Les établissements d'enseignement supérieur doivent supprimer les barrières manuelles pour une planification efficace

Voici une histoire qui peut être familière à de nombreux services financiers d'établissements d'enseignement supérieur et d'universités. Vous planifiez l'année universitaire 2021/2022. Vous planifiez six mois à l'avance, en partie parce que ce sont les délais requis pour passer par les différentes couches stratégiques et tactiques de la planification, et en partie parce que le processus de planification technique comporte de nombreux éléments mobiles et, franchement, prend beaucoup de temps. Vous reprenez l'ensemble des fichiers Excel que vous avez utilisés l'année dernière. Il y a un classeur central avec une vingtaine d'onglets contenant des rapports consolidés et différents calendriers pour les inscriptions, les frais de scolarité, les chambres et les repas, les programmes sportifs et les dons. Il y a également 30 fichiers individuels avec des formats redondants qui correspondent à vos 30 différents centres de responsabilité. Les données historiques réelles doivent être mises à jour avec une nouvelle année de données. Vous allez donc dans Colleague, Banner, Jenzabar ou tout autre ERP que vous utilisez et vous téléchargez la balance des comptes de l'année précédente. Le fichier contenant la balance de vérification est formaté de façon maladroite, vous passez donc un peu de temps à le nettoyer : vous le mettez dans un format tabulaire agréable, vous inversez les signes, vous séparez la chaîne GL, etc. Vous placez soigneusement ce tableau final dans l'onglet des données brutes de votre classeur principal, où vous pourrez y accéder à partir d'autres onglets et fichiers. Vous faites ensuite la même chose avec votre système de paie afin de pouvoir budgétiser les postes et les effectifs. Sauf qu'ici, vous devez aller soigneusement dans chacun des 30 classeurs de département et placer le bon ensemble d'employés. Vous devez maintenant mettre à jour vos onglets pour les adapter à la nouvelle année budgétaire. Vous procédez à une budgétisation incrémentielle, de sorte que pour chaque onglet, vous prenez le budget final de l'année précédente et en faites la base de référence pour l'année à venir. Vous devez également présenter les chiffres réels de la nouvelle année, vous copiez et collez donc les colonnes de l'année précédente et insérez des formules pour la nouvelle année. Chaque onglet de votre classeur doit être mis à jour. Un problème survient à ce stade : l'école a ajouté de nouveaux programmes depuis l'année dernière. Vous devez alors faire un copier-coller et créer de nouveaux onglets pour ces programmes. Une fois que le formatage et les étiquettes sont corrects, vous allez dans vos nombreux rapports consolidés et mettez à jour les liens pour que ces nouveaux onglets soient agrégés correctement. Il est maintenant temps de demander l'avis de vos 30 chefs de service. Vous vous apprêtez à envoyer le fichier par courrier électronique et vous êtes soudain pris d'inquiétude. Ce fichier contient des informations sur les salaires, va-t-il à la bonne personne ? Vous vérifiez, revérifiez et cliquez finalement sur "Envoyer". il vous reste 29 courriels à envoyer. Après un mois et quelques courriels de rappel, vous commencez à recevoir les fichiers en retour. Pour certains d'entre eux, les numéros sont correctement remplis. D'autres n'ont pas suivi les instructions, ou les chiffres n'ont pas de sens ; vous renvoyez donc les courriels et prenez d'autres rendez-vous. Une fois tous les dossiers renvoyés, vous consolidez le tout dans vos modèles Excel et vous pouvez enfin avoir une vue d'ensemble. Bien entendu, d'autres changements doivent être apportés. Les dépenses dans quelques domaines sont irréalistes. Quelques départements ont ajouté beaucoup trop de nouveaux postes. Il existe des problèmes structurels importants entre les dépenses de quelques programmes et les inscriptions et frais de scolarité prévus. Aucun de ces problèmes n'est surprenant ou inattendu, mais il faut du temps pour les résoudre. Et ce temps est multiplié pour chaque partie manuelle.

Supprimer les tâches fastidieuses et manuelles

La suppression des points de friction manuels est la clé pour ouvrir de nouvelles possibilités et améliorer le processus de planification. Chaque étape manuelle est du temps volé aux responsables financiers. Chaque étape manuelle allonge les délais de planification. Chaque étape manuelle rend plus complexe l'intégration d'un bon retour d'information de la part de l'université ou de l'école supérieure. Chaque étape manuelle introduit la possibilité d'erreurs. Heureusement, les logiciels modernes de gestion des performances de l'entreprise réduisent les frictions à chaque étape du processus :

• Vous pouvez mettre en place des flux de données qui chargent automatiquement votre balance des comptes, vos données d'inscription, vos informations salariales, vos informations sur les programmes d'études ou toute autre source.
• Vous pouvez mettre en place des formulaires de saisie standard que vous gérez de manière centralisée et qui sont réutilisés pour chacun de vos programmes ou départements. Que vous ayez 20 départements ou 200, vous définissez le format une fois pour toutes et les combinaisons uniques sont créées automatiquement.
• Vous pouvez réellement prendre en charge vos délais et votre flux de travail en matière de budgétisation. Plutôt que d'envoyer des fichiers par courrier électronique, les responsables de votre centre de responsabilité se connectent pour consulter les derniers chiffres et apporter des contributions. Vous obtenez des mises à jour en direct au fur et à mesure que le travail se déroule, ainsi qu'un tableau de bord qui vous permet de savoir qui a soumis ses données et qui est encore en attente.

