Qu'est-ce que la budgétisation incrémentale ?

La budgétisation progressive est l'une des principales méthodes de budgétisation.

Le principe est simple et efficace : votre budget actuel fonctionne bien. Pourquoi changer ce qui fonctionne bien ? Il suffit de l'ajuster.

Cette méthode s'apparente davantage à une maintenance budgétaire qu'à la création d'un nouveau budget. Pour de nombreuses entreprises dotées d'équipes financières réduites, il s'agit d'une proposition attrayante.

Mais comment procéder à une budgétisation incrémentielle ? Et comment se compare-t-elle aux autres méthodes de budgétisation ?

C'est précisément ce que nous allons aborder dans cet article.

Qu'est-ce que la budgétisation incrémentale ?

La budgétisation incrémentielle est une méthode de budgétisation qui consiste à apporter des ajustements - des incréments - au budget de l'année précédente. Les équipes chargées de l'établissement du budget y parviennent généralement en augmentant les allocations budgétaires pour tenir compte de l'augmentation des coûts due à l'augmentation des taux, à l'inflation, etc.

Contrairement à d'autres méthodes de budgétisation telles que la budgétisation base zéro, la budgétisation incrémentale présente l'avantage d'être plus rapide à mettre en œuvre. En ce sens, la budgétisation incrémentielle est une alternative majeure à la budgétisation à base zéro.

La budgétisation incrémentielle peut être utilisée dans un grand nombre d'applications différentes, notamment dans le secteur financier des entreprises, le secteur public, les organisations à but non lucratif et les petites et moyennes entreprises, que nous aborderons plus loin. Tout d'abord, examinons les raisons pour lesquelles les entreprises établissent des budgets progressifs.

Pourquoi les entreprises créent-elles des budgets additionnels ?

Les entreprises créent des budgets progressifs parce que la méthode de budgétisation progressive est simple et cohérente.

Comme nous le verrons, cette méthode est optimale lorsqu'il n'y a pas d'énormes changements à l'horizon. Une startup a moins de chances d'utiliser un budget progressif ; en revanche, un fabricant ou une entreprise de commerce électronique peuvent être plus enclins à l'utiliser.

Pourquoi est-il important de comprendre la budgétisation progressive ?

Il est important de comprendre la budgétisation incrémentielle car c'est la plus intuitive des méthodes de budgétisation. La budgétisation incrémentielle incarne l'aphorisme "Si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas" en tant que processus budgétaire : elle part du principe que le budget de l'année précédente était correct et qu'il n'y a que des ajustements à faire.

Bien que cela soit certainement vrai dans certains cas, les budgets bénéficient souvent d'un regard plus critique. Le fait de nommer le phénomène d'ajustement du budget permet aux équipes de choisir plus consciemment de suivre le processus ou de choisir autre chose.

Quand est-il préférable d'utiliser un budget progressif ?

Il est préférable d'utiliser un budget progressif lorsque le budget de l'année précédente était plus ou moins correct et qu'il n'y a pas d'événements connus à venir qui nécessiteraient une modification du budget.

Avantages de la budgétisation incrémentielle

En plus d'être simple et donc rapide à préparer, la budgétisation incrémentale présente de nombreux avantages.

Facile à préparer

Les budgets progressifs sont faciles à préparer. La majeure partie du travail a déjà été effectuée - le budget de base a été établi l'année dernière. À partir de là, les équipes financières n'ont plus qu'à analyser les écarts par rapport à ce budget et à ajuster le nouveau budget pour corriger ces écarts.

Cohérence et stabilité opérationnelle

Les chefs de service apprécient les budgets progressifs parce qu'ils savent à quoi s'attendre et comment allouer leurs ressources. Cela suppose, une fois encore, une dépense optimale de leur part.

Cette cohérence conduit à la stabilité opérationnelle : en l'absence de fluctuations importantes du budget, les chefs de service n'ont pas besoin de réduire ou de diminuer leurs activités. En d'autres termes, comme peu de choses changent, il n'y a pas grand-chose qui va mal à cause des changements.

Rentabilité

Les budgets progressifs sont rapides à préparer, ce qui les rend également plus rentables.

Selon certains, une grande partie du travail effectué par les services financiers peut être considérée comme du gaspillage : pourquoi élaborer un nouveau budget à partir de zéro alors que le budget précédent était déjà à 80 % de son objectif ?

