Qu'est-ce que la conformité financière ? Tout ce qu'il faut savoir

La conformité financière est fondamentale pour la gestion des finances d'une organisation. Il s'agit d'un ensemble de politiques et de pratiques qui protègent les finances de l'entreprise contre les erreurs et les abus. À son tour, une stratégie de conformité saine nourrit la confiance des clients, de la direction et des actionnaires envers l'organisation. Examinons quelques-unes des questions les plus courantes sur ce sujet essentiel et quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour mettre en œuvre et améliorer la conformité.

Qu'est-ce que la conformité financière ?

La conformité financière fait référence au respect des lois, des règlements et des normes qui régissent les marchés financiers et les marchés des capitaux. Elle englobe un large éventail de pratiques, de la banque d'investissement à la banque de détail, et joue un rôle crucial dans le maintien de l'intégrité et de la stabilité de ces marchés.

Pourquoi la conformité financière est-elle importante ?

La conformité est la pratique qui consiste à s'assurer que votre organisation respecte les réglementations. Le coût du non-respect des réglementations peut être très élevé, tant sur le plan financier qu'en termes de réputation. La conformité a pour but de maintenir et d'assurer la confiance non seulement dans une entreprise, mais aussi dans les systèmes financiers dans leur ensemble.

Quel est un exemple de conformité dans la finance ?

Les exigences en matière de conformité varient en fonction du secteur et de la zone géographique. Par exemple, le GDPR (General Data Protection Regulation) est un ensemble de normes européennes, bien qu'il soit devenu une pratique standard pour de nombreuses entreprises basées aux États-Unis, en particulier celles qui ont des clients européens.

Les entreprises qui traitent des données de cartes de crédit sont soumises à la norme PCI DSS, créée par les sociétés émettrices de cartes pour protéger les données des titulaires de cartes.

Garantir la conformité financière

Une solide stratégie de conformité financière est nécessaire pour respecter en permanence les réglementations en vigueur. Examinons quelques-unes des étapes nécessaires à la mise en œuvre d'une stratégie de conformité efficace.

1. Établir des politiques et des procédures claires

Les politiques sont les objectifs déclarés d'une stratégie de conformité et doivent être disponibles et accessibles. Elles doivent être rédigées clairement afin de limiter les erreurs d'interprétation. Les procédures sont utilisées lorsque ces politiques doivent être mises en pratique et doivent également être claires et faciles à suivre.

Il est également essentiel de disposer de politiques couvrant les normes sectorielles telles que la lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et la loi sur les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA).

La conformité ne se limite pas aux exigences légales, et les normes sectorielles sont essentielles pour maintenir la confiance et la fiabilité au sein de votre secteur.

2. Mettre en place des contrôles internes solides

Les contrôles financiers internes permettent de surveiller les finances d'une organisation et de mettre en œuvre des correctifs en cas d'erreur. Une bonne séparation des tâches, des protocoles d'autorisation et des audits réguliers sont autant de pratiques qui y contribuent. Cela permet de s'assurer que des processus importants comme la consolidation financière et la gestion de la divulgation restent conformes.

3. Évaluer les risques

Ces évaluations internes sont essentielles pour aider à identifier et à hiérarchiser les principaux domaines de risque. Une fois identifiés, ces risques peuvent être atténués par de nouvelles politiques, pratiques ou outils.

4. Utiliser la technologie et les outils de conformité

Les outils sont essentiels pour rationaliser et contrôler les processus de conformité. L'automatisation réduit les erreurs manuelles et la surveillance en temps réel permet de signaler rapidement les problèmes à résoudre. Les logiciels de gestion de la performance financière, comme Prophix One, fournissent ces outils ainsi que des options spécifiques de gestion de la conformité qui sont à la fois intuitives et puissantes.

5. Audits et examens de routine

Les audits réguliers, tant internes qu'externes, feront partie des exigences de conformité. Les régulateurs exigent que les audits soient réalisés à une fréquence spécifique, souvent trimestrielle ou annuelle.

