Les responsables financiers expliquent ce qui les motive, eux et leurs équipes, à se lancer à fond dans l'aventure

Dans les articles précédents, nous avons présenté des personnes motivées par leurs objectifs qui font preuve de dynamisme et de résilience tout au long de leur vie personnelle et professionnelle. Pour notre première série de vidéos, nous nous sommes entretenus avec des "Goal Getters " qui nous ont expliqué ce que signifie "se lancer à fond" et nous ont donné des conseils pour rester énergiques, concentrés et réceptifs aux nouvelles idées.

Nous avons délibérément recherché des experts et des praticiens en dehors du Bureau du directeur financier afin d'obtenir un point de vue nouveau. Cependant, depuis que nous avons lancé notre série de vidéos, des dizaines de professionnels de la finance, appartenant ou non à la communauté Prophix, nous ont fait part de leurs propres réflexions sur la persévérance et la motivation. Leurs commentaires prouvent qu'il n'est pas nécessaire d'être un ancien champion paralympique, un joueur de football professionnel ou un neuroscientifique pour s'engager à atteindre un ensemble d'objectifs et trouver des moyens de surmonter les obstacles.

Transformer l'échec en opportunité

Nous avons demandé à un groupe de professionnels de la finance de nous raconter des anecdotes dans lesquelles les efforts concertés d'une équipe n'ont pas abouti, mais ont permis d'acquérir de nouvelles connaissances ou d'améliorer les processus. Il n'est pas surprenant que de nombreuses équipes aient connu des difficultés dans le cadre de projets tels que la mise en œuvre, la migration ou la mise à jour de technologies. Bien que chaque déploiement de ce type puisse s'accompagner de défis inhérents, ils présentent tous des opportunités pour une équipe de se développer, de s'unifier et de s'adapter. En voici un exemple :

"Mon équipe a démarré un projet dont nous avons sous-estimé la complexité et surpromis la livraison. Cela s'est traduit par des délais non respectés et des parties prenantes mécontentes. Nous avons profité de cette situation pour demander un retour d'information et nous avons fait une analyse approfondie des problèmes à l'origine de notre échec. Cela nous a permis de dresser une liste des domaines à améliorer et a permis aux membres de l'équipe de progresser - Graham Darlington, directeur financier, Canadian Helicopter Limited

Pour de nombreuses équipes, les technologies innovantes constituent un moyen rapide et intuitif de relever des défis qui, par le passé, auraient pris des semaines à gérer, si tant est qu'ils aient pu être gérés. Un exemple fantastique :

"Lorsque nous avons initialement conçu nos rapports sur les 180 centres de coûts, nous les avons trouvés insatisfaisants en raison de l'absence de données statistiques alignées sur les informations financières disponibles dans Prophix. Cette limitation nous a empêchés d'inclure des données statistiques spécifiques dans nos rapports sur les centres de coûts.

Pendant quelques mois, nous avons généré des rapports sur les centres de coûts sans inclure de données statistiques sur les effectifs. Finalement, nous avons élaboré un plan pour créer un module Prophix contenant les données statistiques requises.
Ensemble, nous avons conçu des modèles pour la saisie des données statistiques sur la base des données financières fournies par [nos différentes] unités commerciales. Ce projet a été réalisé en collaboration et nous avons reçu le soutien inconditionnel des unités opérationnelles. En conséquence, nos rapports MIS intègrent désormais des données financières et statistiques, qui sont générées à l'aide des modèles de rapports Prophix" - Sammil Hossain, comptable principal, Santé publique Ontario

Malgré tous les défis qu'elles ont rencontrés, les équipes impliquées dans chaque scénario étaient prêtes à accepter le changement et à repenser les processus qui ne fonctionnaient plus. Les chefs d'équipe qui souhaitent améliorer la productivité, la qualité et le moral des employés doivent être ouverts à de nouvelles approches, technologies et meilleures pratiques, même s'ils courent le risque d'un échec ou d'un faux départ. Confrontés à la possibilité d'une transformation de leurs services, les responsables financiers doivent décider s'ils sont prêts ou non à adopter la nouvelle génération de technologies.

Réunir différentes équipes pour atteindre un objectif commun

Les équipes financières ne sont certainement pas à l'abri des problèmes de communication et de collaboration qui sont fréquents lorsque les organisations se développent et que les effectifs sont de plus en plus dispersés. Comme les membres de n'importe quel type d'équipe, les professionnels de la finance donnent le meilleur d'eux-mêmes lorsqu'ils ont un objectif commun, qu'ils reçoivent un retour d'information clair et régulier et que leurs dirigeants les incitent à adhérer à un objectif commun.

