Qu'est-ce qu'un logiciel FP&A ?

Les équipes financières ont été chargées de générer de la valeur stratégique pour leurs entreprises, mais cela peut être difficile à réaliser sans une solution dédiée pour automatiser et rationaliser les processus.

Dans cet article, nous allons explorer une solution qui change la donne pour les entreprises : Les logiciels de gestion des finances et de l'audit (FP&A). D'une manière générale, le logiciel FP&A est une solution complète conçue pour rationaliser le suivi et la gestion des performances de l'entreprise. Il s'agit de planifier des initiatives, de suivre de près les progrès réalisés et de donner un sens aux résultats.

Mais qu'est-ce qui différencie les logiciels de FP&A des autres outils de veille stratégique ? Pourquoi est-il indispensable aux équipes financières ? Et comment peut-il apporter de la valeur à votre entreprise ?

Qu'est-ce que le FP&A ?

FP&A est l'acronyme de financial planning & analysis (planification et analyse financières), une fonction essentielle des équipes financières des entreprises. La planification et l'analyse financières peuvent inclure des processus tels que la budgétisation, le reporting, les prévisions, la planification et l'analyse, qui visent à stimuler les performances de l'entreprise. La planification et l'analyse financières sont largement considérées comme une approche prospective, ce qui permet de préparer l'avenir de l'entreprise plutôt que d'analyser le passé. La fonction des F&A est de surveiller la santé de l'entreprise et de prendre des décisions proactives pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Qu'est-ce qu'un logiciel FP&A ?

Le terme "logiciel FP& A" est un terme générique qui décrit les méthodologies, les mesures, les processus et les systèmes utilisés pour contrôler et gérer les performances de l'entreprise. Les logiciels FP&A peuvent vous aider à planifier des initiatives, à suivre les progrès et à analyser les résultats.

Souvent, les logiciels FP&A se composent de cinq types d'applications, à savoir

• La budgétisation, la planification et les prévisions
• Rapports financiers, statutaires et de gestion
• Consolidation financière
• Modélisation et optimisation de la rentabilité
• La gestion de la stratégie

Toutefois, il est important de noter que tous les éditeurs de logiciels FP&A ne proposent pas les cinq types d'applications. Lorsque vous évaluez les éditeurs de logiciels de FP& A, vous devez vous assurer qu'ils peuvent répondre à vos objectifs à court terme, mais vous devez également prendre en compte votre cas d'utilisation à long terme et la façon dont vous pouvez faire évoluer la solution au fur et à mesure que vous vous développez.

Les logiciels de gestion des finances et de l'audit ont plusieurs caractéristiques communes :

• Il s'agit d'une solution de haut niveau utilisée pour gérer une entreprise
• Il s'agit d'un outil de collaboration (et non d'un outil de productivité personnel comme les feuilles de calcul)
• Il n'est pas transactionnel (contrairement à un système comptable ou à un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP))
• Il est utilisé pour automatiser les processus du département financier
• Il enregistre et analyse ce qui s'est passé dans le passé, mais permet également de se projeter dans l'avenir
• Les applications peuvent interagir les unes avec les autres - par exemple, les budgets, les plans et les prévisions sont utilisés lors de l'établissement de rapports sur les résultats

Il existe plusieurs autres solutions logicielles qui relèvent du domaine des logiciels de FP&A, notamment les logiciels de gestion des performances de l'entreprise (CPM) et de gestion des performances financières (FPM). La fonctionnalité est fondamentalement la même, mais la terminologie a évolué au fil du temps pour préciser que le logiciel aide les services financiers à stimuler la performance de l'entreprise.

Quelle est la différence entre un logiciel de BI et un logiciel de FP&A ?

Les logiciels de BI permettent à de nombreux utilisateurs d'accéder aux données dans une interface utilisateur non structurée, tandis que les logiciels de FP&A ont moins d'utilisateurs, mais beaucoup plus de capacités de calcul et une interface utilisateur structurée.

Les logiciels de BI ont été développés pour aider les entreprises à faire face au volume croissant de données internes. Ce type de logiciel implique généralement des diagrammes et des représentations graphiques, tels que des graphiques et des tableaux. Cependant, les logiciels de BI ont des capacités de calcul limitées - bien que les données puissent être manipulées dans le cadre du processus d'importation des données dans le système.

