu ce potentiel. En 2023, l'équipe financière développait ses capacités de reporting, continuant de favoriser l'adoption par les utilisateurs finaux, et avait étendu ses licences à 50 utilisateurs : analystes, comptables, contrôleurs, cadres de direction et responsables opérationnels, afin de favoriser une culture de prise de décision guidée par les données. Impressionnant, non ?

Aujourd'hui, pour 2024 et au-delà, ASRC Industrial poursuit ses efforts vers la transformation de la FP&A. Cette année, elle va étendre l'utilisation de la FP&A à des services extérieurs aux finances afin d'explorer différents domaines : prévisions relatives aux tâches de gestion de projet, analyses de sécurité et reporting RH.

Comment USA Properties a réalisé sa transformation de la FP&A

USA Properties utilise Prophix depuis 2020, en commençant petit et en évoluant pour rassembler davantage de départements avec un succès continu.

Avant Prophix, le service financier de USA Properties s'appuyait sur Excel. Par exemple, les budgets des tâches de développement, pour 15 à 25 tâches, nécessitaient une mise à jour manuelle chaque mois. Cela impliquait d'intégrer les chiffres réels provenant de son ERP, de mettre à jour les formules et de les distribuer à plus de 12 personnes pour révision. Cela demandait un mois entier, et le risque d'erreurs de corruption Excel était omniprésent.

Sachant qu'il existait une meilleure solution, USA Properties décide de mettre en œuvre un projet pilote de 8 semaines portant sur les budgets de ses tâches de développement dans Prophix. Objectifs du projet pilote :

• Création d'un modèle dans Prophix Financial Planning & Analysis similaire à leur modèle Excel
• Administrer le modèle pour la même base d'utilisateurs et à la même fréquence que les processus manuels.
• Supprimer l'administration des classeurs pour en faciliter l'utilisation.
• Automatiser le flux de données de son ERP au lieu de les copier/coller à partir des rapports pour plus de rapidité et de précision.
• Éliminer les longs cycles de révision ou les fichiers intermédiaires, puisque tout est accessible dans Prophix, et pas enregistré sur des postes de travail ou des lecteurs individuels.

Après la réussite de ce projet pilote, USA Properties étend son initiative à des solutions plus innovantes. Elle transfère les prévisions mensuelles de leurs opérations de gestion immobilière et le budget annuel de l'entreprise dans Prophix. Continuant à innover, son pipeline, ses calendriers de projet Smartsheet et ses budgets de construction sont également transférés vers Prophix. D'autres ajustements de processus, de même que l'automatisation de l'intégration des données (en particulier avec le système d'information de gestion des ressources humaines) sont inclus.

Alors que USA Properties continue de se développer et d'étendre sa transformation de la FP&A, nombre des améliorations qu'elle a apportées lui ont été inspirées par les utilisateurs. Cela inclut l'amélioration du pipeline, les prévisions d'entreprise sur 10 ans et le reporting d'entreprise dans Prophix. Cet élan lui permet de continuer sa transformation de la FP&A.

Comment vous lancer dans la transformation de vos processus financiers avec Prophix One, une plateforme de gestion de la performance financière

Prophix One est conçue pour simplifier et transformer les processus du bureau du directeur financier. Une expérience, un portail et une source unique de vérité, le tout sur une seule et même plateforme : retrouvez vos processus et données clés au même endroit. Commencez aussi petit que vous le souhaitez. La plateforme est conçue pour grandir et évoluer avec vous au fur et à mesure de votre transformation.

Prêt à découvrir ce dont vous êtes capable ? Découvrez Prophix One, une plateforme de gestion de la performance financière.