Respirez à pleins poumons : Une clôture financière plus rapide et plus intelligente, c'est possible

L'équipe de Prophix a été très active ce trimestre suite à l'annonce officielle de la disponibilité générale d'une nouvelle application, Prophix One Account Reconciliation. Ce lancement est une étape importante dans l'évolution de la plateforme de notre entreprise et mérite d'être souligné pour plusieurs raisons.

Pour Prophix, le rapprochement de comptes n'est pas un simple ajout à notre portefeuille ; il représente un mouvement stratégique qui sert directement le marché intermédiaire et transforme ce qui était traditionnellement un processus complexe et chronophage en une expérience cohérente, précise et transparente.

Pour en arriver là, nous avons beaucoup exploré ; nous avons posé des questions difficiles en interne, à nos clients et partenaires actuels, et même aux organisations qui ont choisi de ne pas travailler avec nous. Au fur et à mesure du développement de notre plateforme, nous avons débattu des mérites de certaines fonctionnalités par rapport à d'autres, tout cela dans le but de répondre aux problèmes les plus urgents des équipes financières - rien de plus, rien de moins. Et à plusieurs reprises, les processus manuels de rapprochement des comptes et de clôture financière ont été considérés comme les goulets d'étranglement les plus coûteux et les plus frustrants cités par les équipes financières.

Voici pourquoi il était si important de bien faire les choses...

Qu'est-ce que le rapprochement des comptes ?

Le rapprochement des comptes est le processus qui consiste à comparer deux ensembles d'enregistrements afin d'identifier et de résoudre les divergences. Par exemple, un grand livre général (GL) doit être rapproché des grands livres auxiliaires tels que les comptes débiteurs (AR) et les comptes créditeurs (AP). Il s'agit d'un processus essentiel, car le rapprochement des comptes constitue la première ligne de défense pour garantir l'intégrité des rapports et le maintien de la conformité réglementaire.

Les lacunes de la réconciliation traditionnelle des comptes

Les entreprises qui gèrent manuellement le processus de clôture financière, qu'elles s'appuient sur des feuilles de calcul ou qu'elles ne disposent pas d'une fonctionnalité de rapprochement dédiée, se heurtent toujours aux mêmes obstacles.

Prenons l'exemple d'une organisation qui utilise Excel pour le rapprochement des comptes. Avec des feuilles de calcul, les processus de rapprochement des comptes existent probablement en silos avec des étapes non documentées, ce qui rend difficile le suivi des progrès, assure la cohérence et augmente le risque de problèmes de conformité. Plus les feuilles de calcul gérées sont disparates, plus le risque d'inexactitudes dans le processus de rapprochement est élevé.

De même, une entreprise qui dispose d'un logiciel de gestion financière mais qui n'a pas de fonctionnalité dédiée au rapprochement des comptes peut avoir du mal à automatiser les processus et à collaborer avec les responsables du rapprochement dans l'ensemble de l'entreprise. Ce manque de mises à jour en temps réel peut contribuer à l'inefficacité opérationnelle et rendre difficile la mise à l'échelle.

Dans l'ensemble, les problèmes rencontrés par les professionnels de la finance - des comptables et contrôleurs de gestion à la direction - sont similaires : trop de temps passé à suivre les progrès, beaucoup d'efforts manuels pour examiner les données, une mauvaise communication, un manque d'évolutivité et une précision limitée des données.

La mission de Prophix était donc claire : développer une clé pour le puzzle de la gestion des clôtures financières sans interrompre le flux de travail existant du département financier.

Ce dont nos clients nous ont dit qu'ils avaient besoin

Pour résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus, nous avons travaillé en étroite collaboration avec nos clients, nos prospects et nos partenaires afin de déterminer les fonctionnalités réellement nécessaires à la gestion la plus intelligente et la plus rapide des clôtures financières. Voici quelques-unes des priorités qu'ils ont identifiées :

• Facilité d'utilisation : la solution doit être facile à mettre en œuvre et à apprendre de manière intuitive, afin d'assurer une transition en douceur.

• Données centralisées: les rapprochements doivent être stockés dans un emplacement central accessible à tous les membres de l'équipe concernés, afin de promouvoir la transparence et la collaboration.

