Planifier dans l'incertitude

Les logiciels de planification et d'analyse financière (FP&A) sont une catégorie de logiciels d'entreprise (B2B) reconnue par la plupart des analystes. Cette catégorie de logiciels permet aux entreprises de dépasser les limites des feuilles de calcul et d'effectuer la planification, le reporting et l'analyse financière plus facilement et en collaboration. Elle est également appelée logiciel de gestion de la performance de l'entreprise (CPM), de gestion de la performance de l'entreprise (EPM) ou de gestion de la performance de l'entreprise (BPM), en fonction de l'éditeur.

Ce livre blanc examine comment la volatilité des marchés souligne la nécessité de planifier les activités et place ces changements dans le contexte d'un FP&A de pointe.

L'évolution de la planification

Il n'y a pas si longtemps, le principal (et souvent le seul) exercice de planification entrepris par une entreprise consistait à préparer le budget annuel. La budgétisation était un processus formel géré par le bureau des finances, dont le résultat était un plan détaillé au niveau du grand livre. L'équipe financière présentait le budget au conseil d'administration ou à la direction générale pour approbation et constituait, dans de nombreuses entreprises, une autorisation de dépenser. Si une dépense figure dans le budget, les cadres supposent qu'ils peuvent dépenser l'argent.

Le budget annuel était également lié à la rémunération, et les primes des départements étaient généralement basées sur la réalisation d'objectifs de revenus. Pour ce faire, il était nécessaire de calculer les écarts : atteindre 120 % du budget donnait droit à une prime plus importante que d'atteindre 110 %.

Dans cette façon de gérer une entreprise, la planification est relativement peu importante. La préparation du budget est un processus annuel qui implique principalement les responsables financiers. Les personnes extérieures au service financier sont plus préoccupées par leur rémunération variable et leur capacité à embaucher du personnel.

Mais aujourd'hui, la façon dont les entreprises planifient est en train de changer. Elles planifient de manière plus détaillée pour diverses raisons :

1. Les systèmes ERP modernes permettent d'obtenir des données plus détaillées ou "granulaires" dans le grand livre. Les transactions financières peuvent être attribuées à de nombreuses entités de reporting différentes, telles que le département, le projet, le produit, etc.
2. La granularité peut également s'étendre dans le temps. Au lieu de planifier une seule fois par an, la plupart des entreprises souhaitent produire des prévisions chaque trimestre, chaque mois ou (pour les prévisions de trésorerie) chaque semaine ou chaque jour.
3. La planification mensuelle a incité les entreprises à aller au-delà de l'exercice fiscal en cours et, chaque mois, à planifier pour les 12 mois à venir (prévisions glissantes) ou à étendre le plan au milieu de l'année pour inclure l'ensemble de l'année suivante (planification concertée).
4. Des rapports aussi détaillés peuvent s'avérer inutiles s'il n'existe pas de plan auquel les comparer. Les entreprises sont donc également incitées à planifier à un niveau plus granulaire - par projet ou par département, par exemple. Pour les coûts de personnel, cela peut signifier une planification pour chaque employé ou au niveau du poste.
5. Une planification plus fine permet d'obtenir des écarts plus significatifs : il ne s'agit pas seulement de constater que le chiffre d'affaires de l'entreprise a augmenté de 10 % au cours des douze derniers mois, mais que les coûts de l'intérim dans la région ouest sont supérieurs de 15 % aux prévisions, ou que les marges d'exploitation des douze derniers mois ont augmenté au cours des six derniers mois

Les entreprises utilisent les meilleurs logiciels de FP&A pour planifier, rapporter et analyser les données financières. Par rapport aux tableurs manuels, elles peuvent le faire non seulement de manière plus détaillée, mais aussi plus fréquemment, de sorte que les processus de planification sont plus précis et plus rapides. Cela signifie que dans des circonstances économiques "normales", les entreprises tirent d'importants avantages de l'utilisation de logiciels de gestion des finances et de l'administration.

Cependant, même avec des données détaillées et une planification fréquente, il n'est pas facile de prédire l'avenir. Les professionnels, en particulier les responsables financiers, préfèrent le plus haut degré de certitude possible - "si cela a réussi dans le passé, cela réussira dans l'avenir" - car cela maximise la probabilité de respecter les plans et les prévisions.

Faire face à l'incertitude

L'incertitude est un fléau pour les planificateurs, car elle augmente les risques liés à la gestion d'une entreprise. Les événements inattendus, tels que les récessions économiques, rendent la planification beaucoup plus difficile, mais augmentent également l'importance de pouvoir réagir aux événements inattendus en planifiant plus fréquemment.

La plupart des gens connaissent le krach de Wall Street de 1929, mais qui a entendu parler de la crise du crédit de 1772 ou de la panique de 1907 ? En réalité, les ralentissements économiques n'ont rien de nouveau et se produisent régulièrement.

La définition habituelle d'une récession est que l'économie se contracte pendant au moins deux trimestres consécutifs. Voici une liste des récessions américaines depuis les années 1960 :

Entre 1960 et 2020, les États-Unis ont connu environ 1/7^th fois l'une des neuf récessions. Chaque récession dure en moyenne environ 12 mois, mais la reprise peut facilement prendre autant de temps. Cela signifie que les effets de ces récessions et les reprises qui en découlent peuvent durer jusqu'à un tiers du temps.

Alors, comment une entreprise peut-elle se préparer au mieux aux chocs économiques ? Quelles sont les meilleures pratiques ?

