Lotus 1-2-3 et les machines à ajouter : Se souvenir de l'ancienne méthode de gestion des finances et de l'administration et se tourner vers l'avenir

N'avez-vous pas la nostalgie de la technologie financière d'antan ? N'était-ce pas formidable d'être limité à trois choses dans Lotus 1-2-3 ? Le monde n'est-il pas trop calme sans le bruit des imprimantes matricielles ? Ne serait-ce pas formidable d'être à nouveau gêné par ces cartes perforées avec toutes ces lettres et tous ces chiffres ? Non ? Peut-être ne sommes-nous pas si nostalgiques de la technologie d'antan. Mais votre fonction de planification et d'analyse financière (FP&A) utilise-t-elle au mieux les nouvelles technologies disponibles ? Ou bien est-elle encore coincée dans le 20e siècle ? Pour célébrer notre dernier guide interactif, FP&A Upgraded : Comment moderniser la planification et l'analyse financières de votre entreprisenous avons demandé à des experts de la finance de nous raconter leurs histoires d'horreur technologiques et de nous donner des conseils sur la manière de moderniser votre FP&A.

Du grand livre manuel à l'automatisation de la finance

Quel genre d'outils archaïques les experts financiers utilisaient-ils au début de leur carrière ? "Au début de ma carrière, ce genre de choses se faisait sur des tablettes de pierre. Lorsque Johannes Gutenberg a inventé la presse à imprimer, cela a vraiment accéléré le processus FP&A", plaisante Jack McCullough, président du CFO Leadership Council. Mais, plus sérieusement : "Cela va vous faire peur : Comptabilisation manuelle du grand livre au stylo plume. La technologie utilisée était un mini-ordinateur IBM S/36, des cartes perforées et une calculatrice électrique - vers 1982", déclare Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Pour ceux qui ne connaissent pas l'IBM System/36, ce "petit" système informatique avait à peu près la taille d'un télécopieur d'entreprise. Le modèle de base comprenait 128 Ko de mémoire vive et un disque dur de 30 Mo, mais il pouvait être étendu à 7 Mo de mémoire vive et 1478 Mo d'espace disque. Impressionnant, non ? Encore plus impressionnant ? Au début des années 1980, on pouvait se procurer cet exploit d'innovation pour la modique somme de 200 000 dollars. À l'époque, l'IBM System/36 était impressionnant parce qu'il numérisait les processus et améliorait considérablement l'efficacité. Il pouvait même exécuter des programmes logiciels d'une taille allant jusqu'à 64 Ko ! Aujourd'hui, nous regardons l'IBM System/36 avec un sentiment de choc et d'étonnement. Comment se fait-il qu'un ordinateur de bureau d'entrée de gamme dispose aujourd'hui d'une puissance de traitement mille fois supérieure pour une fraction du prix ? Depuis ce premier saut informatique, les entreprises ont réalisé d'autres avancées notables, telles que des ordinateurs personnels plus petits, des logiciels plus avancés et des systèmes en réseau. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, la technologie FP&A s'est arrêtée aux feuilles de calcul et à la saisie manuelle des données - des techniques qui enlisent le processus dans l'inefficacité et peuvent même introduire davantage d'erreurs humaines. Il est temps de faire un nouveau pas en avant et de moderniser le département des finances et de l'administration avec des processus automatisés et complets qui feront entrer le département des finances dans le XXIe siècle.

D'une vision étroite à une vue d'ensemble

Ce n'est pas seulement la technologie qui évolue, mais aussi la fonction financière. Historiquement, la planification financière était un exercice que l'on ajoutait après que l'entreprise ait terminé le véritable travail de planification stratégique. Jack McCullough explique : "Je pense que le changement le plus important est qu'il y a 20 ans, la planification financière et administrative était souvent considérée comme distincte de la planification stratégique. Oui, la planification financière et la planification stratégique fonctionnaient dans deux silos différents. Aujourd'hui, l'un ne va pas sans l'autre (avec toutes les excuses de Frank Sinatra). Mais à l'époque, il ne s'agissait que de comptables qui exécutaient des chiffres sur des feuilles de calcul, alors qu'aujourd'hui, la technologie est extraordinaire et l'acceptation de la planification financière en tant que partie intégrante du plan stratégique est presque uniforme. En outre, à l'époque, dans de nombreuses entreprises, la planification financière et administrative était une activité saisonnière (création du plan financier pour l'année suivante en novembre et décembre). Aujourd'hui, il s'agit d'un processus perpétuel et, en grande partie grâce à la technologie, plus efficace que jamais La modernisation du FP&A alimente le changement de rôle de la finance, qui passe d'un rôle de soutien en coulisses à celui de participant clé à l'élaboration de la stratégie globale de l'entreprise. L'essor des techniques comptables de prévisions glissantes, de budgétisation en base zéro et de planification de scénarios permet aux services financiers d'établir des prévisions plus fréquentes, plus précises et plus rapides que jamais.

