Qu'est-ce que l'établissement du budget par activités (EBA) ?

La budgétisation par activités est un outil essentiel pour les équipes financières d'aujourd'hui. Elle souligne l'importance de se concentrer sur les activités à valeur ajoutée, de prendre des décisions efficaces et d'aligner les ressources là où elles sont le plus importantes.

En permettant une collaboration entre les services et en fixant des objectifs clairs, la budgétisation par activités fait efficacement le lien entre la planification stratégique et les opérations.

Dans cet article, nous aborderons les bases de la budgétisation par activités, afin que vous puissiez soutenir les objectifs de votre organisation, notamment :

Qu'est-ce que la budgétisation en entreprise ?

Labudgétisation en entreprise fournit une feuille de route financière qui décrit l'affectation des ressources, des coûts et des recettes associés à diverses tâches et activités. Il s'agit d'un mélange de perspectives macro et micro, qui donne une vue d'ensemble de la santé financière de l'entreprise ainsi que des détails sur les activités opérationnelles.

Pourquoi la budgétisation est-elle nécessaire pour les entreprises ?

La budgétisation sert de boussole aux entreprises, en orientant les principaux processus de prise de décision. Elle permet aux entreprises d'allouer efficacement les ressources, de fixer des objectifs clairs, de suivre les performances et de prendre de meilleures décisions financières. C'est un outil stratégique qui aide à naviguer dans le monde complexe de la finance.

Quels sont les principaux types de budgétisation ?

Il existe plusieurs techniques de budgétisation, chacune ayant une approche unique. Il s'agit notamment de la budgétisation base zéro, de la budgétisation incrémentale, de la budgétisation descendante et de la budgétisation ascendante. Chaque méthode offre une perspective différente sur l'allocation des ressources et la gestion des coûts, aidant ainsi les entreprises à mieux comprendre leur marché et leurs activités.

Qu'est-ce que l'établissement du budget par activités (EBA) ?

L'établissement du budget par activités (EBA) permet d'identifier et d'allouer les ressources en fonction des activités nécessaires à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Elle offre une perspective granulaire des coûts, en se concentrant sur ce qui compte vraiment : les activités.

Pourquoi l'établissement du budget par activités est-il utile ?

La budgétisation par activités offre une vision granulaire des ressources et des coûts liés à des activités spécifiques. Cette visibilité aide les entreprises à mieux allouer les ressources et à identifier les facteurs de coûts pour prendre des décisions fondées sur des données.

À qui s'adresse l'établissement du budget par activités ?

Toutes les entreprises, en particulier celles dont les activités sont complexes ou celles qui cherchent à affiner la gestion des coûts et l'affectation des ressources, tirent profit de la budgétisation par activités.

La budgétisation par activités est-elle une méthode de budgétisation descendante ou ascendante ?

L'établissement du budget par activités combine à la fois des méthodes descendantes et ascendantes y compris les idées de la haute direction sur les buts et objectifs de haut niveau, et les détails sur les activités spécifiques et les besoins en ressources des responsables de département.

Avantages de l'établissement du budget par activités

L'établissement du budget par activités présente plusieurs avantages :

La budgétisation par activités permet de répartir les coûts avec précision

En classant les coûts en fonction d'activités spécifiques, la budgétisation par activités permet une répartition plus précise des coûts, ce qui aide les entreprises à comprendre où les ressources sont consommées et comment gérer efficacement les dépenses.

Au lieu d'appliquer une approche globale de la budgétisation, qui peut masquer le coût réel des opérations, la budgétisation par activités garantit que chaque dollar dépensé est comptabilisé et lié à une activité spécifique à valeur ajoutée.

La budgétisation par activités permet d'allouer les ressources de manière stratégique

L'allocation stratégique des ressources est un autre avantage de la budgétisation par activités, qui permet aux entreprises de donner la priorité aux activités qui correspondent à leurs objectifs stratégiques. Cette approche garantit que les ressources sont dirigées vers des activités à valeur ajoutée, optimisant ainsi l'impact de chaque décision financière.

La budgétisation par activités facilite la prise de décision

La budgétisation par activités permet aux responsables financiers d'avoir une vision détaillée de l'impact des opérations quotidiennes et des initiatives stratégiques. En identifiant le coût réel de chaque activité, les responsables peuvent prendre des décisions éclairées sur les domaines dans lesquels il convient de réduire les coûts sans sacrifier la valeur ou sur les domaines dans lesquels il convient d'investir davantage pour favoriser la croissance.

