Qu'est-ce que la planification et l'analyse financières (FP&A) ?

Il est indéniable que le domaine des F&A a pris de l'importance et s'est développé. Mais qu'est-ce que c'est exactement ? Que font les responsables des finances et de l'administration ?

Le domaine des F&A est vaste et comporte de nombreuses responsabilités, mais il s'agit en fin de compte de la principale fonction financière tournée vers l'avenir, responsable de la planification stratégique et de l'établissement du budget.

Dans cet article, vous apprendrez tout sur les responsabilités, les fonctions, les rôles professionnels, la pile technologique et même l'avenir de ce domaine.

Signification et définition de FP&A

FP&A est l'acronyme de Financial Planning and Analysis (planification et analyse financières). Il s'agit de l'ensemble des activités de planification, de budgétisation, de prévision et d'analyse qui soutiennent les décisions commerciales d'une entreprise.

Les F&A de haut niveau permettent aux entreprises de raconter l'histoire des chiffres : le budget, les dépenses, les états financiers et les ratios financiers racontent l'histoire de la croissance, des difficultés et de la trajectoire d'une entreprise. Les F&A permettent aux entreprises de trouver cette histoire, de la raconter et de l'orienter vers la fin qu'elles souhaitent.

Décortiquons chacune des composantes du département des finances et de l'administration.

Planification financière

La planification financière est le processus par lequel une entreprise identifie un état final souhaitable et élabore une stratégie pour y parvenir.

Par exemple, si une entreprise souhaite multiplier son chiffre d'affaires par deux au cours d'un exercice, l'équipe FP&A sera chargée de définir une stratégie pour atteindre cette croissance.

Comment s'y prend-elle ? En utilisant les outils que nous allons aborder : l'analyse financière, les prévisions financières et le reporting financier.

L'analyse financière

L'analyse financière est l'une des principales activités financières qu'une entreprise doit réaliser. L'analyse financière aide les entreprises à comprendre comment leur argent est utilisé et quelle est l'efficacité de cette utilisation.

Il existe de nombreux types d'analyse financière, de l'analyse des écarts budgétaires à l'analyse des ratios et à l'analyse horizontale/verticale, en passant par l'analyse des scénarios, de la sensibilité et des flux.

En d'autres termes, l'analyse financière est l'élément constitutif de l'histoire racontée par le département des finances et de l'administration.

Prévisions financières

Les prévisions financières sont la façon dont l'équipe FP&A se projette dans l'avenir et projette les résultats de son analyse.

Les prévisions financières ressemblent souvent à la modélisation de scénarios, où l'équipe FP&A émet une hypothèse et projette l'état de l'entreprise en fonction du changement de cette variable.

Le reporting financier

L'information financière est la dernière composante essentielle du département F&A, et elle est cruciale. Les principaux résultats du reporting financier sont les états financiers : le compte de résultat, le bilan et l'état des flux de trésorerie.

L'équipe FP&A utilise ensuite ces états financiers pour guider sa planification, pour servir de base à l'analyse et pour créer des prévisions et des modèles.

De même, l'équipe FP&A rend compte des ratios financiers importants, tels que le ratio d'endettement ou le ratio de liquidité générale, aux parties prenantes, aux membres du conseil d'administration et aux investisseurs qui souhaitent avoir des points de vue différents sur la santé financière globale de l'entreprise.

Quel est le rôle de FP&A dans une entreprise ?

Historiquement, le département FP&A était relégué au back-office. Aujourd'hui, il apparaît comme un centre de commandement de la vision stratégique de l'entreprise, qui dirige les opérations sur la base des données financières.

Il est généralement placé sous la responsabilité du directeur financier, au sein du département des finances, et est distinct des autres activités financières telles que la comptabilité, la trésorerie et la conformité. Cela dit, le département FP&A travaille en collaboration avec ces services, puisqu'il est responsable de l'élaboration et de la gestion du budget fiscal.

Titres des postes de FP&A

Le titre d'une personne travaillant dans le domaine du FP&A comporte généralement la mention "FP&A", mais elle peut également être appelée "analyste financier" ou "responsable de l'analyse financière"

Analyste FP&A: Il s'agit du niveau de contribution individuelle du département FP&A. L'analyste FP&A peut être débutant, associé, senior ou chef d'équipe. Quoi qu'il en soit, il est chargé d'effectuer des analyses, de modéliser des scénarios et de créer des états financiers, ce qui constitue l'essentiel du travail de FP&A.