Pour certaines entreprises, cet argument n'est pas acceptable : leur tolérance au risque est trop faible, leurs finances sont trop serrées ou leurs objectifs de croissance sont trop agressifs. Mais pour d'autres entreprises, c'est parfaitement logique et c'est un excellent moyen de libérer du temps pour les prévisions, la modélisation, la conformité et les autres activités dont l'équipe financière est responsable.

Réduction de la rivalité interne entre les responsables de budget

Il y a très peu de politique interne au cours d'un processus de budgétisation incrémentielle. Comme vous utilisez le budget de l'année précédente comme base, le pourcentage important de la répartition par département a déjà été décidé.

Cela signifie que les responsables de département consacreront moins de temps et d'énergie à l'obtention d'une plus grande part du gâteau et défendront plutôt les intérêts de leur propre département. Il ne s'agit plus de dire "vous donnez trop aux ventes", mais plutôt "le marketing a besoin d'un peu plus pour les initiatives X, Y et Z"

Les changements sont faciles à suivre

Comme vous utilisez le budget de l'année précédente comme base, tout changement d'une année sur l'autre est très facile à suivre et à trouver.

Bien entendu, plus vous manipulez le budget - en ajoutant des départements, des catégories et autres - plus il devient difficile de suivre les changements. Mais dans ce sens, vous pouvez simplement passer à une catégorie plus large et comparer à ce niveau.

Stabilité et prévisibilité

Étant donné que la budgétisation incrémentielle consiste à ajuster les données historiques d'un certain pourcentage pour créer un nouveau budget, elle est idéale pour maintenir la stabilité et améliorer la prévisibilité de vos résultats financiers, ce qui facilite la prévision des dépenses et des recettes futures.

Se concentrer sur les activités de base

En utilisant les données de l'année précédente pour établir le budget, la budgétisation incrémentale réduit la nécessité d'une refonte complète du budget. Cela permet aux organisations de se concentrer davantage sur leurs activités principales plutôt que de passer trop de temps sur le processus de budgétisation

Inconvénients de la budgétisation incrémentale

Si la budgétisation incrémentielle a de nombreuses raisons d'être recommandée, il existe des cas réels où elle n'est pas le meilleur choix. Examinons quelques-unes de ses limites.

Favorise les dépenses excessives

Parce que vous utilisez le budget de l'année précédente comme base, le processus de budgétisation incrémentielle peut favoriser les dépenses excessives, car il laisse passer de fausses hypothèses.

Par exemple, supposons que vous ayez dépassé le budget du département marketing d'un million de dollars. Il décide de dépenser cette somme en publicités, ce qui ne donne pas le retour sur investissement escompté.

Sans une analyse détaillée, il est possible que le département marketing reçoive encore plus d'argent l'année suivante, conformément au processus de budgétisation incrémentielle.

Autre scénario connexe : parce que les responsables de département veulent augmenter leur budget, ils risquent de dépenser plus d'argent pour "prouver" qu'ils ont besoin de plus d'argent. S'il n'est jamais bon de soupçonner les chefs de service et les responsables de budget de ne pas avoir à cœur l'intérêt général de l'entreprise en dépensant trop, il n'en reste pas moins que c'est au service financier qu'il incombe d'assurer la gestion du budget. Les dépassements de budget sont un réel danger pour tout processus budgétaire paresseux, et pas seulement pour la budgétisation incrémentale.

Encourager le relâchement budgétaire et l'inefficacité

Étant donné que la budgétisation incrémentale tend à être une affaire plus rapide et plus simple, il y a plus de chances qu'un budget excédentaire ou des fonds mal gérés soient approuvés dans le cadre du nouveau budget.

Décourager l'innovation

Malheureusement, la nature même de la budgétisation progressive décourage l'innovation. Étant donné que le budget précédent sert de base, il n'y a pas beaucoup de place pour les nouvelles idées.

Cela se répercute sur les chefs de service : à moins que l'augmentation du budget ne soit suffisante pour que les chefs de service investissent dans quelque chose de nouveau, cette méthode de budgétisation les en dissuade activement, car leurs fonds ont déjà été alloués.

En outre, cette méthode peut entraîner une certaine discorde entre le besoin d'agilité d'une entreprise et son besoin de disposer d'un budget annuel.

Ne tient pas compte des changements et des facteurs externes

À moins qu'il n'y ait déjà une caisse noire dans le budget, le résultat net du processus de budgétisation incrémentielle est que le budget n'est pas adapté pour réagir aux changements du marché.

