liste de contrôle et de bonnes pratiques en 10 étapes pour la clôture du mois

Vous avez du mal à gérer le chaos de la clôture de fin de mois ? Vous n'êtes pas le seul. De nombreux responsables financiers sont confrontés au rapprochement des comptes, à la validation des données et au respect de délais serrés, ce qui entraîne souvent des erreurs et de longues heures de travail.

Mais saviez-vous que d'ici 2027, la moitié des moyennes et grandes entreprises utiliseront un logiciel de gestion des clôtures pour accélérer le processus de clôture financière et obtenir un meilleur contrôle? En effet, les logiciels de gestion des clôtures permettront aux équipes financières d'automatiser leur clôture mensuelle, mais aussi de surmonter les difficultés les plus courantes afin de rationaliser le processus pour tout le monde.

Pour vous aider à rendre le processus plus facile à gérer aujourd'hui, nous avons créé une liste de contrôle en 10 étapes pour les équipes financières et comptables, afin que vous puissiez vous assurer de ne rien oublier lors de la clôture des comptes du mois.

Allons-y, plongeons !

Comprendre et optimiser la clôture mensuelle pour réussir

La clôture mensuelle fait partie d'un processus plus large appelé clôture financière qui a lieu à la fin de chaque mois. Au cours de ce processus, l'équipe financière passe en revue toutes les transactions effectuées au cours des 30 et 31 derniers jours afin de déterminer les montants dépensés et les recettes générées, et d'évaluer dans quelle mesure l'organisation est sur le point d'atteindre ses objectifs financiers. La clôture mensuelle n'est qu'un type de clôture - les organisations clôturent également leurs comptes à la fin de l'année.

La clôture mensuelle est un exercice important pour les équipes financières qui cherchent à comprendre l'impact des activités du mois écoulé sur les bénéfices, les paiements et les plans. La clôture mensuelle peut aider les entreprises à s'assurer que leurs relevés de compte sont exacts en identifiant les transactions inattendues et inexactes, ce qui peut également avoir un impact positif sur votre résultat net.

La clôture mensuelle peut également accélérer d'autres processus tels que les soldes de comptes et les rapports de dépenses, en compilant les données nécessaires à l'exécution ultérieure de ces rapports. De même, la clôture mensuelle peut rationaliser les audits en établissant un enregistrement mensuel cohérent et précis des transactions examinées.

Remarque : cet article utilise indifféremment le logiciel de gestion de la clôture et la plateforme de performance financière. En savoir plus sur les plateformes de performance financière.

Prophix a aidé de nombreuses équipes financières à obtenir une vision claire de leur processus de clôture mensuelle, à rassembler des données et à se conformer aux réglementations en utilisant Prophix One, une plateforme de performance financière.

Prenons l'exemple du client de Prophix, Jamul Indian Village Development Corporation (JIVDC). Grâce à Prophix One, JIVDC a pu accroître la précision et réduire la durée de sa clôture mensuelle, en obtenant des informations sur ses chiffres 30 % plus rapidement, ce qui a facilité la mise à jour et la production de rapports financiers mensuels en 10 minutes ou moins.

Que vous disposiez ou non d'une plateforme de performance financière, vous pouvez toujours prendre des mesures pour rester au fait de vos obligations. C'est pourquoi nous avons créé une liste de contrôle en 10 étapes pour la clôture de fin de mois, afin que les équipes financières et comptables puissent réussir, même face aux défis courants de la clôture.

liste de contrôle de la clôture de fin de mois en 10 étapes pour des résultats précis

Êtes-vous prêt à rationaliser votre clôture mensuelle ? Cette liste de contrôle étape par étape vous permettra de réaliser une clôture financière sans faille, mois après mois.

Meilleures pratiques en matière de clôture mensuelle

La clôture mensuelle est essentielle pour fournir régulièrement une image précise de la situation financière de votre organisation. La mise en œuvre de ces meilleures pratiques peut contribuer à réduire le temps et les ressources nécessaires, tout en améliorant la qualité de vos rapports financiers.

