Produits CPM : un voyage dans l'inconnu ?

C'est paradoxal : les solutions professionnelles de CPM (gestion des performances de l'entreprise) ne sont plus depuis longtemps une affaire d'initiés, car elles ont fait leurs preuves dans la pratique au fil des ans. Pourtant, certaines entreprises préfèrent attendre et continuer à se contenter d'Excel. Christian Fuchs, analyste chez BARC, explique d'où vient cette hésitation et quelles en sont les conséquences.

Notre monde évolue plus vite que prévu. Ce qui était considéré comme une valeur sûre hier peut déjà être obsolète demain. Pour rester dans la course, les entreprises doivent donc répondre à des exigences de plus en plus élevées. Cela s'applique en particulier à la rapidité, à la prévoyance et à l'agilité de la gestion d'entreprise.

Que faut-il donc faire ? Les entreprises les plus performantes relèvent ce défi à l'aide de solutions CPM intégrées et excellent grâce à une visibilité et un contrôle accrus de leurs processus de planification et de gestion. Tout le monde le sait désormais : de plus en plus de décideurs reconnaissent l'importance croissante du CPM et veulent prendre le train en marche.

Cependant, bien qu'elles se rendent compte que le CPM assisté par logiciel est essentiel à la gestion et à la gouvernance modernes des entreprises, beaucoup d'entre elles hésitent à s'engager dans un tel projet en raison des dépenses et des risques qu'il implique.

La plupart des inquiétudes sont infondées

Les décideurs qui n'ont jamais été impliqués dans des projets de CPM auparavant (par exemple chez un employeur précédent) sont confrontés à un défi majeur : ils ont souvent des attentes claires quant aux avantages qui en résulteront, mais l'approche à adopter et l'étendue du projet de sélection et de mise en œuvre constituent une grande inconnue. Dans la pratique, cette combinaison de facteurs conduit souvent à une surestimation des projets en termes de portée et de complexité, car il est très difficile de les évaluer sans l'expertise nécessaire. Dans le pire des cas, un projet peut être déclaré irréalisable avant qu'un expert ne soit en mesure d'évaluer correctement la situation.

De même, une définition imprécise du projet peut entraîner l'échec de l'introduction du CPM. Si, par exemple, un projet est lancé au sein du service de contrôle de gestion sans qu'une analyse des besoins n'ait été effectuée au préalable dans les autres services, y compris l'informatique, cette omission se répercute souvent sur le déroulement ultérieur du projet.

La bonne nouvelle : ce n'est pas aussi grave qu'il n'y paraît.

Pour le processus de sélection du logiciel, il faut généralement compter entre 3 et 6 mois. Pour que cette première étape extrêmement importante soit couronnée de succès, je vous recommande de lire mes conseils pour un projet de sélection bien préparé et la liste des plus grosses erreurs, afin de savoir à quoi vous attendre.

Vient ensuite le projet de mise en œuvre de la solution sélectionnée. Les résultats de l'enquête BARC Planning Survey 18 montrent que les implémentations CPM de taille moyenne peuvent généralement être réalisées en 2 à 6 mois (voir figure 1). Cela signifie qu'un projet complet de sélection et de mise en œuvre de CPM - c'est-à-dire du début du projet au déploiement - peut être réalisé en 5 à 12 mois. Il ne s'agit donc certainement pas du projet monstre que certains semblent envisager.

[caption id="attachment_26766" align="aligncenter" width="726"]

Figure 1 : Durée de la mise en œuvre, de l'achat du logiciel au déploiement initial (source : BARC "The Planning Survey 18", n=442)[/caption]

La recommandation est toujours la suivante : "Voyez grand, commencez petit". Une période de projet gérable est un facteur essentiel pour la sélection et la mise en œuvre réussies d'une solution de CPM. Par conséquent, concentrez-vous sur des aspects partiels de votre tâche globale afin de générer des "gains rapides". Ceux-ci ne créent pas seulement l'acceptation, mais servent également de marketing interne pour le projet. En règle générale, plus la période de sélection et de mise en œuvre est courte, plus le bénéfice direct de votre projet est élevé et plus il est probable que le projet soit achevé dans les délais et le budget impartis.

Pourquoi le temps presse - y compris dans votre entreprise

Alors que le CPM est (à juste titre) un territoire largement nouveau pour de nombreux décideurs, Excel est souvent le contraire : vous vous connaissez depuis longtemps, vous avez vécu beaucoup de choses ensemble, et c'est pourquoi vous êtes peut-être même un peu sentimental. Bien que cela soit compréhensible sur le plan humain, cela nuit considérablement à l'objectivité. Alors qu'Excel peut certainement être une solution viable pour les petites entreprises, par exemple pour couvrir la budgétisation, dès qu'une organisation atteint une certaine taille - et avec elle des exigences plus élevées et une complexité accrue - Excel devient rapidement un problème parce qu'il n'a tout simplement pas été conçu pour répondre aux besoins croissants de CPM des entreprises de taille moyenne au XXIe siècle.

Aussi confortable que puisse être la persistance des processus existants, elle n'est rien d'autre qu'une stagnation. Dans un monde qui impose chaque jour de nouvelles exigences aux entreprises, ce maintien du statu quo vous fait reculer un peu plus à chaque seconde qui passe. La distance avec les concurrents qui suivent le rythme des évolutions ne cesse donc de s'accroître.

Outre ses défauts connus (susceptibilité aux erreurs, incohérences, effort manuel élevé, etc.), Excel suscite également le mécontentement de ses utilisateurs, ce que confirment notamment les résultats de l'actuelle BARC Planning Survey 18. La grande majorité des utilisateurs qui utilisent des solutions CPM spéciales les recommanderaient également. En revanche, la défense d'Excel est beaucoup plus discrète (figure 2).

[caption id="attachment_26767" align="alignnone" width="1000"]

Figure 2 : Recommanderiez-vous votre outil de planification à d'autres entreprises ? (source : BARC "The Planning Survey 18") Solutions de planification spécialisées (n=861) vs. Excel (n=171)[/caption]

Conclusion

L'inquiétude n'est pas fondée : Les projets CPM d'aujourd'hui n'ont rien de sorcier et peuvent généralement être menés à bien beaucoup plus rapidement qu'on ne le craignait. Ne vous laissez donc pas déstabiliser par la complexité du sujet et le large éventail de solutions - l'abondance des options a également un effet positif : il existe généralement sur le marché une solution adaptée à chaque exigence concevable. Vous avez donc toutes les chances de trouver ce que vous cherchez. Par ailleurs, discutez avec d'autres personnes qui ont été confrontées au même défi et qui l'ont relevé avec succès. Vous pourrez ainsi apprendre des erreurs des autres et économiser du temps et des ressources.

Mais avant tout, il y a une chose que vous ne devez pas oublier : en fin de compte, c'est à vous de décider si votre entreprise utilise le CPM et se prépare pour l'avenir - ou si elle attend et tente de maintenir le statu quo aussi longtemps que possible. Cette dernière option est peut-être plus pratique à court terme, mais elle n'est certainement pas la meilleure.