Lorsque vous éliminez ces sources manuelles de friction, vous avez la possibilité de planifier plus souvent, de planifier plus en profondeur et d'inclure d'autres personnes dans votre processus de planification.

Planifier plus souvent

Le budget annuel est la norme pour la plupart des organisations, et ce pour de bonnes raisons. Les universités et les établissements d'enseignement supérieur ont des périodes académiques très structurées qui s'alignent parfaitement sur l'année civile ; il est donc logique de planifier en fonction de ces périodes. Mais en même temps, planifier une fois par an est quelque peu arbitraire. La situation peut changer plus souvent que cela.

• Avec l'incertitude récente liée à la pandémie, à quoi ressembleront les inscriptions entre les trimestres ?
• Si vous mettez en œuvre de nouvelles normes académiques, quel sera l'impact sur l'attrition des étudiants ?
• Quelle est la précision de vos prévisions de dépenses et devrez-vous les réviser à un moment ou à un autre ?

Au minimum, il est bon d'organiser une courte phase de planification avant chaque semestre pour vérifier les hypothèses et s'assurer que les finances restent alignées sur les objectifs centraux et la mission de l'université. Ces nouvelles prévisions ne doivent pas nécessairement être aussi détaillées que le processus budgétaire complet. Si le plan initial est solide et toujours d'actualité, il se peut que vous n'apportiez aucun changement. Vous pouvez vous contenter d'apporter quelques modifications aux inscriptions ou aux effectifs. Vous pouvez même garder ce processus central au sein de la direction financière plutôt qu'un processus plus large intégrant le reste de vos centres de responsabilité. L'essentiel n'est pas de refaire un processus budgétaire exhaustif plusieurs fois par an, mais plutôt d'être dynamique et prêt à reprendre certaines parties du processus de planification chaque fois que le besoin s'en fait sentir. Votre solution logicielle doit pouvoir être activée ou désactivée chaque fois que vous en avez besoin, avec un minimum d'installation ou de configuration de votre part.

Planifier avec plus de détails

Parfois, les données résumées provenant de votre grand livre sont trop générales pour être réellement utiles au processus de planification. Prenons l'exemple des dortoirs et des chambres et pensions. Dans vos états financiers, ces recettes et dépenses peuvent être regroupées en une poignée de postes. Planifier à ce même niveau de détail nuira à la précision et rendra difficile la mesure des performances par la suite. Vous pouvez planifier le logement sur le campus en commençant par définir la logique des recettes. Les revenus du logement pourraient être égaux au nombre d'étudiants multiplié par le prix moyen des chambres. Ensuite, vous diviserez ce chiffre en fonction du nombre de logements que vous avez et des différents types de chambres, avec des prix différents pour les chambres individuelles, les chambres doubles, les chambres partagées, et ainsi de suite. À partir de là, il faut ajouter les repas, puis les diverses dépenses liées aux réparations et à l'entretien, aux services de sécurité, aux services publics et à d'autres éléments. Certaines de ces dépenses sont peut-être directement liées à votre plan d'occupation. En fait, vous pouvez séparer un modèle de logement distinct qui charge les données historiques de vos systèmes, utilise un ensemble commun de calculs pour vos différents types de chambres et de bâtiments, et est lié au plan complet. Que faire d'autre ?

• Dans quelle mesure votre plan serait-il meilleur si vous pouviez modéliser des cohortes d'étudiants individuelles avec des hypothèses d'attrition et de tarification propres à chacune d'entre elles ?
• Quelle est la liste des donateurs de l'année dernière et quel est le montant de leur contribution attendue cette année ?
• Quels sont les contrats informatiques en cours pour l'établissement, quand arrivent-ils à échéance et seront-ils renouvelés ?

Inclure davantage de voix dans le processus

Un bon plan financier intègre des informations provenant de l'ensemble de l'établissement. Cela peut inclure le recrutement et les admissions, les services aux étudiants, la promotion, les relations avec les anciens, les ressources humaines, toutes les unités académiques et bien d'autres encore. Avec un système CPM en place, il devient beaucoup plus facile d'immerger ces différentes parties prenantes dans le processus. Ils peuvent consulter toutes leurs données historiques, qui sont mises à jour tous les mois. Ils peuvent soumettre des itérations du plan et communiquer instantanément avec vous sur des sujets clés. Ils savent exactement ce que l'on attend d'eux. Ils deviennent responsables de leur part du budget et consacrent plus d'efforts et de réflexion à leurs contributions. Avec la disparition des mécanismes encombrants d'envoi de fichiers Excel par courrier électronique, il devient beaucoup plus facile d'intégrer de nouveaux partenaires dans le processus. Alors que dans le passé, vous n'aviez peut-être interagi qu'avec le vice-chancelier des affaires étudiantes, vous ouvrez désormais le processus aux responsables du centre de carrière, de la vie résidentielle, de l'athlétisme, des services de conseil et des activités étudiantes.

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L'élimination des processus manuels de votre processus de planification vous ouvre de nombreuses possibilités. Planifier plus fréquemment. Planifier de manière plus détaillée. Exploiter les voix de l'ensemble de votre institution. Prophix vous aide à moderniser les éléments fastidieux et peu pratiques de votre processus de planification et vous permet de vous concentrer sur l'analyse et d'être un partenaire stratégique pour votre université ou votre école supérieure. Pour en savoir plus , cliquez ici.