1. Organiser des réunions avant et après la clôture du mois

Une communication efficace est essentielle lors de l'exécution de la clôture mensuelle en équipe.

• Réunion de pré-clôture : Planifiez cette réunion quelques jours ou une semaine avant d'entamer le processus de clôture. Passez en revue les responsabilités de chacun, passez en revue chaque étape et abordez les éventuels problèmes du mois précédent.
• Réunion post-clôture : Profitez de cette séance pour passer en revue les problèmes rencontrés et souligner ce qui a bien fonctionné. Cette boucle de rétroaction continue permet d'affiner le processus au fil du temps.

2. Établir des relations au sein de l'organisation

La collaboration avec les responsables de budget et les titulaires de comptes est essentielle. Les équipes comptables et financières qui travaillent de manière isolée risquent de passer à côté de détails essentiels qui affectent l'exactitude des données.

• Partage des données : Des relations solides garantissent que toutes les données nécessaires sont transmises de manière transparente à votre équipe financière.
• Alertes précoces : Le fait d'être informé à l'avance des achats importants ou des changements de revenus permet à votre équipe de se préparer et de gérer ces facteurs de manière proactive.

3. Rester organisé et efficace

L'efficacité des autres processus financiers a un impact direct sur la facilité de votre clôture mensuelle.

• Remédiez aux inefficacités : Améliorez les processus dans des domaines tels que les comptes débiteurs, les approbations budgétaires et les logiciels comptables.
• Maintenir l'organisation: Veillez à ce que les équipes comptables et financières soient organisées tout au long du mois. Identifiez et supprimez les obstacles à la productivité afin de rationaliser les flux de travail.

4. Tirer parti de l'automatisation de la comptabilité

L'automatisation de certaines parties de votre clôture mensuelle peut réduire considérablement le travail manuel et les erreurs.

• Réduire le travail manuel : Les bons outils d'automatisation peuvent faire gagner des heures, voire des jours, en rendant le processus de clôture plus rapide et plus sûr.
• Améliorer la précision : L'automatisation minimise les erreurs humaines, ce qui garantit une clôture de fin de mois plus fluide.
  

6 erreurs courantes de clôture de fin de mois - et comment les éviter

Prophix One permet aux responsables financiers d'éviter facilement les erreurs courantes de clôture de fin de mois. Grâce à cette puissante plateforme :

• KPJ Healthcare a réduit le nombre de personnes impliquées dans la clôture des comptes de groupe de quatre personnes à une personne.
• L'équipe comptable de Mission Health peut clôturer ses comptes 15 % plus rapidement.
• Umicore Group a amélioré sa piste d'audit grâce à un lien direct entre ses processus intercompagnies et la consolidation financière.

Pour vous aider à relever des défis similaires, nous vous présentons ci-dessous les 6 erreurs les plus courantes en matière de clôture de fin de mois, ainsi que la manière de les corriger.

1. États financiers non pertinents

Défi : Des états financiers pertinents sont essentiels pour prendre des décisions éclairées et maintenir la santé de l'organisation. Les retards dans la production de ces états peuvent entraver la planification stratégique et conduire à des opportunités manquées.

Opportunité : La mise en œuvre d'une solution de reporting automatisée, telle que Prophix One, et l'établissement d'une communication claire peuvent garantir que les états financiers sont produits en temps voulu, ce qui favorise la prise de décisions stratégiques.

2. Erreur humaine

Défi : Les erreurs humaines peuvent compromettre de manière significative l'exactitude des données financières, entraînant des divergences qui nécessitent du temps et des ressources supplémentaires pour les corriger. Cela ne retarde pas seulement la clôture des comptes, mais peut également miner la confiance des parties prenantes.

Opportunité : Pour remédier à l'erreur humaine, vous pouvez incorporer une liste de contrôle pour la clôture du mois (comme celle présentée dans ce blog !) et procéder à des examens par les pairs afin de minimiser les incohérences, ce qui améliorera l'exactitude financière et la confiance des parties prenantes.