Responsable du département FP&A: Le responsable du département F&A supervise les activités de l'équipe F&A. Dans les petites entreprises, il peut n'y avoir qu'un seul responsable. Dans les petites entreprises, il se peut qu'il n'y ait qu'un seul responsable ou directeur FP&A chargé de tout ce qui a trait à la gestion des finances et de l'audit. En revanche, dans les grandes entreprises, le directeur des finances et de l'audit est responsable d'une équipe chargée d'une partie spécifique de l'entreprise. C'est particulièrement vrai pour les entreprises qui comptent plusieurs entités et dont les finances sont plus déconnectées les unes des autres.

Ledirecteur du département FP&A: Le directeur FP&A supervise les processus FP&A et joue un rôle plus important en reliant l'équipe FP&A à d'autres équipes si nécessaire. Il présente les rapports financiers et a généralement un siège à la table des négociations pour piloter les plans d'affaires et contribuer aux décisions plus générales de l'entreprise. Le directeur du département FP&A est souvent considéré comme un tremplin vers le poste de directeur financier.

Directeur financier: Au niveau de la direction, le directeur financier est rarement impliqué dans le travail quotidien des finances de l'entreprise et est plutôt le porte-parole des finances de l'entreprise lors des réunions du conseil d'administration ou des réunions de planification. Le directeur financier est le gestionnaire, l'opérateur, le stratège et le catalyseur des finances et des décisions financières de l'entreprise.

Quelle est la différence entre le département F&A et le directeur financier ?

La différence entre le directeur financier et le directeur des finances est que le directeur des finances est un rôle, tandis que le directeur des finances est une fonction. Le directeur financier supervise le département FP&A, mais il est également responsable d'autres départements financiers tels que la comptabilité et la trésorerie.

Étapes fondamentales du processus d'analyse financière et d'évaluation

En quoi consiste le processus FP&A ? Les tâches de l'équipe FP&A sont multiples, mais on peut les regrouper en quatre grandes catégories.

1. Collecte, consolidation et validation des données

Également connue sous le nom de tâches de préparation, l'équipe chargée des F&A a souvent pour mission de collecter des données, de les valider, de les nettoyer, de les mettre en forme, puis de les consolider ou de les conditionner.

Elle utilise ensuite ces données dans ses analyses, ses plans et ses prévisions.

2. Planification et prévision

Les étapes de planification et de prévision sont au cœur du travail du département F&A. La planification est la manière dont une entreprise identifie ses objectifs et les stratégies à mettre en œuvre pour les atteindre. La planification est la manière dont une entreprise identifie ses objectifs et les stratégies pour les atteindre, tandis que les prévisions sont plus granulaires et représentent la manière dont une entreprise projette son état futur, généralement pour évaluer la réalité d'une stratégie ou l'efficacité de celle-ci.

Des tâches telles que la planification de scénarios et la modélisation financière relèvent de cette catégorie.

3. La budgétisation

La budgétisation est la manière dont une entreprise alloue des fonds pour réaliser ses plans. Les équipes FP&A abandonnent de plus en plus les feuilles de calcul pour établir des budgets à l'aide d'outils tels que Prophix, qui les aident à travailler plus rapidement et à éliminer les nombreux problèmes associés aux processus de budgétisation basés sur des feuilles de calcul, tels que le nettoyage des données, les références erronées et les formules complexes et inconnaissables.

L'établissement du budget est, bien entendu, l'une des tâches les plus importantes incombant au service financier.

4. Suivi des performances et rapports

Enfin, l'équipe FP&A est responsable du suivi des performances et de l'établissement des rapports. La production d'états financiers et d'analyses permet de mesurer l'efficacité des opérations ou des initiatives de l'entreprise.

Le suivi des performances s'étend également à la gestion du capital humain, en veillant à ce que les employés soient en mesure de produire un niveau de productivité conforme à ce dont l'entreprise a besoin pour réaliser ses projets.