6. Instaurer une culture de la conformité

Le maintien de la conformité exige l'alignement de tous les membres d'une organisation. La direction doit donner l'exemple d'un comportement conforme et rendre les ressources - telles que les politiques et les pratiques - disponibles et accessibles à tous les employés. Les employés doivent être encouragés à s'exprimer lorsqu'ils constatent des comportements ou des pratiques non conformes.

7. Rester informé des changements réglementaires

Les réglementations en matière de conformité ne sont pas statiques et les instances dirigeantes peuvent parfois apporter des changements inattendus auxquels les organisations doivent s'adapter rapidement. Les organisations peuvent également s'étendre à de nouveaux secteurs d'activité ou à de nouvelles juridictions, ajoutant ainsi de nouvelles réglementations qui doivent être intégrées dans leur stratégie globale de conformité.

Quels sont les avantages de la conformité financière ?

Si la conformité financière est une obligation que chaque organisation doit respecter, l'adoption d'une approche proactive présente plusieurs avantages.

Atténuation des risques

L'analyse des risques qu'implique la conformité donne aux organisations une longueur d'avance pour atténuer les risques financiers et éviter les pénalités, amendes et sanctions juridiques coûteuses. Sans une atténuation efficace des risques, l'organisation est vulnérable à la mauvaise gestion financière, qui est plus coûteuse que la conformité.

Amélioration de l'efficacité opérationnelle

Les exigences de conformité sont souvent l'occasion de rationaliser les processus opérationnels. Les logiciels de conformité peuvent aider à répondre à ces exigences tout en automatisant et en regroupant les données financières. Un meilleur suivi permet de mieux comprendre la santé financière et l'automatisation réduit les erreurs manuelles.

Une stabilité financière accrue

Renforcer la confiance et la résilience de vos systèmes et processus accroît la stabilité financière. En réduisant les possibilités de mauvaise gestion grâce à des audits et à un suivi réguliers, vous diminuez le risque qu'un problème passe inaperçu. Les petites erreurs se transforment en problèmes plus importants lorsqu'elles sont ignorées, ce qu'une stratégie de conformité financière solide peut éviter.

Prévention de la fraude

Le contrôle des transactions, les audits réguliers et l'utilisation de logiciels de suivi des activités et d'alertes automatisées rendent extrêmement difficile l'utilisation abusive des finances de l'entreprise. La sensibilisation des dirigeants et des employés aux risques liés à la non-conformité peut également décourager les comportements à risque.

Une meilleure réputation

Une conformité financière adéquate réduit le risque de problèmes graves, ce qui rend les opérations financières d'une organisation plus fiables. Cela crée un climat de confiance pour les actionnaires et les parties prenantes en démontrant l'engagement de votre organisation à éviter les problèmes coûteux.

Avantages réglementaires

Une stratégie de conformité financière solide améliore la connaissance institutionnelle de votre organisation en ce qui concerne les réglementations pertinentes. Cela peut aider les dirigeants à repérer les opportunités, les défis et les surprises potentielles avant qu'ils n'aient un impact significatif sur votre organisation. Elle peut même permettre à votre organisation d'établir des relations importantes avec les régulateurs, ce qui facilitera la mise en conformité au fil du temps.

Les défis de la conformité financière

Le maintien de la conformité est un élément crucial de la réussite des opérations, mais il s'accompagne de son lot de défis. La mise en place d'une nouvelle stratégie nécessite des ressources et d'autres coûts, tout en étant résistante au changement une fois en place. Prophix One, une plateforme de performance financière, fournit une série d'outils qui aident les organisations à surmonter ces obstacles, sans lesquels beaucoup de ces défis peuvent devenir écrasants et coûteux.

Contraintes en matière de ressources

Le maintien de la conformité nécessite des ressources. Les organisations qui n'allouent pas suffisamment de temps et de personnel découvriront à quel point le non-respect des exigences réglementaires peut être coûteux. Obtenir des approbations pour libérer ces ressources peut être décourageant, mais ne pas les obtenir peut avoir un impact sur votre stratégie de conformité.

