Prévisions glissantes : Chris Ortega explique le pourquoi, le quoi et le comment

Quel est le point commun entre les départements financiers des grandes entreprises ? Des prévisions glissantes. D'après les résultats de notre enquête mondiale auprès de plus de 500 responsables financiers, les entreprises qui utilisent des prévisions glissantes sont plus susceptibles de surpasser celles qui utilisent des prévisions trimestrielles, en particulier en ce qui concerne leur capacité à actualiser rapidement les prévisions. Passer d'une prévision trimestrielle à une prévision glissante peut sembler décourageant, surtout lorsqu'il s'agit de convaincre la direction de l'entreprise. Ou même à votre propre équipe. Pour vous aider à faire face aux changements de processus, de procédures et de technologies, nous nous sommes entretenus avec Chris Ortega, l'une des 10 meilleures voix du monde dans les domaines de la comptabilité, de la finance et de la F&PA. Lisez la suite pour en savoir plus.

Qu'est-ce qu'une prévision glissante ?

Une prévision glissante consiste à avancer continuellement l'horizon temporel. Une approche typique des prévisions glissantes consiste à ajouter un mois à la fin de la prévision pour chaque mois qui passe. "Il s'agit d'utiliser les informations les plus récentes dont vous disposez dans votre entreprise pour vous projeter dans l'avenir", explique Chris. L'avantage est que vous avez toujours le même nombre de mois devant vous et que les données sont continuellement mises à jour sur la base des dernières informations dont dispose l'entreprise.

Avantages des prévisions glissantes

Selon Chris, les prévisions glissantes permettent "d'informer l'entreprise sur ce qui se passe dans la réalité et de modifier les perspectives à 6, 12 et 18 mois de l'entreprise" Les prévisions glissantes fournissent également une perspective sur les activités actuelles de l'entreprise. Chris explique cela comme "... la capacité de faire le lien entre ce que nous voyons pour l'entreprise et ce que nous exécutons aujourd'hui"

Trouver une technologie configurable

Selon Chris, la meilleure technologie pour les prévisions glissantes n'a pas besoin d'être adaptée à votre entreprise. "Je pense que la chose la plus importante est de s'assurer que vous trouvez la technologie qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise", dit-il. "Je vois trop souvent des organisations et des équipes de différents secteurs d'activité essayer d'adapter leurs processus à une technologie "Vous n'aurez pas toujours les processus, les procédures et les points de données nécessaires pour qu'une technologie corresponde parfaitement à votre activité", explique Chris. "C'est l'erreur fondamentale que commettent beaucoup d'équipes comptables et financières lorsqu'elles mettent en œuvre une technologie de prévisions glissantes... Elles essaient de personnaliser la technologie pour qu'elle s'adapte à leur activité. Elles essaient de personnaliser la technologie pour l'adapter à leur activité." Chris pense que cela rend le processus plus compliqué qu'il ne devrait l'être. Il note que les éditeurs de logiciels passent beaucoup de temps à s'assurer que leur technologie fonctionnera dans toutes les entreprises. "Ils l'ont vu. Ils l'ont fait. Ils ont travaillé dans différents secteurs. Essayez donc de trouver une technologie qui soit configurable pour votre entreprise, et non pas personnalisée pour votre entreprise Chris recommande également d'effectuer des recherches auprès de sources fiables telles que TrustRadius et G2: "Cela permet de savoir qui sont les leaders, les visionnaires, et de disposer d'informations très détaillées sur les tendances, les faiblesses, la facilité d'utilisation et une foule d'autres facteurs à prendre en compte pour la mise en œuvre d'un outil de prévision glissante au sein de votre équipe comptable et financière." Lorsque vous évaluez une technologie, assurez-vous de choisir une solution qui répondra à l'évolution des besoins de votre entreprise :

• Basée sur l'informatique en nuage pour faciliter la communication et la collaboration
• Prise en charge des processus automatisés
• Connectivité et compatibilité avec le reste de votre pile technologique
• Provenant d'un fournisseur de confiance ayant fait ses preuves

Questions à poser pour lancer votre processus de prévisions glissantes

"Beaucoup d'équipes sont tellement réactives dans leur façon d'envisager leur activité. L'une des façons dont les responsables financiers peuvent commencer à évoluer vers un modèle de prévisions glissantes consiste à définir concrètement leurs processus", explique Chris. Cela implique de répondre à certaines questions fondamentales :

• Quels sont les processus opérationnels qui influencent vos perspectives ?
• Quels sont les indicateurs clés de performance (ICP) qui déterminent l'avenir de votre entreprise ?
• Que disons-nous que nous allons faire et comment allons-nous le faire ?

3 pièges dans l'adoption des prévisions glissantes

Alors, où les gens s'enlisent-ils dans l'adoption de prévisions glissantes ? Chris nous a présenté trois domaines clés et ce que les responsables financiers devraient faire pour maintenir le processus en marche.