L'essor de xP&A

xP&A est l'acronyme de "extended planning and analysis" (planification et analyse étendues). Créé par une analyse de Gartner en 2020, xP&A était à l'origine un terme à la mode qui s'est imposé à mesure que de plus en plus d'équipes réfléchissent à la manière d'intégrer la puissance du département FP&A dans leurs plans à long terme. Il ne s'agit pas d'une idée nouvelle - xP&A était auparavant appelé FP&A intégré ou planification collaborative. Ces deux appellations reposent sur l'idée que l'équipe FP&A doit souvent analyser des scénarios en temps réel, de manière coopérative, multidimensionnelle et à différents niveaux de l'organisation.

Le xP&A est donc le processus qui consiste à relier les plans stratégiques, financiers et opérationnels pour une meilleure visibilité. Le résultat final est que tous les plans de l'organisation deviennent plus alignés et plus agiles.

Logiciels et outils pour le département FP&A

Comme toute fonction moderne de l'entreprise, le département FP&A a besoin d'outils et de logiciels pour fonctionner. Voici les éléments de base de la pile technologique FP&A.

La pile technologique FP&A

Le département FP&A a besoin de quelques éléments technologiques pour fonctionner.

ERP, GL et/ou logiciel de comptabilité: Le PGI (progiciel de gestion intégré) ou l'outil comptable est la source de vérité pour les chiffres de l'entreprise. Le GL (grand livre) fait souvent partie d'un ERP plus large et enregistre les données des transactions, tandis qu'un outil tel qu'un SIRH (système d'information des ressources humaines) ou un HCM (gestion du capital humain) contient des informations importantes sur les salaires et les effectifs.

Les tableurs ou les logiciels d'analyse financière: Il s'agit généralement d'un tableur (en particulier Microsoft Excel), mais de préférence d'un outil d'analyse financière (comme Prophix). Cela permet à l'équipe FP&A d'effectuer des analyses plus rapides et d'unifier ses données.

Les équipes financières des grandes entreprises disposent souvent d'un outil de gestion des dépenses, d'un système de paie distinct, d'un logiciel AP (comptes fournisseurs) et AR (comptes clients) pour gérer la facturation et les paiements, et d'outils de gestion des fournisseurs, entre autres. Si vous y pensez, il existe probablement un outil pour cela.

Mais de nombreux logiciels gèrent plusieurs fonctions. La plate-forme de performance financière de Prophix, par exemple, peut prendre en charge vos besoins en matière de clôture et de consolidation financière en plus de vos tâches de FP&A, ce qui vous permet de traiter l'ensemble de vos processus financiers dans une seule plate-forme.

Avantages des outils de FP&A

Les logiciels de FP&A aident les directeurs financiers, les responsables financiers et les professionnels du FP&A à garantir la santé financière de leur organisation. Ils les aident à établir des rapports, des analyses, des plans et des prévisions sans les maux de tête associés à la feuille de calcul traditionnelle.

Voici un bref aperçu des principaux avantages des logiciels de comptabilité et de gestion financière.

Une meilleure préparation des données: Une grande partie du temps de l'équipe FP&A est consacrée à la préparation de l'analyse plutôt qu'à l'analyse proprement dite. Les logiciels FP&A permettent aux équipes d'importer, de nettoyer, de dédupliquer et de consolider leurs données beaucoup plus rapidement qu'avec Excel, ce qui permet de gagner beaucoup de temps pour le travail important d'analyse.

Une analyse plus rapide: Les logiciels FP&A intègrent une grande partie des analyses que les équipes devraient effectuer manuellement dans Excel, ou qui seraient difficiles à gérer dans Excel. Par exemple, la plupart des logiciels FP&A facilitent la création de scénarios multiples, ce qui, dans Excel, nécessite beaucoup de copier-coller et de gestion de fichiers, ce qui peut rapidement devenir désordonné.

Des rapports plus faciles à établir: La création d'états financiers et d'autres rapports financiers prend toujours du temps, et la création de visualisations d'ensembles de données complexes encore plus. Les logiciels FP&A contiennent souvent des tableaux de bord qui aident les dirigeants à comprendre d'un coup d'œil les performances financières de l'entreprise, ce qui permet d'accélérer la production de rapports.

L'avenir du département F&A

Alors que le département FP&A était historiquement une fonction de back-office, il a récemment émergé en tant que centre de commandement central pour les opérations d'une entreprise, souvent main dans la main avec le PDG et d'autres leaders visionnaires.

Cela étant dit, le département FP&A doit continuer à évoluer pour s'associer au mieux avec les PDG.