• Notifications automatisées : les équipes financières veulent des notifications automatisées qui déclenchent la tâche suivante dans le processus, afin de maintenir le flux de travail sur la bonne voie.

Développer une solution qui fonctionne parfaitement

Prophix One Account Reconciliation modifie l'ensemble du processus de clôture en automatisant les tâches fastidieuses et en fournissant une plate-forme centralisée pour la gestion de toutes les activités de rapprochement des comptes. Plutôt que de surcharger l'application avec des fonctionnalités dont les entreprises de taille moyenne n'auront jamais besoin ou auxquelles elles n'auront jamais accès, notre équipe s'est concentrée sur la simplicité et la précision.

Le résultat est une application robuste, mais simple, qui démystifie un processus complexe et le rend accessible à presque tous les membres du bureau du directeur financier. Et parce que l'application réside sur Prophix One, notre plateforme de performance financière, les organisations peuvent rapidement intégrer le rapprochement des comptes avec d'autres solutions, en utilisant une seule version de la vérité, et en évoluant facilement dans le temps.

Si vous êtes comptable, responsable comptable, contrôleur de gestion ou auditeur, si vous avez déjà été confronté au processus de clôture financière, les avantages de Prophix One Account Reconciliation devraient vous intéresser :

• Collaboration transparente
• Amélioration de la qualité des données
• Meilleure visibilité du processus de rapprochement
• Mises à jour en temps réel
• Suivi clair des progrès
• Génération de paquets de clôture sans effort

La vidéo ci-dessous montre à quel point la clôture peut être puissante en utilisant Prophix One Account Reconciliation :

Les éloges des premiers utilisateurs

Avant même d'être officiellement disponible, Prophix One Account Reconciliation a déjà prouvé qu'il valait le temps et les efforts que notre équipe a consacrés à son développement. La demande de la part des clients existants et des prospects a été massive. Notre programme bêta a été exceptionnellement bien accueilli, démontrant non seulement le potentiel de notre produit mais aussi l'alignement profond qu'il a avec les besoins des clients. Un client a qualifié notre approche de "rafraîchissante et innovante", soulignant que nous "établissons de nouvelles normes" plutôt que de nous contenter de suivre les leaders du marché.

Voici d'autres commentaires d'utilisateurs:

"L'approche de Prophix est rafraîchissante et innovante. On a l'impression de ne pas se contenter de suivre les leaders du marché, mais d'établir de nouvelles normes. J'ai déjà utilisé d'autres solutions et je peux voir les avantages significatifs que Prophix One Account Reconciliation apporte à la table.

Je suis convaincu que ce produit va changer la donne pour nous. Il est facile à utiliser, s'intègre bien à nos systèmes existants et offre des fonctionnalités précieuses qui rationalisent notre processus de rapprochement" - Yu Gnezil, contrôleur de gestion, Jamul Casino

"Prophix One Account Reconciliation fournit un aperçu précis de l'état d'avancement du processus de clôture par entité. Les flux de travail fournissent également une visibilité des tâches et des rapprochements en un seul endroit."
- Julie Vin et Kaitlyn Panis, gestionnaire, comptabilité d'entreprise et comptable d'entreprise principale chez Greenlaw Partners

"Prophix One Account Reconciliation va rationaliser notre processus de clôture mensuelle et éliminer le travail sans valeur ajoutée" - Jennie Robinson, VP Controller, Kajima Building and Design Group

"Prophix One Account Reconciliation garantit que les rapprochements sont effectués rapidement et qu'ils sont stockés dans un emplacement central - Jenna Nosbush, directrice des finances et de la comptabilité à l'ICBA

Une nécessité pour la finance nouvelle génération

Au cours des derniers mois, le secteur de la finance s'est fait l'écho d'une pénurie de comptables qualifiés sur le marché du travail et d'une rotation importante des directeurs financiers et d'autres professionnels. Prophix One et ses applications ont été conçus pour répondre aux besoins de la nouvelle génération de professionnels de la finance. Les attentes de ces nouveaux professionnels de la finance sont simples : plus de visibilité et de contrôle en temps réel, moins de dépendance à l'égard de multiples feuilles de calcul comme sources de vérité. Prophix répond à cette attente en préparant pratiquement n'importe quel bureau à la finance nouvelle génération.