Inconvénients de l'établissement du budget par activités

Malgré ses avantages, l'établissement du budget par activités n'est pas sans poser quelques problèmes.

La mise en œuvre de la budgétisation par activités nécessite beaucoup de temps

La mise en œuvre de la budgétisation par activités nécessite beaucoup de temps et d'efforts, en particulier dans les phases initiales. En effet, il est nécessaire d'analyser et de classer toutes les activités au sein de l'entreprise et d'attribuer des coûts précis à chacune d'entre elles, ce qui peut mobiliser des ressources dans d'autres domaines de l'entreprise, voire ralentir des projets ou des processus pendant la période de transition.

La budgétisation par activités peut être complexe à comprendre

La complexité de la budgétisation par activités, notamment en termes de compréhension et de mise en œuvre, peut constituer un obstacle à son adoption. La budgétisation par activités peut être complexe parce qu'une analyse détaillée est nécessaire pour allouer avec précision les coûts aux différentes activités. Par conséquent, les petites organisations ou celles qui ne disposent pas d'une équipe financière spécialisée peuvent avoir du mal à tirer pleinement parti des avantages de cette approche budgétaire de cette approche budgétaire.

La budgétisation par activités peut susciter une résistance au changement

Les employés peuvent ne pas aimer l'idée de passer à la budgétisation par activités parce qu'ils sont habitués à la façon dont les choses ont toujours été faites. Pour y remédier, il est important de tout expliquer clairement, de montrer en quoi cela sera utile à long terme et de proposer une formation pour faciliter le changement.

En quoi l'établissement du budget par activités diffère-t-il des autres méthodes d'établissement du budget ?

L'établissement du budget par activités se distingue des autres méthodes d'établissement du budget par plusieurs aspects essentiels.

La budgétisation par activités par rapport au processus de budgétisation traditionnel

La budgétisation traditionnelle adopte souvent une approche historique, ajustant les budgets des années précédentes sur la base des résultats financiers attendus pour l'année à venir, ce qui peut entraîner des inefficacités.

En revanche, l'établissement du budget par activités part chaque année d'une feuille blanche, en analysant les opérations en cours et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise sans contraintes budgétaires préalables. Cette approche prospective permet aux entreprises de s'adapter davantage à l'évolution des conditions du marché et aux changements stratégiques internes. Elle se concentre sur le financement des activités qui génèrent de la valeur, plutôt que sur un simple ajustement des dépenses passées, ce qui favorise l'efficacité et l'alignement stratégique.

Budgétisation par activités et budgétisation base zéro

La budgétisationbase zéro, comme la budgétisation basée sur les activités, exige que chaque dépense soit justifiée pour chaque nouvelle période, en partant d'une "base zéro" Toutefois, alors que la budgétisation en base zéro s'attache à justifier chaque coût comme s'il était nouveau, sans tenir compte des dépenses passées, la budgétisation par activités met l'accent sur la compréhension des inducteurs de coûts qui sous-tendent les activités.

Cette différence essentielle permet à la budgétisation par activités d'optimiser les opérations sur la base des activités qui contribuent le plus aux objectifs stratégiques, plutôt que de se contenter d'évaluer les dépenses de l'année écoulée. Par conséquent, la budgétisation par activités permet de mieux comprendre les aspects coûts-bénéfices des activités de l'entreprise.

Budgétisation par activités et budgétisation incrémentale

La budgétisationincrémentale reprend essentiellement le budget de l'année précédente et l'ajuste en fonction des changements prévus pour l'année à venir, généralement en augmentant ou en diminuant le budget d'un certain pourcentage. Cette méthode est souvent critiquée pour son manque d'innovation et sa tendance à perpétuer les inefficacités passées.

Contrairement à la budgétisation par activités ou à la budgétisation base zéro, la budgétisation incrémentale n'exige pas un examen approfondi des activités ou des coûts, ce qui peut conduire à une mauvaise affectation des ressources. Par conséquent, la budgétisation incrémentielle peut ne pas s'aligner étroitement sur les objectifs stratégiques, ce qui risque de compromettre la capacité d'une organisation à répondre à l'évolution de la dynamique du marché.

Budgétisation basée sur les activités et budgétisation basée sur la valeur

Labudgétisation basée sur la valeur vise à allouer les ressources en fonction de la valeur pour l'organisation, en se concentrant sur les résultats plutôt que sur les activités ou les coûts. Elle aligne les dépenses sur les valeurs fondamentales et les objectifs stratégiques de l'entreprise, en donnant la priorité aux investissements qui offrent le meilleur rendement.