En revanche, les logiciels FP&A sont utilisés pour automatiser les processus financiers, tels que la budgétisation, le reporting et la consolidation. Ce type de logiciel permet aux utilisateurs d'accéder aux données à l'aide d'une interface utilisateur structurée, avec des fonctionnalités telles que des tableaux de bord, des scorecards et des représentations graphiques qui peuvent ressembler à s'y méprendre à un logiciel de BI.

Sur le marché actuel, les logiciels de BI et de FP&A se chevauchent largement. Toutefois, si vous envisagez d'automatiser et d'améliorer vos processus financiers, vous devez donner la priorité à une interface utilisateur structurée qui simplifie les données financières complexes, offre une visualisation claire des indicateurs clés et fournit des outils intuitifs pour les prévisions et la planification de scénarios.

Pourquoi ai-je besoin d'un logiciel FP&A ?

Les logiciels FP&A permettent aux équipes financières de mettre en place des processus multi-utilisateurs (par exemple, l'approbation des budgets et la distribution des rapports) au profit de l'ensemble de l'organisation, tout en automatisant et en rationalisant les processus financiers tels que la budgétisation, le reporting, les prévisions et la consolidation.

En effet, lorsqu'il s'agit de gérer des processus multi-utilisateurs et l'automatisation, les outils traditionnels tels que les feuilles de calcul, les ERP ou les systèmes comptables ne sont souvent pas à la hauteur. Voici pourquoi :

• Problèmes de productivité : Votre équipe passe trop de temps à saisir, formater et valider manuellement des données dans des feuilles de calcul. Ce temps pourrait être mieux utilisé pour analyser et comprendre les performances de votre entreprise.
• Problèmes de maintenance : Le service financier n'est pas équipé pour développer, soutenir et maintenir des systèmes multi-utilisateurs. Le développement d'applications multi-utilisateurs dans des feuilles de calcul peut s'avérer inefficace et coûteux et vous expose à des problèmes de sécurité des données lorsqu'elles sont partagées entre les utilisateurs.
• Problèmes de précision : Les grandes feuilles de calcul sont rarement exemptes d'erreurs, mais il peut être difficile d'identifier et de résoudre les problèmes dans une feuille de calcul.

Quels sont les avantages d'un logiciel FP&A ?

Non seulement il rationalise vos processus financiers, mais il apporte également de la valeur à votre entreprise en vous faisant gagner du temps, en minimisant les erreurs et en améliorant votre prise de décision.

Gagner du temps

Personne n'aime perdre du temps, n'est-ce pas ? Le logiciel FP&A permet d'automatiser un grand nombre de tâches routinières. Cela signifie que vous pouvez récupérer de précieuses heures dans votre emploi du temps. Imaginez que vous puissiez simplifier des tâches telles que la mise à jour des budgets, la collecte de données ou la gestion des rapports de conformité - tout cela est possible grâce à l'automatisation!

Réduire les erreurs

Nous savons tous que des erreurs humaines peuvent se glisser, surtout lorsqu'il s'agit de traiter un grand nombre de données. Une petite erreur dans une feuille de calcul peut entraîner de gros problèmes pour votre budget. Mais grâce à l'automatisation, vous pouvez réduire ces erreurs et accroître votre efficacité. Chaque point de données précis vous donne une image plus claire de la santé de votre entreprise.

Améliorez votre prise de décision

Sur le marché actuel, rapide et imprévisible, chaque décision comporte un risque. Mais que se passerait-il si vous pouviez exécuter plusieurs scénarios financiers pour découvrir la meilleure voie à suivre ? Avec le logiciel FP&A, c'est possible. Il vous permet de prendre des décisions plus intelligentes et plus rentables.

En fin de compte, gagner du temps revient à gagner de l'argent. Une vue d'ensemble de votre entreprise, associée à plus de temps libre, vous permet, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.

L'avantage du logiciel FP&A est qu'il vous permet de prendre de meilleures décisions grâce à des données plus précises et à une meilleure analyse.

Conclusion : choisir le meilleur logiciel FP&A

De nombreuses équipes financières s'appuient sur des feuilles de calcul pour mener à bien leurs processus de planification et d'analyse financières. Cependant, les feuilles de calcul sont inefficaces, peuvent introduire des erreurs dans vos données et ne peuvent pas s'adapter à des processus avec plusieurs utilisateurs.

Avec un logiciel FP&A, vous pouvez gagner du temps, minimiser les erreurs et améliorer votre prise de décision, ce qui améliorera la performance de votre entreprise et positionnera votre équipe financière comme un leader stratégique au sein de l'entreprise.