Maîtriser la clôture financière : Un guide complet

Le processus de clôture financière a considérablement évolué depuis 2020, l'accent étant mis sur l'automatisation, l'intégration des données, les informations en temps réel et la conformité afin d'améliorer l'efficacité et la précision des rapports financiers.

Personne ne contestera le fait qu'il est essentiel de clôturer correctement les comptes pour que les organisations restent conformes, en bonne santé financière et sur une trajectoire de croissance régulière. Cependant, le processus declôture financièrepeut être l'une des tâches les plus chronophages et les plus gourmandes en ressources pour une équipe financière, ce qui cause des maux de tête à toutes les personnes impliquées.

Ce guide complet explique comment résoudre les problèmes courants liés à la clôture financière et comment rationaliser ce processus afin de libérer du temps pour se concentrer sur les priorités stratégiques.

Les points clés de la clôture financière

Si vous êtes à la recherche de quelques informations clés sur la clôture financière, voici trois des points essentiels abordés dans notre guide :

1. Le processus de clôture financière est essentiel pour garantir l'exactitude et l'intégrité des documents financiers, ce qui favorise la conformité et une prise de décision stratégique éclairée.
   
2. Une clôture financière réussie comprend une préparation claire, l'exécution du rapprochement des comptes, des contrôles de conformité et des examens post-clôture approfondis afin d'identifier les domaines à améliorer et de garantir la précision.
   
3. Prophix One, une plateforme de performance financière, améliore la clôture financière en rationalisant la collecte des données, en automatisant les processus de réconciliation et de reporting, et en favorisant la collaboration, ce qui permet d'obtenir des résultats financiers plus efficaces et plus précis.

Qu'est-ce que la clôture financière ?

Laclôture financière est un processus mensuel, trimestriel ou annuel au cours duquel les responsables financiers collectent, rapprochent, valident et analysent les transactions d'une période comptable donnée. La fonction de la clôture financière est de s'assurer que les activités financières d'une entreprise sont enregistrées et rapportées sans erreur. Cela aide les organisations à tenir des registres financiers précis, à aligner les investissements sur les objectifs stratégiques et à respecter leurs obligations financières.

Le processus de clôture financière se compose de plusieurs autres processus financiers, notamment la correspondance des transactions, le rapprochement des comptes et le reporting. Une bonne compréhension de vos données financières trimestrielles ou mensuelles peut faciliter la prise de décision, la conformité et la planification stratégique.

Clôture financière et clôture des comptes

La clôture financière est un terme général utilisé pour décrire tous les processus financiers impliqués dans cet exercice trimestriel, annuel ou de fin de mois, y compris le rapprochement des transactions, la réconciliation des comptes et le reporting.

La clôture financière englobe également le concept de "clôture des comptes", qui fait traditionnellement référence à l'étape du processus au cours de laquelle les comptes sont rapprochés avant l'envoi des rapports aux parties prenantes et aux dirigeants.

Il convient de noter que les termes "clôture financière" et "clôture des comptes" sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais que la clôture financière englobe l'ensemble plus large des processus nécessaires à la validation des transactions.

Les étapes d'un processus de clôture financière sans heurts

Pour réaliser une clôture financière efficace et efficiente, vous pouvez suivre ce processus structuré en 4 étapes :

Étape 1 : Préparation et planification

La première étape de votre clôture financière consiste à déterminer la période financière que vous allez analyser. Vous devez préciser si votre clôture financière porte sur le mois, le trimestre ou l'année précédente.

Ensuite, vous devez déterminer un calendrier pour ce processus. Avant de choisir votre calendrier, il peut être utile de savoir que les organisations de premier plan clôturent généralement leurs comptes en six jours ou moins.

Au cours de ce processus, vous devez également rassembler tous les documents financiers pertinents, y compris les états financiers, les factures, les fiches de paie et les relevés bancaires pour la période spécifiée.

Étape 2 : Exécuter le processus de clôture

Lors de la deuxième étape de votre clôture financière, vous devez rapprocher vos comptes, y compris vos comptes bancaires, vos comptes débiteurs et vos comptes créditeurs. Ce rapprochement doit également inclure une documentation complète des modifications apportées, pour référence ultérieure et à des fins d'audit.

Ensuite, vous devez procéder à une analyse des états financiers, ce qui implique d'examiner vos états financiers pour en vérifier l'exactitude et la cohérence et s'assurer qu'ils sont conformes aux normes comptables. Il s'agit de rechercher les montants mal saisis, les transactions mal comptabilisées et les paiements manquants ou tardifs.

L'objectif de cette étape est d'identifier et de corriger les erreurs, telles que les divergences entre le grand livre et les livres auxiliaires.