3. Qualité des données

Défi : Des données financières incohérentes peuvent ralentir le processus de clôture financière et entraîner des erreurs. S'assurer que vos données sont exactes et à jour contribue à la fluidité et à l'exactitude du processus.

Opportunité : La mise en place d'un processus solide de validation des données, la réalisation d'audits réguliers des données et l'utilisation d'outils de gestion des données, tels qu'une plateforme de performance financière, peuvent améliorer de manière significative la précision et la cohérence des données.

4. Des systèmes mal adaptés

Défi : La non-concordance des systèmes peut créer des obstacles importants dans le processus de clôture financière, entraînant des problèmes de communication et des erreurs.

Opportunité : La rationalisation de l'intégration technologique et la compatibilité des systèmes peuvent améliorer l'efficacité du flux de travail et réduire les retards coûteux.

5. Des ressources adéquates

Défi : Pour que les équipes financières puissent clôturer les comptes de manière efficace et précise, il est essentiel qu'elles disposent des ressources adéquates. Sans outils ou soutien suffisants, le processus de clôture financière peut devenir précipité et sujet aux erreurs.

Opportunité : Optimiser l'affectation des équipes, investir dans des programmes de formation et garantir l'accès à la technologie nécessaire peut améliorer les ressources, permettant à l'équipe financière d'exécuter un processus de clôture financière plus efficace et sans erreur.

6. Des équipes disparates

Défi : La coordination entre des équipes éloignées, situées dans des fuseaux horaires différents, peut poser des problèmes et rendre la collaboration difficile.

Opportunité : La mise en place de flux de travail et la programmation de réunions régulières entre les équipes peuvent améliorer de manière significative la coordination et l'alignement entre des équipes disparates, garantissant ainsi un processus de clôture financière plus fluide.

Rationalisez votre clôture de fin de mois avec Prophix One™

La mise en œuvre d'une liste de contrôle de clôture peut vous aider à surmonter les défis courants de la clôture de fin de mois et à fournir des informations plus rapidement, ce qui contribue à positionner la finance en tant que conseiller stratégique au sein de l'entreprise.

La bonne nouvelle est que de nombreux responsables financiers rendent déjà leur clôture de fin de mois plus fluide grâce à Prophix One, une plateforme de performance financière. Vous pouvez les rejoindre et voir des résultats étonnants comme ceux-ci :

• Ravago a amélioré la qualité de ses données pour le reporting de fin de mois et la consolidation financière.
• Galapagos a raccourci son délai de clôture en garantissant la qualité de la piste d'audit et une traçabilité complète.
• Alter Domus peut consolider ses données selon plusieurs normes comptables, dont les IFRS, LuxGAAP, USGAAP et FrenchGAAP.

FAQ sur la clôture mensuelle

Combien de temps doit durer la clôture mensuelle ?

La durée de votre clôture mensuelle peut varier en fonction de la taille de votre organisation, de la qualité de vos données et de votre secteur d'activité. Toutefois, une clôture de fin de mois qui prend moins de cinq jours est très efficace, et une clôture qui prend plus de dix jours présente des possibilités d'amélioration significatives grâce à l'automatisation.

Comment améliorer la clôture mensuelle ?

Vous pouvez améliorer votre clôture mensuelle en établissant une version unique de la vérité pour vos données, en normalisant les processus et en automatisant les rapprochements, le tout facilité par une technologie financière telle qu'une plateforme de performance financière.

Qu'est-ce qu'une clôture de fin de mois efficace ?

Une clôture de fin de mois efficace peut être obtenue en utilisant une liste de contrôle ou un modèle de clôture de fin de mois pour gérer les processus, en veillant à ce que tous les membres de votre équipe comprennent ce qui est nécessaire, en améliorant la rapidité et la précision de votre clôture financière.

Qu'est-ce que le rapprochement de fin de mois ?

Lerapprochement de fin de mois consiste à vérifier les documents financiers en rapprochant les transactions, y compris les dépenses et les recettes, afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs ou d'incohérences dans les données ou les rapports financiers.