Des preuves évidentes peuvent être trouvées ici :

"L'une de nos équipes de projet développait de nouveaux processus opérationnels pour quelques départements. L'équipe était confrontée à des difficultés pour collaborer efficacement en raison de différences d'expertise et de priorités. L'équipe a clarifié son approche en créant des activités d'équipe, en simplifiant l'objectif commun et en demandant un retour d'information et des contrôles réguliers. Le résultat final s'est traduit par une meilleure production de la part des départements et une amélioration des résolutions - Mitch Krohn, Scoular

"J'étais chef de projet et responsable d'une équipe diversifiée issue de différents services, de différents milieux, etc. qui avait du mal à produire un travail de haute qualité. J'ai reconnu la nécessité d'un changement et je me suis efforcé d'identifier une vision commune, d'encourager une communication ouverte, de fixer des objectifs clairs et de favoriser la collaboration. Cela a conduit à un plus grand engagement des membres de l'équipe et à une amélioration de la qualité générale des produits livrés - Graham Darlington, directeur financier, Canadian Helicopter

Dans de nombreux cas, ouvrir les lignes de communication peut être aussi simple que de se réunir dans la même pièce (virtuelle) et de parler à un collègue en face à face. En voici un exemple :

"Nos responsables financiers devaient soumettre un rapport au développement commercial et un autre à l'équipe financière concernant les opportunités à venir. Il s'agissait de deux rapports distincts mais contenant des informations similaires. En fin de compte, il a suffi de réunir l'équipe financière et l'équipe de développement commercial pour discuter des exigences minimales, établir des synergies et consolider les rapports en un seul. Cela a permis de gagner du temps en éliminant un rapport entier, mais aussi de créer une synergie entre deux départements différents" - Josh Morgan, conseiller financier, ASRC Industrial Services

Sur la motivation des équipes

Chaque équipe est différente et dépend d'un ensemble de paramètres qui lui est propre. Quoi qu'il en soit, aucune équipe ne peut fonctionner sans une forme de motivation qui va au-delà de la transaction de base entre le travail et le salaire. Les chefs d'équipe, dont les responsables financiers, sont constamment mis au défi de trouver de nouvelles opportunités de motivation pour leurs collègues, à la fois par la récompense intrinsèque et par la croissance professionnelle. Voici quelques exemples pratiques donnés par des responsables financiers :

"Nous motivons par le développement de l'équipe et de l'individu, ainsi que par la compréhension des objectifs de l'équipe et de l'individu. Nous encourageons également un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, qui permet une certaine flexibilité dans les horaires et les processus de travail. En fin de compte, le soutien de la direction est utile à cet égard" - Sabrina DeYoung, contrôleur principal, Emergency Technology, Inc.

Se motiver soi-même

Les équipes se nourrissent de l'énergie et de l'attitude de leurs dirigeants. Mais lorsque les chefs d'équipe doivent se brancher, s'engager et donner le meilleur exemple, il n'est pas toujours facile de trouver la motivation nécessaire. Il est essentiel que les chefs d'équipe prennent soin d'eux-mêmes et reconnaissent ce dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Les responsables financiers conseillent notamment de

"Fixez-vous des objectifs clairs, gardez un état d'esprit positif, récompensez-vous pour vos réalisations et cherchez l'inspiration auprès des autres" - Ashish Tumulu, S A Armstrong, Ltd.

"Je me motive par des pensées positives et par la communication avec mon équipe. Il est bénéfique pour les autres d'aider, d'assister, d'apprendre et de grandir grâce au développement, qu'il s'agisse d'aider ou d'enlever quelque chose de son assiette pour se développer dans son rôle. Personnellement, un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée y contribue largement - Sabrina DeYoung, contrôleur principal, Emergency Technology, Inc.

Tout pour la finance de nouvelle génération

Les responsables financiers sont loin d'être à l'abri des forces qui conduisent à la complaisance et à l'inertie au sein de leurs bureaux et de leurs équipes. De nombreux processus qui ont un impact sur la productivité d'un département financier sont en place parce que "c'est comme ça qu'on a toujours fait" Mais aujourd'hui, les responsables financiers se trouvent à un moment très particulier de l'histoire - un moment où la technologie et les conditions économiques les obligeront à confronter leurs pratiques standard et à évoluer pour s'adapter au moment présent ou à rester retranchés. En se basant sur la résilience et les compétences motivationnelles dont ils font preuve quotidiennement, nous sommes convaincus que les utilisateurs de Prophix comme ceux mentionnés ci-dessus sont déjà prêts pour la prochaine génération de la finance.