Les processus de pré-clôture et de post-clôture en finance - et leur importance

Une clôture financière propre et opportune jette les bases de tous les autres processus financiers.

Ce processus a lieu une fois par mois, mais son impact dure plus longtemps. Une clôture fiable permet de prendre des décisions plus rapidement, de renforcer la confiance des investisseurs et de garantir la conformité. Mais pour trop d'équipes, la clôture des comptes reste réactive, chaotique et sujette aux erreurs.

Il y a une partie du processus de clôture qui peut s'effondrer : les activités avant et après la fenêtre de clôture principale. Alors que la plupart des efforts se concentrent sur les piliers fondamentaux de la clôture, tels que le rapprochement des comptes, les éliminations inter-sociétés et les consolidations, les activités critiques avant et après la clôture, telles que la gestion de la trésorerie, la comptabilité des baux et la gestion des informations à fournir, sont négligées.

Ces processus pré et post-clôture influencent directement la précision, l'efficacité et l'aptitude à l'audit de votre reporting financier.

Voici comment ils contribuent à une clôture plus solide et plus rapide et pourquoi ils méritent plus d'attention.

Le rôle de la gestion de trésorerie dans la clôture financière

Lagestion de la trésorerie joue un rôle essentiel dans le processus de clôture. Une bonne visibilité de la trésorerie garantit que vos états financiers reflètent fidèlement les liquidités et la santé opérationnelle de votre entreprise.

Comment la gestion des flux de trésorerie contribue à la clôture financière :

• Elle garantit des états des flux de trésorerie précis et validés
• Prévient les retards dans le rapprochement bancaire et l'exactitude du grand livre
• Permet d'améliorer les prévisions et la planification à court terme

Des tableaux de flux de trésorerie précis

Les tableaux de flux de trésorerie résument les activités d'exploitation, d'investissement et de financement au cours de la période de clôture. Chaque composante doit être validée pour que les parties prenantes comprennent comment la trésorerie est générée et utilisée.

Si vos données de flux de trésorerie sont mal classées ou incomplètes - par exemple, un paiement CapEx est mal classé comme OpEx - elles peuvent donner une image inexacte de la santé financière de votre entreprise et conduire à des décisions erronées.

Petit conseil : l'alignement interfonctionnel entre la trésorerie et le département des finances et de l'administration est essentiel. Assurez-vous que toutes les transactions importantes sont validées avant de finaliser vos états de flux de trésorerie.

Les retards et les inexactitudes peuvent avoir un impact sur la réconciliation en temps voulu

Les virements bancaires, les paiements des fournisseurs et les encaissements doivent être rapprochés du grand livre. Les retards ou les incohérences, en particulier lorsque vous travaillez avec des données décentralisées, peuvent bloquer votre clôture ou augmenter le risque d'inexactitudes dans la trésorerie.

Petit conseil : automatisez vos flux bancaires et mettez en place des outils de rapprochement quotidien pour repérer plus tôt les erreurs de concordance et éviter les surprises de dernière minute.

Amélioration des prévisions et de la planification à court terme

Les données relatives aux flux de trésorerie ne sont pas seulement historiques : elles alimentent vos prévisions à long terme et éclairent vos décisions en matière de dépenses, d'embauches et d'investissements. Mais une erreur peut se répercuter sur l'ensemble de votre cycle de planification.

Petit conseil : assurez-vous que les équipes de trésorerie et de FP&A s'alignent sur les hypothèses de flux entrants et sortants lors de la clôture. Cela garantit que vos prévisions de liquidité sont fondées sur la réalité, et non sur des données obsolètes ou supposées.

Le rôle de la comptabilité des contrats de location dans la clôture financière

Lacomptabilisation des contrats de location est plus complexe - et plus importante - que jamais. Les normes comptables modernes (ASC 842, IFRS 16, FRS 102) exigent désormais que les entreprises comptabilisent la plupart des contrats de location dans le bilan, ce qui fait de la comptabilisation des contrats de location avant la clôture une priorité.

Lorsqu'elle est bien gérée, la comptabilité des contrats de location offre une meilleure transparence, favorise la conformité et alimente la planification à long terme.

L'impact de la comptabilisation des contrats de location sur la clôture financière

• Assure la conformité avec des normes telles que ASC 842, IFRS 16 et FRS 102
• Influe sur l'exactitude du bilan et du compte de résultat
• Contribue à la budgétisation, aux prévisions et à la planification des investissements

Conformité et préparation à l'audit

Les normes comptables exigent que les droits d'utilisation (ROU) et les passifs de location soient enregistrés avec précision. La conformité dépend de la mise à jour des données relatives aux baux, telles que les conditions, les classifications, les calendriers de paiement, etc. La non-conformité, qui peut résulter de processus disparates, peut entraîner des retraitements, des amendes et des retards d'audit.