De l'opérateur de tableur au conseiller précieux

Il est également possible d'élever le rôle des professionnels de la comptabilité et de l'analyse financière au sein de l'organisation. Janet Schijns, PDG de JS Group, raconte l'évolution du rôle de la finance : "Dans mon premier emploi, dans l'industrie cosmétique, les outils que j'utilisais étaient essentiellement des tableurs ou des bases de données, avec une intelligence limitée, voire inexistante, et un ensemble de processus très compliqués pour obtenir même le plus simple des calculs ou des présentations. Il était indispensable d'avoir toujours à ses côtés une personne très expérimentée dans le domaine financier. Aujourd'hui, des outils permettent d'accéder aux données et de les analyser d'un simple clic. Cela permet à un plus grand nombre de dirigeants d'avoir non seulement accès à des données spécifiques, mais aussi de les analyser pour gérer l'entreprise On peut se poser la question : Qu'y a-t-il de mal à avoir une personne chargée des finances à ses côtés en permanence ? Ne devraient-ils pas être reconnus pour leurs compétences ? La réponse est un "oui" retentissant ! Mais la modernisation du département FP&A permettra au département financier d'être reconnu pour bien plus que ses impressionnantes compétences en matière de calcul. La technologie financière peut améliorer la collaboration, en permettant à un plus grand nombre de personnes de contribuer aux processus de prévision et de re-prévision. Et grâce à un référentiel central d'informations, l'ensemble de la suite C peut accéder aux informations dont elle a besoin quand elle en a besoin. Au lieu d'être la personne de référence pour la distribution des prévisions et l'exécution des rapports, le service financier deviendra la source de référence pour les analyses plus approfondies et les informations utiles à l'entreprise. Pourquoi les chiffres sont-ils en hausse ? Pourquoi sont-ils en baisse ? Comment devrions-nous modifier notre stratégie en fonction des changements dans la chaîne d'approvisionnement ? Avec un meilleur accès aux données, tout le monde est gagnant.

Des tâches répétitives à des informations faciles à comprendre

Les tâches répétitives telles que la saisie de données étaient au cœur de la finance d'antan. Gabrielle Luoma, cofondatrice et PDG de MOD Ventures, LLC, nous a raconté ce qu'elle a vécu aux débuts de son entreprise : "De temps en temps, mon mari et moi nous remémorons l'époque où je venais de lancer mon entreprise. J'avais une cliente qui avait un classeur rempli de reçus, et elle voulait que chacun d'entre eux soit saisi dans son Quicken. Il s'agissait d'une année entière, et j'ai donc dû déchiffrer le contenu des reçus. De nombreux reçus étaient tellement décolorés que nous pouvions à peine les lire. Mon mari a passé des heures à appeler les noms des fournisseurs et les montants pendant que je les saisissais dans le système. Tout ce que nous voulions, c'était en finir" La plupart des gens n'aiment pas les tâches banales. Mais actuellement, la plupart des professionnels de la finance ne consacrent qu'environ 20 % de leur temps à la stratégie et aux tâches à plus forte valeur ajoutée, selon une enquête de Prophix. La modernisation du département FP&A permet d'automatiser les tâches routinières, notamment les activités basées sur des règles, le reporting, la consolidation des données et la réconciliation. Avec moins de travail répétitif et des données plus fiables, le service financier peut consacrer plus de temps à des activités qui apportent plus de valeur à l'organisation.

Prêt à passer au FP&A moderne ?

Le département FP&A de votre entreprise est-il tourné vers l'avenir ou figé dans le passé ? Aller au-delà des tablettes de pierre est un début, mais il existe d'autres moyens pour les entreprises de moderniser le processus de planification et d'analyse financière. Si vous êtes prêt à abandonner les processus manuels - et cette vieille copie poussiéreuse de Lotus 123 - consultez notre nouvelle ressource interactive, qui comprend des idées d'experts de la finance sur la façon de moderniser le FP&A de votre entreprise. Découvrez notre nouvelle ressource interactive, FP&A Upgraded : Comment moderniser la planification et l'analyse financières de votre entreprise.