1) Trop d'indicateurs de performance clés

"Les gens mesurent trop d'indicateurs de performance clés (KPI)", déclare Chris. "Comment une entreprise peut-elle avoir 15 éléments différents à mesurer dans les perspectives d'avenir et 15 hypothèses de modèle différentes dans ses prévisions glissantes ? C'est beaucoup trop Chris recommande plutôt aux entreprises de se concentrer sur les quatre à six indicateurs clés de performance qui auront le plus d'impact sur l'entreprise à l'avenir.

2) Une mauvaise compréhension des moteurs de l'entreprise

Selon Chris, il ne suffit pas de maîtriser les fonctions comptables et financières traditionnelles telles que la gestion du grand livre, les écritures de journal et les amortissements. "En tant qu'équipes comptables et financières, nous connaissons les chiffres. Mais il faut comprendre l'entreprise. Il faut comprendre ce qui génère des revenus, ce qui génère des coûts, ce qui génère des liquidités, ce qui génère une marge client et ce qui génère des prospects", explique Chris.

3) Un horizon temporel trop lointain

Un autre piège, selon Chris, est d'essayer de faire des prévisions trop lointaines. "En règle générale, il est préférable de disposer d'un modèle de prévision glissant sur une période de 12 mois au maximum", explique-t-il. Plus on s'éloigne du jour présent, plus la précision des prévisions diminue. Et bien que vous puissiez avoir une direction précise à 18 ou 24 mois, les chiffres ne seront pas précis. Avec les prévisions glissantes, l'objectif est la précision. Chris précise : "Vous devriez avoir ... 90 à 97 % de certitude que c'est ce que vous verrez dans l'entreprise au cours des trois à six prochains mois." En vous concentrant sur cette période de 12 mois, vous augmenterez votre précision.

3 façons d'améliorer vos efforts actuels en matière de prévisions glissantes

Chris a également proposé trois façons dont les responsables financiers peuvent optimiser leurs efforts actuels en matière de prévisions glissantes.

1) Impliquer les parties prenantes de l'ensemble de l'organisation

Les prévisions glissantes ont le pouvoir d'informer et de façonner l'entreprise, mais si les gens ne s'investissent pas dans le processus de prévision, ils risquent de ne pas faire confiance aux résultats. "Ne faites pas de vos prévisions glissantes un exercice purement financier", explique Chris. "Il ne faut pas que la comptabilité et les finances se contentent de produire des prévisions glissantes sur 3, 6, 9, 12 ou 18 mois Chris suggère que les ventes, le marketing et les autres secteurs opérationnels se sentent concernés par le processus.

2) Aidez votre équipe à comprendre la valeur de la technologie

La technologie FP&A peut faciliter l'adoption des prévisions glissantes. Mais votre équipe financière peut considérer les nouveaux investissements technologiques - et en particulier les nouveaux processus automatisés - comme une menace pour leur emploi. Chris explique qu'il est essentiel d'insister en permanence sur la valeur ajoutée des prévisions glissantes et sur la manière dont elles peuvent simplifier le travail des employés - et rendre l'équipe financière plus utile à l'organisation. "Vous voulez vraiment que vos collaborateurs participent aux activités à forte valeur ajoutée d'un modèle de prévisions glissantes", explique Chris. Pour lui, les activités à forte valeur ajoutée tournent autour de ce qu'il appelle les quatre C : Collaboration, connexion, communication et clarté. Faites savoir à votre équipe que l'automatisation ne signifie pas la fin de son travail, mais qu'elle lui permet de se concentrer sur l'orientation de l'entreprise.

3) Commencez à suivre les erreurs de prévision

"Je pense que trop souvent, les gens mettent en œuvre des prévisions glissantes et se disent qu'ils ont fait du bon travail en examinant l'activité pour les 12 mois à venir, sans vraiment tirer de leçons des données au fur et à mesure qu'ils avancent", explique Chris. "Une façon de vraiment améliorer vos processus autour des prévisions glissantes est de mettre en place des erreurs de prévision, de les mesurer, de les suivre et de s'assurer que votre équipe est très précise en ce qui concerne les écarts et les erreurs dans l'entreprise Pour déterminer votre erreur de prévision, comparez vos projections à vos résultats réels sur une base mensuelle. Vous pourrez ainsi vérifier la précision de votre modèle et procéder aux ajustements nécessaires. Selon Chris, les équipes très performantes devraient s'efforcer d'obtenir une marge d'erreur inférieure à 3 % chaque mois et à 5 % pour le trimestre. Si vous atteignez ce niveau de précision, vous pouvez dire à l'entreprise : "Je suis rassuré et confiant dans les prévisions que je fais. Parce que je connais nos marges, notre erreur de prévision est de +/- 5 %. Nous sommes précis dans nos indicateurs clés de performance. Nous sommes précis dans la manière dont nous communiquons la clarté à l'entreprise. Nous sommes précis dans la direction que nous prenons avec l'entreprise"

En route vers plus de précision et d'agilité

Notre enquête a révélé que les prévisions glissantes sont l'une des trois capacités essentielles des principaux départements financiers. Bien que le changement demande du temps et des efforts, les avantages en termes de précision et d'agilité en valent la peine. Consultez les résultats complets de l'enquête FSN pour découvrir toutes les raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin de prévisions glissantes. Pour en savoir plus sur Chris, suivez-le sur LinkedIn et Twitter.