Meilleures pratiques en matière de planification

En période de volatilité des marchés, l'environnement des entreprises change. La planification devient beaucoup plus importante qu'en temps normal. Avec COVID-19, les changements se sont produits rapidement et les attentes économiques semblent changer presque tous les mois. Toute entreprise rencontrera des problèmes si la "planification" se limite à la préparation du budget annuel.

Au cours de la période COVID-19, les clients de Prophix ont bénéficié de modèles financiers pour leurs activités.

En voici quelques exemples :

Planification de scénarios - L'idéal est de ne pas se contenter d'une seule "meilleure estimation", mais d'explorer de nombreux résultats potentiels, tant positifs que négatifs.

Analyse des écarts - En cas de crise financière, la comparaison de plusieurs scénarios planifiés avec ce qui se passe au niveau macro indique quel scénario est le plus probable. Ce type d'analyse permet aux cadres supérieurs de mieux comprendre ce qui se passe.

Prévisions fréquentes et opportunes - Lorsque les conditions économiques externes évoluent rapidement, il est essentiel de produire des prévisions à chaque fois que de nouvelles données sont disponibles. l'expression "en temps opportun" signifie qu'une nouvelle prévision peut être produite en l'espace de quelques jours au lieu de plusieurs semaines.

Prévisions de trésorerie - Lorsque les temps sont durs, l'argent liquide est roi. Il est essentiel de répondre aux exigences des salaires et des banques. Cela peut nécessiter une planification mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne.

Planification du personnel - La directive COVID-19 a affecté les coûts de main-d'œuvre de différentes manières. Pour de nombreuses entreprises, cela s'est traduit par des licenciements et des réductions d'effectifs. Dans d'autres, le personnel a subi des réductions de salaire, tandis que certaines entreprises ont connu une croissance rapide et ont embauché davantage de personnel. Chacun de ces résultats peut donner lieu à des changements soudains et importants dans les coûts de main-d'œuvre, y compris non seulement les salaires et les traitements, mais aussi les charges sociales et les autres dépenses.

Suivi des aides publiques - En période de récession, les aides publiques peuvent prendre différentes formes et changer presque tous les mois. Il peut s'agir, par exemple, de prêts pour l'achat d'équipements de protection individuelle (EPI), de programmes de protection des salaires ou de subventions publiques.

Planification des ventes - Certaines entreprises importent des prévisions de ventes à partir de leur logiciel de gestion de la relation client (CRM) afin de fournir des prévisions en temps quasi réel. L'évolution des habitudes de consommation des clients influencera les recettes futures et indiquera où investir les ressources.

Il n'existe pas de solution miracle. Les entreprises de différents secteurs doivent tenir compte d'informations différentes. Voici quelques exemples présentés lors de la conférence COVID-19 :

1. Les organisations à but non lucratif prévoient l'évolution de leur collecte de fonds et la manière dont cela affectera leur capacité à mettre en œuvre leurs programmes.
2. Les entreprises de construction doivent se tenir au courant des projets gouvernementaux destinés à stimuler l'économie et analyser les avantages qu'ils peuvent apporter à leur activité.
3. Les équipes sportives professionnelles planifient la date à laquelle elles pourront recommencer à jouer et la forme que cela prendra. Les recettes télévisuelles peuvent être maintenues, mais les recettes des entrées et des concessions peuvent disparaître.

Tous ces secteurs utilisent des logiciels de comptabilité et d'analyse financière pour leur planification, et ces exemples impliquent tous des changements clés dans la façon dont les entreprises planifient. Pour être efficace, leur planification doit être souple (c'est-à-dire facile à modifier) et opportune (c'est-à-dire rapide à donner les réponses).

C'est pourquoi les entreprises les mieux gérées ont une "culture de la planification", dans laquelle la planification ne dépend pas de processus fortement manuels, tels que le copier-coller de formules et de formats de feuilles de calcul. Par exemple, la création d'un nouveau scénario ou d'une nouvelle prévision est un processus reproductible qui ne devrait pas nécessiter de longues saisies manuelles. Avec les bons outils, les professionnels de la finance peuvent passer plus de temps à ajouter de la valeur à l'organisation en comprenant comment l'entreprise fonctionne.

Les outils qui soutiennent une culture de planification sont disponibles dans les solutions logicielles FP&A telles que Prophix. Les meilleures pratiques de planification exigent que le processus de planification soit souple et rapide, ce qui n'est plus seulement une aspiration mais une réalité.

L'incertitude économique n'est pas inhabituelle. Pour pouvoir gérer une entreprise en période d'instabilité économique, il faut une planification souple et opportune. Toutefois, il est important de faire la distinction entre "la planification" et "le plan".

Les entreprises ne devraient jamais suivre servilement un seul plan - c'est l'ancienne façon de planifier où le budget annuel était tout ce qui comptait. En réalité, dès qu'un plan est finalisé, il devient obsolète.

Cela ne signifie pas que la planification est une perte de temps. L'acte de planification lui-même oblige les gens à réfléchir à ce qui pourrait se produire à l'avenir et donne un aperçu des risques et des opportunités de la trajectoire d'une entreprise en période d'incertitude du marché.

Les départements financiers les mieux gérés ont une culture de la planification qui leur permet de comprendre l'activité, de réagir rapidement aux changements des facteurs externes et d'aider la direction générale à guider l'entreprise dans les périodes de turbulences.