Une stratégie que les équipes financières peuvent utiliser pour résoudre ce problème consiste à ajouter une caisse noire au budget, qui sera allouée comme le département financier le juge nécessaire tout au long de l'année. Toutefois, cette solution présente des avantages et des inconvénients : mettre de côté de grandes quantités de liquidités pour une caisse noire est un luxe, et il y a toujours le coût d'opportunité d'utiliser ces liquidités pour quelque chose qui a un impact plus évident.

Une analyse limitée

Un dernier problème de la budgétisation incrémentale est qu'elle décourage l'équipe de budgétisation de procéder à une analyse approfondie des finances de l'entreprise. Il s'agit là de la racine de bon nombre des problèmes évoqués précédemment - une analyse limitée est à l'origine de l'apparition d'un relâchement budgétaire et de dépenses excessives.

Où peut-on utiliser la budgétisation incrémentale ?

Examinons maintenant quelques cas d'utilisation de la budgétisation incrémentale, y compris les secteurs et les scénarios où elle est la plus efficace.

Application à la finance d'entreprise

Les grandes entreprises comptant de nombreux services peuvent utiliser la budgétisation incrémentielle pour rationaliser le processus d'élaboration du budget. En permettant à chaque service d'ajuster son budget de l'année précédente d'un certain pourcentage, vous pouvez éliminer une grande partie des allers-retours qui sont courants avec d 'autres approches de budgétisation. La budgétisation incrémentale permet également de maintenir la cohérence de la planification financière entre les départements, ce qui peut être bénéfique pour les objectifs stratégiques à long terme.

Utilisation dans le secteur public et les organisations à but non lucratif

Les entreprises du secteur public et à but non lucratif ont généralement des dépenses prévisibles et fonctionnent selon des contraintes budgétaires strictes, ce qui fait de la budgétisation incrémentale une approche idéale pour gérer des ressources limitées. La budgétisation incrémentale peut également contribuer à garantir la conformité avec les exigences réglementaires et les lignes directrices en matière de financement.

Petites et moyennes entreprises (PME)

Les petites et moyennes entreprises disposant d'une trésorerie stable et d'une direction solide peuvent utiliser la budgétisation incrémentale pour ajuster progressivement leurs plans financiers sur la base de leurs performances passées. Pour ces entreprises, un budget progressif peut contribuer à l'allocation efficace des ressources sans nécessiter d'analyse financière complexe et aider à la gestion des risques.

Comment créer un budget additionnel ?

Comment créer un budget additionnel ? C'est assez simple. En gros, voici les trois étapes à suivre.

1. Rassemblez vos finances de l'année précédente

Rassemblez toutes vos finances de l'année précédente dans un seul document. Il est préférable de procéder à une analyse des écarts budgétaires afin d'être bien préparé pour l'étape suivante.

2. Ajustez votre nouveau budget sur la base des enseignements tirés de l'année ou des années précédentes

Vous devez maintenant suivre les résultats de votre analyse des écarts budgétaires et procéder aux ajustements nécessaires pour créer le budget de la nouvelle année.

Veillez à anticiper les tendances et à réfléchir au plan global de l'entreprise, si possible. Certaines augmentations ou diminutions peuvent être plus importantes que d'autres sur la base des données dont vous disposez cette année. La consultation du plan stratégique de l'entreprise est un excellent moyen de s'assurer que les changements apportés au budget sont conformes aux objectifs de croissance globale de l'organisation.

3. Suivre les changements d'une année sur l'autre

Enfin, vous devez suivre les changements d'une année sur l'autre. Cela est utile pour plusieurs raisons : tout d'abord, cela vous permet de revenir sur les années précédentes et de voir l'équilibre des allocations budgétaires, ce qui peut constituer un point de référence précieux pour reproduire les activités de l'année fiscale en question.

Deuxièmement, cela vous aide à raconter une histoire avec vos chiffres : si le NDR augmente régulièrement parce que vous augmentez le budget de l'équipe chargée de la réussite des clients et du marketing, c'est un argument pour procéder à des ajustements plus judicieux dans les années à venir.