Étape 3 : Conformité et contrôle de la qualité

Lors de la troisième étape de votre clôture financière, vous devez vous concentrer sur la conformité et le contrôle de la qualité. Vous devez vous assurer que vos états financiers sont conformes aux exigences réglementaires, telles que les GAAP ou les IFRS, et que l'exactitude de toutes vos informations a été validée par recoupement des chiffres et vérification des sources de données.

De nombreuses solutions financières, comme les logiciels FP&A, peuvent automatiser ce processus en comparant vos états financiers à des normes et réglementations prédéfinies. Les logiciels de FP&A proposent également des alertes en cas de divergence, des analyses de données en temps réel et des fonctions de reporting automatisées pour accélérer encore la clôture des comptes.

Remarque : les logiciels de FP&A et les plateformes de performance financière sont analogues. Nous utilisons les deux termes de manière interchangeable dans ce guide.

Étape 4 : Examen post-clôture et amélioration continue

Après avoir clôturé vos comptes, vous devez organiser une session de débriefing avec toutes les parties prenantes concernées, y compris l'équipe financière, les chefs de service et les auditeurs externes, afin de discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui pourrait être amélioré lors des prochaines clôtures.

C'est l'occasion de passer en revue la durée de chaque phase, d'identifier les éventuels goulets d'étranglement dans le processus et d'évaluer l'exactitude de vos rapports. Si votre clôture a pris 10 jours ou plus, c'est une indication claire que vous pourriez bénéficier de l'automatisation de certaines étapes du processus avec un logiciel FP&A afin de réduire les erreurs manuelles, d'améliorer la précision des données et de libérer du temps pour l'analyse stratégique.

Grâce aux informations tirées de votre examen post-clôture, vous pouvez créer un plan d'action pour améliorer votre clôture financière le mois, le trimestre ou l'année prochaine.

7 façons d'améliorer la clôture financière avec Prophix One™

Maintenant que vous connaissez les étapes de la clôture financière, examinons de plus près comment un logiciel FP&A comme Prophix One peut encore améliorer la précision et l'efficacité de votre clôture.

1. Définir un processus de clôture financière clair

La partie la plus importante de votre clôture financière est sans doute la définition d'un processus clair. Ce processus doit comprendre les éléments suivants

• Rassembler les états financiers, y compris les relevés bancaires, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs et toutes les données supplémentaires provenant des départements et des filiales.
• Recueillir les factures antérieures pour la période financière spécifiée.
• L'examen des feuilles de paie pour détecter d'éventuelles divergences.
• Rapprocher les comptes bancaires pour s'assurer que les transactions correspondent et qu'il n'y a pas de paiements en suspens.

Avec Prophix One Account Reconciliation, vous pouvez utiliser des modèles et des processus standardisés, des listes de contrôle intégrées et des analyses de performance approfondies pour automatiser le processus de rapprochement des transactions entre les comptes financiers, en garantissant l'exactitude par l'identification des écarts et la rationalisation des ajustements.

2. Améliorer la collaboration entre les équipes

Étant donné que la clôture financière implique la collecte et la validation de données provenant de l'ensemble de l'organisation, la collaboration entre les équipes est la clé du succès. Les chefs de service, les filiales et les auditeurs doivent être impliqués dans le processus en fournissant des données, en validant les écarts et en examinant les rapports. Pour tenir les parties prenantes informées tout au long du processus, vous devez mettre en place des points de contact réguliers sous forme de réunions ou de mises à jour.

Prophix One Intercompany Management permet aux filiales d'effectuer elles-mêmes le rapprochement des transactions et la résolution des problèmes, ce qui facilite la supervision et le contrôle du processus par les équipes financières. Permettre aux filiales de compiler et de valider leurs propres données réduit également le risque d'erreurs manuelles et améliore l'efficacité de l'organisation, ce qui se traduit par des délais de clôture plus courts. Prophix One Intercompany Management établit également une version unique de la vérité pour vos données, de sorte que toutes les personnes impliquées dans votre clôture financière soient mieux informées.

3. Effectuer des examens post-clôture

Comme nous l'avons vu plus haut, la dernière étape de votre processus de clôture consiste à effectuer une revue post-clôture. Celle-ci a généralement lieu après que les rapports pertinents ont été communiqués aux chefs de service, aux filiales et aux auditeurs. L'objectif d'une revue post-clôture est d'identifier les goulots d'étranglement dans votre processus, de trouver des moyens de raccourcir votre calendrier de clôture et de discuter des domaines d'amélioration continue.

Grâce aux fonctionnalités de reporting et d'analyse de Prophix One, une plateforme de performance financière, il est facile de mettre en place une boucle de rétroaction avec vos parties prenantes en fournissant des informations précieuses pour les revues post-clôture sous la forme de rapports automatisés et de tableaux de bord personnalisés, vous aidant ainsi à créer un plan d'action pour les futures clôtures financières.