Petit conseil : maintenez une base de données centralisée sur les baux. Lors de la clôture, veillez à ce que les calendriers soient actualisés et que les modifications apportées aux baux soient saisies afin de faciliter la préparation de l'audit et de réduire le risque de retraitement.

Exactitude du bilan et du compte de résultat

Les conditions de location ont une incidence directe sur le passif, l'actif, l'amortissement et les charges d'intérêt. Si les données relatives aux baux sont incorrectes, par exemple si les dates de renouvellement sont dépassées ou si les taux d'actualisation sont inexacts, les obligations et les dépenses peuvent être considérablement faussées dans les états financiers.

Petit conseil : créez une liste de contrôle pour l'examen des baux afin de les valider avant la clôture. Incluez les dates clés, les calendriers de paiement et les classifications.

Impacts sur le budget et les prévisions

Les contrats de location influencent votre capacité à planifier les dépenses d'investissement et d'exploitation. Un nouvel engagement de location ou une résiliation anticipée peut modifier vos flux de trésorerie futurs et avoir un impact sur la planification de vos liquidités.

Petit conseil : veillez à ce que les données relatives aux contrats de location soient intégrées dans vos modèles financiers. Vous éviterez ainsi que votre équipe FP&A n'établisse des prévisions sur la base d'hypothèses erronées.

Le rôle de la gestion de l'information dans la clôture financière

La gestion des informations à fournir est la dernière pièce du puzzle de la clôture. Il s'agit du processus de compilation et de validation de vos états financiers, de vos notes explicatives et de vos déclarations réglementaires - et c'est là que de petites incohérences peuvent entraîner des retards importants.

Des flux de travail rationalisés en matière de divulgation garantissent que vos résultats de clôture sont exacts, complets et prêts pour les régulateurs, les auditeurs et les investisseurs.

L'impact de la gestion de la divulgation sur la clôture financière :

• Accélération du cycle de reporting grâce à des flux de travail rationalisés
• Assure la cohérence des rapports internes et externes
• Favorise la conformité avec les audits et les exigences réglementaires

Cycles de reporting plus rapides et rationalisés

La gestion de la communication d'informations réunit des données provenant des services financiers, juridiques, des relations avec les investisseurs et de la conformité. En l'absence d'un processus coordonné, les rapports finaux souffrent souvent de modifications de dernière minute, de données contradictoires ou de retards dans l'approbation.

Petit conseil : utilisez des outils collaboratifs qui permettent l'édition simultanée, le suivi des versions et l'attribution des tâches afin de réduire les délais.

Des rapports cohérents et précis

Lorsque des équipes différentes utilisent des sources de données différentes, les chiffres peuvent diverger d'un rapport à l'autre, ce qui entraîne des problèmes de crédibilité et des cycles de révision supplémentaires.

Petit conseil : établissez une source unique de vérité pour les données financières et les descriptions. Centralisez la propriété des mesures clés pour éviter les divergences dans les dossiers des investisseurs, les déclarations réglementaires et les rapports internes.

Soutien à la conformité et à la préparation à l'audit

Les régulateurs exigent des informations cohérentes alignées sur des cadres tels que les GAAP ou les IFRS. Des informations manquantes ou incohérentes peuvent retarder les déclarations et augmenter le risque d'audit.

Petit conseil : maintenez une piste d'audit pour chaque divulgation. Utilisez un registre d'approbation pour savoir qui a préparé, révisé et approuvé le contenu. Cela permet de réduire le temps passé à justifier vos chiffres par la suite.

Une clôture en laquelle vous pouvez avoir confiance, des informations sur lesquelles vous pouvez agir

Une clôture financière rapide et fiable ne commence ni ne se termine par des processus fondamentaux. Elle s'appuie sur des données d'entrée pré-clôture solides, telles que des données précises sur la trésorerie et les contrats de location, et sur des données de sortie post-clôture rigoureuses, telles qu'une gestion rigoureuse des informations à fournir.

La gestion de la trésorerie vous permet de comprendre vos liquidités. La comptabilité des baux permet de s'assurer que vos obligations sont déclarées avec précision. La gestion de l'information garantit que vos résultats sont présentés de manière claire, cohérente et conforme.

En investissant dans ces domaines, les équipes financières ne se contentent pas d'accélérer la clôture, elles renforcent également tous les processus en aval, des prévisions aux audits en passant par les relations avec les investisseurs.