Facteurs à prendre en considération avant de mettre en œuvre la budgétisation incrémentielle

Vous êtes prêt à choisir une méthode de budgétisation pour votre entreprise ? Voici une liste de contrôle pour évaluer si la budgétisation incrémentielle correspond à vos objectifs :

1. Vous cherchez à rationaliser votre processus de budgétisation, en permettant aux collaborateurs de créer plus facilement leurs propres budgets sur la base d'augmentations ou de diminutions prédéterminées.
2. Votre organisation est stable, en ce sens que vous pouvez prévoir avec une relative certitude vos recettes, vos dépenses et les changements à venir.
3. Vous voulez une méthode budgétaire qui soit rentable et qui vous permette de consacrer plus de temps à la modélisation financière et aux prévisions.
4. Vous souhaitez éliminer les politiques internes en allouant la même augmentation budgétaire à chaque service, ce qui leur permet de se concentrer sur l'utilisation efficace de leurs ressources.
5. Vous avez besoin d'un moyen simple de suivre les changements d'une année sur l'autre, avec un minimum de nouvelles données ou de révisions.
6. Vous disposez de données financières historiques fiables, car la budgétisation incrémentale s'appuie fortement sur les performances passées pour établir les budgets futurs.
7. Votre culture organisationnelle soutiendra une approche budgétaire qui met l'accent sur la stabilité et la prévisibilité plutôt que sur l'innovation et la flexibilité.

Alternatives à la budgétisation incrémentale

Comment la budgétisation incrémentielle se situe-t-elle par rapport aux autres méthodes de budgétisation ? Bien que la budgétisation incrémentielle présente des avantages et des inconvénients, il est utile de la comparer à d'autres méthodes de budgétisation.

Budgétisation incrémentielle et budgétisation base zéro

La budgétisation incrémentielle et la budgétisation base zéro peuvent être considérées comme deux méthodes diamétralement opposées.

Avec la budgétisation progressive, vous ne partez pas de zéro, comme l'indique le nom de la budgétisation base zéro. Au contraire, vous partez d'une base qui est à 80 % du chemin parcouru et qui ne nécessite que quelques ajustements. Le budget base zéro doit être construit à partir de zéro.

La budgétisation progressive est donc beaucoup plus rapide que la budgétisation base zéro.

Cependant, la budgétisation base zéro résout tous les inconvénients rencontrés par les équipes qui utilisent l'approche de la budgétisation incrémentale. Les dépenses excessives, la marge de manœuvre budgétaire et l'analyse limitée ne sont pas des préoccupations pour l'équipe qui utilise l'approche de la base zéro. De même, l'innovation et les facteurs externes sont au premier plan dans l'esprit de l'équipe qui utilise la budgétisation base zéro, étant donné que l'élaboration du budget à partir de zéro exige beaucoup plus de considération.

Budgétisation progressive et budgétisation par activités

La budgétisation incrémentielle est similaire à la budgétisation par activités, et l'on peut dire que la budgétisation incrémentielle est un sous-ensemble de la budgétisation par activités.

La budgétisation par activités est un processus de budgétisation dans lequel les activités qui engendrent des coûts sont enregistrées, analysées et étudiées. À partir de là, l'équipe financière élabore un budget basé sur une analyse détaillée de ces activités.

Il s'agit d'un processus beaucoup plus rigoureux que la budgétisation incrémentale et qui correspond mieux aux activités réelles d'une entreprise.

La budgétisation par activités présente également l'avantage de resserrer les marges de manœuvre budgétaires, puisque les fonds ne sont alloués qu'aux activités de l'entreprise. L'équipe financière et les chefs de service ayant ainsi la possibilité d'examiner ces activités, les activités superflues ou inefficaces seront théoriquement éliminées.

Budgétisation incrémentale et budgétisation de la proposition de valeur

La budgétisation en fonction de lavaleur, également appelée budgétisation basée sur les priorités, consiste à analyser et à justifier la valeur de chaque élément d'une liste de dépenses. Comparée à la budgétisation incrémentale, la budgétisation en fonction de la valeur prend beaucoup plus de temps, mais elle permet d'éliminer les dépenses excessives et les marges de manœuvre budgétaires.

Cela dit, l'établissement du budget en fonction de la valeur peut déraper en fonction des personnes présentes à la table de budgétisation. Il est donc important, lorsque l'on suit un processus de budgétisation de la proposition de valeur, de veiller à ce que les équipes soient en phase avec la mission et les objectifs globaux de l'entreprise.

Conclusion : La budgétisation incrémentale convient-elle à votre organisation ?

Vous savez maintenant tout sur la budgétisation incrémentielle. Ce qu'elle est, comment elle fonctionne, pourquoi vous pourriez l'utiliser, ce qu'il faut éviter et comment elle se compare à d'autres méthodes de budgétisation.

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