4. Mettre en place une collecte de données standardisée

Étant donné que la clôture financière implique de nombreux aspects des données financières de votre organisation, une approche standardisée de la collecte des données est essentielle pour éliminer les divergences et les erreurs, et garantir la cohérence et l'exactitude de vos rapports financiers.

Cela est particulièrement important si votre entreprise possède plusieurs filiales, qui doivent soumettre leurs relevés bancaires à la société mère. L'automatisation de la collecte des données permet également de s'assurer que les données stockées dans différents systèmes, y compris votre ERP, votre CRM et votre SIRH, sont intégrées dans votre clôture financière.

Avec l'intégration de données sur Prophix One, vous pouvez rationaliser ce processus en automatisant la collecte de données dans tous vos départements et filiales. Cela permet d'établir une version unique de la vérité, ce qui vous donne une vue holistique de votre performance et vous aide à prendre des décisions.

5. Créer des procédures opérationnelles standard (POS)

L'établissement de procédures opérationnelles standard (POS) dans le cadre de votre clôture financière peut également contribuer à rationaliser les processus, à réduire les erreurs et à définir des lignes directrices et des attentes claires pour chaque étape du processus. Ces procédures opérationnelles normalisées peuvent également faciliter l'intégration des nouveaux membres de l'équipe, former le personnel actuel aux meilleures pratiques ou aider les équipes à mettre en œuvre les processus nécessaires après un changement de personnel.

Avec les flux de travail, comme ceux disponibles sur Prophix One, vous pouvez assigner des tâches spécifiques, des approbations et des révisions aux parties prenantes, en veillant à ce qu'aucune étape du processus ne soit oubliée. Les flux de travail peuvent également automatiser les tâches répétitives, allégeant ainsi le fardeau de la compilation et de la validation manuelles des données. Cependant, les SOP doivent être régulièrement révisées et mises à jour pour refléter les changements dans les processus ou les réglementations, ce qui favorise une culture d'amélioration continue.

6. Contrôler les indicateurs de performance

L'objectif de la clôture financière est d'obtenir une vue d'ensemble des performances financières de votre organisation. Cela permet de prendre des décisions fondées sur des données afin d'optimiser la santé financière, l'efficacité opérationnelle et l'affectation des ressources. Les principaux indicateurs de performance à surveiller sont les suivants

• Flux de trésorerie
• Marge bénéficiaire brute
• Comptes créditeurs
• Comptes débiteurs
• Le revenu net
• Dépenses d'exploitation

L'examen et l'analyse réguliers de ces mesures peuvent fournir des informations stratégiques qui soutiennent votre planification et votre croissance à long terme.

Et grâce au suivi en temps réel des indicateurs de performance avec Prophix One Financial Planning & Analysis, vous pouvez procéder à des ajustements tout au long de la période comptable, ce qui vous permet d'alléger la pression de la clôture mensuelle.

7. Investissez dans la formation et les meilleures pratiques pour votre équipe financière

Comme nous l'avons évoqué tout au long de ce guide, la collaboration est un élément essentiel d'un processus de clôture efficace et efficient. C'est pourquoi il est important d'investir dans vos employés et de les équiper des derniers outils comme Prophix One, une plateforme de performance financière, pour éliminer les parties les plus banales du processus. Il est également utile de trouver des moyens de répartir la charge de travail tout au long de la période comptable afin d'alléger le stress de votre équipe financière pendant le processus de clôture du mois.

Pour aider votre équipe à se mettre à niveau, Prophix propose plusieurs ressources sur la clôture financière :

• Comment transformer votre clôture financière
• Les 6 plus grands défis de la clôture financière et du reporting (et comment les relever)
• Comment surmonter les points de douleur les plus courants dans la clôture financière de fin de mois
• 6 ressources de clôture de fin de mois pour les équipes financières
• Guide essentiel de la clôture mensuelle : processus, liste de contrôle et meilleures pratiques
• Un processus complet de clôture de fin de mois pour les équipes FP&A en 2024
• 9 raisons pour lesquelles votre clôture de fin de mois est difficile

Grâce à un guide de clôture financière étape par étape, vous disposez des connaissances nécessaires pour rationaliser votre clôture mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Les avantages d'une clôture financière plus efficace comprennent une meilleure visibilité de la performance de votre organisation, une meilleure collaboration entre les équipes et les filiales, une garantie de conformité aux exigences réglementaires et une amélioration de la prise de décision stratégique.

Pour améliorer encore l'efficacité de votre clôture financière, vous pouvez automatiser la collecte, la validation et la révision des données à l'aide d'une plateforme de performance financière comme Prophix One.