Alors que la budgétisation par activités se concentre sur le coût et l'efficacité des activités de l'entreprise, la budgétisation fondée sur la valeur étend cette considération à la manière dont ces activités contribuent aux valeurs et priorités globales de l'organisation. Cette approche favorise un alignement plus profond entre les décisions budgétaires et l'orientation stratégique à long terme, garantissant que chaque dollar dépensé fait progresser la mission de l'entreprise.

Quels sont les éléments clés de l'établissement du budget par activités ?

Les éléments essentiels de la budgétisation par activités sont les suivants :

Identifier les activités et les inducteurs de coûts

L'identification des activités et de leurs inducteurs de coûts permet de comprendre en détail où les ressources sont utilisées au sein de l'organisation. Cette étape permet aux entreprises d'allouer le budget aux activités les plus efficaces et les plus étroitement liées à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Affecter les ressources en fonction des activités

L'allocation des ressources en fonction des activités permet une approche plus ciblée de la budgétisation, en se concentrant sur les domaines qui contribuent directement à la création de valeur et aux objectifs stratégiques. Elle permet d'optimiser les ressources financières et de soutenir les opérations les plus critiques.

Contrôler et évaluer les performances des activités

Le suivi et l'évaluation des performances des activités sont fondamentaux dans l'établissement du budget par activités. Cette approche permet non seulement de suivre l'efficience et l'efficacité de chaque activité, mais aussi d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés. Cette évaluation continue garantit que le budget reste aligné sur les objectifs stratégiques et qu'il peut être ajusté de manière proactive en réponse à l'évolution des circonstances internes ou externes.

Comment procéder à l'établissement d'un budget basé sur les activités ?

Créez un budget par activités efficace en suivant les étapes suivantes :

1. Définir les objectifs - Établir des objectifs et des cibles clairs pour guider efficacement le projet ou le processus.
2. Identifier les activités et les facteurs de coûts - Identifier les tâches clés et les facteurs influençant les coûts du projet afin de rationaliser l'allocation des ressources.
3. Affecter les ressources en fonction des activités - Répartir efficacement les ressources en fonction des tâches et des exigences identifiées afin d'optimiser les performances.
4. Contrôler et évaluer les performances des activités - Évaluer en permanence l'exécution des tâches et les résultats pour s'assurer qu'ils sont conformes aux objectifs et procéder aux ajustements nécessaires.

Exemple d'établissement du budget par activités

Examinons le cas de l'école de commerce de Copenhague (CBS), l'une des plus grandes universités européennes axées sur les affaires. Elle éprouvait des difficultés à gérer la budgétisation des salaires et des projets.

La CBS avait du mal à obtenir les données les plus récentes de son grand livre, ce qui ralentissait son processus de budgétisation. L'absence d'un flux de travail formel rendait encore plus difficile la création de budgets spécifiques tels que les budgets de projets, de salaires ou d'exploitation.

La SCS était à la recherche d'un outil capable de fonctionner de manière transparente avec son système comptable et de l'aider à budgétiser les salaires, les projets et les opérations - qui représentent environ 70 % de ses dépenses annuelles.

C'est là que Prophix entre en jeu.

Prophix a transformé la budgétisation pour CBS. Elle utilise désormais la plateforme de performance financière de Prophix pour établir des budgets et des coûts basés sur les activités, et pour créer des prévisions glissantes tous les trimestres. Le bureau des finances peut accéder directement aux chiffres des frais de scolarité des étudiants et générer des prévisions chaque fois qu'il en a besoin, grâce à une intégration avec leur ERP, Microsoft Dynamics NAV.

Cette intégration a permis à CBS de gagner énormément de temps, libérant le personnel pour qu'il puisse effectuer des analyses de données précieuses. En établissant une source unique de vérité, le bureau des finances de CBS a automatisé ses processus d'affaires.

C'est là toute la puissance de la budgétisation par activités avec Prophix. Elle fournit des données financières claires et actualisées, simplifie la budgétisation et fait gagner du temps, permettant à des entreprises comme la Copenhagen Business School de se concentrer sur ce qui compte le plus.

Conclusion : La budgétisation par activités avec Prophix

La budgétisation par activités peut transformer votre organisation lorsqu'elle est utilisée efficacement. Grâce à une compréhension granulaire des coûts, à une meilleure affectation des ressources et à des capacités décisionnelles accrues, vous pouvez mener votre entreprise vers l'avenir.

Vous voulez savoir comment la budgétisation par activités se compare à d'autres approches ? Lisez la budgétisation descendante expliquée.