IA et ML

Les équipes de FP&A feront un usage intensif de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique, en particulier lorsqu'il s'agit du travail de modélisation prédictive impliqué dans les prévisions financières. Toutefois, l'utilisation de l'IA et de l'apprentissage automatique dans le cadre des activités de FP&A s'accompagne d'une formation et d'un développement des compétences.

Un investissement plus important dans le cloud

Traditionnellement, le travail de FP&A était effectué localement, sur la machine d'un individu, dans un fichier Excel local. Mais avec la montée en puissance des outils FP&A basés sur le cloud, ce centre de traitement passe d'un bureau local à un serveur basé sur le cloud.

Lesplateformes basées sur le cloud permettent aux équipes FP&A de mieux collaborer et d'obtenir les données dont elles ont besoin. Elles les aident également à diviser les parties d'un projet ou d'une analyse et à les recombiner ultérieurement, ce qui permet d'accélérer l'efficacité.

Questions fréquemment posées sur le FP&A

Comme le FP&A est un sujet très vaste et qu'il est encore en train d'émerger en tant que fonction majeure de l'entreprise, il peut y avoir beaucoup de confusion sur ce qu'il est. Nous allons y remédier.

Quelle est la différence entre FP&A et comptabilité ?

FP&A est l'acronyme de Financial Planning and Analysis (planification et analyse financières). Il s'agit d'une fonction tournée vers l'avenir, qui s'intéresse au futur de l'entreprise : ses plans, ses projections et ses stratégies. La comptabilité est plutôt une fonction rétrospective, qui s'intéresse aux performances historiques d'une organisation.

L'équipe FP&A et la comptabilité travaillent ensemble, car la comptabilité est nécessaire pour fournir les données historiques que l'équipe FP&A utilise comme base pour ses projections et ses modèles. De même, l'équipe FP&A élabore le budget de l'entreprise et produit les états financiers en partie sur la base du plan comptable tenu par l'équipe comptable.

Que fait un analyste financier ?

L'analyse financière est un poste à contribution individuelle au sein d'une équipe ou d'un département de FP&A. L'analyste financier est responsable de l'analyse des données financières et de la gestion des risques. L'analyste financier est chargé d'analyser les finances d'une entreprise et d'effectuer des tâches telles que l'analyse ad hoc, l'analyse de scénarios et l'analyse des flux. L'analyste financier est également responsable du reporting et participe à la création d'états financiers et d'autres indicateurs selon les besoins.

Quelle est la hiérarchie des fonctions FP&A ?

De la plus haute à la moins élevée, la hiérarchie la plus courante des fonctions FP&A est la suivante :

• DIRECTEUR FINANCIER
• Directeur du département FP&A
• Responsable du département FP&A
• Analyste FP&A

Comment accéder au département FP&A ?

Il n'y a pas qu'une seule façon d'entrer dans le domaine du FP&A, ce qui en fait une carrière passionnante pour les professionnels de la finance. Une formation en finance, en économie, en comptabilité, en banque d'investissement, en entrepreneuriat, en analyse de données, voire en ingénierie logicielle ou en conseil, sont autant de bonnes bases pour une transition vers le département FP&A.

De nombreux professionnels intéressés se perfectionnent en suivant des cours en ligne ou des programmes d'entraînement avant de postuler à des stages ou à des emplois de débutants en tant qu'analystes financiers.

Un autre moyen d'accéder aux fonctions de FP&A est d'être embauché en tant que financier dans une entreprise en phase de croissance.

Même si vous n'êtes pas responsable des F&A, il y aura beaucoup de travail à faire dans ce domaine, et les employés des petites entreprises ont souvent plusieurs casquettes.

Conclusion : Un FP&A de classe mondiale avec Prophix

Vous savez maintenant tout sur le département FP&A. Qu'est-ce que c'est, comment cela fonctionne, quelles sont ses responsabilités, et même comment y accéder.

Et si vous êtes un professionnel du FP&A, c'est le moment idéal pour investir dans un outil de FP&A qui prend en charge le travail manuel et source d'erreurs dont beaucoup d'équipes FP&A se sentent affligées. Essayez Prophix pour répondre à vos besoins en matière de reporting et d'analyse financière dans un environnement basé sur le cloud qui vous libère de la tyrannie de la feuille de calcul.