Implications financières

La mise en œuvre et le maintien d'un programme de conformité entraînent à la fois des coûts directs, tels que les logiciels et le personnel, et des coûts indirects, tels que le temps consacré aux activités de conformité comme la formation continue. Toutefois, les coûts liés au non-respect des exigences réglementaires sont généralement bien plus élevés.

Résistance au changement

Les organisations auront une certaine résistance au changement. En veillant à ce que les nouvelles politiques soient clairement comprises, on peut aider les employés à s'adapter plus facilement aux nouvelles exigences. Il est essentiel de gérer avec soin les changements de responsabilités individuelles et la courbe d'apprentissage des nouveaux systèmes afin que les employés soient facilement intégrés. Prophix One fournit la puissance dont les équipes financières et de conformité ont besoin pour rester conformes, facilitant ainsi l'adhésion des employés et de la direction.

Évolution des réglementations

Les réglementations sont en constante évolution et les équipes chargées de la conformité doivent constamment se tenir au courant. De nombreux outils de conformité mettent automatiquement à jour et informent les équipes lorsque des changements surviennent. Il est essentiel de s'assurer que les équipes disposent du temps et des outils nécessaires pour maintenir la conformité au fur et à mesure qu'elle évolue afin d'éviter tout problème.

Exemples de pratiques et de cadres de conformité financière

Il existe un certain nombre de pratiques et de cadres de conformité existants et généralement acceptés que les organisations peuvent utiliser et intégrer dans leur stratégie de conformité globale.

• Conformité en matière delutte contre le blanchiment d'argent (AML) : Les institutions financières mettent en œuvre des programmes de lutte contre le blanchiment d'argent qui comprennent le contrôle préalable des clients, la surveillance des transactions et le signalement des activités suspectes aux autorités de réglementation. Par exemple, JPMorgan Chase a établi des protocoles complets pour identifier et signaler les activités potentielles de blanchiment d'argent.

• Normes d'informationfinancière comme les GAAP et les IFRS : les pratiques comptables généralement acceptées (GAAP) et les normes internationales d'information financière (IFRS) sont deux modèles de conformité qui fournissent un cadre aux équipes comptables et financières aux États-Unis et à l'étranger.

• Conformité à laloi Sarbanes-Oxley (SOX) : Cette loi régit l'information financière et la conduite des sociétés américaines cotées en bourse. Elle exige des contrôles internes, des rapports réguliers et une gestion de la divulgation financière, interdit les délits d'initiés et certifie les états financiers.

• Conformité fiscale comme le pilier 2 de l'OCDE: cette politique relativement nouvelle établit un impôt minimum mondial pour les sociétés multinationales.

• Respect de la protection des données et de la vie privée: Cet ensemble de principes permet de définir différentes données et de les protéger. La confidentialité des données définit qui est autorisé à y accéder, tandis que la protection des données est un ensemble de pratiques et de politiques qui limitent l'accès aux données.

Atteindre la conformité financière avec Prophix

La conformité financière est un objectif en perpétuel mouvement. Les organisations et les marchés évoluent, la conformité aussi. Pour rester à jour, il faut une stratégie solide et une équipe disposant des outils nécessaires pour maintenir cette stratégie agile. Un comportement conforme commence au sommet de la hiérarchie, et la formation doit être mise à jour et régulièrement répétée pour tenir compte des changements ou de l'évolution des réglementations. Sans conformité, une organisation est vulnérable aux abus et aux erreurs financières, ce qui met en péril sa réputation et ses bénéfices.

Ces tâches ne peuvent être accomplies facilement sans une collaboration entre de nombreux départements, et une plateforme unifiée de gestion de la performance financière, comme Prophix One, peut y contribuer. Grâce à l'intégration et à l'automatisation des données financières, vous pouvez facilement collaborer avec toutes les parties prenantes. Grâce à un outil rationalisé, les exigences sont satisfaites à temps, à chaque fois.